Artículo 8º.- Las fichas clínicas, cualquiera sea su soporte, deben almacenarse en un archivo o repositorio que garantice que los registros son completos y asegure el acceso oportuno, la conservación y confidencialidad de los datos, así como la autenticidad de su contenido y de los cambios efectuados en ella.

I.  Fichas en soporte electrónico:

a)  La información debe respaldarse en cada proceso de incorporación de los documentos.

b)  Habrá una copia de seguridad en el lugar de operación de los sistemas de información y otra en un centro de almacenamiento de datos electrónicos que tenga un estricto control de acceso, registro de entrada y salida de respaldos.

c)  Medidas de seguridad y barreras de protección frente a accesos no autorizados.

d)  Sustitución de la información por la versión más reciente que se disponga, en el menor tiempo posible, en casos de alteración no programada.

e)  Programas que permitan la restauración del servicio en el menor tiempo posible en los casos que deje de operar.

II.  Fichas en soporte papel:

a)  Archivo único y centralizado con fichas ordenadas con características que permitan su ubicación expedita.

b)  Mantención, conservación y reposición de carátulas en casos de deterioros.

c)  Control de extravíos y omisiones de documentos.

d)  Archivo ordenado con orden secuencial por números de fichas o letras.

e)  Sistema de constancia de solicitudes de acceso a las fichas.

f)  Registro de entrada y salida de las fichas con indicación del destinatario responsable y fechas de pedido y de devolución.