AUTO ACORDADO SOBRE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA ILUSTRÍSIMA CORTE DE APELACIONES DE LA SERENA
Nº 14.- En La Serena, a treinta y uno de enero de dos mil trece, reunida la Corte en Pleno Extraordinario, bajo la Presidencia del Ministro don Humberto Mondaca Díaz y con la asistencia de los Ministros titulares don Juan Pedro Shertzer Díaz, doña María Angélica Schneider Salas, don Jaime Franco Ugarte, don Raúl Beltrami Lazo, don Fernando Ramírez Infante y doña Marta Maldonado Navarro, de conformidad a los acuerdos adoptados en las Jornadas de Reflexión 2010 de la Excma. Corte Suprema y del Honorable Consejo Superior, de cinco de enero de dos mil once, lo resuelto con fecha veintitrés de agosto de dos mil once por el máximo Tribunal, que autorizó la creación del cargo de administrador para esta Corte de Apelaciones y con el fin de normar la nueva estructura orgánica interna que opera en este Tribunal, adecuada a los nuevos procedimientos reformados y cuyo objetivo es la eficiencia de los procesos y optimización del uso de los recursos humanos y tecnológicos existentes, así como la entrega de un servicio de administración de justicia acorde a los actuales desafíos, teniendo para ello en consideración:
Vistos y considerando:
1º Que, el objetivo central de los distintos procesos de reforma surgidos a partir del año 2000, ha sido la profesionalización de la administración de los tribunales, permitiendo el establecimiento de una clara separación de funciones administrativas y jurisdiccionales, así como también la potenciación del uso de las herramientas tecnológicas en los procesos internos, logrando favorecer y agilizar los procesos administrativos.
2º Que, las Cortes de Apelaciones tramitan causas de acuerdo a los procedimientos que fueron reformados, pero no cuentan con una estructura orgánica interna adecuada a estos nuevos procedimientos, de ahí la inquietud de la Excma. Corte Suprema por la necesidad de dotarlas de profesionales de la administración que apoyen la labor jurisdiccional de las mismas, autorizando para ello la creación del cargo de Administrador de Corte y estableciendo que el objetivo del mismo será administrar los recursos humanos al interior de cada Corte, como también velar por la oportuna tramitación de causas, estandarizar el funcionamiento de las distintas instancias de atención de público preocupándose por la mantención de estándares de atención y entrega de información y otras labores propias del Tribunal. También ha señalado que para tal cometido las Cortes deben aprovechar la experiencia de las unidades administrativas de los tribunales reformados y asumir un compromiso efectivo.
3º Que, la misión del Poder Judicial es ejercer sus potestades entregando justicia de calidad, demostrar que los órganos de este Poder del Estado son los primeros a través de los cuales se puede alcanzar la visión de justicia, lo que se traduce en la necesidad de dar cobertura a los requerimientos judiciales en forma oportuna; generar mecanismos para una mayor eficiencia en los procesos jurídico-administrativos, optimizando la labor interna y controlando sus resultados en base a indicadores de gestión que ya existen en los tribunales que tramitan con carpeta electrónica, ello junto con coordinar la labor de los Tribunales de primer grado de la jurisdicción con la de la Corte de Apelaciones.
4º Que existen criterios de gestión establecidos por la Excma. Corte Suprema, contenidos en diversos Autos Acordados, tales como Acta Nº 113-2006, 91-2007, 98-2009 y 135-2010, a los cuales debe adecuarse la nueva organización interna de la Corte de Apelaciones, además de utilizar las herramientas de planificación existentes para apoyar la gestión de la Corte, que actualmente constituyen una realidad en el Poder Judicial.
En razón de las consideraciones precedentes, asumiendo un compromiso efectivo frente a la necesidad de establecer una estructura orgánica interna adecuada a los nuevos procedimientos y a los estándares existentes en la actualidad en los tribunales del país, que permita sustentar la labor del Administrador de Corte designado y proporcionar una administración de justicia oportuna y de calidad, cumpliendo así con el mandato de la Excma. Corte Suprema; y, en ejercicio de las facultades económicas de que esta Corte se encuentra investida de conformidad al inciso cuarto del artículo 66 del Código Orgánico de Tribunales, se acordó la dictación de la siguiente normativa:
AUTO ACORDADO SOBRE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA ILUSTRÍSIMA CORTE DE APELACIONES DE LA SERENA
TÍTULO I
Disposiciones Generales
Capítulo I
Ámbito de aplicación
Artículo 1. Ámbito de aplicación. El presente texto tendrá aplicación respecto de toda persona, miembro y entidad sujeta a la jurisdicción de la Corte de Apelaciones de La Serena o que, por cualquier causa o bajo cualquier modalidad, preste funciones en la misma.
Artículo 2. Objetivo General. El objetivo de este cuerpo normativo es regular todos los aspectos relacionados con la organización administrativa de la Corte de Apelaciones de La Serena, ello importa todo lo relativo a su funcionamiento y al personal a cargo de desarrollar las distintas labores que involucra; optimizar el uso del recurso humano y tecnológico existente, potenciar la entrega de un servicio de administración de justicia acorde a los desafíos actuales y definir criterios básicos para una tramitación de causas eficiente, que evite formalidades y dilaciones innecesarias asociadas al procedimiento, utilizando las herramientas de gestión actualmente vigentes en el Poder Judicial.
Artículo 3. Carácter Obligatorio. El presente auto acordado contempla una normativa basada en las disposiciones que en materia de funcionamiento administrativo de los Tribunales de Justicia, contempla el Código Orgánico de Tribunales, leyes especiales y autos acordados dictados por la Corte Suprema, de ahí que cada uno de sus preceptos resulte obligatorio para todos aquellos sujetos a su aplicación, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 1.
El mismo carácter tendrán los procedimientos de trabajo e instrucciones que se dicten a su respecto y cuya elaboración y ejecución el presente auto acordado deja dentro de la esfera de facultades del administrador de Corte.
Capítulo II
Principios Básicos
Artículo 4. De Eficiencia. Las labores deberán desarrollarse de manera que garanticen óptimos resultados en el cumplimiento de la función judicial y en el manejo de los recursos, observando las normas contenidas en el presente auto acordado, los procedimientos vigentes y las instrucciones impartidas al efecto.
Artículo 5. De Eficacia. Tanto en el desempeño de las funciones, como en la ejecución de los procesos administrativos, debe aprovecharse al máximo los recursos tecnológicos, materiales y humanos disponibles y tender al pleno cumplimiento de los objetivos definidos para el Tribunal.
Artículo 6. De Celeridad. En el desarrollo de toda y cada una de las actividades que deben ejecutar los distintos funcionarios, de acuerdo a las funciones asignadas a su cargo o tareas encomendadas, deberá propenderse a la prontitud, esto es, a desarrollarlas en el menor tiempo posible.
Artículo 7. De Respeto. En el marco de las relaciones, ya sea labores y de convivencia que se dan o generan al interior del lugar de trabajo o aquellas de información y comunicación que necesariamente se producen con usuarios u organismos relacionados, los funcionarios deberán guardar siempre las consideraciones debidas, ello importa, además, no faltar jamás ni de palabra, ni por escrito ni de obra, a ninguna persona.
En razón del presente principio, los procedimientos de trabajo y protocolos relacionados con la atención de usuarios de la Corte de Apelaciones asegurarán un trato gentil a las personas, acceso a la información de carácter público, resolución de consultas y la posibilidad de realizar las quejas o reclamos en formato papel, informático o verbalmente.
Artículo 8. De Responsabilidad. Las labores deberán cumplirse conforme los términos de su descripción en la respectiva ficha de asignación de funciones, la que constará por escrito y con la adecuada especificidad. Asimismo, en su cumplimiento, deberán observarse los procedimientos establecidos y las instrucciones impartidas. Para ello, todos los documentos mencionados serán puestos anticipadamente en conocimiento de los obligados, quienes responderán administrativamente en caso de incumplimiento e/o inobservancia.
Capítulo III
Aspectos y Reglas Generales
Artículo 9. De la Organización Administrativa. Todas las labores no jurisdiccionales que involucra la actividad de una Corte de Apelaciones y que son desarrolladas por el personal de secretaría, se organizará en base a Unidades funcionales, las que ejecutarán el conjunto de funciones que se le atribuyen en el presente auto acordado y con la dotación de personal que se le asigna por el mismo.
Se establecerá, al efecto, una organización jerárquica de cada uno de los órganos y autoridades de la Corte que inciden en los procesos administrativos, señalando con claridad las relaciones de subordinación y/o coordinación, la ubicación precisa de cada uno de los órganos de las unidades correspondientes, identificando las Jefaturas de las Unidades Funcionales y determinando los conductos regulares de mando y comunicación interna, todo lo cual constituirá la nueva Estructura Orgánica Administrativa de la Corte de Apelaciones de La Serena.
Artículo 10. Administración del personal. Al Administrador de Corte le corresponderá proponer al Presidente la distribución del personal del Tribunal en las diferentes Unidades funcionales, así como las redistribuciones temporales o definitivas que resulten pertinentes. Además, será el responsable de organizar, dentro de la jornada laboral, los turnos correspondientes del personal y planificar las vacaciones, permisos administrativos y comisiones de servicio de éstos, de manera de asegurar el buen funcionamiento del Tribunal y una adecuada asignación de cargas de trabajo. Además, efectuará las gestiones necesarias ante la Corporación Administrativa para el financiamiento de las suplencias e interinatos de funcionarios que resulten procedentes.
Artículo 11. Estandarización de los procesos. Las actividades administrativas de la Corte de Apelaciones, con un detalle pormenorizado de la totalidad de las tareas y actuaciones que involucra, será descrito en los procedimientos de trabajo, los que, sancionados por la autoridad correspondiente, serán oportunamente publicados y notificados al personal directamente involucrado en su ejecución. Constituirá un objetivo de la organización, la estandarización de los procesos.
Artículo 12. Polifuncionalidad. Cada funcionario debe encontrarse capacitado y dispuesto a cubrir diversas posiciones de trabajo, en especial aquellas con déficit de personal, sin perjuicio de contar con el grado necesario de estabilidad en la función para la cual ha sido destinado por la autoridad correspondiente. Para tal cometido, el funcionario deberá dominar acabadamente las labores administrativas que le corresponde de acuerdo al perfil del cargo al que se encuentra asignado y conocer las demás que se ejecuten por los miembros de la Unidad funcional de la que forme parte, a un grado que le permita asumir y suplir adecuadamente todos y cada uno de los puestos de trabajo de aquélla.
Para alcanzar tal nivel de capacitación que permita al funcionario desarrollar más de una actividad y desenvolverse en más de un puesto de trabajo, el Administrador de Corte elaborará programas de capacitación.
Artículo 13. Rotación de funciones. Con el objeto de propender a la polifuncionalidad y a efectos de cubrir toda y cada una de las subrogaciones contenidas en el "Modelo de Subrogación", la jefatura de cada Unidad dispondrá que los funcionarios miembros de la misma, roten entre sí, de suerte de conocer directamente las labores que ejecuta cada uno de los cargos pertenecientes a la Unidad. Además, se establecerá un programa de rotación de funciones que permita capacitar a todos los funcionarios en los distintos cargos pertenecientes a toda y cada una de las Unidades de la Corte, con el objeto de cubrir las necesidades que se generen en una Unidad distinta a la que originalmente se esté asignado, por falta del mínimo de personal indispensable para operar, ello de acuerdo al programa de capacitación que deberá elaborar el administrador.
Artículo 14. Evaluación y Capacitación del personal. Las jefaturas de las distintas Unidades efectuarán una revisión y evaluación permanente de los conocimientos, capacidades y/o habilidades de los empleados bajo su responsabilidad, reportando al administrador las necesidades de capacitación y/o reasignación que en tal cometido adviertan.
Artículo 15. Plan de Trabajo. La administración debe adoptar las medidas que sean necesarias para optimizar la gestión de todos sus componentes y ejercer funciones de control de dicha gestión en cada uno de sus niveles de competencia, para ello resulta necesario fijar los objetivos de dicha gestión para un período de tiempo determinado, cuyo contenido será orientador del desarrollo de las funciones de cada uno de los órganos y autoridades del Tribunal, todo en el contexto y con explícita mención al Plan Estratégico del Poder Judicial.
En tal cometido el administrador deberá proponer al Pleno de la Corte de Apelaciones un plan trienal de trabajo, de acuerdo a las instrucciones que imparta al respecto la Corte Suprema, plan que contemplará el trabajo a realizar durante dicho período, debiendo considerar la optimización de la tramitación de causas, en todos sus ámbitos, y la disminución de las causas pendientes en la Corte.
Asimismo, el administrador deberá presentar informes anuales de gestión al Ministro Visitador de la Corte Suprema y al Presidente de la Corte, respecto del cumplimiento del plan aprobado, el que propondrá las medidas correctivas necesarias para el cumplimiento oportuno de dicho plan y la inclusión de nuevos elementos asociados cuando sea pertinente. Además deberá presentar un informe que resuma la gestión anterior, su cumplimiento y continuidad, al nuevo Presidente de la Corte de Apelaciones cuando éste asuma.
Artículo 16. Separación de funciones. El Presidente de la Corte supervigilará la labor administrativa del Tribunal, velando por que el administrador y todo el personal bajo dependencia de este último, cuenten con la necesaria autonomía para el cumplimiento de su cometido.
El administrador deberá dirigir las labores administrativas propias del funcionamiento de la Corte y de coordinación con los tribunales de primera instancia.
En consecuencia, el Presidente y el administrador estarán facultados para dictar instrucciones en forma directa al personal, sin perjuicio de que éstos deberán, además, observar aquellas instrucciones recibidas directamente desde la jefatura de la respectiva Unidad funcional a la que pertenecen.
Artículo 17. Mejoramiento continuo. Todos los ámbitos de la gestión administrativa serán desarrollados sobre la base del mejoramiento continuo, lo que se traduce en la necesidad de realizar una constante revisión de todos los procesos y/o procedimientos internos, a fin de mejorarlos, para tal efecto el Presidente, el administrador y las respectivas jefaturas generarán las condiciones que faciliten tal objetivo y los funcionarios de todos los niveles participarán, realizando las propuestas que estimen pertinentes.
Artículo 18. Digitalización de las actuaciones. Todas las actuaciones que incidan en procesos de conocimiento de la Corte de Apelaciones serán digitalizadas e incorporadas al sistema informático, sin perjuicio de su soporte físico en los casos que determine la autoridad correspondiente, velando por el perfeccionamiento del trabajo judicial en base al concepto de carpetas virtuales y procesos electrónicos. Para el cumplimiento de tal objetivo, se requerirá de la entidad pertinente los medios tecnológicos que resulten indispensables.
De la misma manera se tenderá a facilitar la recepción de presentaciones y documentación formal, a través de correo electrónico u otros medios tecnológicos que en la actualidad o en el futuro, posibiliten celeridad y seguridad en su recepción, conforme los parámetros que al efecto establece la ley o que, en su caso, regulen instrucciones o autos acordados de la Corte Suprema o Corte de Apelaciones de La Serena.
Artículo 19. Comunicación por medios electrónicos. Las comunicaciones al interior de la Corte de Apelaciones de La Serena se realizarán mediante correo electrónico, el que constituirá el medio formal y obligatorio para dirigir todo tipo de información e instrucciones, regulándose su uso y demás condiciones en el procedimiento respectivo.
De la misma manera se llevarán a cabo las comunicaciones entre la Corte de Apelaciones y los Tribunales de su jurisdicción, encontrándose establecida su operatividad en el procedimiento dictado al efecto.
Las comunicaciones formales de la Corte de Apelaciones de La Serena con órganos o instituciones externas, dentro o fuera del Poder Judicial se llevarán a cabo por medios que garanticen la celeridad y certeza de su entrega, haciendo uso del correo electrónico cada vez que ello sea posible. Para tales efectos, se promoverá la suscripción de convenios o acuerdos interinstitucionales a nivel local y operativo, respetando los convenios generales suscritos por la Corte Suprema.
TÍTULO II
Estructura Orgánica Administrativa
Capítulo I
Órganos del Área Administrativa
Artículo 20. Órganos del área administrativa. Estos comprenden dos niveles, uno directivo y otro ejecutivo.
Son órganos del nivel directivo:
. El Presidente de la Corte de Apelaciones,
. El Tribunal Pleno,
. El Secretario de la Corte de Apelaciones,
. El Administrador y
. Las Jefaturas de las Unidades Funcionales.
Son órganos del nivel ejecutivo
. Las Unidades Funcionales.
Capítulo II
Órganos del nivel directivo
Artículo 21. Presidente de la Corte de Apelaciones. Para los efectos del presente auto acordado, el Presidente de la Corte de Apelaciones es el jefe superior de la estructura administrativa del Tribunal y en tal calidad es el canal regular a través del cual los demás Ministros se relacionan y vinculan con el área administrativa. Bajo su subordinación directa se encuentran el Secretario, Relator de Pleno, Relatores y el Administrador, relacionándose en todo el aspecto administrativo a través del administrador y en lo jurisdiccional en forma directa con el Secretario, Relator de Pleno y los Jefes de Unidad.
Sus atribuciones se encuentran descritas en la normativa del Código Orgánico de Tribunales y, en el marco del presente auto acordado, le serán propias, además:
1.- Resolver la asignación y reasignación del personal de Secretaría en cada uno de los cargos previstos en la Estructura Orgánica Administrativa, conforme a la propuesta que efectúe el administrador.
2.- Proponer al Pleno las medidas correctivas o, en su caso, la inclusión de nuevos elementos, ya sea para el oportuno cumplimiento del plan trienal de trabajo o para su mejora y óptima ejecución, en base al informe anual entregado por el administrador.
3.- Visar el informe en virtud del cual el administrador resume la gestión del tribunal de acuerdo al plan trienal de trabajo, su cumplimiento y continuidad durante el año judicial que expira, al nuevo Presidente de la Corte de Apelaciones que asume el siguiente periodo anual.
4.- Someter a la aprobación del Pleno los procedimientos de trabajo propuestos por el administrador, con las modificaciones, que en su caso, estime pertinentes.
5.- Supervisar el desempeño administrativo del Tribunal, a través de los reportes periódicos de gestión.
6.- Proponer modificaciones al presente auto acordado.
7.- Dar cuenta de las irregularidades que detectare en el cumplimiento de las actividades administrativas por parte de cualquier funcionario.
Artículo 22. El Tribunal como órgano de la estructura administrativa. Corresponde al Tribunal Pleno, a quien conforme la normativa orgánica, incumbe el ejercicio de las facultades disciplinarias, administrativas y económicas.
En tal virtud, además de las atribuciones que expresamente señala la ley, le corresponde:
1.- Reglar, en lo administrativo, el ejercicio de las funciones del Secretario en la forma más conveniente para el buen funcionamiento del Tribunal y en armonía con aquellas que se ponen en la esfera de competencia del Administrador de Corte.
2.- Reglar el ejercicio de las funciones del administrador en la forma que estime más conveniente para el buen servicio judicial y el cumplimiento de los objetivos establecidos por la Corte Suprema.
3.- Conocer, aprobar y/o modificar el Plan de Trabajo trienal que presente el administrador, así como aquellas medidas correctivas y/o nuevos elementos que, en su caso, proponga el Presidente tras la revisión anual, dispuesta en el artículo 15.
4.- Resolver las propuestas de modificación al presente auto acordado, que realice el Presidente.
5.- Conocer y aprobar, con las modificaciones que estime pertinentes, los Procedimientos de Trabajo y Fichas de Perfil de Cargo elaborados por el administrador.
Artículo 23. Secretario de la Corte de Apelaciones. De acuerdo a lo establecido por el artículo 379 del Código Orgánico de Tribunales, los secretarios de las cortes, son ministros de fe pública encargados de autorizar, salvo las excepciones legales, todas las providencias, despachos y actos emanados del Presidente de la Corte de Apelaciones, de los Ministros y del Tribunal Pleno, y de custodiar los procesos y todos los documentos y papeles que sean presentados a la Corte de Apelaciones.
Sus funciones se encuentran descritas en el artículo 380 del texto orgánico y, además, debe desempeñarse como Ministro de Fe del Tribunal, en cuanto órgano calificador, para los efectos previstos en el artículo 274 del Código Orgánico de Tribunales.
En la nueva estructura orgánica administrativa de la Corte de Apelaciones de La Serena, reglando el ejercicio de las funciones del secretario, se establece como deberes y obligaciones del cargo, entre otros:
1.- Comunicación permanente con primera instancia, Excma. Corte Suprema, Tribunal Constitucional e instituciones afines, con el objeto de informar libertades, solicitar causas, custodias, respuestas a oficios, etc., especialmente, en lo concerniente a recursos de protección y amparo.
2.- Guarda de las declaraciones de parentesco, patrimonio, intereses y drogas, en su caso.
3.- Actuar como ministro de fe en causas de Derechos Humanos.
4.- Tramitar los recursos de queja que se interponen en la Excma. Corte Suprema respecto de los Ministros de este Tribunal de Alzada.
5.- Instruir sumarios administrativos respecto del personal de Secretaría.
6.- Practicar todas las certificaciones que sean pertinentes a propósito de la tramitación de las causas.
7.- Control y revisión de todos los oficios emitidos por la Corte de Apelaciones al exterior y de las causas que son enviadas a la Excma. Corte Suprema y a primera instancia.
8.- Preparación en forma bimestral de la visita de Secretaria (función indelegable).
Responde ante el Presidente y el Tribunal por los resultados de su función y por las deficiencias que se produzcan en su desempeño.
Artículo 24. Administrador. Funcionario auxiliar de la administración de justicia, responsable de asesorar al Presidente de la Corte de Apelaciones en la planificación, dirección, coordinación, control y evaluación del desempeño del Tribunal y de la jurisdicción en su conjunto. Es, además, el encargado de administrar los recursos humanos de la Corte para la eficiente y oportuna tramitación de causas, atención de público y demás labores propias del tribunal.
Además de las funciones establecidas por la Excma. Corte Suprema, el administrador tendrá las atribuciones y responsabilidades que le entregue el presente auto acordado y/o el Presidente, a quien estará subordinado en forma exclusiva.
Entre otras funciones le corresponderá:
1.- Dirigir y coordinar a los Jefes de Unidad y por su intermedio a los funcionarios pertenecientes a cada una de las Unidades funcionales.
2.- Propender a la estandarización de procesos de trabajo y a la polifuncionalidad en el desempeño funcionario, estableciendo procedimientos internos únicos, claros y uniformes respecto de materias determinadas y otros relacionados con programas de capacitación.
3.- Adoptar las medidas que sean necesarias para optimizar la gestión al interior de las Unidades funcionales y ejercer funciones de control de la gestión a través de las mismas en cada uno de sus niveles de competencia.
4.- Instruir a los funcionarios de Secretaría respecto a cuestiones atingentes a los procesos administrativos.
5.- Realizar la distribución del personal entre las Unidades funcionales y la asignación permanente y/o temporal para actividades administrativas específicas.
6.- Citar a reuniones de trabajo a todo el personal de secretaría o a algunos de ellos cada vez que lo estime necesario.
7.- Citar a todo el personal de secretaría o a algunos de ellos para actividades de capacitación o entrenamiento interno.
8.- Seleccionar e instruir al personal de secretaría para actividades relacionadas con el cumplimiento de Metas de Gestión.
9.- Citar a administradores y/o secretarios de tribunales para reuniones de coordinación.
10.- Citar a administradores y/o secretarios de tribunales a reuniones para comunicar y/o entregar instrucciones específicas de la Corte Suprema o de la Corte de Apelaciones de La Serena.
11.- Coordinar con el Administrador Zonal de la Corporación Administrativa del Poder Judicial o jefaturas de departamentos, la contratación de los servicios o suministro de materiales que se requieran en la Corte de Apelaciones de La Serena.
12.- Supervisar la cuenta corriente del tribunal a través del Jefe de Unidad de Servicio.
13.- Administrar, en cuanto existiere, el presupuesto que se asignare a la Corte de Apelaciones de La Serena, ya sea como Centro de Gastos o Centro Financiero.
Artículo 25. Jefaturas. Son los Jefes operativos de las Unidades Funcionales y en tal virtud los encargados de dirigir y coordinar la unidad y el personal asignado, impartiendo instrucciones directas a los miembros de la Unidad funcional a su cargo.
Su gestión se direccionará al cumplimiento del plan trienal vigente y las directrices entregadas por el Administrador de la Corte, a quien están subordinados.
Serán funciones de las Jefaturas, además de otras que determine el Administrador de la Corte:
1.- Supervisar directamente la asistencia, horario y desarrollo de las actividades administrativas del personal de las Unidades Funcionales que se encuentren bajo su responsabilidad.
2.- Supervisar directamente el resultado de la gestión de las Unidades Funcionales a su cargo.
3.- Realizar propuestas al Administrador, para los efectos de la destinación permanente o transitoria de empleados en cada uno de los cargos de las Unidades Funcionales bajo su responsabilidad, en el marco del Programa de Rotación del Personal.
4.- Destinar temporalmente a funcionarios de las Unidades Funcionales que se encuentren bajo su responsabilidad a otros cargos, ante situaciones de ausencia del personal.
5.- Solicitar al administrador la destinación temporal de funcionarios de otras Unidades Funcionales para el caso de ausencias que no puedan suplirse con personal de la misma Unidad.
6.- Informar al administrador la situación del personal de la Unidad a su cargo, para los efectos de la propuesta de feriado legal y comisiones de servicio por capacitación.
7.- Informar al administrador, cada vez que requiera, de la necesidad de capacitación de los empleados de la Unidad funcional bajo su responsabilidad.
8.- Informar al administrador, cada vez que sea necesario, de las posibles correcciones que se pudieren introducir a los procedimientos de trabajo que se llevan a cabo en las Unidades Funcionales a su cargo.
9.- Organizar la rotación de los funcionarios de cada Unidad funcional dentro de los distintos puestos de trabajo que comprende la misma.
10.- Entregar al administrador, en el mes de noviembre, un informe escrito del desempeño del personal a su cargo.
Capítulo III
Órganos del nivel ejecutivo
Artículo 26. Áreas de gestión estratégica. La Corte de Apelaciones de La Serena contemplará en sus actividades operativas las siguientes áreas, consideradas de gestión estratégica:
Área de Causas, destinada a gestionar y registrar los actos jurídicos que componen las diversas etapas de los procesos judiciales.
Área de Salas, le corresponde gestionar y controlar las etapas administrativas previas y hasta el término de la vista de la causa en sala.
Área de Control de gestión, controlar y evaluar la gestión operativa e informática de la tramitación de causa en la Corte, además de generar los reportes estadísticos necesarios para el proceso de toma de decisiones orientadas a lograr eficacia y eficiencia en el cumplimiento de las funciones.
Área de Servicios, destinada a prestar apoyo a las diferentes unidades de la Corte en materia de suministro de materiales y servicio generales, asumiendo el rol que se establezca respecto a la relación presupuestaria con la Corporación Administrativa del Poder Judicial, conforme a las políticas de administración financiera que se definan.
Área de Atención de público, le corresponde gestionar y controlar el ingreso de solicitudes a la Corte, dar una atención integral a los usuarios presenciales, telefónicos, virtuales y de auto consultas, dando cumplimiento a las políticas de atención de público existentes en el Poder Judicial.
Área Administrativa, que comprenderá la gestión de los asuntos que por mandato legal o económico debe resolver el Pleno de Ministros y aquellas labores de administración relacionadas con el recurso humano y la coordinación con la Oficina de Personal de la Corporación Administrativa del Poder Judicial.
Área de Coordinación de tribunales de primera instancia, ejercer las coordinaciones referente a materias que sean de interés para la Corte de Apelaciones relacionadas con el funcionamiento de aquellos tribunales.
Artículo 27. Unidades Funcionales. Son los órganos del área administrativa de la Corte de Apelaciones que ejecutan las actividades específicas definidas como áreas de gestión estratégicas. Están integradas por el personal de empleados de Secretaría, se subordinan a las instrucciones directas de su respectiva Jefatura y responden del desempeño de las tareas administrativas que se le encomienden por destinación permanente o temporal de acuerdo a las modalidades previstas en los correspondientes procedimientos de trabajo.
Las Unidades Funcionales son:
. Unidad de Servicio y Atención de Público,
. Unidad de Causa y Sala,
. Unidad de Control de Gestión y Coordinación con
Tribunales de Primera Instancia y,
. Unidad de Pleno.
Artículo 28. Dotación Mínima. Cada unidad funcional tendrá establecido un número mínimo de funcionarios con los cuales puede cumplir las funciones que le son propias, para asegurar su normal desempeño, definir la autorización de feriados y permisos y organizar las comisiones de servicio, todo ello con el fin último de resguardar el buen funcionamiento del Tribunal. Para el caso de no contar con dicha dotación, se podrá complementar con personal de otra unidad, de acuerdo a las políticas que establece el presente auto acordado y aquellas que, en su caso, fije el administrador.
Artículo 29. Políticas de reemplazos y suplencias. Ante la ausencia de un empleado, las actividades administrativas que éste desempeñe serán distribuidas por la Jefatura correspondiente entre los demás funcionarios de la misma sección o área. Si la cantidad de personal en funciones en la Unidad resultare insuficiente el Jefe de la Unidad o Relator de Pleno, en su caso, solicitará al administrador se le asigne en forma temporal un funcionario perteneciente a otra unidad organizacional, teniendo presente las descripciones de cargos y plan de rotación de funciones. La concesión de permisos administrativos y feriados legales se llevará a efecto cuidando que las respectivas unidades conserven una cantidad de funcionarios que le permita funcionar adecuadamente.
El administrador gestionará las suplencias, interinatos y/o comisiones de servicios que resulten pertinentes frente a la imposibilidad de proceder en la forma establecida en el inciso precedente, de acuerdo a las políticas fijadas por el Honorable Consejo Superior de la Corte Suprema.
Unidad de Servicio y Atención de Público
Artículo 30. Responsabilidad de la Unidad de Servicio y Atención de Público. En su área de servicio, es la Unidad responsable de prestar apoyo al resto de unidades en materias relacionadas con la entrega de servicios generales y abastecer de recursos materiales para su adecuado funcionamiento tanto en el ámbito jurisdiccional como administrativo. En este marco le corresponde llevar la contabilidad y las cuentas corrientes, coordinar operativamente todas las necesidades físicas y materiales para la realización de las audiencias y el funcionamiento de la Corte, velar por la adecuada entrega de los servicios de mantención, aseo, jardines, vigilancia y otros.
En lo que a su área de atención de público se refiere, es la responsable de otorgar una adecuada atención, orientación e información a los usuarios internos y externos, velando por la calidad, veracidad y entrega oportuna de la información; recepcionar escritos e informes relacionados con causas y su posterior distribución; recibir, registrar, distribuir y archivar la correspondencia que ingresa a la Corte, incluyendo la que llegue vía fax y correo electrónico y despachar la que emane de este tribunal.
Artículo 31. Objetivos de la Unidad de Servicio y Atención de Público. Constituye el objetivo general de la Unidad, administrar el Centro Financiero de la Corte de Apelaciones, prestar apoyo al resto de unidades en materias de entrega de servicios generales, abastecer de recursos materiales para su adecuado funcionamiento tanto en el ámbito jurisdiccional como administrativo y otorgar atención, orientación e información a los usuarios internos y externos, velando por la calidad, veracidad y entrega oportuna de la información; así mismo recibir y distribuir escritos, informes y correspondencia que llegue al Tribunal.
Artículo 32. Actividades administrativas de la Unidad de Servicio y Atención de Público. Las funciones específicas que deberá desarrollar la Unidad, sin perjuicio de las adecuaciones que estime necesario realizar el administrador u otras que pudieren serle asignadas, son las siguientes:
1.- Coordinar operativamente todas las necesidades físicas y materiales para la realización de las audiencias y el funcionamiento de la Corte.
2.- Velar por la adecuada entrega de los servicios de mantención, aseo, jardines, vigilancia y otros.
3.- Prestar apoyo especializado en materia de servicios auxiliares de aseo, mensajería, administración de bodegas, etc., a las distintas unidades del Tribunal para desarrollar sus funciones.
4.- Administrar el Centro Financiero de la Corte de Apelaciones de La Serena y cumplir con todas las funciones que debe desarrollar este centro.
5.- Administración de la cuenta corriente judicial.
6.- Custodiar y controlar el mobiliario y artefactos que se mantienen en el Tribunal, llevando el inventario de Activo Fijo del Tribunal actualizado, timbres, estufas, hervidores, termos y otros, generando informes periódicos.
7.- Otorgar atención, orientar y entregar información a los usuarios que llamen o concurran al Tribunal.
8.- Recepcionar escritos e informes relacionados con causas y su posterior distribución.
9.- Recibir, registrar, distribuir y archivar la correspondencia que ingresa al Tribunal.
10.- Cualquier otra actividad necesaria que la unidad deba realizar.
Artículo 33. Dotación de Personal de la Unidad de Servicio y Atención de Público. Con el objeto de asegurar el normal desempeño de la Unidad, la dotación mínima de personal que se asigna al servicio de la misma es la siguiente:
. Un Jefe de Unidad
En el área de Servicio
. Un Encargado de Servicio
. Un Administrativo de Servicio
. Un Auxiliar Administrativo
. Un Oficial Asistente de Presidencia
En el área de Atención de Público
. Un Encargado de Atención de Público
. Un Administrativo de Atención de Público
. Un Ayudante de Atención de Público
. Un Secretario-Telefonista
. Un Bibliotecario-Estadístico
Unidad de Causas y Sala
Artículo 34. Responsabilidad de la Unidad de Causas y Sala. Es la unidad responsable de administrar y resguardar los recursos jurisdiccionales que ingresan al Tribunal, realizando labores de actualización diaria de la base de datos que contiene las causas de la Corte, como registro, ingreso, tramitación, cumplimiento, devolución y archivo de los procesos; además de las funciones de Ministro de Fe y de notificaciones; planificación, preparación, apoyo y seguimiento del funcionamiento de las salas; llevar y coordinar la integración e instalación de las salas; realizar todas aquellas labores relacionadas con la confección de la tabla y entrega de causas para la vista de las salas; administrar el archivo judicial básico; llevar, controlar y revisar los estados mensuales; colaborar en las estadísticas básicas del tribunal y llevar la custodia de documentos.
Artículo 35. Objetivos de la Unidad de Causas y Sala. Constituye el objetivo general de la Unidad, administrar y resguardar los recursos jurisdiccionales que ingresan al Tribunal, realizando labores diarias de actualización de la base de datos que contiene las causas de la Corte y la tramitación total de los procesos, hasta su devolución o archivo, en los casos que corresponde.
Artículo 36. Actividades administrativas de la Unidad de Causas y Sala. Las funciones específicas que deberá desarrollar la Unidad, sin perjuicio de las adecuaciones que estime necesario realizar el administrador u otras que pudieren serle asignadas, son las siguientes:
1.- Administrar y resguardar los recursos jurisdiccionales que ingresan al Tribunal, realizando labores diarias de actualización de la base de datos que contiene las causas de la Corte, como registro, ingreso, tramitación, cumplimiento, devolución y archivo de los procesos.
2.- Cursar certificaciones y actuaciones para el Ministro de Fe.
3.- Llevar y controlar las notificaciones decretadas.
4.- Planificar, preparar, apoyar y hacer seguimiento al funcionamiento de las salas.
5.- Coordinar la integración e instalación de las salas.
6.- Administrar y custodiar el archivo judicial básico.
7.- Colaborar en las estadísticas básicas del tribunal.
8.- Realizar todas aquellas labores relacionadas con la confección de la tabla y entrega de causas para la vista en las salas.
9.- Llevar el registro de la custodia de documentos.
10.- Colaborar en el control y revisión de los estados de la jurisdicción.
11.- Cualquier otra actividad necesaria que la Unidad deba realizar.
Artículo 37. Dotación de Personal de la Unidad de Causas y Sala. Con el objeto de asegurar el normal desempeño de la Unidad, la dotación mínima de personal que se asigna al servicio de la misma es la siguiente:
. Un Jefe de Unidad
. Tres Administrativos 1º de Causa
. Un Encargado de Sala
. Un Administrativo de Sala
. Dos Digitadores de Sala
. Tres Auxiliares de Sala
Unidad de Control de Gestión y Coordinación con Tribunales de Primera Instancia
Artículo 38. Responsabilidad de la Unidad de Control de Gestión y Coordinación con Tribunales de Primera Instancia. Es la Unidad responsable de adoptar las medidas que sean necesarias para optimizar la gestión al interior de la Corte de Apelaciones de La Serena y la coordinación con los Tribunales de la jurisdicción en diversas materias de interés, en relación con el funcionamiento de los Tribunales.
Artículo 39.- Objetivos de la Unidad de Control de Gestión y Coordinación con Tribunales de Primera Instancia. Constituye el objetivo general de la Unidad, monitorear los distintos procesos administrativos internos, cumplimiento de metas, informes e indicadores, apoyando a la correcta ejecución, oportunidad y efectividad de forma permanente, que permita generar información fiable, oportuna y significativa que favorezca la correcta toma de decisiones; y coordinar distintas actividades con los Tribunales de la Jurisdicción, de manera integradora, que contribuya a mejorar la gestión y procesos al interior de los Tribunales.
Artículo 40. Actividades administrativas de la Unidad de Control de Gestión y Coordinación con Tribunales de Primera Instancia. Las funciones específicas que deberá desarrollar la Unidad, sin perjuicio de las adecuaciones que estime necesario realizar el administrador u otras que pudieren serle asignadas, son las siguientes:
1.- Apoyar en el control de gestión del trabajo de la Corte de Apelaciones y de los Tribunales de Primera Instancia y apoyar en las diversas labores que deban efectuar los Ministros.
2.- Soporte informático. Apoyar a las distintas unidades en el trabajo administrativo, resolviendo los requerimientos de los usuarios en materia informática, uso de herramientas tecnológicas, sistemas y aplicaciones. Mantener el funcionamiento apropiado de la plataforma informática en coordinación con la Corporación Administrativa del Poder Judicial y Mesa de Ayuda.
3.- Apoyar a la Administración en la entrega de información que permita la toma de decisiones y definición de procedimientos y criterios para el buen funcionamiento del Tribunal.
4.- Llevar y mantener todo lo concerniente a la visita de secretaría de la Corte de Apelaciones de La Serena.
5.- Llevar y mantener actualizado el registro de sentencias de la Corte de Apelaciones con su índice respectivo, en formato digital y en papel.
6.- Llevar, organizar y mantener todas aquellas instrucciones dictadas por la Excma. Corte Suprema y por la Corte de Apelaciones, con su índice respectivo y en formato digital y papel.
7.- Llevar todo lo concerniente a la visita de cárcel realizada por los jueces, respectivamente (excepto semestrales); colaborar con la libertad condicional y reducción de condena.
8.- Elaborar y mantener actualizadas las estadísticas básicas de la Corte de Apelaciones, y aquellas necesarias de la jurisdicción, de acuerdo a las normativas establecidas por los organismos competentes, emitiendo los informes estadísticos necesarios para la jefatura, y aquellos otros que contribuyan a la gestión interna de la Corte de Apelaciones, incorporando indicadores de gestión.
9.- Llevar el adecuado control de todas aquellas causas en estado de relación, como material para la confección de la tabla semanal y actualización del monitor en forma diaria.
10.- Coordinar reuniones con los Tribunales de la jurisdicción concerniente a materias de interés, en directa relación con el funcionamiento de los tribunales, a fin de implementar medidas que aporten a elevar la eficiencia y eficacia.
11.- Coordinar reuniones y todo lo concerniente para la adecuada y eficiente labor de las distintas Unidades de Apoyo a Reformas Procesales (Penal, Familia, Laboral y Civil).
12.- Apoyar en las distintas tareas o actividades que deriven del Departamento de Bienestar.
13.- Monitorear el cumplimiento de las Metas Institucional y Colectiva.
14.- Llevar y mantener actualizado el Libro de Decretos Económico, de juramentos, Registro de imposiciones de los procuradores del número, en formato digital y en papel, y certificaciones.
15.- Controlar la eficiente tramitación en el sistema informático SITCORTE, velando por la actualización diaria de la base de datos que contiene las causas de la Corte de Apelaciones, recibiendo, analizando y derivando a través de la mesa de ayuda los requerimientos formulados por los funcionarios de la Corte con respecto al sistema SITCORTE.
16.- Supervisar la mantención y adecuado uso de los archivos compartidos que se creen al interior de la Corte de Apelaciones, en apoyo a la labor diaria de las distintas unidades, prestando, además, apoyo a los funcionarios para el correcto almacenamiento de información compartida, realizando los respaldos de información necesarios que por razones de buen servicio se requieran.
17.- Contribuir con propuestas de mejora en los procesos, incluyendo desarrollo informático y utilización de herramientas tecnológicas en pos de mejorar la eficiencia en la realización de actividades de las Unidades.
18.- Gestionar y/o elaborar capacitaciones para el personal de la Corte de Apelaciones, contribuyendo a mejorar metodologías de trabajo, reforzar, fortalecer y entregar nuevos conocimientos, preparar a funcionarios en distintos cargos, reducir la presencia de errores en la aplicación de sistemas utilización de herramientas computacionales, y lograr eficiencia y efectividad en la realización de tareas.
19.- Gestionar y/o elaborar capacitaciones en los casos necesarios para la jurisdicción, contribuyendo a mejorar la gestión y procesos al interior de los Tribunales.
20.- Llevar, registrar y mantener información actualizada de cursos del Programa de Perfeccionamiento de la Academia Judicial, de los ministros y en todo el personal de esta Corte de Apelaciones, de jueces y secretarios de la jurisdicción.
21.- Llevar y mantener actualizada la intranet de la Corte de Apelaciones, en coordinación con las distintas Unidades Administrativas del Tribunal.
22.- Llevar el control de todos los equipos computacionales y multimedia (escáner, impresora, computador, parlantes, equipo de audio, grabadoras, máquinas fotográficas, otros) que están asignados a la Corte de Apelaciones, con la serie, código que lo identifica y de inventario, IP, candado de seguridad, revisándolos materialmente en forma periódica, canalizando los problemas que se puedan generar en el uso, aplicaciones, y cambio de hardware; controlando y supervisando el ingreso o las devoluciones o retiros correspondientes.
23.- Controlar el adecuado funcionamiento del sistema de audio, canalizando los problemas que se puedan generar en el uso, aplicaciones y cambio de hardware.
24.- Llevar el control y las comunicaciones pertinentes de todos los permisos, feriado legal, licencias médicas, comisiones de servicio, de las personas que trabajan en la Corte de Apelaciones, incluidos permisos de los ministros, coordinando además los nombramientos de funcionarios administrativos suplentes de esta Corte de Apelaciones.
25.- Llevar el registro actualizado del cumplimiento de las obligaciones de residencia de la jurisdicción, establecidas en los artículos 311 y 474 del Código Orgánico de Tribunales, y su correspondiente control.
26.- Llevar el registro de informes de concursos y medidas disciplinarias, recepcionados y provenientes de otras cortes y tribunales y gestionar su conocimiento, comunicación y publicación.
27.- Recepcionar, registrar y controlar los estados y visitas recibidos en la Corte de Apelaciones, derivando a las unidades respectivas para los trámites correspondientes.
28.- Confeccionar listado de abogados y receptores de turno.
29.- Llevar registro de abogados suspendidos y efectuar las comunicaciones pertinentes.
30.- Recepcionar los informes de audiencias de Tribunales y aquellos presentados por conservadores y martilleros, gestionar su conocimiento, comunicación y registro.
31.- Coordinar actividades de protocolo, organización de eventos y relaciones públicas.
32.- Llevar la agenda de los ministros (excepto el Presidente), y en tal cometido agendar audiencias y responder a las invitaciones de otras instituciones.
33.- Cualquier otra actividad necesaria que la Unidad deba realizar.
Artículo 41. Dotación de Personal de la Unidad de Control de Gestión y Coordinación con Tribunales de Primera Instancia. Con el objeto de asegurar el normal desempeño de la Unidad, la dotación mínima de personal que se asigna al servicio de la misma es la siguiente:
. Un Jefe de Unidad
. Un Encargado de Control de Gestión y Coordinación
con Tribunales de 1ª Instancia
. Un Administrativo de Control de Gestión y
Coordinación con Tribunales de 1ª instancia
. Un Administrativo Informático
Unidad de Pleno
Artículo 42. Responsabilidad de la Unidad de Pleno. Es la Unidad responsable de realizar la labor administrativa que demandan los asuntos que pasarán a Pleno y aquellos que son de conocimiento exclusivo del Presidente de la Corte de Apelaciones.
Artículo 43. Objetivos de la Unidad de Pleno. Constituye su objetivo general, brindar apoyo en la labor administrativa de ingreso, tramitación, cumplimiento, devolución y archivo de los asuntos administrativos entregados a conocimiento del Tribunal Pleno, y aquellos que son de conocimiento exclusivo del Presidente de la Corte de Apelaciones.
Artículo 44. Actividades administrativas de la Unidad de Pleno. Las funciones específicas que deberá desarrollar la Unidad, sin perjuicio de las adecuaciones que estime necesario realizar el administrador u otras que pudieren serle asignadas, son las siguientes:
1.- Colaborar en la labor administrativa que requieren los asuntos que pasarán a Pleno, desde el ingreso, tramitación, cumplimiento y archivo o devolución.
2.- Llevar y mantener todo lo concerniente a concursos de la Jurisdicción, Tribunales Tributarios y Aduaneros, y Fiscal Regional del Ministerio Público; desde que se genera el cargo vacante, apertura e ingreso de concursos, comunicaciones pertinentes y archivo.
3.- Llevar todo el proceso concerniente a la confección de las nóminas judiciales respectivas de los cargos de Martilleros Públicos y Peritos.
4.- Llevar todo lo referente a calificaciones desde la preparación del proceso anual de la jurisdicción, notificaciones, comunicaciones respectivas.
5.- Llevar, controlar y remitir, el cumplimiento y/o renovación de las declaraciones juradas de patrimonio, intereses, de droga y/o parentesco de los funcionarios de la jurisdicción.
6.- Mantener, registrar y actualizar el archivo judicial básico de los antecedentes de conocimiento del Pleno.
7.- Llevar y mantener información actualizada en lo que respecta a feriado legal, licencias médicas, permisos, comisiones de servicio de jueces, secretarios y relatores de la jurisdicción. Además proporcionar al Presidente la información necesaria para la designación de suplentes e interinos en cargos de jueces, secretarios y relatores de la jurisdicción.
8.- Llevar y mantener todo lo concernientes a visitas practicadas por Ministros, Fiscal y Jueces, respectivamente, a Notarías, Conservadores, Secretaría de Tribunales, Cárcel (semestral), etc.
9.- Cualquier otra actividad necesaria que la Unidad deba realizar.
Artículo 45. Jefatura de la Unidad de Pleno. La Jefatura de la Unidad de Pleno se radicará en el Relator de Pleno quien, por su especialidad, estará subordinado al Presidente de la Corte y al Tribunal Pleno. Sin perjuicio, de la debida coordinación con el Administrador de Corte para los efectos de definir modalidades de trabajo y métodos para el control de la gestión de las causas de Pleno.
Artículo 46. Dotación de Personal de la Unidad de Pleno. Con el objeto de asegurar el normal desempeño de la Unidad, la dotación mínima de personal que se asigna al servicio de la misma es la siguiente:
. Un Administrativo 1º - Asuntos de Pleno
. Un Administrativo 2º - Asuntos de Pleno
Capítulo IV
Reglas Comunes a las Unidades Funcionales
Artículo 47. Procedimientos de Trabajo. Con el fin de cumplir con una adecuada estandarización de los procesos, el administrador elaborará los procedimientos de trabajo que se requieran, dadas las distintas actividades administrativas a ejecutar por las Unidades Funcionales. Cada procedimiento contemplará un detalle pormenorizado de cada una de las tareas y actuaciones que involucra el campo de acción de las distintas unidades y se ceñirá, en todo, a las pautas establecidas por el presente auto acordado.
Los distintos procedimientos de trabajo serán propuestos por el administrador al Presidente, quien previa revisión del mismo y efectuando, en su caso, las modificaciones que estime pertinentes, lo someterá a la aprobación del Pleno.
La totalidad de los procedimientos de trabajo estarán contenidos en un Manual de Procedimientos, cuya versión actualizada estará permanentemente a disposición de todos los funcionarios de la Corte a través de medios electrónicos. A su vez, cada empleado de Secretaría deberá tener en su puesto de trabajo una versión actualizada del procedimiento correspondiente a la actividad administrativa que desempeña.
Artículo 48. Ficha de perfil de cargo y asignación de funciones. Se elaborará por el Administrador de Corte una ficha de descripción de las actividades administrativas o funciones que ejecutará cada persona o grupo de personas que se desempeñe en un mismo puesto de trabajo, con indicación específica de los requisitos, conocimientos y/o habilidades que se requieren para desempeñar tal función, la autoridad a la que se reporta y los cargos que le están subordinados, en su caso. La ficha que se denominará de "Perfil de Cargo" se ceñirá, en todo, a las pautas establecidas en el presente auto acordado y se materializará en un documento escrito, que será propuesto por el administrador al Tribunal Pleno para su aprobación.
La totalidad de los Perfiles de Cargo estarán contenidos en un documento denominado Organigrama Funcional, cuya versión actualizada estará permanente a disposición de todos los funcionarios de la Corte a través de medios electrónicos. A su vez, cada empleado de Secretaría deberá tener en su puesto de trabajo una versión actualizada del Perfil de Cargo correspondiente al puesto en que se desempeña.
Artículo 49. Modelo de Subrogación. El administrador se encargará de definir, para cada unidad funcional, un modelo de subrogación, tanto entre los distintos puestos de trabajo perteneciente a una misma unidad, como entre los de una y otra, para el caso de déficit de personal.
El modelo de subrogación para cada cargo, deberá elaborarse tomando en consideración el diseño organizacional y la dinámica funcional del Tribunal y, en el momento específico que se requiera la designación de un subrogante, deberá también ponderar niveles y disponibilidad de lfuncionario para asumir tal subrogación, de manera de no alterar el buen funcionamiento de la Corte.
Artículo 50. Reglas de Aplicación. Los órganos de la Corte de Apelaciones de La Serena darán estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en el presente auto acordado y a aquellas contenidas en los textos normativos que le darán aplicación.
Son aplicación del presente auto acordado, entre otras: el Plan de Trabajo trienal, los Manuales de Trabajo contenidos en el Manual de Procedimientos y las Fichas de Perfil de Cargo contenidas en el Organigrama Funcional, textos que serán notificados personalmente a todos los funcionarios de la Corte de Apelaciones.
TÍTULO III
Disposiciones Transitorias
Artículo Primero. Elaboración y ejecución del Plan Trienal de Trabajo. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15, el administrador elaborará el primer Plan Trienal de Trabajo para la Corte de Apelaciones de La Serena, por el trienio comprendido entre el 1 de marzo de 2013 y el 29 de febrero de 2016, plan que se hará cargo de la implementación del presente auto acordado, sin perjuicio de la operatividad gradual de las unidades, ya iniciada en la Corte.
Artículo segundo. Operatividad de las Unidades Funcionales, Organigrama Funcional y Manual de Procedimiento. Las Unidades Funcionales ya implementadas en esta Corte, así como el Organigrama Funcional y Manual de Procedimientos ya en elaboración y revisión, se encontrarán aprobados, a más tardar, en el mes de abril de 2013, tras haberse realizado una marcha blanca durante todo el año 2012.
Artículo final. Vigencia y Publicación. El presente Auto Acordado entrará en vigencia a partir de su firma y para su conocimiento, se publicará en el Diario Oficial e intranet del Poder Judicial.
Notifíquese personalmente a todos los funcionarios de la Corte de Apelaciones. Comuníquese el mismo a la Excma. Corte Suprema, Ministro Visitador del Tribunal Superior, Tribunales de la jurisdicción y Oficina Zonal de la Corporación Administrativa del Poder Judicial.
Para constancia se extiende la presente Acta. Firmado por señor Presidente Ministro don Humberto Mondaca Díaz, Ministros Titulares señor Juan Pedro Shertzer Díaz, señora María Angélica Schneider Salas, señor Jaime Franco Ugarte, señor Raúl Beltrami Lazo, señor Fernando Ramírez Infante, señora Marta Maldonado Navarro. Secretaria Subrogante Sra. Ximena Dubó Guzmán.