AUTO ACORDADO SOBRE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA ILUSTRÍSIMA CORTE DE APELACIONES DE COPIAPÓ
Núm. 198.- En Copiapó, a cuatro de noviembre de dos mil trece, reunida la Corte en Pleno Extraordinario, bajo la Presidencia del Ministro don Antonio Mauricio Ulloa Márquez y con la asistencia de los Ministros Titulares don Francisco Sandoval Quappe, doña Mirta Angélica Lagos Pino y don Pablo Bernardo Krumm de Almozara, de conformidad a los acuerdos adoptados en las Jornadas de Reflexión 2010 de la Excma. Corte Suprema y del Honorable Consejo Superior, de cinco de enero de dos mil once, y con el fin de normar la nueva estructura orgánica interna que opera en este Tribunal, adecuada a los nuevos procedimientos reformados y cuyo objetivo es la eficiencia de los procesos y optimización del uso de los recursos humanos y tecnológicos existentes, así como la entrega de un servicio de administración de justicia acorde a los actuales desafíos, teniendo para ello en consideración:
Vistos y considerando:
1º Que las diversas reformas procesales que gobiernan la tramitación de causas en los tribunales inferiores ha significado una clara separación de funciones entre lo jurisdiccional y administrativo, siendo esta última área fundamental para alcanzar procedimientos internos que permitan una gestión de expedientes virtuales expedita y eficiente. Para ello ha sido primordial contar con soportes tecnológicos e informáticos que faciliten alcanzar una eficiente administración de justicia.
2º Que la Excelentísima Corte Suprema mediante diversos Autos Acordados ha consignado una serie de reglas y principios tendientes a la tramitación de causas, a través del uso de los recursos tecnológicos existentes y principalmente la utilización de los sistemas informáticos de tramitación de causas. En este sentido destaca el Auto Acordado Nº 113 de 2006 del Máximo Tribunal que viene a regular precisamente aspectos de tramitación informática a nivel de los Tribunales de Alzada del país, lo cual ha generado la preocupación de esta Corte en aras a construir un modelo de gestión que se adapte a los nuevos requerimientos, siendo piedra angular para ello contar con una clara separación entre las funciones jurisdiccionales y administrativas.
3º Que resulta un hecho público que la mayoría de los tribunales inferiores cuentan con un sistema administrativo de tramitación de causas acorde a las reformas procesales vigentes del país, sin embargo esta Corte, al igual que sus pares, carece inicialmente de una estructura interna que esté en sintonía con la dinámica descrita, no obstante ser parte del circuito judicial de materias cuyos procesos se encuentran reformados, resultando imperioso proceder a reestructurar la manera de trabajar de esta Corte para ajustar su accionar a los nuevos parámetros que rigen.
4º Que, con el ánimo de conseguir el objetivo planteado, esta Corte ha manifestado su inquietud a su Superior Jerárquico en orden a contar con un Administrador de Corte, lo que no ha sido resuelto a la fecha de la dictación del presente Auto Acordado, si bien dicha figura se considera crucial para el éxito del desafío, no es menos cierto que esta Corte tiene el deber de avanzar igualmente, toda vez, que las reformulaciones a la manera de trabajar en los Tribunales de Alzada es un hecho concreto que actualmente está a cargo del Departamento de Desarrollo Institucional de la Corporación Administrativa del Poder Judicial, cuya impronta se traduce precisamente en la reestructuración de las labores internas de este órgano jurisdiccional. Para ello mientras no se cuente con un Administrador de Corte, los cambios y funciones que se prescriban para el cargo de Administrador de Corte -que se señalan en este Auto Acordado- serán llevadas a cabo por el Secretario de este Tribunal de Alzada, siendo relevado de aquellas obligaciones y prerrogativas de manera inmediata una vez que se designe Administrador, quien será finalmente el encargado de llevar a cabo lo que se señale en el presente Auto Acordado.
5º Que la actual tarea es ardua, toda vez, que esta Corte conformada por sala única, cuenta con un total de doce empleados, que realizan las labores propias de un Tribunal de Alzada, a la fecha de manera tradicional y no bajo el prisma de un tribunal reformado. Así, el recurso humano, a juicio de estos Ministros, es insuficiente para configurar en plenitud y con aspiraciones de éxito un sistema basado en unidades funcionales, siendo necesario para ello aumentar la dotación de personal.
6º Que, no obstante lo anterior, para conseguir los objetivos propuestos es necesario aunar todas las voluntades de las personas que ejercen funciones en esta Corte en orden a conseguir las reformas que se proponen, ello además acompañado de una dirección, cuyos integrantes deben satisfacer niveles óptimos de profesionalización y compromiso. A lo anterior se ha de añadir una política permanente de capacitación a cada uno de los miembros que realizan labores en esta Corte, a fin de conseguir los estándares de tramitación que supone el presente Auto Acordado.
En razón de estas consideraciones, asumiendo un compromiso efectivo frente a la necesidad de establecer una estructura orgánica interna adecuada a los nuevos procedimientos y a los estándares existentes en la actualidad en los tribunales del país, que permita por una parte, sustentar la labor de un futuro Administrador para esta Corte y por otra propiciar una administración de justicia oportuna y de calidad, cumpliendo así con el mandato de la Excma. Corte Suprema; y, en ejercicio de las facultades económicas que esta Corte se encuentra investida de conformidad al inciso cuarto del artículo 66 del Código Orgánico de Tribunales, se acordó la dictación de la siguiente normativa:
AUTO ACORDADO SOBRE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA ILUSTRÍSIMA CORTE DE APELACIONES DE COPIAPÓ
TÍTULO I
Disposiciones Generales
Capítulo I
Artículo 1. Ámbito de aplicación. El presente texto tendrá aplicación respecto de todo funcionario de la Corte de Apelaciones de Copiapó que, por cualquier causa o bajo cualquier modalidad, preste servicios en la misma.
Artículo 2. Objetivo General. El objetivo de este cuerpo normativo es regular todos los aspectos relacionados con la organización administrativa de la Corte de Apelaciones de Copiapó, ello importa todo lo relativo a su funcionamiento y al personal a cargo de desarrollar las distintas labores que involucra; optimizar el uso del recurso humano y tecnológico existente, potenciar la entrega de un servicio de administración de justicia acorde a los desafíos actuales y definir criterios básicos para una tramitación de causas eficiente, que evite formalidades y dilaciones innecesarias asociadas al procedimiento, utilizando las herramientas de gestión actualmente vigentes en el Poder Judicial.
Artículo 3. Carácter obligatorio. El presente auto acordado contempla una normativa basada en las disposiciones que en materia de funcionamiento administrativo de los Tribunales de Justicia, contempla el Código Orgánico de Tribunales, leyes especiales y autos acordados dictados por la Corte Suprema, de ahí que cada uno de sus preceptos resulte obligatorio para todos aquellos sujetos a su aplicación, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 1.
El mismo carácter tendrán los procedimientos de trabajo e instrucciones que se dicten a su respecto, cuya elaboración y ejecución el presente Auto Acordado deja dentro de la esfera de las facultades del Administrador de Corte.
Capítulo II
Principios básicos
Artículo 4. De Eficiencia. Las labores deberán desarrollarse de manera que garanticen óptimos resultados en el cumplimiento de la función judicial y en el manejo de los recursos, observando las normas contenidas en el presente auto acordado, los procedimientos y las instrucciones que se impartirán al efecto.
Artículo 5. De Eficacia. Tanto en el desempeño de las funciones, como en la ejecución de los procesos administrativos, debe aprovecharse al máximo los recursos tecnológicos, materiales y humanos disponibles y tender al pleno cumplimiento de los objetivos definidos para el Tribunal.
Artículo 6. De Celeridad. En el desarrollo de toda y cada una de las actividades que deben ejecutar los distintos funcionarios, de acuerdo a las funciones asignadas a su cargo o tareas encomendadas, deberá propenderse a la prontitud, esto es, a desarrollarlas en el menor tiempo posible.
Artículo 7. De Respeto. En el marco de las relaciones, ya sea labores y de convivencia que se dan o generan al interior del lugar de trabajo o aquellas de información y comunicación que necesariamente se producen con usuarios u organismos relacionados, los funcionarios deberán guardar siempre las consideraciones debidas, ello importa, además, no faltar jamás ni de palabra, ni por escrito ni de obra, a ninguna persona.
En razón del presente principio, los procedimientos de trabajo y protocolos relacionados con la atención de usuarios de la Corte de Apelaciones asegurarán un trato gentil a las personas, acceso a la información de carácter público, resolución de consultas y la posibilidad de realizar las quejas o reclamos en formato papel, informático o verbalmente.
Artículo 8. De Responsabilidad. Los funcionarios de la Corte de Apelaciones de Copiapó deberán cumplir oportunamente con las funciones concernientes a su posición contenidas en las respectivas fichas de descripción de cargo y en los manuales de procedimiento, instrumentos los cuales se notificarán personalmente a cada funcionario.
Capítulo III
Aspectos y reglas generales
Artículo 9. De la organización administrativa. Todas las labores no jurisdiccionales que involucra la actividad de una Corte de Apelaciones y que son desarrolladas por el personal de secretaría, se organizará en base a Unidades funcionales, las que ejecutarán el conjunto de funciones que se le atribuyen en el presente auto acordado y con la dotación de personal que se le asigna por el mismo.
Se establecerá, al efecto, una organización jerárquica de cada uno de los órganos y autoridades de la Corte que inciden en los procesos administrativos, señalando con claridad las relaciones de subordinación y/o coordinación, la ubicación precisa de cada uno de los órganos de las Unidades correspondientes, identificando a los Encargados de las Unidades funcionales y determinando los conductos regulares de mando y comunicación interna, todo lo cual constituirá la nueva Estructura Orgánica Administrativa de la Corte de Apelaciones de Copiapó.
Artículo 10. Administración del personal. Al Administrador de Corte le corresponderá proponer al Presidente la distribución del personal del Tribunal en las diferentes Unidades funcionales, así como las redistribuciones temporales o definitivas que resulten pertinentes. Además, será el responsable de organizar, dentro de la jornada laboral, los turnos correspondientes del personal y planificar las vacaciones, permisos administrativos y comisiones de servicio de éstos, de manera de asegurar el buen funcionamiento del Tribunal y una adecuada asignación de cargas de trabajo. Además, efectuará las gestiones necesarias ante la Corporación Administrativa para el financiamiento de las suplencias e interinatos de funcionarios que resulten procedentes.
Artículo 11. Estandarización de los procesos. Las actividades administrativas de la Corte de Apelaciones, con un detalle pormenorizado de la totalidad de las tareas y actuaciones que involucra, será descrito en los procedimientos de trabajo, los que, sancionados por la autoridad correspondiente, serán oportunamente publicados y notificados al personal directamente involucrado en su ejecución. Constituirá un objetivo de la organización, la estandarización de los procesos.
Artículo 12. Polifuncionalidad. Cada funcionario debe encontrarse capacitado y dispuesto a cubrir diversas posiciones de trabajo, en especial aquellas con déficit de personal, sin perjuicio de contar con el grado necesario de estabilidad en la función para la cual ha sido destinado por la autoridad correspondiente. Para tal cometido, el funcionario deberá dominar acabadamente las labores administrativas que le corresponde de acuerdo al perfil del cargo al que se encuentra asignado y conocer las demás que se ejecuten por los miembros de la Unidad funcional de la que forme parte, a un grado que le permita asumir y suplir adecuadamente todos y cada uno de los puestos de trabajo de aquélla. Para alcanzar tal nivel, serán necesarias las capacitaciones respectivas, que permitan al funcionario desarrollar más de una actividad y desenvolverse en más de un puesto de trabajo, el Administrador de Corte elaborará programas de capacitación.
Artículo 13. Rotación de funciones. Con el objeto de propender a la polifuncionalidad y a efectos de cubrir toda y cada una de las subrogaciones contenidas en el "Modelo de Subrogación", el Encargado de cada Unidad dispondrá que los funcionarios miembros de la misma, roten entre sí, de suerte de conocer directamente las labores que ejecuta cada uno de los cargos pertenecientes a la Unidad. Además, se establecerá un programa de rotación de funciones que permita capacitar a todos los funcionarios en los distintos cargos pertenecientes a toda y cada una de las Unidades de la Corte, con el objeto de cubrir las necesidades que se generen en una Unidad distinta a la que originalmente se esté asignado, por falta del mínimo de personal indispensable para operar, ello de acuerdo al programa de capacitación que deberá elaborar el administrador.
Artículo 14. Evaluación y capacitación del personal. Los encargados de las distintas Unidades efectuarán una revisión y evaluación permanente de los conocimientos, capacidades y/o habilidades de los funcionarios bajo su responsabilidad, reportando al administrador las necesidades de capacitación y/o reasignación que en tal cometido adviertan.
Artículo 15. Plan de trabajo. La administración debe adoptar las medidas que sean necesarias para optimizar la gestión de todos sus componentes y ejercer funciones de control de dicha gestión en cada uno de sus niveles de competencia, para ello resulta necesario fijar los objetivos de dicha gestión para un período de tiempo determinado, cuyo contenido será orientador del desarrollo de las funciones de cada uno de los órganos y autoridades del Tribunal, todo en el contexto y con explícita mención al Plan Estratégico del Poder Judicial.
En tal cometido el administrador deberá proponer al Pleno de la Corte de Apelaciones un plan trienal de trabajo, de acuerdo a las instrucciones que imparta al respecto la Corte Suprema, plan que contemplará el trabajo a realizar durante dicho período, debiendo considerar la optimización de la tramitación de causas, en todos sus ámbitos, y la disminución de las causas pendientes en la Corte.
Asimismo, el administrador deberá presentar informes anuales de gestión al Ministro Visitador de la Corte Suprema y al Presidente de la Corte, respecto del cumplimiento del plan aprobado, el que propondrá las medidas correctivas necesarias para el cumplimiento oportuno de dicho plan y la inclusión de nuevos elementos asociados cuando sea pertinente.
Además, deberá presentar un informe que resuma la gestión anterior, su cumplimiento y continuidad, al nuevo Presidente de la Corte de Apelaciones cuando éste asuma.
Artículo 16. Separación de funciones. El Presidente de la Corte supervigilará la labor administrativa del Tribunal, velando por que el administrador y todo el personal bajo dependencia de este último, cuenten con la necesaria autonomía para el cumplimiento de su cometido.
El administrador deberá dirigir las labores administrativas propias del funcionamiento de la Corte y de coordinación con los tribunales de primera instancia.
En consecuencia, el Presidente y el administrador estarán facultados para dictar instrucciones en forma directa al personal, sin perjuicio de que éstos deberán, además, observar aquellas instrucciones recibidas directamente desde la jefatura de la respectiva Unidad funcional a la que pertenecen.
Artículo 17. Mejoramiento continuo. Todos los ámbitos de la gestión administrativa serán desarrollados sobre la base del mejoramiento continuo, lo que se traduce en la necesidad de realizar una constante revisión de todos los procesos y/o procedimientos internos, a fin de mejorarlos, para tal efecto el Presidente, el administrador y los respectivos encargados generarán las condiciones que faciliten tal objetivo y los funcionarios de todos los niveles participarán, realizando las propuestas que estimen pertinentes.
Artículo 18. Digitalización de las actuaciones. Todas las actuaciones que incidan en procesos de conocimiento de la Corte de Apelaciones serán digitalizadas e incorporadas al sistema informático, sin perjuicio de su soporte físico en los casos que determine la autoridad correspondiente, velando por el perfeccionamiento del trabajo judicial en base al concepto de carpetas virtuales y procesos electrónicos. Para el cumplimiento de tal objetivo, se requerirá de la entidad pertinente los medios tecnológicos que resulten indispensables.
De la misma manera se tenderá a facilitar la recepción de presentaciones y documentación formal, a través de correo electrónico u otros medios tecnológicos que en la actualidad o en el futuro, posibiliten celeridad y seguridad en su recepción, conforme los parámetros que al efecto establece la ley o que, en su caso, regulen instrucciones o autos acordados de la Corte Suprema o de esta Corte de Apelaciones de Copiapó.
Artículo 19. Comunicación por medios electrónicos. Las comunicaciones al interior de la Corte de Apelaciones de Copiapó se realizarán mediante correo electrónico, el que constituirá el medio formal y obligatorio para dirigir todo tipo de información e instrucciones, regulándose su uso y demás condiciones en el procedimiento respectivo. De la misma manera se llevarán a cabo las comunicaciones entre la Corte de Apelaciones y los Tribunales de su jurisdicción, encontrándose establecida su operatividad en el procedimiento que será dictado al efecto. Las comunicaciones formales de la Corte de Apelaciones de Copiapó con órganos o instituciones externas, dentro o fuera del Poder Judicial se llevarán a cabo por medios que garanticen la celeridad y certeza de su entrega, haciendo uso del correo electrónico cada vez que ello sea posible. Para tales efectos, se promoverá la suscripción de convenios o acuerdos interinstitucionales a nivel local y operativo, respetando los convenios generales suscritos por la Corte Suprema.
TÍTULO II
Estructura Orgánica Administrativa
Capítulo I
Órganos del Área Administrativa
Artículo 20. Órganos de área administrativa. Estos comprenden dos niveles, uno directivo y otro ejecutivo.
Son órganos del nivel directivo:
El Presidente de la Corte de Apelaciones,
El Tribunal Pleno,
El Secretario de la Corte de Apelaciones,
El Administrador y
Los Encargados de las Unidades Funcionales.
Son órganos del nivel ejecutivo:
Las Unidades Funcionales.
Capítulo II
Órganos del nivel directivo
Artículo 21. Presidente de la Corte de Apelaciones. Para los efectos del presente auto acordado, el Presidente de la Corte de Apelaciones es el jefe superior de la estructura administrativa del Tribunal y en tal calidad es el canal regular a través del cual los demás Ministros se relacionan y vinculan con el área administrativa. Bajo su subordinación directa se encuentran el Secretario, Relatores y el Administrador, relacionándose en todo el aspecto administrativo a través del administrador y en lo jurisdiccional en forma directa con el Secretario, Relatores y los Encargados de Unidad. Sus atribuciones se encuentran descritas en la normativa del Código Orgánico de Tribunales y en el marco del presente auto acordado, le serán propias, además:
1.- Resolver la asignación y reasignación del personal de Secretaría en cada uno de los cargos previstos en la Estructura Orgánica Administrativa, conforme a la propuesta que efectúe el administrador.
2.- Proponer al Pleno las medidas correctivas o, en su caso, la inclusión de nuevos elementos, ya sea para el oportuno cumplimiento del plan trienal de trabajo o para su mejora y óptima ejecución, en base al informe anual entregado por el administrador.
3.- Aprobar el informe en virtud del cual el administrador resume la gestión del tribunal de acuerdo al plan trienal de trabajo, su cumplimiento y continuidad durante el año judicial que expira, al nuevo Presidente de la Corte de Apelaciones que asume el siguiente periodo anual.
4.- Someter a la aprobación del Pleno los procedimientos de trabajo propuestos por el administrador, con las modificaciones, que en su caso, estime pertinentes.
5.- Supervisar el desempeño administrativo del Tribunal, a través de los reportes periódicos de gestión.
6.- Proponer modificaciones al presente auto acordado.
7.- Dar cuenta de las irregularidades que detectare en el cumplimiento de las actividades administrativas por parte de cualquier funcionario.
Artículo 22. El Tribunal como órgano de la estructura administrativa. Corresponde al Tribunal Pleno, a quien conforme la normativa orgánica, incumbe el ejercicio de las facultades disciplinarias, administrativas y económicas. En tal virtud, además de las atribuciones que expresamente señala la ley, le corresponde:
1.- Reglar, en lo administrativo, el ejercicio de las funciones del secretario en la forma más conveniente para el buen funcionamiento del Tribunal y en armonía con aquellas que se ponen en la esfera de competencia del administrador de Corte.
2.- Reglar el ejercicio de las funciones del administrador en la forma que estime más conveniente para el buen servicio judicial y el cumplimiento de los objetivos establecidos por la Corte Suprema.
3.- Conocer, aprobar y/o modificar el Plan de Trabajo que presente el administrador, así como aquellas medidas correctivas y/o nuevos elementos que, en su caso, proponga el Presidente tras la revisión anual, dispuesta en el artículo 15.
4.- Resolver las propuestas de modificación al presente auto acordado, que realice el Presidente.
5.- Conocer y aprobar, con las modificaciones que estime pertinentes, los Procedimientos de Trabajo y Fichas de Perfil de Cargo elaborados por el administrador.
Artículo 23. Secretario de la Corte de Apelaciones. De acuerdo a lo establecido por el artículo 379 del Código Orgánico de Tribunales, los secretarios de las Cortes son ministros de fe pública encargados de autorizar, salvo las excepciones legales, todas las providencias, despachos y actos emanados del Presidente de la Corte de Apelaciones, de los Ministros, del Tribunal Pleno, custodiar los procesos, todos los documentos y papeles que sean presentados a la Corte de Apelaciones. Sus funciones se encuentran descritas en el artículo 380 del texto orgánico y, además, debe desempeñarse como Ministro de fe del Tribunal, en cuanto órgano calificador, para los efectos previstos en el artículo 274 del Código Orgánico de Tribunales. En la nueva estructura orgánica administrativa de la Corte de Apelaciones de Copiapó, reglando el ejercicio de las funciones del secretario, se establece como deberes y obligaciones del cargo, entre otros:
1.- Comunicación permanente, mediante las unidades respectivas, con primera instancia, Excma. Corte Suprema, Tribunal Constitucional e instituciones afines, con el objeto de informar libertades, solicitar causas, custodias, respuestas a oficios, etc. Especialmente, en lo concerniente a recursos de protección y amparo.
2.- Guarda de las declaraciones de parentesco, patrimonio, intereses y drogas, en su caso.
3.- Actuar como ministro de fe en causas de Derechos Humanos.
4.- Tramitar los recursos de queja que se interponen en la Excma. Corte Suprema respecto de los Ministros de este Tribunal de Alzada.
5.- Instruir sumarios administrativos respecto del personal de Secretaría.
6.- Practicar todas las certificaciones que sean pertinentes a propósito de la tramitación de las causas.
7.- Supervisar en conjunto con el Administrador, por medio de la Unidad de Atención de Público, los oficios emitidos por la Corte de Apelaciones al exterior y de las causas que son enviadas a la Excma. Corte Suprema y a primera instancia.
8.- Preparación en forma bimestral de la visita de Secretaria (función indelegable), sin perjuicio del apoyo que cuente de la Unidad de Causas al efecto.
9.- Llevar todo lo referente a calificaciones desde la preparación del proceso anual de la jurisdicción, notificaciones, comunicaciones respectivas con apoyo de funcionario de confianza que designe el Pleno al efecto.
10.- Llevar, controlar y remitir, el cumplimiento y/o renovación de las declaraciones juradas de patrimonio, intereses, de droga y/o parentesco de los funcionarios de la jurisdicción.
11.- Supervisar la custodia y destinación de las causas en archivo.
12.- Es responsable ante el Presidente y el Tribunal por los resultados de su función y por las deficiencias que se produzcan en su desempeño.
Artículo 24. Administrador. Funcionario auxiliar de la administración de justicia, responsable de asesorar al Presidente de la Corte de Apelaciones en la planificación, dirección, coordinación, control y evaluación del desempeño del Tribunal. Es, además, el encargado de administrar los recursos humanos de la Corte para la eficiente y oportuna tramitación de causas, atención de público y demás labores propias del tribunal.
Además de las funciones establecidas por la Excma. Corte Suprema, el administrador tendrá las atribuciones y responsabilidades que le entregue el presente auto acordado y/o el Presidente, a quien estará subordinado en forma exclusiva.
Entre otras funciones le corresponderá:
1.- Dirigir y coordinar a los Encargados de Unidad y por su intermedio a los funcionarios pertenecientes a cada una de las Unidades funcionales.
2.- Propender a la estandarización de procesos de trabajo y a la polifuncionalidad en el desempeño funcionario, estableciendo procedimientos internos únicos, claros y uniformes respecto de materias determinadas y otros relacionados con programas de capacitación.
3.- Adoptar las medidas que sean necesarias para optimizar la gestión al interior de las Unidades funcionales y ejercer funciones de control de la gestión a través de las mismas en cada uno de sus niveles de competencia.
4.- Instruir a los funcionarios de cada Unidad, respecto a cuestiones atingentes a los procesos administrativos.
5.- Realizar la distribución del personal entre las Unidades funcionales y la asignación permanente y/o temporal para actividades administrativas específicas, previa autorización del señor Presidente.
6.- Citar a reuniones de trabajo a todo el personal que componen las Unidades funcionales o a algunos de ellos cada vez que lo estime necesario.
7.- Citar a todo el personal que componen las Unidades funcionales o a algunos de ellos para actividades de capacitación o entrenamiento interno.
8.- Seleccionar e instruir al personal para actividades relacionadas con el cumplimiento de Metas de Gestión y monitorear el cumplimiento de las Metas Institucionales y Colectivas.
9.- Coordinar reuniones con los Tribunales de la jurisdicción concerniente a materias de interés, en directa relación con el funcionamiento de los tribunales, a fin de implementar medidas que aporten a elevar la eficiencia y eficacia.
10.- Citar a administradores y/o secretarios de tribunales a reuniones para comunicar y/o entregar instrucciones específicas de la Corte Suprema o de la Corte de Apelaciones de Copiapó.
11.- Coordinar con el Administrador Zonal de la Corporación Administrativa del Poder Judicial o jefaturas de departamentos de dicha corporación, a través de la Unidad de Servicios y Distribución de Demandas, la contratación de los servicios o suministro de materiales que se requieran en la Corte de Apelaciones de Copiapó.
12.- Supervisar la cuenta corriente del tribunal a través del encargado de Unidad de Servicios.
13.- Administrar, en cuanto existiere, el presupuesto que se asignare a la Corte de Apelaciones de Copiapó, ya sea como Centro de Gastos o Centro Financiero.
14.-. Gestionar y/o elaborar capacitaciones para el personal de la Corte de Apelaciones, contribuyendo a mejorar metodologías de trabajo, reforzar, fortalecer y entregar nuevos conocimientos, preparar a funcionarios en distintos cargos, reducir la presencia de errores en la aplicación de sistemas y utilización de herramientas computacionales, y lograr eficiencia y efectividad en la realización de tareas.
15.- Llevar el control, registrar y mantener información actualizada de cursos del Programa de Perfeccionamiento de la Academia Judicial, permisos, feriado legal, licencias médicas de los Ministros y de todo el personal de esta Corte de Apelaciones.
Artículo 25. Encargados de Unidad. Son los superiores operativos de las Unidades Funcionales y en tal virtud los comandados de dirigir y coordinar la unidad y el personal asignado, impartiendo instrucciones directas a los miembros de la Unidad funcional a su cargo.
Su gestión se direccionará al cumplimiento del plan trienal vigente y las directrices entregadas por el Administrador de la Corte, a quien están subordinados. Serán funciones de los Encargados, además de otras que determine el Administrador de la Corte:
1.- Supervisar directamente la asistencia, horario y desarrollo de las actividades administrativas del personal de las Unidades funcionales que se encuentren bajo su responsabilidad.
2.- Fiscalizar directamente el resultado de la gestión de las Unidades funcionales a su cargo.
3.- Realizar propuestas al Administrador, para los efectos de la destinación permanente o transitoria de empleados en cada uno de los cargos de las Unidades funcionales bajo su responsabilidad, en el marco del Programa de Rotación del Personal.
4.- Destinar temporalmente a funcionarios de las Unidades funcionales que se encuentren bajo su responsabilidad a otros cargos, ante situaciones de ausencia del personal.
5.- Solicitar al administrador la destinación temporal de funcionarios de otras Unidades funcionales para el caso de ausencias que no puedan suplirse con personal de la misma Unidad.
6.- Informar al administrador la situación del personal de la Unidad a su cargo, para los efectos de la propuesta de feriado legal y comisiones de servicio por capacitación.
7.- Informar al administrador, cada vez que requiera, de la necesidad de capacitación de los empleados de la Unidad funcional bajo su responsabilidad.
8.- Informar al administrador, cada vez que sea necesario, de las posibles correcciones que se pudieren introducir a los procedimientos de trabajo que se llevan a cabo en las Unidades funcionales a su cargo.
9.- Organizar la rotación de los funcionarios de cada Unidad funcional dentro de los distintos puestos de trabajo que comprende la misma.
10.- Entregar al administrador, en el mes de noviembre, un informe escrito del desempeño del personal a su cargo.
Capítulo III
Órganos del nivel ejecutivo
Artículo 26. Áreas de gestión estratégica. La Corte de Apelaciones de Copiapó contemplará en sus actividades operativas las siguientes áreas, consideradas de gestión estratégica:
Área de Causas, destinada a gestionar y registrar los actos jurídicos que componen las diversas etapas de los procesos judiciales.
Área de Sala, le corresponde gestionar y controlar las etapas administrativas previas y hasta el término de la vista de la causa en sala.
Área de Atención de Público, le concierne gestionar y controlar el ingreso de solicitudes a la Corte, dar una atención integral a los usuarios presenciales, telefónicos, virtuales y de auto consultas, dando cumplimiento a las políticas de atención de público existentes en el Poder Judicial.
Área de Servicios y Distribución de Demandas, controlar y evaluar la gestión operativa e informática de la tramitación de causa en la Corte, generar los reportes estadísticos necesarios para el proceso de toma de decisiones orientadas a lograr eficacia y eficiencia en el cumplimiento de las funciones y estar a cargo de la distribución de demandas. Además, debe prestar apoyo a las diferentes unidades de la Corte en materia de suministro de materiales y servicio generales.
Área de Presidencia y Pleno, que comprenderá la gestión de los asuntos que por mandato legal o económico debe resolver el Pleno de Ministros y aquellas labores de administración relacionadas con el recurso humano y la coordinación con la Oficina de Personal de la Corporación Administrativa del Poder Judicial.
Artículo 27. Unidades Funcionales. Son los órganos del área administrativa de la Corte de Apelaciones que ejecutan las actividades específicas definidas como áreas de gestión estratégicas. Están integradas por el personal de empleados de Secretaría, se subordinan a las instrucciones directas de su respectivo Encargado y responden del desempeño de las tareas administrativas que se le encomienden por destinación permanente o temporal de acuerdo a las modalidades previstas en los correspondientes procedimientos de trabajo.
Las Unidades Funcionales son:
Unidad de Causas,
Unidad de Sala,
Unidad de Atención de Público,
Unidad de Servicios y Distribución de Demandas y
Unidad de Presidencia y Pleno.
Artículo 28. Dotación mínima. Cada unidad funcional tendrá establecido un número mínimo de funcionarios con los cuales puede cumplir las funciones que le son propias, para asegurar su normal desempeño, definir la autorización de feriados y permisos y organizar las comisiones de servicio, todo ello con el fin último de resguardar el buen funcionamiento del Tribunal. Para el caso de no contar con dicha dotación, se podrá complementar con personal de otra unidad, de acuerdo a las políticas que establece el presente auto acordado y aquellas que, en su caso, fije el administrador.
Artículo 29. Políticas de reemplazos y suplencias. Ante la ausencia de un funcionario, las actividades administrativas que éste desempeñe serán distribuidas por el Encargado de la Unidad correspondiente entre los demás funcionarios de la misma sección o área. Si la cantidad de personal en funciones en la Unidad resultare insuficiente, el Encargado de la Unidad solicitará al administrador se le asigne en forma temporal un funcionario perteneciente a otra unidad organizacional, teniendo presente las descripciones de cargos y plan de rotación de funciones. La concesión de permisos administrativos y feriados legales se llevará a efecto cuidando que las respectivas unidades conserven una cantidad de funcionarios que le permita funcionar adecuadamente.
El administrador gestionará las suplencias, interinatos y/o comisiones de servicios que resulten pertinentes frente a la imposibilidad de proceder en la forma establecida en el inciso precedente, de acuerdo a las políticas fijadas por el Honorable Consejo Superior de la Corte Suprema.
Artículo 30. Sistema de turnos. Como una forma de garantizar la operatividad de todos los aspectos administrativos y jurisdiccionales que se desarrollan al interior de la Corte de Apelaciones, se establecerá por parte del Administrador un sistema de Turnos, los cuales serán semanales incluyendo los días sábados en donde y por razones de buen servicio podrá excepcionalmente extenderse la jornada de trabajo ante situaciones especiales, como atención de Ministros, tramitación de causas, o alguna actividad adicional que se requiera dar solución.
Este sistema de turnos será elaborado en forma mensual, serán de conocimiento de todos los funcionarios, y abarcará todas las unidades operativas de Corte.
Artículo 31. Responsabilidades de las Unidades Funcionales.
En el Área de la Unidad de Causas. Es la unidad responsable de administrar y resguardar los recursos jurisdiccionales que ingresan al Tribunal, realizando labores de actualización diaria de la base de datos que contiene las causas de la Corte, como registro, ingreso, tramitación, cumplimiento, devolución de los procesos, y de notificaciones; llevar, controlar y revisar los estados mensuales, colaborar en las estadísticas básicas del tribunal y llevar la custodia de documentos.
En el Área de la Unidad de Sala. Es la responsable de la planificación, preparación, apoyo y seguimiento del funcionamiento de los relatores y de la sala, llevar y coordinar la integración e instalación de misma, realizar todas aquellas labores relacionadas con la confección de la tabla y entrega de causas para la vista de la sala.
En el Área de Atención de Público. Es la responsable de otorgar una adecuada atención, orientación e información a los usuarios internos y externos, velando por la calidad, veracidad y entrega oportuna de la información, recepcionar escritos e informes relacionados con causas y su posterior distribución, recibir, registrar, distribuir y archivar la correspondencia que ingresa a la Corte, incluyendo la que llegue vía fax y correo electrónico y despachar la que emane de este tribunal.
En el Área de la Unidad de Servicio y Distribución de Demandas. Es la Unidad responsable de adoptar las medidas que sean necesarias para optimizar la gestión al interior de la Corte de Apelaciones de Copiapó y del ingreso y distribución de demandas de Tribunales de la comuna. En lo que compete a las labores de servicio, es la Unidad responsable de prestar apoyo al resto de unidades en materias relacionadas con la entrega de servicios generales y abastecer de recursos materiales para su adecuado funcionamiento tanto en el ámbito jurisdiccional como administrativo. En este marco le corresponde asesorar y cooperar en la cuenta corriente, coordinar operativamente todas las necesidades físicas y materiales para la realización de las audiencias y el funcionamiento de la Corte, velar por la adecuada entrega de los servicios de mantención, aseo, jardines, vigilancia y otros.
En el Área de la Unidad de Presidencia y Pleno. Es la Unidad responsable de realizar las labores administrativas que demandan los asuntos que pasarán a Pleno y aquellos que son de conocimiento exclusivo del Presidente de la Corte de Apelaciones.
Artículo 32. Objetivos de las Unidades Funcionales.
Unidad de Causas. Constituye el objetivo general de la Unidad, administrar y resguardar los recursos jurisdiccionales que ingresan al Tribunal, realizando labores diarias de actualización de la base de datos que contiene las causas de la Corte y la tramitación total de los procesos, hasta su devolución o archivo, en los casos que corresponde.
Unidad de Sala. Le corresponde gestionar y controlar las etapas administrativas previas y hasta el término de la vista de las causas en sala, como asimismo realizar las funciones de digitador de sala, entre otras tareas que tiendan al correcto y oportuno trabajo de la sala de esta Corte.
Unidad de Atención de Público. Otorgar atención, orientación e información a los usuarios internos y externos, velando por la calidad, veracidad y entrega oportuna de la información, administrar el archivo judicial, asimismo recibir y distribuir escritos, informes y correspondencia que llegue al Tribunal.
Unidad de Servicios y Distribución de Demandas. Constituye el objetivo general de la Unidad, monitorear los distintos procesos administrativos internos, cumplimiento de metas, informes e indicadores, apoyando a la correcta ejecución, oportunidad y efectividad de forma permanente, que permita generar información fiable, oportuna y significativa que favorezca la correcta toma de decisiones; y coordinar el ingreso y distribución de demandas de los tribunales de la comuna.
En lo relativo a servicios corresponde su objetivo general, prestar apoyo al resto de unidades en materias de entrega de servicios generales, abastecer de recursos materiales para su adecuado funcionamiento tanto en el ámbito jurisdiccional como administrativo.
Unidad de Presidencia y Pleno. Constituye su objetivo general, brindar apoyo en la labor administrativa de tramitación, cumplimiento, devolución y archivo de los asuntos administrativos entregados a conocimiento del Tribunal Pleno, y aquellos que son de conocimiento exclusivo del Presidente de la Corte de Apelaciones.
Artículo 33. Funciones administrativas de las Unidades Funcionales.
Unidad de Causas. Las funciones que deberá desarrollar la Unidad, sin perjuicio de las adecuaciones que estime necesario realizar el administrador u otras que pudieren serle asignadas, son las siguientes:
1.- Administrar y resguardar los recursos jurisdiccionales que ingresan al Tribunal, realizando labores diarias de actualización de la base de datos que contiene las causas de la Corte, como registro, ingreso, tramitación, cumplimiento, devolución y archivo de los procesos.
2.- Ingreso de causas físicas y por interconexión al sistema informático SITCORTE, además de los recursos que se presenten de manera oportuna.
3.- Cursar proyectos de certificaciones y actuaciones para el Ministro de Fe.
4.- Llevar y controlar las notificaciones decretadas.
5.- Elaborar las estadísticas del tribunal.
6.- Llevar el registro de la custodia de documentos.
7.- Apoyar en la elaboración de la visita de Secretaría bimestral.
8.- Llevar y mantener actualizado el registro de sentencias de la Corte de Apelaciones con su índice respectivo, en formato digital y en papel.
9.- Controlar la eficiente tramitación en el sistema informático SITCORTE, velando por la actualización diaria de la base de datos que contiene las causas de la Corte de Apelaciones, recibiendo, analizando y derivando a través de la mesa de ayuda los requerimientos formulados por los funcionarios de la Corte con respecto al sistema SITCORTE.
10.- Elaborar proyecto de resoluciones de mero trámite.
11.- Cualquier otra actividad necesaria que la unidad deba realizar.
Unidad de Sala. Las funciones que deberá desarrollar la Unidad, sin perjuicio de las adecuaciones que estime necesario realizar el administrador u otras que pudieren serle asignadas, son las siguientes:
1.- Planificar, preparar, apoyar y hacer seguimiento al funcionamiento de la sala.
2.- Realizar todas aquellas labores relacionadas con la confección de la tabla y entrega de causas para la vista en la sala.
3.- Llevar el adecuado control de todas aquellas causas en estado de relación, como material para la confección de la tabla semanal y actualización del monitor en forma diaria.
4.- Realizar todas las acciones de índole administrativa necesarias para iniciar las audiencias del día conforme a lo establecido en la tabla.
5.- Grabar la audiencia en el sistema de audio instalado en la Sala.
6.- Velar por el respaldo de las grabaciones de audio.
7.- Revisar equipo de audio de la Sala en que se realizará audiencia, corroborando su correcto funcionamiento a través de pruebas de grabación.
8.- Elaborar diariamente el acta de instalación del tribunal e informar a las demás Unidades funcionales la integración de la sala.
9.- Tener a su cargo la tramitación de los recursos de protección y de amparo, debiendo confeccionar resoluciones y oficios, atingentes a estas causas.
10.- Cualquier otra actividad necesaria que la unidad deba realizar.
Unidad de Atención de Público. Las funciones que deberá desarrollar la Unidad, sin perjuicio de las adecuaciones que estime necesario realizar el administrador u otras que pudieren serle asignadas, son las siguientes:
1.- Otorgar atención, orientar y entregar información a los usuarios que llamen o concurran al Tribunal.
2.- Recepcionar escritos e informes relacionados con causas y su posterior distribución.
3.- Recibir, registrar, distribuir y archivar la correspondencia que ingresa al Tribunal.
4.- Administrar y custodiar el archivo judicial.
5.- Confeccionar listado de abogados y receptores de turno.
6.- Cualquier otra actividad necesaria que la unidad deba realizar.
Unidad de Servicios y Distribución de Demandas. Las funciones que deberá desarrollar la Unidad, sin perjuicio de las adecuaciones que estime necesario realizar el administrador u otras que pudieren serle asignadas, son las siguientes:
1.- Apoyar en el control de gestión del trabajo de la Corte de Apelaciones y otros requerimientos de los Tribunales de Primera Instancia, efectuar la distribución de las demandas o solicitudes ante los juzgados de letras de la comuna.
2.- Soporte informático. Apoyar a las distintas unidades en el trabajo administrativo, resolviendo los requerimientos de los usuarios en materia informática, uso de herramientas tecnológicas, sistemas y aplicaciones. Mantener el funcionamiento apropiado de la plataforma informática en coordinación con la Corporación Administrativa del Poder Judicial y Mesa de Ayuda.
3.- Apoyar a la Administración en la entrega de información que permita la toma de decisiones y definición de procedimientos y criterios para el buen funcionamiento del Tribunal.
4.- Llevar, organizar y mantener todas aquellas instrucciones dictadas por la Excma. Corte Suprema y por la Corte de Apelaciones, con su índice respectivo en formato digital y papel.
5.- Elaborar y mantener actualizado el inventario y homologación de las causas, y aquellas necesarias de la jurisdicción, de acuerdo a las normativas establecidas por los organismos competentes, emitiendo los informes estadísticos necesarios para la jefatura, y aquellos otros que contribuyan a la gestión interna de la Corte de Apelaciones, incorporando indicadores de gestión.
6.- Supervisar la mantención y adecuado uso de los archivos compartidos que se creen al interior de la Corte de Apelaciones, en apoyo a la labor diaria de las distintas unidades, prestando además, apoyo a los funcionarios para el correcto almacenamiento de información compartida, realizando los respaldos de información necesarios que por razones de buen servicio se requieran.
7.- Contribuir con propuestas de mejora en los procesos, incluyendo desarrollo informático y utilización de herramientas tecnológicas en pos de mejorar la eficiencia en la realización de actividades de las Unidades.
8.- Llevar y mantener actualizada la intranet de la Corte de Apelaciones, en coordinación con las distintas Unidades Administrativas del Tribunal.
9.- Llevar el control de todos los equipos computacionales y multimedia (escáner, impresora, computador, parlantes, equipo de audio, grabadoras, máquinas fotográficas, otros) que están asignados a la Corte de Apelaciones, con la serie, código que lo identifica y de inventario, IP, candado de seguridad, revisándolos y actualizándolos en forma periódica, canalizando los problemas que se puedan generar en el uso, aplicaciones, y cambio de hardware; controlando y supervisando el ingreso o las devoluciones o retiros correspondientes.
10.- Controlar el adecuado funcionamiento del sistema de audio, canalizando los problemas que se puedan generar en el uso, aplicaciones y cambio de hardware.
11.- Coordinar operativamente todas las necesidades físicas y materiales para la realización de las audiencias y el funcionamiento de la Corte.
12.- Velar por la adecuada entrega de los servicios de mantención, aseo, jardines, vigilancia y otros.
13.- Prestar apoyo especializado en materia de servicios auxiliares de aseo, mensajería, administración de bodegas, etc., a las distintas unidades del Tribunal para desarrollar sus funciones.
14.- Apoyar directamente en la administración de la cuenta corriente judicial.
15.- Cualquier otra actividad necesaria que la unidad deba realizar.
Unidad de Presidencia y Pleno. Las funciones que deberá desarrollar la Unidad, sin perjuicio de las adecuaciones que estime necesario realizar el administrador u otras que pudieren serle asignadas, son las siguientes:
1.- Coordinar actividades de protocolo, organización de eventos y relaciones públicas.
2.- Llevar la agenda de los Ministros, y en tal cometido agendar audiencias y responder a las invitaciones de otras instituciones.
3.- Llevar registro de abogados suspendidos y efectuar las comunicaciones pertinentes.
4.- Tramitar solicitudes, llevar el registro y las comunicaciones pertinentes de todos los permisos, feriado legal, licencias médicas, comisiones de servicio u otros de los señores Ministros, informando oportunamente al administrador de dichas solicitudes.
5.- Llevar la tramitación y registrar todas las medidas disciplinarias, provenientes de otras Cortes y tribunales debiendo gestionar su conocimiento, comunicación y publicación.
6.- Llevar y mantener actualizado el libro de juramentos y pleno, en formato digital y en papel.
7.- Coordinar reuniones, registrar las actas y todo lo concerniente para la adecuada y eficiente labor de las distintas Unidades de Apoyo a Reformas Procesales (Penal, Familia, Laboral y Civil).
8.- Llevar todo lo concerniente a la visita de cárcel realizada por los jueces, respectivamente (excepto semestrales), colaborar con la libertad condicional y reducción de condena.
10.- Colaborar en el control y revisión de los estados mensuales y bimestrales remitidos por los tribunales de la jurisdicción, confeccionando los plenos que correspondan.
11.- Colaborar en la labor administrativa que requieren los asuntos que pasarán a Pleno, desde la tramitación, cumplimiento y archivo o devolución.
12.- Llevar y mantener todo lo concerniente a concursos de la Jurisdicción (jueces, secretarios, relatores, etc.), desde que se genera el cargo vacante, apertura e ingreso de concursos, comunicaciones pertinentes y archivo.
13.- Llevar todo el proceso respectivo a la confección de las nóminas judiciales respectivas de los cargos de Martilleros Públicos y Peritos.
14.- Llevar y mantener todo lo concerniente a visitas practicadas por Ministros, Fiscal y Jueces, respectivamente, a Notarías, Conservadores, Secretaría de Tribunales, Cárcel (semestral), etc.
15.- Cualquier otra actividad necesaria que la unidad deba realizar.
Artículo 34. Dotación necesaria de las Unidades Funcionales.
Dotación de Personal de la Unidad de Causas. Con el objeto de asegurar el normal desempeño de la Unidad, la dotación mínima de personal que se asigna al servicio de la misma es la siguiente:
Un Encargado de la Unidad
Un Administrativo de Causas
Un Ayudante de Causas
Dotación de Personal de la Unidad de Sala. Con el objeto de asegurar el normal desempeño de la Unidad, la dotación mínima de personal que se asigna al servicio de la misma es la siguiente:
Un Encargado de la Unidad
Un Ayudante de Sala
Dotación de Personal de la Unidad de Atención de Público. Con el objeto de asegurar el normal desempeño de la Unidad, la dotación mínima de personal que se asigna al servicio de la misma es la siguiente:
Un Encargado de la Unidad
Un Ayudante de Atención de Público
Un Auxiliar de Apoyo de Correspondencia.
Dotación de Personal Unidad Servicio y Distribución de Demandas. Con el objeto de asegurar el normal desempeño de la Unidad, la dotación mínima de personal que se asigna al servicio de la misma es la siguiente:
Un Encargado de la Unidad
Un Administrativo Contable
Un Administrativo Informático.
Dotación de Personal de la Unidad de Presidencia y Pleno. Con el objeto de asegurar el normal desempeño de la Unidad, la dotación mínima de personal que se asigna al servicio de la misma es la siguiente:
Un Encargado de la Unidad
Un Administrativo de Pleno
Un Oficial Asistente de la Presidencia.
Artículo 35. Unidad de Presidencia y Pleno. Esta unidad se relacionará directamente con los relatores, quienes, por su especialidad, estarán subordinados al Presidente de la Corte y al Tribunal Pleno. Sin perjuicio, de la debida coordinación con el administrador de Corte para los efectos de definir modalidades de trabajo y métodos para el control de la gestión de las causas de Pleno.
Capítulo IV
Reglas comunes a las Unidades Funcionales
Artículo 36. Procedimientos de trabajo. Con el fin de cumplir con una adecuada estandarización de los procesos, el administrador elaborará los procedimientos de trabajo que se requieran, dadas las distintas actividades administrativas a ejecutar por las unidades funcionales. Cada procedimiento contemplará un detalle pormenorizado de cada una de las tareas y actuaciones que involucra el campo de acción de las distintas unidades y se ceñirá, en todo, a las pautas establecidas por el presente auto acordado.
Los distintos procedimientos de trabajo serán propuestos por el administrador al Presidente, quien previa revisión del mismo y efectuando, en su caso, las modificaciones que estime pertinentes, lo someterá a la aprobación del Pleno.
La totalidad de los procedimientos de trabajo estarán contenidos en un Manual de Procedimientos, cuya versión actualizada estará permanentemente a disposición de todos los funcionarios de la Corte a través de medios electrónicos. A su vez, cada funcionario deberá tener en su puesto de trabajo una versión actualizada del procedimiento correspondiente a la actividad administrativa que desempeña.
Artículo 36 Bis. Ficha de descripción de cargo y asignación de funciones. Se elaborará por el administrador de Corte una ficha de descripción de las actividades administrativas o funciones que ejecutará cada persona o grupo de personas que se desempeñe en un mismo puesto de trabajo, la autoridad a la que se reporta y los cargos que le están subordinados, en su caso. La ficha que se denominará de "Descripción de cargo" se ceñirá, en todo, a las pautas establecidas en el presente auto acordado y se materializará en un documento escrito, que será propuesto por el administrador al tribunal Pleno para su aprobación.
La totalidad de las Descripciones de Cargo estarán contenidas en un documento denominado Organigrama Funcional, cuya versión actualizada estará permanentemente a disposición de todos los funcionarios de la Corte a través de medios electrónicos. A su vez, cada funcionario deberá tener en su puesto de trabajo una versión actualizada del Perfil de Cargo correspondiente al puesto en que se desempeña.
Artículo 37. Modelo de subrogación. El administrador se encargará de definir, para cada unidad funcional, un modelo de subrogación, tanto entre los distintos puestos de trabajo perteneciente a una misma unidad, como entre los de una y otra, para el caso de déficit de personal.
El modelo de subrogación para cada cargo, deberá elaborarse tomando en consideración el diseño organizacional y la dinámica funcional del Tribunal y, en el momento específico que se requiera la designación de un subrogante, deberá también ponderar niveles y disponibilidad de funcionario para asumir tal subrogación, de manera de no alterar el buen funcionamiento de la Corte.
Artículo 38. Reglas de aplicación. Los órganos de la Corte de Apelaciones de Copiapó darán estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en el presente auto acordado y a aquellas contenidas en los textos normativos que le darán aplicación.
Son aplicación del presente auto acordado, entre otros: El Plan de Trabajo para los próximos dos años, los Manuales de Trabajo contenidos en el Manual de Procedimientos y la descripción de cargo contenidas en el Organigrama Funcional, textos que serán notificados personalmente a todos los funcionarios de la Corte de Apelaciones.
TÍTULO III
Disposiciones transitorias
Artículo primero. Elaboración y ejecución del Plan para los dos años de Trabajo. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15, el administrador elaborará el primer Plan para los dos años de Trabajo para la Corte de Apelaciones de Copiapó, por el período comprendido entre el 1 de marzo de 2014 y el 28 de febrero de 2015, plan que se hará cargo de la implementación del presente auto acordado, sin perjuicio de la operatividad gradual de las unidades, que se desarrolle a contar de la dictación del presente auto acordado.
Artículo segundo. Operatividad del Organigrama Funcional y Manual de Procedimientos. Se encontrarán aprobados, a más tardar, en el mes de marzo de 2014, previa aprobación por el Pleno de esta Corte.
Artículo tercero. La completa operatividad de las Unidades Funcionales comenzará en el mes de agosto de 2014, previo periodo de marcha blanca a contar de la dictación del presente auto acordado.
Artículo cuarto. Mientras no se le asigne a esta Corte un Administrador las funciones que corresponden a dicho cargo serán realizadas por el Secretario de esta Corte, estando facultado para conformar un equipo asesor que coopere en estas funciones. Dicho equipo asesor podrá estar conformado por funcionarios de esta Corte, como asimismo por administradores de algún tribunal de la jurisdicción, previa aprobación del Pleno.
Artículo quinto. El Pleno de esta Corte se compromete, dentro de sus facultades, a gestionar ante el Gobierno Judicial Local como asimismo ante las instancias nacionales que correspondan, todo lo necesario en orden a procurar la designación o nombramiento de un Administrador de Corte como también, por ahora, el aumento de la dotación de personal de 2 funcionarios (un Administrativo Contable y un Administrativo Informático), sin perjuicio de la necesidad de aumentar dicha dotación, una vez implementado el modelo de gestión y administración, previo a la puesta en marcha blanca del presente auto acordado.
Artículo final. Vigencia y Publicación. El presente Auto Acordado entrará en vigencia a partir de su firma y para su conocimiento, se publicará en el Diario Oficial e intranet del Poder Judicial.
Notifíquese personalmente a todos los funcionarios de esta Corte de Apelaciones de Copiapó.
Comuníquese el mismo al señor Presidente de la Excma. Corte Suprema, al señor Ministro Visitador de la Excma. Corte Suprema, al señor Director de la Corporación Administrativa del Poder Judicial, a los Tribunales de la Jurisdicción y a la Oficina Zonal de la Corporación Administrativa del Poder Judicial.
Antonio Mauricio Ulloa Márquez, Presidente.- Francisco Sandoval Quappe, Ministro.- Mirta Angélica Lagos Pino, Ministra.- Pablo Bernardo Krumm de Almozara, Ministro.