SOMETE AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL DEL PERSONAL DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO, SIAPER, LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS RELATIVOS A PERSONAL
Santiago, 18 de febrero de 2016.- Con esta fecha se ha resuelto lo siguiente:
N° 11.
Considerando:
Que, conforme a la Constitución Política de la República corresponde a la Contraloría General ejercer el control de legalidad de los actos de la Administración del Estado.
Que, el artículo 10 A de la ley Nº 10.336, introducido por la ley Nº 20.766, dispone que la toma de razón podrá realizarse a través de técnicas, medios y procedimientos que consideren el empleo de documentos y firmas electrónicas.
Que, con tal objeto, esta Entidad Fiscalizadora ha implementado una plataforma web.
Que, lo anterior hace necesaria la regulación de un sistema en línea que permita la adecuada tramitación de los actos administrativos relativos a personal.
Vistos:
Lo dispuesto en la Constitución Política y en la Ley Nº 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General,
Resuelvo:
Artículo 1.- La tramitación y toma de razón electrónica de los decretos y resoluciones relativos a las materias de personal, se realizará a través de un procedimiento en línea y por medio de la plataforma web de la Contraloría General, denominada "Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado", en adelante, Siaper, sin perjuicio de lo establecido en su resolución Nº 1.600, de 2008.
Artículo 2.- El referido sistema de tramitación en línea, tendrá dos modalidades, a través de las cuales se efectuará el control de legalidad, según se señala a continuación:
a) Siaper Tramitación Electrónica: por medio de esta modalidad se efectúa el control preventivo de legalidad de los actos administrativos, a través del sistema, previo análisis de la unidad correspondiente de la Contraloría General.
b) Siaper Toma de Razón Automática: por medio de esta modalidad se efectúa el control preventivo de legalidad de los actos administrativos en forma automática, acorde a los catálogos configurados en el sistema.
En todo caso, a través de esta última forma, se tramitarán actos administrativos de menor complejidad, los que serán definidos conforme a lo expresado en el artículo siguiente.
Artículo 3.- La División de Personal de la Administración del Estado, previas instrucciones del Contralor General, determinará las materias que se someterán a una u otra de las referidas modalidades, lo que será comunicado oportunamente a los diversos organismos mediante correo electrónico dirigido a la respectiva contraparte técnica designada por el servicio.
Artículo 4.- La Contraloría General otorgará a los funcionarios que determinen los jefes de servicio de los organismos de la Administración, perfiles de acceso a Siaper, quienes dispondrán de un nombre de usuario y clave (login y password) que los identificará como usuarios del sistema, y serán responsables del correcto uso de las claves de acceso que se les confieran.
Los mencionados funcionarios, según las labores a desarrollar, tendrán alguno de los siguientes perfiles:
a) Creador de documentos: Debe confeccionar los actos administrativos en la plataforma y modificarlos mientras se encuentren en estado borrador; completar los formularios y responder a las preguntas del sistema que correspondan al documento que está elaborando; incorporar a la plataforma y complementar los antecedentes que acreditan el cumplimiento de los requisitos legales que correspondan, y que no pudieron ser obtenidos mediante interoperabilidad del sistema con otras bases de datos.
b) Ministro de Fe: Le corresponde examinar los antecedentes que se adjuntaron al sistema por el "Creador de documentos", autentificando su existencia; que éstos no son notoriamente falsos o ilegibles o que no les faltan los requisitos o formalidades legales para su validez; enviar el acto administrativo una vez firmado, numerado y fechado para su toma de razón y, realizar la certificación posterior del cumplimiento, por parte del interesado, del requisito de salud compatible con el respectivo empleo.
También deberá remitir a otro servicio para su firma o visación, cuando corresponda, el acto administrativo de que se trate. Además, debe recibir y gestionar los documentos enviados, para iguales fines, desde otro organismo.
Podrá existir más de un Ministro de Fe en cada entidad, conforme a su organización administrativa.
c) Firmante: Es el funcionario que posee facultades para suscribir los actos administrativos en materias de personal, para lo cual deberá utilizar firma electrónica avanzada; enviar el acto administrativo una vez firmado, numerado y fechado, a toma de razón; visar o firmar los documentos que se remitan a otra entidad, según proceda.
d) Revisor: Funcionario que efectúa labores de apoyo al estudio de los actos administrativos. Podrá ver toda la información contenida en aquellos, agregar comentarios y derivar el acto al firmante o a cualquier otro interviniente.
Este perfil, a diferencia de los anteriores, es optativo y los servicios que deseen hacer uso de él, deberán solicitar su habilitación en el sistema.
Artículo 5.- Los documentos que se incorporen a la plataforma, como antecedentes que acrediten el cumplimiento de los requisitos legales de los respectivos actos administrativos, deberán corresponder a los siguientes formatos de características no editables: JPEG, GIF, TIFF y PDF.
Artículo 6.- Los actos administrativos y la numeración de los mismos relativos a las materias de personal y que se tramiten por la plataforma Siaper, serán electrónicos.
De esta manera, y según el formulario seleccionado por el "Creador de documentos" y las respuestas entregadas por éste y por el sistema, la plataforma generará los actos administrativos, otorgándoles automáticamente numeración y fecha, para lo cual cada Servicio Público tendrá dentro de Siaper un código identificador, comenzando cada año su numeración de manera correlativa.
Artículo 7.- La toma de razón de los actos administrativos tramitados en Siaper, se reflejará en el respectivo documento electrónico con la expresión "Tomado Razón".
En todo caso, cualquiera sea la modalidad a través de la cual se tramite un acto administrativo, su representación, en el evento de ser procedente, siempre se efectuará previo estudio de la unidad correspondiente de la Contraloría General.
Artículo 8.- El oficio por medio del cual se formula la representación, contendrá las causas legales que le sirven de fundamento, con la correspondiente firma electrónica avanzada del Contralor General o del funcionario que posea atribuciones para ello.
Artículo 9.- Efectuado el control de legalidad los servicios deberán mantener archivados en soporte papel los documentos o certificados oficiales que fueren digitalizados en la plataforma, así como los respectivos actos administrativos electrónicos.
En caso que los repositorios de los servicios públicos cumplan con la normativa vigente, los documentos antes señalados podrán mantenerlos exclusivamente archivados en aquellos.
Artículo 10.- Sin perjuicio de la notificación que, conforme al respectivo estatuto, deba efectuarse al interesado de la toma de razón del pertinente acto administrativo, ese hecho le será comunicado al correo electrónico que tenga registrado en el servicio o al cual haya señalado.
Artículo 11.- Los actos administrativos relativos a las siguientes materias, continuarán siendo tramitados en soporte papel:
a) Actos administrativos suscritos por el Presidente de la República.
b) Designación de integrantes de órganos colegiados.
c) Actos relativos a responsabilidad administrativa.
d) Designaciones de Fiscales Regionales del Ministerio Público.
e) Pensiones de funcionarios civiles de la administración, incluyendo a los empleados y obreros municipales y de Ferrocarriles del Estado.
f) Pensiones de invalidez o de accidentes del trabajo de la ley Nº 16.744.
g) Pensiones de retiro y montepíos del personal de las instituciones de las Fuerzas Armadas; de Carabineros de Chile; de la Policía de Investigaciones de Chile y de Gendarmería de Chile, afectos al régimen previsional de Capredena o Dipreca.
h) Pensiones de gracia de la ley Nº 18.056.
i) Pensiones no contributivas de exonerados políticos del sector público a que se refiere la ley Nº 19.234 y sus modificaciones.
Artículo 12.- Excepcionalmente, ante situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, la División de Personal de la Administración del Estado, podrá autorizar que determinados actos administrativos relativos a las materias de personal sean tramitados, temporalmente, en soporte papel, o disponer la aplicación de otras medidas transitorias destinadas a superar dicha contingencia.
Artículo 13.- Los servicios que se incorporen al Siaper, continuarán rigiéndose por lo señalado en las resoluciones Nos 908, de 2011; 245, de 2012; 224 y 444, de 2013, todas de esta Contraloría General, en lo que dice relación con el registro electrónico de los actos administrativos relativos a feriados; permisos; licencias médicas y calificaciones.
Artículo 14.- La plataforma Siaper operará de lunes a viernes, entre las 8:30 y las 18:00 horas y la mesa de ayuda en igual horario, salvo los días viernes en que lo hará hasta las 16:30 horas.
Artículo transitorio.- Sin perjuicio de lo indicado en el artículo 13 permanente, los Servicios de Salud; el Centro de Referencia de Salud de Peñalolén Cordillera Oriente; el Centro de Referencia de Salud Maipú; el Hospital Padre Alberto Hurtado; las Universidades; las Fuerzas Armadas y de Orden y Seguridad Pública y Gendarmería de Chile, continuarán rigiéndose por lo señalado en las resoluciones Nos 908, de 2011; 245, de 2012; 224 y 444, de 2013, y N° 15, de 2015, todas de esta Entidad Fiscalizadora, en lo que dice relación con el registro electrónico de los siguientes actos administrativos:
1. Suplencias dispuestas con personal del mismo Servicio, salvo que se refieran a cargos de exclusiva confianza.
2. Designaciones a contrata dispuestas por períodos inferiores a quince días.
3. Prórrogas de designaciones a contrata.
4. Contratos a honorarios de personas naturales:
a) Que se paguen por mensualidades, por un monto mensual igual o inferior a 75 unidades tributarias mensuales.
b) A suma alzada o cualquier otra modalidad de pago, cuyo monto total sea igual o inferior a 150 unidades tributarias mensuales.
5. Renovaciones de contratos a honorarios asimilados a grado, dispuestos en iguales condiciones.
Anótese, tómese razón y publíquese.- Jorge Bermúdez Soto, Contralor General de la República.
Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento.- Manuel Cortés Sarmiento, Secretario General Subrogante Contraloría General de la República.