Artículo 31° Libros Consulares

    1. Las Oficinas Consulares deberán llevar los siguientes libros:

    a) Libro General de Actuaciones, en el que se anotarán, por orden cronológico, todos los actos consulares, ya sea que estén o no sujetos al pago de derechos consulares.

    Dicho libro podrá constituirse con una copia de formulario "Diario de Entradas", de la rendición de cuentas.

    b) Libro de "Actos Notariales", en el que se inscribirán los Contrato, Protestas, Declaraciones, Poderes, Testamentos Abiertos u otros que se otorguen en la Oficina Consular y Toma de Razón de Testamentos Cerrados; será foliado y cada hoja será autorizada, en la parte superior derecha con la media firma del funcionario consular, y sellado en cada hoja con el timbre de la Oficina Consular, y se complementará con un índice.

    c) Libro de "Actos de Estado Civil", en el cual se asentarán los actos relativos al estado civil de las personas. Será foliado y sellado en cada hoja con el timbre de la Oficina Consular y deberá llevar su índice.

    d) "Libro de Partes", en el que se anotará toda comunicación remitida y recibida, con sus números y fechas, suma y breve resumen de su tramitación, cuando la haya. Las comunicaciones reservadas y secretas se registrarán en forma separada y conforme a las instrucciones que imparta el Ministerio.

    e) Libros de "Matrícula de Chilenos", el cual se constituirá debidamente foliado y en orden cronológico con una copia de los "Certificados de Matrícula", y se complementará con un índice alfabético por año calendario de los chilenos matriculados y el número de orden correspondiente a cada matrícula.

    f) Libro de "Legalización de Firmas", en el que se anotarán la naturaleza del documento que motiva la legalización y las partes mencionadas en él, su fecha, el nombre y cargo del funcionario cuya firma se legaliza, número y fecha de la actuación.

    g) Libro Matriz de Inscripciones Militares, que contendrá las anotaciones que se indican en el artículo 53° de este Reglamento.

    h) Libro "Indice de Repatriaciones", en el cual se anotará el nombre del beneficiario, fecha del embarque, medio de transporte, valor del pasaje y de los recursos que se le otorgaron, número y fecha del pasaporte de repatriación.

    Se dejará testimonio si la repatriación fue gratuita y de las condiciones en que fue efectuada. Dicho libro se complementará con la nómina de repatriados por otras Oficinas Consulares de Chile que, periódicamente, proporcionará el Ministerio.

    i) Libro de Caja y de Estampillas Consulares, a que se refiere el artículo 44° N° 1.

    2. Todos los libros irán foliados, se cerrarán anualmente, o cuando se haga entrega de la Oficina Consular, con la firma de los funcionarios que intervinieren y expresión del motivo de cada cierre.

    3. Cuando para los mencionados libros hubiere modelos o formularios oficiales, los funcionarios consulares se ceñirán estrictamente a ellos.

    4. El Ministerio podrá disponer la apertura de otros libros, cuando las necesidades del servicio lo justifiquen.