ESTABLECE REQUISITOS OBLIGATORIOS Y PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN PARA LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE REGISTRO Y CONTROL DE LA ASISTENCIA Y DETERMINACIÓN DE LAS HORAS DE TRABAJO

Núm. 38 exenta.- Santiago, 26 de abril de 2024.

Vistos:

1) El Código del Trabajo, en su nuevo artículo 33º inciso 2º, que empieza a regir el día 26 de abril de 2024.

2) Ley Nº21.561 que modifica el Código del Trabajo con el objeto de reducir la jornada laboral.

3) Las facultades conferidas en el DFL Nº2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo.

4) Reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, artículo 20.

5) Decreto Nº38, de 2022, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que nombra Director Nacional del Trabajo.

6) Resolución Nº7, de 26.03.2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de Toma de Razón.

Considerando:

1-. Que, de acuerdo con lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 33 del Código del Trabajo, incorporado por la Ley Nº21.561, le corresponde a este Servicio dictar una resolución que establezca y regule las condiciones y requisitos que deben cumplir los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y horas de trabajo.

2-. Que, el mandato señalado en el considerando anterior debe ser ejecutado teniendo en consideración el nivel de avance de las herramientas tecnológicas disponibles.

3-. Que, además, la normativa debe asegurar la debida la simetría en el acceso a los datos generados por los sistemas de registro y control de asistencia, a fin de que tanto empleadores como trabajadores cuenten con la misma cantidad y calidad de información.

4-. Que, asimismo, el creciente proceso de integración de diferentes tipos de software al interior de las empresas requiere actualizar las medidas de seguridad de la información generada y almacenada por las soluciones de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo.

5-. Que, el uso de sistemas electrónicos de registro y control de asistencia importa, comúnmente, la recopilación y uso de datos personales de los trabajadores, materia de suyo delicada que requiere normas específicas de protección.

6-. Que, la intensificación de uso de herramientas tecnológicas en el marco de la relación laboral exige el establecimiento de estándares informáticos y jurídicos generales, claros y conocidos por las partes.

7-. Que, el establecimiento de un estatuto normativo específico para los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia permite mejorar la fiabilidad y disponibilidad de la información generada por las plataformas simplificando, asimismo, el ejercicio de la labor fiscalizadora de esta Dirección.

8-. Que, existen sistemas de registro de control de asistencia autorizados por esta Dirección en forma previa al establecimiento de los requisitos y condiciones regulados en la presente resolución exenta.

9-. Que, el artículo cuarto transitorio de la Ley Nº21.561, ha establecido que las autorizaciones otorgadas relativas a sistemas especiales de control de asistencia se mantendrán vigentes mientras cumplan los requisitos fijados en esta resolución exenta.

10-. Que, a su vez, dado que la Ley Nº21.561 no ha dispuesto una regla transitoria respecto de la vigencia de las autorizaciones relativas a sistemas generales de control de asistencia ya emitidas, estos necesariamente deberán ajustarse al nuevo estatuto normativo establecido por esta Dirección, conforme a su facultad para fijar los requisitos que deben cumplir las plataformas a fin de cumplir los objetivos descritos en los considerandos precedentes.

11-. Que, atendido lo señalado en el considerando 10, con la finalidad de organizar de manera eficiente y eficaz el proceso de implementación del presente estatuto normativo y por razones de buen servicio, se ha estimado pertinente establecer un plazo para que la totalidad de los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia den cumplimiento a los requisitos y condiciones regulados en esta resolución exenta, no pudiendo extenderse la vigencia de las autorizaciones de los sistemas generales de control de asistencia ya autorizados más allá de este término.

Resuelvo:

Primero: Establécense, según dispone el inciso 2º del artículo 33 del Código del Trabajo, las siguientes condiciones y requisitos que deberán cumplir los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y horas de trabajo:

TÍTULO I

MARCO NORMATIVO

Artículo 1º. Obligatoriedad. Para ser utilizados en el marco de la relación laboral, los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y determinación de las horas de trabajo deberán cumplir con todas las exigencias señaladas en la presente resolución exenta, a menos que se indique expresamente que alguna de ellas tiene carácter de opcional.

Artículo 2º. Ámbito de aplicación: La normativa contenida en la presente resolución exenta sólo resulta aplicable para las plataformas electrónicas de registro y control de asistencia no siendo vinculante, por ende, para los mecanismos de control basados en soporte de papel, tales como un libro o los dispositivos mecánicos.

TÍTULO II

CONSIDERACIONES GENERALES

Artículo 3º. Conceptos. A menos que se indique expresamente lo contrario, para los efectos de la regulación de los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia, se entenderá por:

a) Autorización: Acto mediante el cual la Dirección del Trabajo, a través de un Ordinario del Departamento Jurídico, aprueba la utilización de un sistema electrónico de registro y control de asistencia en el contexto de las relaciones laborales.

La autorización se refiere específicamente al sistema consultado y no a la o las empresas que lo desarrollen o comercialicen, de modo que circunstancias tales como el cambio de dominio de la plataforma no alterarán la respectiva aprobación de este Servicio.

Por las mismas razones, los empleadores que deseen utilizar un sistema ya autorizado por la Dirección del Trabajo no requerirán de un pronunciamiento específico al respecto.

b) Certificación: Resultado final del análisis técnico realizado a un sistema de registro y control de asistencia electrónico por parte de una empresa privada independiente del desarrollador, comercializador y/o empleador usuario, el cual concluye de manera clara y precisa que la plataforma se ajusta a todos los requisitos exigidos por la presente resolución exenta.

c) Checksum: Función hash computable mediante un algoritmo, cuyo propósito principal es detectar cambios en una secuencia de datos (archivos) para proteger la integridad de éstos, comprobando así que no haya diferencias entre los valores obtenidos al hacer una comprobación inicial y otra final luego de haber compartido dichos datos. De esta forma, esta función es usada para verificar si un archivo compartido a un usuario es idéntico bit a bit al publicado en su fuente original.

d) Diagrama de arquitectura: Documento que permite dar cuenta de las interconexiones entre los distintos componentes del sistema.

e) Empresas prestadoras: Compañías que comercializan un sistema de registro y control de asistencia electrónico autorizado por la Dirección del Trabajo.

f) Enrolamiento: Proceso mediante el cual se ingresan los datos de un nuevo trabajador al sistema, y si fuera el caso, se capturan sus parámetros biométricos.

g) Eliminación: Proceso digital mediante el cual se borran, ya sea física o lógicamente los registros o datos de aquellos trabajadores que dejen de prestar servicios para un empleador.

h) Evidencia: Antecedentes gráficos, digitales o electrónicos, destinados a respaldar las aseveraciones contenidas en el informe de certificación, las cuales podrán consistir en imágenes, diagramas, flujos, etc.

i) Hash: Algoritmos que consiguen crear, a partir de una entrada (ya sea un texto, una contraseña o un archivo, por ejemplo), una salida alfanumérica de longitud normalmente fija que representa un resumen de toda la información que se le ha proporcionado (es decir, a partir de los datos de la entrada crea una cadena que sólo puede volverse a crear con ellos) garantizando, de este modo, la integridad de los datos.

j) Identificación o autenticación: Proceso electrónico mediante el cual un trabajador, previamente enrolado, es reconocido por el sistema, habilitándolo para realizar una marcación.

k) Informe de vulnerabilidades: Herramienta destinada a obtener un reporte de auditoría detallado de los aspectos de seguridad de la plataforma.

l) Marcación o registro: Acto voluntario y consciente de un trabajador a través del cual deja una constancia en el sistema.

m) Rechazo: Respuesta formal emitida por la Dirección del Trabajo en la cual se concluye que un sistema electrónico de registro y control de asistencia no se ajusta a todas las exigencias vigentes, por lo cual no autoriza su utilización en el ámbito laboral.

n) Sistemas de registro y control de asistencia electrónicos: Toda plataforma, dispositivo o aplicación que, directa o indirectamente, se utilice o sirva para obtener información sobre la asistencia, horas trabajadas y/o descansos, aunque esa no sea su finalidad primaria.

De este modo, por ejemplo, si un empleador utilizare una aplicación de mensajería instantánea para registrar el inicio o término de las actividades laborales ordenando a los trabajadores enviar una comunicación que confirme alguna de dichas circunstancias, tal aplicación, previo a su comercialización o primera implementación, deberá ser sometida a las normas de la presente resolución exenta.

Por las mismas razones, no se entenderá cumplido el deber establecido en el inciso 1º del artículo 33 del Código del Trabajo cuando los empleadores utilicen "sistemas de excepción" u otros mecanismos que busquen medir ausentismo y no la asistencia, horas de trabajo y descansos.

Artículo 4º. Sinónimos: Para el tratamiento de los sistemas de registro y control de asistencia, el presente informe considerará como sinónimos los términos siguientes; sistema, mecanismo, plataforma y solución.

Artículo 5º. Idioma oficial: Tanto las plataformas, sus manuales, reportes, tutoriales y todo otro documento relacionado con los sistemas de registro y control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, deben encontrarse en idioma castellano y considerar la terminología técnica utilizada en Chile.

Excepcionalmente se aceptará, dentro del proceso de autorización de este Servicio, la presentación de certificaciones internacionales emitidas en otros idiomas. Dichas certificaciones deberán ser mencionadas explícitamente en los informes de certificación, señalando de manera clara a qué ítem corresponden y a qué control o exigencia se refieren.

Tipo Versión	Desde	Hasta	Modificaciones
Última Versión De 25-ABR-2025	25-ABR-2025
Texto Original De 09-MAY-2024	09-MAY-2024	24-ABR-2025