Resolución 311 EXENTA APRUEBA FORMATO Y GUÍA DE APLICACIÓN DE LA FICHA BÁSICA DE EMERGENCIA "FIBE"

APRUEBA FORMATO Y GUÍA DE APLICACIÓN DE LA FICHA BÁSICA DE EMERGENCIA "FIBE"

    Santiago, 29 de mayo de 2020.- Hoy se resolvió lo que sigue:

    Núm. 311 exenta.

     

    Visto:

     

    Lo dispuesto en la ley Nº 20.530, que Crea el Ministerio de Desarrollo Social y Familia y Modifica Cuerpos Legales que indica; en el decreto con fuerza de ley Nº 1/19.653, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, de 2000, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en la Ley Nº 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado; en el decreto supremo Nº 15, de 2012, del Ministerio de Desarrollo Social, que aprueba el Reglamento del Artículo 4º de la ley Nº 20.530 que determina la estructura organizativa interna del Ministerio de Desarrollo Social; en el decreto Nº 156, de marzo de 2002, del Ministerio del Interior, que aprueba el Plan Nacional de Protección Civil, Capítulo VII Flujos e Informes de Emergencia modificado por los decretos supremos Nº 38, de 2011, Nº 697, de 2015, y 642, de 2019, todos del Ministerio de Interior y Seguridad Pública; en el memorándum electrónico Nº 929/2020, de 21 de febrero de 2020 del Jefe de Departamento de Coordinación de la Información (S), en la resolución Nº 7 de 2019 de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de toma de razón, y en las demás normas aplicables.

    Considerando:

     

    Que, el artículo 1º de la ley 20.530, que crea el Ministerio de Desarrollo Social y Familia, prescribe que corresponde a este Ministerio colaborar con el Presidente de República en el diseño y aplicación de políticas, planes y programas en materia de equidad y/o desarrollo social, especialmente en aquellas destinadas a erradicar la pobreza y brindar protección social a las personas o grupos vulnerables, promoviendo la movilidad e integración social y la participación con igualdad de oportunidades en la vida nacional.

    Que, conforme a lo previsto en el literal f) del artículo 3º de la ley referida, es función del Ministerio de Desarrollo Social y Familia definir los instrumentos de focalización de los programas sociales, sin perjuicio de las facultades de otros ministerios a estos efectos.

    Que, de acuerdo a lo establecido en el decreto Nº 156, de 2002, que aprueba el Plan Nacional de Protección Civil, la Ficha Básica de Emergencia (FIBE) es un documento cuya administración reside en la Subsecretaría de Servicios Sociales del Ministerio de Desarrollo Social y Familia, quien coordina su aplicación en conjunto con los municipios afectados y cuyo análisis es entregado periódicamente a la Oficina Nacional de Emergencia para la toma de decisiones asociada a la respuesta a la emergencia.

    Que, mediante decreto supremo Nº 642, de 2019, se procedió a modificar el decreto Nº 156, de 2002 ya individualizado, con el objeto, entre otras cosas, de actualizar la Ficha Básica de Emergencia, a fin de levantar de manera más adecuada y expedita la información necesaria para caracterizar a la población afectada por una emergencia ante desastres o catástrofes, y enfrentar en forma coordinada y eficiente la respuesta ante ésta.

    Que, dentro de las referidas modificaciones, se reemplazó el primer párrafo del punto Nº 5.3 "Informes Normalizados de Respaldo", en el sentido de indicar que corresponde al Ministerio de Desarrollo Social y Familia, a través de la Subsecretaría de Servicios Sociales, la confección y elaboración de la Ficha Básica de Emergencia y de la Ficha de Emergencia Hídrica, cuyos formatos y guías de aplicación, serán confeccionadas y aprobadas mediante acto administrativo, los cuales deberán ser comunicados a todas las Municipalidades, Gobernaciones, Intendencia, la Oficina Nacional de Emergencia o su sucesor legal, al Ministerio de Interior y Seguridad Pública, otros ministerios y a los servicios públicos relacionados.

    Que, bajo dicho contexto, la División de Focalización de la Subsecretaría de Servicios Sociales ha diseñado el formato y la guía para el uso de la Ficha Básica de Emergencia, en los términos que a continuación se exponen; por tanto,

     

    Resuelvo:

     

    Primero: Apruébase el formato de la Ficha Básica de Emergencia (FIBE), en los términos que a continuación se indica:

     

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    Segundo: Apruébase la Guía de Aplicación de la Ficha Básica de Emergencia FIBE y sus anexos, cuyo texto es el siguiente:

    Guía de Aplicación

    Ficha Básica de Emergencia (FIBE)

    El presente documento tiene como propósito entregar a los(as) encuestadores(as) y en general a todos aquellos que trabajan con la Ficha Básica de Emergencia (FIBE), un conjunto de procedimientos y normas acerca de la recolección de información en casos de emergencia ante desastres o catástrofes, con el objeto de facilitar el trabajo de campo y garantizar la confiabilidad y calidad de la información recopilada a través de este instrumento.

    I. ¿Qué es la Ficha Básica de Emergencia (FIBE)?

     

    La Ficha Básica de Emergencia (FIBE), es un instrumento de catastro que se aplica en terreno en el o las áreas afectadas como consecuencia de una emergencia, desastre o catástrofe, para identificar a los afectados y sus grupos familiares, nivel de afectación en sus viviendas y/o enseres domésticos y principales necesidades producto de la emergencia.

    La administración de la ficha, radica en la Subsecretaría de Servicios Sociales del Ministerio de Desarrollo Social y Familia (MDSF), quien coordina su aplicación en conjunto con las Municipalidades afectadas y la Secretaría Regional Ministerial de Desarrollo Social y Familia correspondiente.

    La Ficha Básica de Emergencia (FIBE), es llenada en un formulario autocopiativo, con un original y dos copias o en un dispositivo electrónico preparado para tal efecto. En caso de llenado en papel, el original quedará en poder de la Municipalidad (blanca), la primera copia es entregada al integrante del grupo familiar (amarilla) y la segunda copia, se almacena en la Secretaría Regional de Ministerial de Desarrollo Social (verde). En el caso de llenado digital, se entregará un respaldo consistente en un comprobante de aplicación móvil foliado con 3 copias, que se entregarán de la misma forma que el formato en papel.

    II. ¿Quién aplica la Ficha Básica de Emergencia (FIBE)?

     

    La ficha básica de emergencia, debe ser aplicada solo por funcionarios y/o servidores públicos, capacitados y autorizados para dichos efectos por la Subsecretaría de Servicios Sociales del Ministerio de Desarrollo Social y Familia. Dependiendo del nivel de la emergencia, serán distintas las instituciones y niveles administrativos involucrados en su aplicación:

     

    Tabla Nº 1: Responsables de la aplicación de la FIBE según nivel de la emergencia.

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    Si bien en la Tabla Nº 1 se identifican los distintos niveles de emergencia existentes y los responsables de la aplicación de la FIBE para cada uno de ellos, debe considerarse que un mismo evento o incidente adverso puede constituir una emergencia para un nivel y desastre para otro, es decir, puede tener más de un nivel. La capacidad de respuesta en relación a los daños, las pérdidas y el impacto, son los únicos factores objetivos que permiten determinar, en el mínimo tiempo posible, la dimensión de un evento, con el fin de priorizar y disponer las acciones más efectivas para el control de la situación.

     

    III. ¿Qué información recopila la Ficha Básica de Emergencia (FIBE)?

     

    La ficha en sus formatos papel y electrónico, recopila información auto reportada y debe ser respondida íntegramente por el informante del hogar, quien se define más adelante. Las preguntas de la ficha se organizan a través de los siguientes módulos con el fin de recoger información sobre la composición del hogar y viviendas afectadas:

     

    Tabla Nº 2: Información de la FIBE.

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    IV. ¿Cuándo se aplica la Ficha Básica de Emergencia?

     

    La ficha se aplica toda vez que se presente un evento que genere daño a las personas, vivienda y/o enseres de un hogar. Este cuestionario debe aplicarse una vez que hayan operado los procedimientos de resguardo vital de la comunidad, siendo el tiempo esperado de aplicación diferente según tipo, nivel y magnitud de la emergencia. Se debe descartar su aplicación en aquellas situaciones en las que no se presente afectación a la vivienda y/o enseres básicos de un hogar y/o cuando la familia no requiera que le apliquen el instrumento. Como ejemplo, emergencias que afecten a establecimientos comerciales o infraestructura pública.

     

    V. ¿Dónde se aplica la Ficha Básica de Emergencia (FIBE)?

     

    Pueden presentarse diversas situaciones de ubicación de los hogares afectados. El cuestionario puede aplicarse en el domicilio del grupo familiar o bien, en una ubicación distinta, tal como un albergue o domicilio de un familiar, considerando las siguientes características:

     

    Tabla Nº 3: Unidades habitacionales a las que se le aplica la Ficha Básica de Emergencia (FIBE).

     

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    VI. ¿A qué unidades habitacionales no se le aplica la FIBE?

     

    La ficha no deberá ser aplicada en emergencias que afecten a las siguientes unidades habitacionales.

     

    Tabla Nº 4: Unidades habitacionales a las que no se le aplica la Ficha Básica de Emergencia (FIBE).

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    VII. Proceso de Encuestaje

     

    1. Coordinación del Proceso de Encuestaje

     

    La coordinación del proceso de encuestaje será responsabilidad del funcionario designado por la autoridad responsable del proceso de aplicación de la FIBE, en el rol de Encargado(a) de Encuestaje y Completitud para la emergencia en particular.

    El Encargado(a) de Encuestaje y Completitud, deberá realizar las siguientes acciones con la finalidad de mantener el orden de los recursos en el levantamiento de información de las familias afectadas:

    a) Formación de cuadrillas de encuestadores, los cuales deben estar capacitados y autorizados por la Subsecretaría de Servicios Sociales del Ministerio de Desarrollo Social y Familia (MDSF).

    b) Identificación y distribución de la(s) zona(s) de afectación para la recolección de datos.

    c) Distribución de formularios y/o dispositivos móviles a cada uno de los Encuestadores(as) y registro de su entrega en el Acta de Distribución de Folios y Acta de Entrega de Dispositivos Móviles (Anexo Nº 1 y Nº 2).     

    d) En el caso de que la aplicación de la FIBE se realice a través de dispositivos móviles, éstos deberán encontrarse habilitados con la aplicación web FIBE.

    e) Además, el Encargado(a) de Encuestaje y Completitud deberá distruibuir entre los Encuestadores(as) el comprobante de aplicación móvil y dejar registro de su entrega en el Acta de Distribución de Folios (Anexo Nº 1).

     

    2. Consideraciones para una correcta aplicación de la FIBE

     

    a) El Encuestador(a) será el responsable de levantar la información de las familias afectadas, guiando la encuesta con el propósito de catastrar de forma correcta todos los datos del grupo familiar.

    b) Se deberá aplicar una ficha por grupo familiar. Se entenderá por grupo familiar a la persona o grupo de personas que con o sin vínculo de parentesco, residen en una vivienda y se organizan en torno a un presupuesto común de alimentación. Por lo tanto, en una vivienda puede existir más de un grupo familiar, debiendo aplicar las encuestas que correspondan según la cantidad de grupos familiares que habiten en un mismo domicilio.

    c) La ficha siempre debe ser respondida por un integrante del grupo familiar mayor de 18 años, que se denominará "informante del hogar".

    d) Los campos de información deben venir completamente llenados a excepción de aquellos que el informante no recuerde y que pueden ser recuperados a través de las bases administrativas del Estado, específicamente con relación a información referida al Módulo de Composición del Grupo Familiar: primer apellido o segundo apellido o nombres o documento de identidad o sexo o edad.

    e) El Encuestador(a) deberá considerar los siguientes aspectos relevantes, para desempeñar su función de manera responsable y ética:

     

    . Saludar y presentarse.

    . En el caso de la aplicación a través del formulario en papel, deberá escribir con letra legible y lápiz pasta.

    . Firmar la encuesta con los datos del Encuestador(a) y solicitar la firma del informante, al momento de la toma del dato.

    . En el caso de que la aplicación se realice a través de un disposito móvil, el Encuestador(a) deberá completar todos los campos de información y escribir en el comprobante de aplicación digital de la FIBE, con letra legible y lápiz pasta, la fecha de encuestaje, comuna en la que se localiza el domicilio, documento de identidad del integrante encuestado, nombre y firma del Encuestador(a) y Encuestado(a). Además, deberá informar al Informante, la posibilidad de retirar una copia integra de su Ficha Básica de Emergencia en las dependencias de la Municipalidad o Secretaría Regional Ministerial de Desarrollo Social y Familia correspondiente.

    . En ambos casos, el Encuestador(a) deberá leer la declaración jurada que expresa la responsabilidad del informante sobre la veracidad de los datos entregados.

    . En el caso de que la persona no pueda firmar, deberá validar la información con su huella dactilar.

    . Responder dudas a la familia afectada y despedirse.

     

    3. ¿Cómo completar la Ficha Básica de Emergencia (FIBE)?

     

    a) Encabezado del Formulario:

     

    En el encabezado del formulario, el Encuestador(a) deberá indicar el nombre del evento, fecha de ocurrencia del evento, fecha encuestaje y posteriormente el digitador, deberá incorporar en el formulario la fecha de digitación de la ficha.

     

    b) Módulo Dirección del Hogar

     

    . Avenida, Calle o Pasaje: domicilio entregado normalmente por el grupo familiar para informar su ubicación de residencia, para recibir correspondencia, cuentas u otro tipo de localización, independiente si comparte vivienda con otros grupos familiares.

    . En el caso de que el hogar se localice en un sector rural que no posean nombre de calle y no exista ningún eje de referencia, se deberá consignar en la encuesta como "Calle Única".

    . La numeración, departamento y block si corresponde, deberán ingresarse en los espacios habilitados para este efecto. Si no existe numeración en la vivienda, debido a que corresponde a un sector rural y no existe definición, se debe consignar Nº 0.

    . Se deberá registrar el teléfono, ya sea celular o fijo, con el objetivo de tener una vía de comunicación con las familias afectadas. En caso de no poseer número de teléfono, se deberá solicitar uno de recado.

     

    c) Módulo Composición del Grupo Familiar

     

    . Se deberá registrar el primer y segundo apellido, seguido por el nombre completo de los integrantes del grupo familiar, comenzando por el jefe(a) de familia.

    . Luego, deberá incorporarse el número de cédula de identidad u otro documento que identifique a la persona entrevistada o declarada por el informante.

    . Para el caso de extranjeros sin RUT, dejar el espacio de cédula de identidad en blanco, para que este dato sea registrado por el digitador. No corresponde ingresar NIE (Número de identificación Extranjero). La falta de RUT de alguno de los integrantes, se deberá indicar en el campo de observaciones.

    . En caso que la aplicación se realice a través del formulario en papel y, que el número de integrantes sea mayor a 10, se deberá registrar la información referida al resto de la familia en un formulario nuevo, tachando el folio del segundo formulario, incorporando a los integrantes faltantes y firmando ambas copias.

    . La variable "edad", debe ser ingresada en números enteros y no con palabras.

    . En la variable "sexo", deberá marcarse la opción "F" cuando sea "Femenino" o "M" cuando sea "Masculino".

    . En la variable denominada "estudia", deberá marcarse la opción "SÍ", cuando el integrante del grupo familiar se encuentre asistiendo a algún establecimiento educacional al momento del encuestaje y "NO", en el caso que no lo haga.

    . En la variable denominada "discapacidad", deberá marcarse la opción "SÍ", en el evento que el integrante del grupo familiar declare estar en situación de discapacidad, sin que resulte necesario que presente alguna documentación que justifique su condición, y "NO", en el evento que no le afecte ninguna discapacidad.

    . La variable "parentesco", deberá ser ingresada con el parentesco del informante en relación al jefe de familia.

    . En la variable "nacionalidad", deberá ser registrar "CH" si es chileno o "EXT" si es Extranjero.

    . En los campos referidos a la información de número de embarazadas, enfermos crónicos y, personas que pertenecen a un pueblo indígena, deberán ingresarse el número de integrantes que se encuentren en alguna de dichas condiciones.

    . En el campo de observaciones, será posible registrar información de interés que resulte importante para el levantamiento de la misma o que permita clarificar o complementar los antecedentes entregados, tales como el estado de salud, integrantes que se encuentren desaparecidos, necesidades técnicas u otro antecedente relevante para el objeto de la ficha.

     

    d) Módulo Información Vivienda

    . En la variable referida al "Tipo de vivienda", deberá registrarse la categoría correspondiente a la residencia del grupo familiar:

     

    o Casa: construcción permanente con entrada directa desde la calle, jardín o terreno.

    o Departamento: vivienda ubicada en un edificio con una entrada independiente desde un pasillo, escala u otro espacio común.

    o Otro: mediagua, vivienda de emergencia, ruco, rancho, choza o cualquier otro tipo de vivienda que no sea casa o departamento.

     

    . En la variable denominada "Tenencia de la vivienda", deberá registrarse si el inmueble es:

     

    o Propio: El inmueble es de su propiedad. El título de dominio respectivo, se encuentra inscrito a su nombre en el Conservador de Bienes Raíces correspondiente.

    o Arrendada: El informante no es propietario(a) del inmueble. Paga un canon de arriendo por el uso de él; con o sin contrato, con pago al día o no.

    o Cedida: ocupan el inmueble en que residen bajo la autorización del propietario.

    o Allegado: Dice relación con la situación en que la persona o el grupo familiar para solucionar la falta de vivienda, reside en la vivienda de otras persona/s o grupo/s familiar/es.

    o En el caso de tratarse de tomas irregulares de terrenos, tales como asentamientos, ocupaciones ilegales u otros, se debe registrar en la variable denominada "tenencia de vivienda", la calidad de allegado y hacer referencia a la "tenencia de la vivienda", en el campo de "observaciones".

     

    . En el ítem referido a si cuenta con servicios básicos post emergencia, deberá registrarse el cambio o alteración en el suministro de los servicios básicos producto del evento:

     

    o Marcar SÍ, si producto de la emergencia dejó de recibir suministros básicos o éstos se vieron interrumpidos.

    o Marcar NO, en caso que la familia, producto de la emergencia, no haya perdido el acceso a los servicios básicos.

    o En caso de que previo a la situación de emergencia el hogar no contaba con estos suministros, se deberá dejar el campo en blanco o tachar ambas opciones.

     

    . La variable referida a la "Evaluación de afectación a los enseres", deberá informarse el grado de daño generado en utensilios y bienes muebles del hogar, a raíz de la emergencia, con relación a la siguiente clasificación. Si bien la pregunta es auto declarada por el hogar, el Encuestador(a) podría guiar la respuesta preguntando ¿Qué perdió producto de la emergencia?

     

    Tabla Nº5: Niveles de afectación a enseres.

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    . En la variable que consigna información referida a dónde está durmiendo el grupo familiar actualmente, deberá registrarse el domicilio en el cual esté alojando mayoritariamente el grupo familiar, a raíz de la emergencia, debiendo especificar si esto tiene lugar en:

     

    o Domicilio: corresponde al lugar en el que los integrantes del hogar tienen su residencia permanente.

    o Albergue: Corresponde a un establecimiento destinado al alojamiento de manera provisoria para los damnificados de una catástrofe.

    o Domicilio Familiar: corresponde al lugar de residencia de algún familiar de la persona o familia damnificada.

    o Otro domicilio: corresponde a cualquier otro domicilio en el cual el grupo familiar se encuentre residiendo de manera temporal a raíz de una catástrofe.

    . En la variable referida al Nivel de afectación a la vivienda, deberá considerarse la percepción del daño en el inmueble, de acuerdo con la escala presentada. Si bien la pregunta es auto declarada por el hogar, el Encuestador(a) podría guiar la respuesta preguntando ¿La vivienda puede ser habitada? ¿Es posible hacer uso de dormitorios y cocina?

     

    Tabla Nº 6: Niveles de afectación a la vivienda.

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    e) Módulo "Calidad de Damnificado Laboral"

    . Pérdida de fuente laboral: se deberá marcar la opción SÍ, en caso de pérdida de la fuente laboral producto de la emergencia del jefe del hogar o del integrante que aporte mayores ingresos al hogar y NO, en el caso contrario.

    . Actividad Económica: se deberá indicar el rubro de la actividad económica del jefe del hogar o integrante que aporta mayores ingresos al hogar, independiente de si perdió o no su fuente laboral.

    . Si la persona es independiente o jubilado, deberá registrar la información, en el ítem referido a "Otros Servicios" e indicar actividad.

     

    f) Módulo "Necesidades Detectadas Producto de la Emergencia"

     

    . Deberán registrarse como máximo 3 opciones de necesidades, de acuerdo con la priorización del informante.

    . En el caso de necesitar pañales para niño o adulto, se deberá especificar la talla y la cantidad requerida.

    . En el evento de necesitar ayudas técnicas para personas en situación de discapacidad, deberá especificarse el tipo de ayuda técnica requerida, así como la utilización de silla de ruedas, muletas, gateador, elevador u otros.

    . En el campo denominado "otros antecedentes", podrá registrarse información adicional que sea de utilidad para el levantamiento de información, tales como especificar el tipo de alimentos requeridos, qué materiales de construcción requiere la familia u otro antecedente relevante.

     

    VIII. Cierre del proceso de Encuestaje

     

    Una vez completados todos los campos de información, tanto en el formulario en papel como en la aplicación FIBE, el Encuestador(a) deberá:

     

    1. Ante el ciudadano:

     

    a) Leer la declaración jurada que expresa la responsabilidad del informante sobre la veracidad de los datos entregados.

    b) Escribir su nombre y firma, y solicitar el nombre y firma del encuestado.

    c) Hacer entrega de una copia de la Ficha y/o del Comprobante de Aplicación Digital de la FIBE al ciudadano (copia amarilla).

    d) Informar que el ciudadano puede solicitar una copia de su FIBE en la Municipalidad y/o Secretaría Regional Ministerial de Desarrollo Social y Familia respectiva.

    e) Y finalmente, despedirse de manera cordial.

    2. Ante el Encargado(a) de Encuestaje y Revisión:

     

    a) Devolver todas fichas y/o Comprobantes de Aplicación Digital, entregados al comienzo de la jornada y registrar la fecha de devolución en el Acta de Distribución de Folios (Anexo N° 1).

    b) En el caso de haber recibido un disposito móvil para la aplicación del instrumento, el Encuestador(a) deberá hacer devolución de éste al final de la jornada y registrar su firma de entrega en el Acta de Distribución de Disposito Móvil (Anexo Nº2).

     

    IX. Anexos

     

    Anexo Nº 1: Acta de Distribución de Folios

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    Anexo Nº 2: Acta de Distribución de Dispositivos Móviles

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    Tercero: Remítase copia digital del presente acto administrativo, en formato PDF, al Gabinete del Ministro de Desarrollo Social y Familia, a las Secretarías Regionales Ministeriales de Desarrollo Social y Familia de todo el país, a la División de Focalización, Fiscalía y Oficina de Partes, al Ministerio del Interior y Seguridad Pública, a la Oficina Nacional de Emergencia ONEMI, a las Municipalidades, Gobernaciones e Intendencias.

    Anótese y publíquese.- Sebastián Villarreal Bardet, Subsecretario de Servicios Sociales.

    Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento.- Olinka Relmuan Hernández, Jefa de Oficina de Partes y Archivo (S).