Artículo 6º.- El inicio de todo proceso de recolección de datos que lleve a cabo la División de Educación Superior se ejecutará mediante oficios notificados personalmente o, bien, despachados por correo certificado a cada una de las instituciones de educación superior reconocidas oficialmente por el Estado, dirigidos al rector o a su máxima autoridad, en los que se le dará a conocer los siguientes aspectos esenciales:

a)  La información que deberá recoger y entregar la respectiva institución.

b)  Las condiciones generales del respectivo proceso.

c)  Las condiciones, formato o soporte, y plazo para la entrega de la información. Entre la fecha fijada para la entrega de la información y la fecha de envío de la comunicación que inicia el proceso, no podrá mediar un plazo inferior a veinte días hábiles.

d)  La individualización de la jefatura, o funcionario de la División de Educación Superior a cargo del proceso de recolección, y su correo electrónico de contacto, para atender consultas sobre el asunto de que se trata.

    Dichos oficios serán también remitidos vía electrónica a la persona que haya sido designada por la respectiva institución como personero ante la División de Educación Superior.