Resolución 7
Resolución 7 FIJA NORMAS SOBRE TRAMITACIÓN EN LÍNEA DE ACTOS ADMINISTRATIVOS RELATIVOS A LAS MATERIAS DE PERSONAL QUE SEÑALA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
FIJA NORMAS SOBRE TRAMITACIÓN EN LÍNEA DE ACTOS ADMINISTRATIVOS RELATIVOS A LAS MATERIAS DE PERSONAL QUE SEÑALA
Núm. 7.- Santiago, 14 de marzo de 2025.
Vistos:
Las facultades que me confiere la Constitución Política de la República; lo dispuesto en la Ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General; lo establecido en el artículo 53 de la Ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades; la ley N° 20.766, la ley N° 21.180, sobre Tramitación Digital del Estado; y lo señalado en la resolución N° 36, de 2024, y en los oficios N°s. E178.394 y E179.551, ambos de 2022, todos de esta Entidad Fiscalizadora.
Considerando:
Que, conforme a lo dispuesto en el artículo 98 de la Constitución Política de la República, corresponde a la Contraloría General ejercer el control de legalidad de los actos de la Administración del Estado.
Que, por su parte, el artículo 10 A de la Ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, introducido por la ley N° 20.766, dispone que la toma de razón y el registro podrán realizarse a través de técnicas, medios y procedimientos que consideren el empleo de documentos y firmas electrónicas. El/La Contralor/a General establecerá, mediante resolución, los actos administrativos cuya toma de razón o registro podrán efectuarse electrónicamente y los servicios que, someterán tales actos a dicha tramitación. También determinará los medios de verificación y la forma para acreditar el cumplimiento de los requisitos legales que precisen los actos administrativos antes señalados. Asimismo, dispondrá el tipo de comunicación, formas y demás materias que requieran la toma de razón o registro electrónicos, pudiendo incluir para determinados actos sistemas automatizados que los realicen.
Que, el artículo 10 de la misma norma legal, faculta al Contralor/a General para dictar disposiciones sobre exención de toma de razón.
Que, mediante la resolución N° 36, de 2024, de esta procedencia, se fijaron nuevas normas sobre la exención del trámite de toma de razón de las materias de personal, lo que obliga a actualizar y unificar las normas que regulan el uso de la plataforma Siaper.
Que, mediante la resolución N° 18, de 2017, y el oficio N° 9.718, de 2019, ambos de esta Entidad Fiscalizadora, se impartieron instrucciones respecto de las modalidades de tramitación de los actos administrativos relativos a materias de personal mencionadas en dichos instrumentos.
Resuelvo:
Artículo 1°. Toma de razón y registro en línea: La toma de razón y el registro de los decretos y resoluciones relativos a las materias de personal, se realizará a través de un procedimiento en línea, en la plataforma web de la Contraloría General, denominada "Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado", en adelante Siaper.
Artículo 2°. Modalidades de tramitación: A través del referido sistema se efectuará el control de legalidad o registro, según sea el caso, mediante las siguientes formas de tramitación:
1. Toma de Razón Electrónica: modalidad con la que, a través de la plataforma, los servicios públicos crean y firman los actos administrativos afectos a toma de razón. Por medio de ésta se ejecuta el control preventivo de legalidad de los mismos, previo análisis de la unidad correspondiente de la Contraloría General de la República, la que, una vez revisada la información proporcionada por el servicio y los antecedentes que acompañan al acto administrativo, verifica el cumplimiento de los requisitos legales y determina si procede su toma de razón o representación.
2. Registro Automático: modalidad a través de la cual se efectúa la creación, firma y registro de los actos administrativos exentos del trámite de toma de razón. Tales actos serán registrados automáticamente por el servicio, sin perjuicio que en el proceso de creación del acto el sistema realice una revisión de la información contenida en él, pudiendo detectar inconsistencias, las que serán presentadas a los perfiles de ministro de fe, revisor y firmante, para que estos determinen si continuarán con el registro o se devolverá al creador de documentos para su corrección.
3. Registro Electrónico: modalidad a través de la cual los servicios públicos y municipios, por medio de un formulario único, ingresan en la plataforma Siaper la información que se solicite de algunos actos administrativos dictados en soporte papel que se encuentren sujetos al trámite de registro, incluidos el número y fecha del documento. Finalizado este proceso, el sistema entregará un Certificado de Registro Electrónico, que acreditará la realización exitosa de la operación, junto con el acto administrativo registrado y sus antecedentes originales.
Los organismos que posean las capacidades técnicas informáticas necesarias, podrán registrar sus instrumentos exentos interoperando con esta Contraloría General en modo webservice u otro; esto último previa autorización de esta Entidad de Control.
Artículo 3°. Perfiles de Siaper Toma de Razón Electrónica y Siaper Registro Automático: Los usuarios del sistema serán aquellos funcionarios individualizados para tales efectos por los jefes de servicio de los organismos de la Administración. Según las labores que deban desarrollar en Siaper Toma de Razón Electrónica y Siaper Registro Automático, se les otorgará alguno de los siguientes perfiles:
1. Creador de documentos: Debe elaborar los actos administrativos en la plataforma y modificarlos mientras se encuentren en calidad de borrador; revisar la información de otras fuentes con las que interopera el sistema y que son presentadas como insumos para el acto administrativo, completar los formularios y responder las preguntas del sistema correspondientes al documento que está confeccionando; incorporar a la plataforma y complementar los antecedentes que acreditan el cumplimiento de los requisitos legales respectivos, y que no pudieron ser obtenidos mediante interoperabilidad con otras bases de datos.
2. Ministro de Fe: Le corresponde examinar los antecedentes que se adjuntaron al sistema por el "Creador de documentos", verificando su existencia; que estos no son notoriamente falsos o ilegibles o que no les faltan los requisitos o formalidades legales para su validez; enviar el acto administrativo una vez firmado, numerado y fechado para su toma de razón y, realizar la certificación posterior del cumplimiento, por parte del interesado, del requisito de salud compatible con el respectivo empleo.
También deberá remitir a otro servicio para su firma o visación, cuando sea necesario, el acto administrativo de que se trate. Además, le corresponde recibir y gestionar los documentos enviados, para iguales fines, desde otro organismo.
El Ministro de Fe podrá ser más de uno en cada entidad, conforme los requerimientos de organización administrativa.
3. Firmante: Es el funcionario que posee facultades para suscribir los actos administrativos en materias de personal, para lo cual deberá utilizar firma electrónica avanzada; enviar el acto administrativo una vez firmado, numerado y fechado, a toma de razón o registro; visar o firmar los documentos que se remitan a otra entidad, según proceda.
4. Revisor: Servidor que efectúa labores de apoyo en el estudio de los actos administrativos. Podrá ver toda la información contenida en aquellos, agregar comentarios y derivar el acto a otros revisores, al creador y al firmante. Este perfil, a diferencia de los anteriores, es optativo y los servicios que deseen hacer uso de él, deberán solicitar su habilitación en el sistema.
5. Administrador del Sistema o Contraparte Técnica Siaper: Corresponderá al funcionario de la entidad nombrado para realizar labores de contraparte técnica con Contraloría. Con el objeto de cumplir las anotadas funciones, dichos servidores recibirán de Contraloría perfiles de acceso a Siaper, nombre de usuario y clave (login y password) que los identificará y les habilitará como operadores del sistema, siendo responsables del correcto uso de las claves de acceso que se les confieran.
Artículo 4°. Acreditación de requisitos mediante consulta a bancos de datos: Las entidades que tramiten sus actos administrativos en la plataforma Siaper podrán acreditar el cumplimiento de los requisitos que les sean exigibles mediante la consulta en línea a bancos de datos que permitan su tratamiento. En tal caso, los requisitos legales que provengan de bases que interoperen con Siaper, no deben ser cargados como adjuntos a la plataforma. Se informará en la misma plataforma Siaper, las bases que se encuentren en esta última situación.
Artículo 5°. Documentación electrónica de respaldo: Aquellas exigencias que no puedan acreditarse a través de la consulta señalada en el artículo anterior, deberán comprobarse incorporando en la plataforma los documentos en formatos JPEG, GIF, TIFF y PDF, los que no deben ser editables.
Artículo 6°. Emisión y numeración de actos que se dicten a través de la plataforma Siaper Toma de Razón Electrónica y Siaper Registro Automático: Tanto los actos administrativos relativos a las materias de personal que se dicten en la plataforma Siaper Toma de Razón Electrónica y Siaper Registro Automático, como su numeración, serán electrónicos.
De esta manera, y según el formulario seleccionado por el "Creador de documentos" y las respuestas entregadas por este y por el sistema, la plataforma generará los actos administrativos, otorgándoles automáticamente numeración y fecha, para lo cual cada servicio público tendrá, dentro de Siaper, un código identificador comenzando cada año su numeración de manera correlativa.
Artículo 7°. Estampa de toma de razón y registro: La toma de razón y el registro de los actos administrativos tramitados en Siaper, se reflejarán en los documentos electrónicos con la expresión "Tomado Razón" y "Registrado", respectivamente.
Artículo 8°. Oficio de representación: El oficio por medio del cual se formula la representación de un acto administrativo sometido al control preventivo de legalidad, contendrá las causas que le sirven de fundamento, con la correspondiente firma electrónica avanzada del Contralor/a General o del funcionario a quien este le haya delegado el ejercicio de dicha facultad.
| Tipo Versión | Desde | Hasta | Modificaciones | |
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Única
De 01-ABR-2025
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01-ABR-2025 |
Comparando Resolución 7 |
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