APRUEBA REGLAMENTO ESPECIAL DE CALIFICACIONES PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN, Y DEROGA NORMAS QUE INDICA
Núm. 214.- Santiago, 22 de junio de 2018.
Visto:
Lo dispuesto en el DFL N° 1, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración de Estado; en el DFL N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo; en la ley N° 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado; en la ley N° 19.882, que Regula Nueva Política de Personal a los Funcionarios Públicos que indica; en el decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, que Aprueba Reglamento de Calificaciones del Personal afecto al Estatuto Administrativo; en el decreto N° 308, de 1998, de Educación, que Aprueba Normas Especiales sobre Calificaciones del Personal del Ministerio de Educación; en los decretos N °s. 91, de 2001, y 77, de 2005, ambos del Ministerio de Educación, que modifican el decreto N° 308, de 1998, de Educación; y en las resoluciones N°s. 1.600, de 2008; 10, de 2017 y, 18, de 2017, todas de la Contraloría General de la República.
Considerando:
Que, el artículo 47 del DFL N° 1, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración de Estado, señala que mediante un reglamento se establecerán los procedimientos generales que permitan evaluar el desempeño de los funcionarios públicos, lo que se encuentra contenido en el decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, que Aprueba Reglamento de Calificaciones del Personal afecto al Estatuto Administrativo.
Que, asimismo el referido precepto se establece que según las características de determinados organismos o servicios públicos podrán dictarse reglamentaciones especiales para ellos.
Que, por otra parte el DFL N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, establece las normas generales para evaluar el desempeño y las aptitudes de cada funcionario, además de las contenidas en el Reglamento General de Calificaciones antes señalado.
Que, en consideración a lo antes indicado y a las características particulares del personal de la Subsecretaría de Educación, resulta necesario actualizar las normas especiales relativas a la evaluación del desempeño de los funcionarios de esta Secretaría de Estado,
Decreto:
"Apruébase el siguiente Reglamento Especial de Calificaciones para los funcionarios de la Subsecretaria de Educación:
Artículo 1°.- El presente Reglamento establece las normas especiales sobre la calificación del personal de Planta y a Contrata que regirá en la Subsecretaria de Educación.
Artículo 2°.- El período calificatorio comprenderá doce meses de desempeño funcionario, desde el 1 de septiembre al 31 de agosto del año siguiente.
Los instrumentos básicos de este Sistema de Calificaciones serán los Informes de Desempeño y la Precalificación elaborados en la Hoja de Calificaciones, la Hoja de Vida del período evaluado, el Acta de Calificación Individual y el Acta de Notificación de Calificación Individual.
Los informes de Desempeño y la Precalificación serán realizados por las Jefaturas Directas investidas para tales efectos, y evaluarán los siguientes períodos:
a. Primer Informe de Desempeño: Entre el 1 de septiembre y el 28 o 29 de febrero, según corresponda.
b. Segundo Informe de Desempeño: Entre el 1 de marzo y 30 de junio.
Corresponderá a la Institución diseñar y aprobar por resolución exenta del Subsecretario(a) de, Educación los formatos de los instrumentos básicos y auxiliares que se mencionan en el presente reglamento, para fundamentar y apoyar el Proceso de Evaluación del Desempeño que se estimen necesarios para un adecuado cumplimiento de las etapas.
Asimismo, a través de resolución exenta del Subsecretario(a) de Educación se podrán modificar los formatos de los Instrumentos de este Proceso de Evaluación del Desempeño definidos en este reglamento.
Artículo 3°.- La Evaluación de los funcionarios de la Subsecretaría de Educación considerará la calificación de los siguientes factores y subfactores, diferenciados para cada estamento. Estos son:
1. Factores y Subfactores de Calificación Estamento Directivo y Profesionales con personal a su cargo.
. 2. Factores y Subfactores de Calificación Estamento Profesional y Técnico.
. 3. Factores y Subfactores de Calificación Estamento Administrativo.
. 4. Factores y Subfactores de Calificación Estamento Auxiliar.
. Artículo 4°.- El Proceso de Evaluación del Desempeño evaluará los factores y subfactores señalados, por medio de notas que tendrán los siguientes guarismos, conceptos y descripciones:
. Las notas asignadas a los subfactores deben expresarse en números enteros sin decimales correspondiendo la nota de cada factor al promedio aritmético de las notas asignadas a los subfactores respectivos, con un máximo de 2 decimales. En todo caso si el tercer decimal fuera igual o superior a cinco (5) se subirá al decimal siguiente.
Para el cálculo del puntaje final, las notas asignadas a los factores se multiplicarán por el coeficiente que se establece para cada uno de ellos según estamento, y la suma de los mismos proporcionará el puntaje final y la lista de calificación que corresponderá al funcionario. Esta nota se expresará con un máximo de 2 decimales. En todo caso si el tercer decimal fuera igual o superior a cinco (5) se subirá al decimal siguiente.
Artículo 5°.- Los coeficientes por los que se debe multiplicar la nota asignada a cada factor para obtener el puntaje respectivo, son los siguientes:
1. Factores de ponderación para Directivos y Profesionales con personal a cargo.
. 2. Factores de ponderación para Profesionales y Técnicos.
. 3. Factores de ponderación para Administrativos.
. 4. Factores de ponderación para Auxiliares.
. Artículo 6°.- Listas de calificación. Los funcionarios serán ubicados de acuerdo a su puntaje en una de las siguientes listas:
. Artículo 7°.- La jefatura directa, o quien legalmente le subrogue, debe emitir los Informes de Desempeño de los funcionarios de su dependencia. Además, es responsable de la Precalificación de los funcionarios de su dependencia conforme al artículo siguiente.
Dichos Informes de Desempeño deben considerar una Hoja de Observaciones del funcionario, donde el funcionario podrá hacer presente sus observaciones sobre los citados Informes de Desempeño. Estos informes de Desempeño con la respectiva Hoja de Observaciones, conjuntamente con la Hoja de Vida, tendrán el carácter de instrumentos básicos de Evaluación del Desempeño de los funcionarios de la Subsecretaria de Educación.
Tanto los Informes de Desempeño como los otros instrumentos auxiliares servirán de antecedentes relevantes para la Precalificación.
Los precalificadores deben notificar tanto los informes de desempeño como la precalificación, personalmente a los funcionarios evaluados, dentro de los primeros 10 días hábiles del mes de marzo, julio y septiembre respectivamente.
Si el funcionario no fuere habido por dos días consecutivos en su lugar de trabajo, se le notificará por carta certificada, de lo cual deberá dejarse constancia. En esta última circunstancia, el funcionario se entenderá notificado a contar del tercer día siguiente a su recepción en la oficina de Correos que corresponda.
Artículo 8°.- Para realizar la precalificación, el Jefe del Departamento de Recursos Humanos, o quien haga sus veces, debe entregar a las jefaturas directas, dentro de los primeros tres días hábiles del mes de septiembre de cada año, las Hojas de Vida de los funcionarios de su dependencia. La jefatura directa precalificará al personal de su dependencia dentro de los primeros diez días hábiles del mes de septiembre.
Artículo 9°.- Para fundamentar y apoyar la Gestión de Desempeño, y de modo de contribuir a la objetividad del proceso, se utilizará los siguientes Instrumentos Auxiliares:
a. Registro de Hechos Relevantes: Formulario en el cual la jefatura directa debe registrar todos aquellos eventos que considere relevantes, tanto destacables como reprochables, en el desempeño de cada uno de los funcionarios a cargo. Es una memoria de comportamientos y resultados observados, que se va registrando durante el período y permite contar con elementos concretos para fundamentar sus evaluaciones, así como contar con antecedentes para desarrollar las Entrevistas de Retroalimentación.
La jefatura directa debe informar, para su oportuno conocimiento, al funcionario del registro de estos hechos, toda vez que los realice.
Vale destacar que este instrumento no reemplaza al de Anotaciones de Mérito o Demérito establecidos en la normativa vigente, por cuanto alude a comportamientos no necesariamente merecedores de tales anotaciones, así como, que debe ser utilizado de manera complementaria al de "Compromisos de Desempeño".
b. Metas de Desempeño (MD): Corresponde al establecimiento, a inicios del proceso calificatorio (dentro de los primeros 15 días de septiembre) de Metas de desempeño individuales dirigidas a promover el desempeño del funcionario respecto de aquellas tareas o funciones críticas de su cargo.
Estas deben ser establecidas entre la jefatura directa y el funcionario, considerando entre otros aspectos las funciones cargo, y los objetivos y metas de la Unidad. Estas metas deben acompañarse de resultados esperados, e indicadores de gestión a alcanzar durante el período de evaluación.
Por su parte, la jefatura debe generar las condiciones necesarias para que se puedan cumplir los compromisos o metas establecidos.
Los avances respecto de estos compromisos o metas deberán ser revisados y evaluados en cada una de las etapas del proceso, vale decir, Informes de Desempeño y Precalificación. El seguimiento y control de las MD deberá quedar consignado en el formulario respectivo.
Respecto de los funcionarios que se incorporen a la Subsecretaría de Educación con posterioridad a los primeros quince días del mes de septiembre de cada año, deberán suscribir dentro del plazo de 30 días corridos desde su incorporación, la(s) respectiva Meta(s) de Desempeño Individual.
c. Retroalimentación: Se refiere a la acción permanente, a cargo de la Jefatura directa, de orientación y apoyo a sus colaboradores respecto del desempeño observado durante el proceso calificatorio.
El instrumento mediante el cual se materializa esta retroalimentación es una entrevista personal y privada entre la jefatura directa y cada uno de sus colaboradores, en la cual la jefatura directa debe entregar información detallada acerca de su percepción y evaluación del desempeño observado a cada uno de los funcionarios a cargo.
La entrevista de retroalimentación debe realizarse al menos:
1. Dentro del plazo en que las jefaturas deben notificar los informes de Desempeño.
2. Dentro del plazo en que las jefaturas deben notificar la Precalificación.
Esta actividad es de responsabilidad de las jefaturas directas quienes deben previamente reunir y procesar todos los antecedentes necesarios y correspondientes, así como planificar y desarrollar la reunión conforme a lo definido en el "Procedimiento de Retroalimentación" vigente en la Subsecretaría de Educación.
En el contexto de esta reunión el funcionario evaluado tiene la oportunidad de hacer presente sus observaciones respecto de la evaluación realizada por su jefatura directa, para lo cual debe utilizar el registro de su "Autoevaluación".
Los funcionarios deben dejar constancia, mediante su firma en una casilla que se encontrará inserta en la Hoja de Calificaciones, que participaron y recibieron retroalimentación en esta entrevista.
d. Plan de Desarrollo Individual (PDI): Corresponde al programa de trabajo definido entre el funcionario y su jefatura directa, con el propósito de mejorar o potenciar el desempeño laboral del personal a cargo. Este debe ser suscrito entre ambas partes dentro de los primeros 15 días hábiles del mes de septiembre, identificando las fortalezas, y aquellos aspectos sobre los cuales es necesario establecer compromisos de desempeño individual dirigidos a minimizar o eliminar las brechas de desempeño, así como potenciar las fortalezas de desempeño en el período, a partir de los resultados obtenidos en la última entrevista de retroalimentación del período anterior.
Respecto de los funcionarios que se incorporen a la Subsecretaría de Educación con posterioridad a los primeros quince días de septiembre de cada año, deberán suscribir dentro del plazo de 30 días desde su incorporación, el respectivo Plan de Desarrollo Individual.
e. Autoevaluación: Con motivo de la realización de la entrevista de Retroalimentación y elaboración de los Informes de Desempeño y Precalificación, la jefatura directa solicitará a cada funcionario que efectúe su autoevaluación, destacando especialmente sus fortalezas y aquellos aspectos por mejorar.
Será de responsabilidad del funcionario entregar a su jefatura directa dentro de los 3 primeros días hábiles de iniciado el período de elaboración de Informes de Desempeño, su Pauta de Autoevaluación.
f. Descriptores de Desempeño: Con la finalidad de facilitar la realización de los diferentes informes, las jefaturas directas tendrán a su disposición este instrumento que corresponde a un conjunto de Indicadores / Descriptores de conductas relativos a cada uno de los subfactores de evaluación, que se ordenados según grado en que se manifiestan, y que debieran ser observados en atención a las funciones y responsabilidades asociadas a los cargos de sus colaboradores. El propósito de estos descriptores es focalizar la evaluación del desempeño en comportamientos observables más que en cualidades o condiciones personales, difíciles de objetivar.
Artículo 10°.- Respecto a la Elección de los Representantes del Personal, la Subsecretaria de Educación debe convocar a elección para una fecha dentro de los primeros diez días hábiles del mes de agosto, indicando el lugar donde se llevará a efecto, a fin de que los funcionarios, en voto personal y secreto, expresen el nombre de su representante, siendo elegido el que obtenga la más alta votación en cada estamento. En caso de igualdad de votos la elección se dirimirá por antigüedad, primero en la Institución, después en el grado, a continuación, en la Administración del Estado y en última instancia dirimirá el Jefe Superior del Servicio.
Si el personal no hubiere elegido su representante, actuará en dicha calidad el funcionario más antiguo en el Servicio, según el estamento que corresponda. Si no pudiese actuar como tal le suplirá el funcionario que lo secunda en antigüedad y así sucesivamente. Al funcionario elegido como representante del personal se le otorgarán todas las facilidades para que pueda efectuar su labor.
El Jefe del Departamento de Recursos Humanos, o quien haga sus veces, dentro de los diez primeros días hábiles del mes de Julio recibirá la inscripción de todos aquellos funcionarios que sean propuestos por cualquier funcionario del servicio, o por si mismos, para desempeñar la Representación del Personal en la Junta Calificadora tanto a Nivel Central como Regional. En ésta debe constar la aceptación del funcionario propuesto y la unidad en la que presta servicios.
Artículo 11°.- Las Juntas Calificadoras deben constituirse el día 25 de septiembre o el siguiente día hábil si aquél no lo fuere. Actuará como presidente de la Junta Calificadora respectiva, el funcionario de más alta jerarquía en la dependencia, quien debe convocar a sus integrantes a sesión para la fecha indicada. No obstante, para la citación no será necesaria resolución, entendiéndose practicada por el solo mérito del presente reglamento.
Las Juntas Calificadoras iniciarán el proceso calificatorio a continuación de su constitución, debiendo estar terminadas las calificaciones, en poder del Secretario para su notificación, antes del 25 de octubre de cada año.
Artículo 12°.- Es responsabilidad de la jefatura directa del funcionario, efectuar en tiempo y forma los respectivos Informes de Desempeño y la Precalificación. Además, de la adecuada utilización de los respectivos instrumentos auxiliares del Proceso.
Artículo 13°.- En todo lo no previsto en el presente Reglamento Especial de Calificaciones, se aplicarán las normas del Reglamento de Calificaciones del Personal afecto al Estatuto Administrativo, aprobado por el decreto supremo N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior.
Disposiciones Transitorias
Artículo primero.- El Reglamento Especial de Calificaciones para los funcionarios de la Subsecretaría de Educación que se aprueba por el presente acto, entrará en vigencia automáticamente para el período calificatorio que se inicie con posterioridad a su publicación en el Diario Oficial.
Artículo segundo.- Durante el período de transición, mientras no entre en vigencia el presente Reglamento, se aplicará lo establecido en el decreto N° 308, de 1998, modificado por los decretos N °s. 91, de 2001, y 77, de 2005, todos del Ministerio de Educación y por lo dispuesto en el decreto supremo N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior.
Artículo tercero.- Deróguense los decretos N°s. 308, de 1998, y 91, de 2001, ambos del Ministerio de Educación, una vez culmine la total evaluación del período calificatorio en curso a la fecha de publicación del presente decreto en el Diario Oficial.
Anótese, tómese razón, comuníquese y publíquese.- SEBASTIÁN PIÑERA ECHENIQUE, Presidente de la República.- Gerardo Varela Alfonso, Ministro de Educación.
Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento.- Raúl Figueroa Salas, Subsecretario de Educación.