FIJA NORMAS SOBRE REGISTRO ELECTRÓNICO DE DECRETOS Y RESOLUCIONES EXENTOS RELATIVOS A LAS MATERIAS QUE INDICA

    Santiago, 1 de agosto de 2011.- Con esta fecha se ha resuelto lo siguiente:

    Núm. 908.- Considerando:

    Que, conforme a la Constitución Política de la República corresponde a la Contraloría General ejercer el control de legalidad de los actos de la Administración del Estado.

    Que la ley Nº 10.336, Orgánica Constitucional de esta Contraloría General, faculta al Contralor General para dictar disposiciones sobre exención de toma de razón.

    Que, en virtud de la citada facultad, la resolución Nº 1.600, de 2008, de este Órgano de Control, que fija Normas sobre Exención del Trámite de Toma de Razón, establece que los actos relativos a las materias que a continuación se indican, se encuentran sometidos al trámite de registro, razón por la cual sus originales deben ser remitidos a este Órgano Contralor dentro del plazo de 15 días contado desde la fecha de su emisión:

-    Suplencias dispuestas con personal del mismo Servicio, salvo que se refieran a cargos de exclusiva confianza.

-    Designaciones a contrata dispuestas por períodos inferiores a quince días.

-    Prórrogas de designaciones a contrata.

-    Contratos de personas naturales a honorarios que se paguen por mensualidades por un monto mensual igual o inferior a 75 unidades tributarias mensuales, y aquellos a suma alzada o cualquier otra modalidad de pago cuyo monto total sea igual o inferior a 150 unidades tributarias mensuales.

-    Renovaciones de contratos a honorarios asimilados a grado.

    Que, a su vez, las municipalidades se encuentran obligadas a remitir a esta Contraloría para su registro, todos aquellos actos que afecten a sus funcionarios.

    Que, por otra parte, se ha estimado necesario para efectos de un mejor control y para mantener una adecuada información sobre el personal de los distintos órganos de la Administración del Estado, que los actos administrativos relativos a las siguientes materias se sometan al trámite de registro electrónico: licencias médicas, feriados y permisos.

    Que, de la misma manera, se ha considerado adecuado que las calificaciones de los funcionarios públicos sean registradas en esta plataforma.

    Que los órganos de la Administración del Estado no remiten a esta Contraloría General sus actos sujetos a registro con una adecuada y oportuna periodicidad, concentrándose una gran cantidad de documentos en algunas épocas del año, generando un alto volumen de ingreso en este Órgano Contralor, con la consiguiente acumulación de documentos que dificulta un adecuado control de dichos actos.

    Que, a fin de velar por el debido cumplimiento de la función pública, por la eficiente e idónea administración de los medios públicos, por el derecho de los funcionarios a conocer y disponer de la información relativa a los actos administrativos que los afectan, y por la utilidad que significa para los Servicios el mantener al día la información de su dotación, es que resulta necesario adoptar medidas que permitan mejorar la situación antes descrita, para lo cual es conveniente utilizar las actuales tecnologías de la información para facilitar y hacer más expedito dicho trámite, tanto para los órganos de la Administración del Estado como para esta Contraloría General.

    Que, para dichos efectos este Órgano Contralor pondrá a disposición de los órganos de la Administración del Estado, cuyos actos administrativos se encuentren sujetos a registro, su plataforma web, de tal manera que el registro de los actos administrativos que hoy se materializa mediante el envío de dichos documentos por parte de los Servicios a la Contraloría, se sustituirá por un sistema de registro electrónico, mediante el cual la información esencial de cada acto administrativo será ingresada directamente a esta plataforma a través de formularios que deberán completar los propios Servicios, quedando los correspondientes actos administrativos y sus antecedentes de respaldo, en soporte papel, en cada Institución para posterior revisión y fiscalización de esta Contraloría General.

    Que, este sistema de registro electrónico comenzará a operar el 16 de agosto del año 2011, implementándose gradualmente, para lo cual esta Contraloría General comunicará oportunamente las distintas etapas de su puesta en marcha y los órganos de la Administración del Estado comprendidos en cada una de ellas.

    Vistos: Las facultades que me confiere la Constitución Política de la República; lo dispuesto en los incisos quinto y sexto del artículo 10 de la ley Nº 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General; y lo establecido en la citada resolución Nº 1.600, de 2008, que Fija Normas sobre Exención del Trámite de Toma de Razón,

    Resuelvo:

    Artículo 1.- Sin perjuicio de lo establecido en la resolución 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República, y en las demás disposiciones aplicables, el registro de los decretos y resoluciones exentos que se efectúe electrónicamente se sujetará a las reglas especiales que se fijan en esta resolución.

    Artículo 2.- Los decretos y resoluciones exentos relativos a las materias que se indican a continuación, se registrarán electrónicamente a través de la plataforma web que para estos efectos disponga la Contraloría General:

1.  Suplencias dispuestas con personal del mismo Servicio, salvo que se refieran a cargos de exclusiva confianza.

2.  Designaciones a contrata dispuestas por períodos inferiores a quince días.

3.  Prórrogas de designaciones a contrata.

4.  Contratos de personas naturales a honorarios:

    a)  Que se paguen por mensualidades, por un monto

          mensual igual o inferior a 75 unidades tributarias

          mensuales.

    b)  Suma alzada o cualquier otra modalidad de pago,

          cuyo monto total sea igual o inferior a 150

          unidades tributarias mensuales.

    c)  Renovaciones de contratos a honorarios asimilados a

          grado, dispuesta en iguales condiciones.

    Artículo 3.- Asimismo, deberán registrarse electrónicamente los decretos y resoluciones exentos que aprueben feriados, permisos y licencias médicas. También quedarán sujetas a registro electrónico las calificaciones de los funcionarios públicos, el que contendrá respecto de cada funcionario, la lista en que ha sido calificado, su puntaje y el período de calificación.

    Artículo 4.- El registro electrónico se efectuará a través de la plataforma web de la Contraloría General de la República denominada "Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado", en adelante, "SIAPER".

    Para estos efectos, la Contraloría General otorgará a los funcionarios que determinen los Jefes de Servicio de los órganos de la Administración del Estado, perfiles de acceso a "SIAPER", quienes dispondrán de un nombre de usuario y clave (login y password) que los identificará como usuarios del Sistema, vinculándolos al Servicio al que pertenecen, y que permitirá a su vez, reconocer al Servicio Público que registrará sus actos en "SIAPER". Quienes utilicen estas claves de acceso serán responsables de su uso.

    En el sistema, los usuarios deberán seleccionar el formulario único correspondiente al acto administrativo de que se trata, ingresando la información que se solicite, incluidos el número y fecha del documento.

    Finalizado este proceso, el Sistema entregará un Certificado de Registro Electrónico, que acreditará la realización exitosa de la operación, debiendo el Servicio Público correspondiente imprimir dicho certificado y mantenerlo archivado en soporte papel, junto con el acto administrativo registrado y sus antecedentes originales.

    El Sistema impedirá el registro de aquellos actos de un Servicio que posean el mismo número y año de un acto ya registrado.

    Artículo 5.- Contraloría General velará para que la plataforma SIAPER opere ininterrumpidamente de lunes a viernes hábiles entre las 9 y las 18 horas, salvo caso fortuito o fuerza mayor.

    Sin perjuicio de lo anterior, la Contraloría General podrá suspender por razones justificadas y temporalmente la disponibilidad de acceso o establecer un horario distinto de funcionamiento.

    Artículo 6.- Quedarán exceptuados del registro electrónico del que trata la presente resolución el Tribunal Constitucional, el Ministerio Público y el Congreso Nacional, los que en la materia sólo se sujetan a la normativa que les rige, sin perjuicio de los convenios que pudieren celebrar con la Contraloría General.

    Artículo transitorio.- La presente resolución entrará en vigencia, total o parcialmente, el día 16 de agosto de 2011 para los Servicios que a continuación se indican: Dirección General de Aeronáutica Civil, Instituto de Desarrollo Agropecuario, Instituto Nacional de Estadísticas, Caja de Previsión de la Defensa Nacional, Corporación de Fomento de la Producción, Servicio Agrícola y Ganadero, Dirección de Arquitectura, Fondo de Solidaridad e Inversión Social, Servicio de Impuestos Internos, Servicio de Registro Civil e Identificación, Servicio Nacional de Menores, Subsecretaría de Vivienda y Urbanismo, Tesorería General de la República, Defensoría Penal Pública, Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, Dirección del Trabajo, Gendarmería de Chile, Instituto de Previsión Social, Policía de Investigaciones de Chile, Servicio de Salud Metropolitano Norte, Servicio Nacional de Turismo, Subsecretaría de Salud Pública, Subsecretaría de Telecomunicaciones, Dirección de Presupuestos, Dirección de Compras y Contratación Pública, Servicio Civil, Subsecretaría de Energía, Superintendencia de Casinos de Juego, Universidad de Chile, Universidad de Tarapacá y Contraloría General de la República.

    El registro electrónico de las resoluciones exentas que aprueben feriados, permisos y licencias médicas, así como el registro de las calificaciones, comenzará a regir, para los Servicios citados en el inciso anterior, el día 2 de mayoResolución 245,
CONTRALORÍA GRAL.
Art. 2
D.O. 31.01.2012 de 2012.

    Para el resto de los órganos de la Administración del Estado, incluidas las municipalidades, la presente resolución se aplicará progresivamente, para lo cual el Contralor General establecerá mediante resolución, la fecha y los servicios que en cada oportunidad se sujetarán a sus normas.

    Anótese, tómese razón y publíquese.- Ramiro Mendoza Zúñiga, Contralor General de la República.

    Lo que transcribo a usted para su conocimiento.- Victoria Narváez Alonso, Secretaria General, Contraloría General de la República.