APRUEBA NUEVO REGLAMENTO ESPECIAL DE CALIFICACIONES DEL PERSONAL DEL SERVICIO DE TESORERÍAS
Núm. 1.074.- Santiago, 14 de agosto de 2013.- Vistos: Lo dispuesto en el artículo 47 del DFL Nº 1 (19.653), de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia de la República, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; el artículo 32 y siguientes del DFL Nº 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.834, sobre Estatuto Administrativo; el decreto Nº 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, que aprobó el Reglamento de Calificaciones del Personal afecto al Estatuto Administrativo; el DFL Nº 1, de 1994, del Ministerio de Hacienda, sobre Estatuto Orgánico del Servicio de Tesorerías; el decreto Nº 819, de 2001, del Ministerio de Hacienda, que estableció el Reglamento de Calificaciones del Personal del Servicio de Tesorerías; la resolución Nº 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República; la facultad que me confiere el artículo 32, Nº 6, de la Constitución Política de la República y
Considerando:
1. Que, el actual Reglamento de Calificaciones del Personal del Servicio de Tesorerías, contenido en el decreto Nº 819, de 22 de agosto de 2001, del Ministerio de Hacienda, es una herramienta que en la actualidad no logra cumplir con su objetivo principal de ser un instrumento de evaluación del real y efectivo desempeño de los funcionarios del Servicio, como del logro de los compromisos individuales y metas institucionales.
2. Que, atendido lo expuesto, el Servicio de Tesorerías requiere de un nuevo Reglamento Especial de Calificaciones para su personal, orientado a organizar y objetivar el proceso de evaluación del desempeño de su personal, concordándolo con los nuevos objetivos y desafíos que enfrenta esa Institución; razón por la cual dicto el siguiente
Decreto
Apruébase el siguiente Reglamento Especial de Calificaciones del Personal del Servicio de Tesorerías:
Artículo 1: Aplicación. El presente Reglamento Especial se aplicará a todos los funcionarios de planta o contrata del Servicio de Tesorerías.
En todo lo no previsto en el presente Reglamento, se aplicarán supletoriamente las normas del decreto Nº 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior y las disposiciones contenidas en el párrafo 4º, Título II del Estatuto Administrativo.
Artículo 2: Conceptos. Para los efectos del presente Reglamento el significado de los términos que a continuación se indican será el siguiente:
a) Funcionario: Persona que se desempeña en el Servicio de Tesorerías, en calidad de planta o contrata.
b) Jefe Directo: Funcionario de quien depende en forma inmediata la persona a calificar, tenga la calidad de titular, suplente, subrogante, o provisional y transitorio, a quien le corresponde efectuar la precalificación y su notificación.
c) Junta Calificadora Central: Órgano colegiado encargado de efectuar la calificación de los funcionarios del Servicio de Tesorerías. Estará compuesta por los cinco funcionarios de más alto nivel jerárquico, con excepción del Jefe Superior, y por un representante del personal elegido por éste, según el estamento a calificar.
d) Junta Calificadora Regional: Órgano colegiado encargado de efectuar la calificación de los funcionarios de la Tesorería Regional correspondiente. Estará compuesta por los tres funcionarios de más alto nivel jerárquico, y por un representante del personal elegido por éste, según el estamento a calificar.
e) Representante del personal: Integrante de la Junta Calificadora Central o de la Junta Calificadora Regional, según el caso, elegido por los funcionarios afectos a calificación correspondiente al estamento a calificar.
f) Entrevista de retroalimentación: Reunión privada entre el Jefe(a) directo(a), subrogante o supervisor y el funcionario a precalificar, con el objeto de destacar sus logros y fortalezas, identificar las brechas o debilidades, oportunidad de mejoras, analizar los obstáculos y posibles soluciones.
g) Precalificación: Es la evaluación previa realizada por el Jefe(a) directo(a) del funcionario, la que deberá efectuarse dentro del proceso calificatorio.
Artículo 3: Formatos. Corresponderá al Tesorero General de la República, aprobar por resolución los modelos de hoja de vida, precalificación, calificación, informe de desempeño, registro de antecedentes, hoja de observaciones y los instrumentos auxiliares del Sistema de Calificación.
Artículo 4: Instrumentos auxiliares de evaluación. Para fundamentar y apoyar el sistema de evaluación de desempeño, y de modo de contribuir a la objetividad del proceso, se utilizarán los siguientes instrumentos auxiliares, que servirán como antecedentes relevantes para la precalificación:
1. Informe de desempeño: Instrumento efectuado por el Jefe(a) directo(a), su subrogante o supervisor(a) cuyo objeto es evaluar el desempeño funcionario por un periodo determinado, de acuerdo a los factores generales y especiales comprendidos en el presente reglamento.
2. Compromiso de desempeño individual: Compromisos individuales acordados entre el Jefe(a) directo(a), su subrogante o supervisor y el funcionario de su dependencia, mediante un registro escrito donde se fijan los objetivos y resultados a alcanzar en el período de evaluación, los cuales deberán ser coherentes con los objetivos, compromisos y resultados de la respectiva Unidad o área de desempeño, junto a la congruencia con el descriptor de cargo correspondiente. El compromiso de desempeño individual, se debe establecer durante los primeros quince días del mes de abril de cada año. Respecto de los funcionarios que se incorporen al Servicio de Tesorerías, con posterioridad a dicho plazo, deberán suscribir, dentro de los 30 días siguientes a su incorporación, el respectivo compromiso de desempeño individual. En todos los casos para definir y redactar estos compromisos, se deberá seguir la pauta que para estos fines entregará la División Personal.
3. Entrevista de retroalimentación: El Jefe(a) directo(a), subrogante o supervisor deberá realizar una entrevista personal y privada con el funcionario a precalificar, en el cual se deben registrar los compromisos del funcionario respecto al desempeño de sus funciones, con el objeto de disminuir o eliminar las brechas o debilidades identificadas, analizar los obstáculos y posibles soluciones, detectar oportunidad de mejoras, como también registrar las fortalezas del funcionario, dar orientaciones de cómo mejorar y clarificar las expectativas de desempeño. Dicha entrevista deberá ser suscrita por las partes en un Informe de Retroalimentación.
4. Registro de Antecedentes del desempeño: El Jefe(a) directo(a), subrogante o supervisor deberá registrar las conductas y hechos relevantes, sean éstos positivos o negativos en relación al desempeño observados en el período correspondiente, recomendándose el registro de a lo menos un hecho que aporte a justificar la evaluación a realizar dentro del período correspondiente.
Artículo 5: Período de calificación. El periodo calificatorio comprenderá doce meses de desempeño funcionario, desde el 1 de abril al 31 de marzo del año siguiente, y sólo podrá considerar la actividad desarrollada por el funcionario durante el respectivo período de calificaciones.
Artículo 6: Factores generales y especiales de evaluación. La Calificación de los funcionarios del Servicio de Tesorerías considerará la evaluación de los siguientes factores:
- FACTORES GENERALES:
Rendimiento: Evalúa cuánto se hace. Se refiere a la cantidad de trabajo normalmente exigida para la(s) función(es) que desempeña, en relación al volumen, la rapidez, el cumplimiento y la oportunidad en la ejecución del trabajo.
Calidad: Evalúa el logro en relación a cómo hace la labor de acuerdo a las exigencias. Se refiere a la calidad del trabajo y a la atención de los usuarios, cuando corresponda, la ausencia de errores, y la habilidad de la ejecución en sus funciones.
Conocimiento del Trabajo: Evalúa el dominio y aplicación del conjunto de conocimientos teórico-prácticos requeridos para responder a las exigencias y responsabilidad de sus funciones. Respecto de este factor, se deberá tener presente lo dispuesto en el inciso primero del artículo 31 del Estatuto Administrativo.1
Compromisos y metas: Evalúa el nivel de cumplimiento de los compromisos acordados con su Jefatura y aporte en las metas cuando le corresponda en su equipo de trabajo.
Trabajo en equipo y cooperación: Evalúa el trabajo colaborativo y la disposición evidente para integrar, participar y colaborar en equipos de trabajo internos y externos, orientados al logro de resultados.
Integridad y compromiso con el Servicio: Evalúa el compromiso en el cumplimiento de las normas e instrucciones que regulan y orientan los deberes funcionarios, y las conductas orientadas a la satisfacción y cumplimiento de las definiciones estratégicas y valores determinados por el Servicio.
- FACTORES ESPECÍFICOS:
Gestión: Evalúa la capacidad para planificar, organizar, ejecutar, coordinar y supervisar las tareas y funciones asignadas a su equipo de trabajo en tiempo y forma.
Liderazgo: Evalúa la capacidad para orientar, inspirar, motivar, comprometer y conducir a su equipo de trabajo en el cumplimiento de las funciones, objetivos y metas del Servicio.
Artículo 7: Notas y conceptos de evaluación. La precalificación y calificación evaluará los factores definidos en este Reglamento, por medio de las siguientes notas que tienen los valores y conceptos que se indican. El Informe de Desempeño evaluará los factores con los conceptos correspondientes.
.1 Artículo 31, inciso primero del Estatuto Administrativo: "Los funcionarios seleccionados para seguir cursos de capacitación tendrán la obligación de asistir a éstos, desde el momento en que hayan sido seleccionados, y los resultados obtenidos deberán considerarse en sus calificaciones".
. Artículo 8: Lista de Calificación. Los funcionarios calificados serán ubicados de acuerdo a su puntaje en una de las siguientes Listas:
LISTA Nº 1, DISTINCIÓN,............ de 70 a 50 puntos.
LISTA Nº 2, BUENA,.................. de 49.99 a 40 puntos.
LISTA Nº 3, CONDICIONAL,............ de 39.99 a 35 puntos.
LISTA Nº 4, ELIMINACIÓN,............ de 34.99 a 30 puntos.
Artículo 9: Coeficientes. Los coeficientes por los que deberá multiplicarse la nota asignada a cada factor para obtener el puntaje final de Calificación, serán los siguientes:
. Las notas asignadas a los factores deberán expresarse en entero sin decimales, las que se multiplicarán por el coeficiente establecido para cada uno de los estamentos, obteniendo como resultado el puntaje de cada Factor y la suma de éstos dará el puntaje final, el que se expresará hasta con dos decimales. En todo caso, si el tercer decimal fuera igual o superior a cinco, se subirá la nota al decimal siguiente.
Artículo 10: Los funcionarios de planta o contrata que ejerzan cargos de jefatura, por un lapso igual o superior a 6 meses durante el período de calificación respectivo, como Jefes de Departamento, Jefes de Sección o Jefes de Oficina, establecidos en el DFL Nº 1, de 1994, del Ministerio de Hacienda, que fijó el texto refundido, coordinado, sistematizado y actualizado del Estatuto Orgánico del Servicio de Tesorerías, o los determinados por resolución interna del Servicio, serán calificados de acuerdo a los siguientes factores y ponderaciones:
. Artículo 11: Fundamentación. La determinación de cada nota en los procesos de precalificación y calificación deberá ser siempre fundada, respecto de hechos y circunstancias acaecidas durante el respectivo período de calificación. Se deberán considerar necesariamente los hechos relevantes (positivos y negativos) registrados en el período. Respecto del Informe de Desempeño, la determinación de los factores con los conceptos señalados en el artículo 7º de este Reglamento, deberá ser fundada.
Toda modificación a las notas en los procesos de precalificación y calificación deberá enunciar los motivos, razones, causas específicas y circunstancias precisas que se han considerado para asignar a un funcionario una determinada calificación, antecedentes que por sí mismo deben conducir al resultado de la evaluación verificada, debiendo existir concordancia entre el fundamento emitido y las notas asignadas.
Artículo 12: Del Precalificador. Corresponderá al Jefe(a) directo(a) o al subrogante precalificar a los funcionarios de su dependencia, siempre y cuando se haya desempeñado en dicha calidad en un período igual o superior a 2 meses. En el caso contrario deberá precalificar el Jefe(a) anterior. Si el Jefe(a) anterior no se desempeña en el Servicio al momento de la precalificación, deberá precalificar el Jefe(a) actual. En el caso que el Jefe(a) actual lo estime conveniente podrá solicitar informe del funcionario en cuestión al Jefe(a) anterior.
Artículo 13: Entrevista de Retroalimentación. El Jefe(a) directo(a), subrogante o supervisor(a), realizará una entrevista de retroalimentación con cada uno de los funcionarios de su dependencia, dentro de los primeros diez (10) días del mes de octubre de cada año, en el cual deberá registrar todos los compromisos tanto de la jefatura como del funcionario que permitan disminuir o eliminar las brechas o debilidades identificadas en el desempeño de sus funciones, analizar los obstáculos y posibles soluciones, detectar oportunidad de mejoras, como también de consignar las fortalezas.
La entrevista deberá ser suscrita por el Jefe(a) directo(a) o subrogante y el funcionario entrevistado en el Informe de Retroalimentación, el que deberá ser incluido en la Hoja de Vida del funcionario. El Informe comprenderá el período que va desde el 1º de abril al 30 de septiembre de cada año.
Artículo 14: Informe de Desempeño. Se realizará un (1) Informe de Desempeño, dentro de los primeros diez (10) días del mes de marzo de cada año, en el que se registrará una evaluación en cada uno de los factores con el concepto que mejor defina el desempeño del funcionario en los factores que corresponda. El informe evaluará el período que va desde el 1º de abril al último día de febrero de cada año. Dicho informe deberá considerar una hoja de observaciones del funcionario, donde el personal podrá hacer presente su opinión respecto del citado informe. Ambos documentos deben ser incluidos en la Hoja de Vida de cada funcionario.
El Informe de Desempeño deberá ser notificado y comunicado personalmente dentro de los diez días siguientes a la fecha del cumplimiento del plazo para elaborar el Informe de Desempeño. Si el funcionario no fuere habido por dos días consecutivos en su domicilio o en su lugar de trabajo, se lo notificará por carta certificada, de lo cual deberá dejarse constancia. En esta última circunstancia, el documento generado se entenderá notificado cumplido tres días desde que la carta haya sido despachada. El funcionario podrá formular observaciones al Informe de Desempeño dentro del plazo de dos días contados desde su notificación.
Artículo 15: Precalificación. La precalificación deberá efectuarse dentro de los primeros diez (10) días del mes de abril de cada año, y tomará en cuenta, además del período que comprende el Informe de Desempeño, el desempeño del funcionario durante el mes de marzo.
Artículo 16: Constitución de la Junta Calificadora. La Junta Calificadora deberá constituirse el día 26 de abril, o el día siguiente hábil, si aquel no lo fuere, correspondiendo a los funcionarios que deban actuar como presidentes, convocarlas a sesión para la fecha indicada. No obstante, para la citación no será necesaria resolución, entendiéndose practicada por el solo mérito del presente reglamento. Las Juntas iniciarán el proceso calificatorio el mismo día o al día siguiente hábil al de su constitución, debiendo estar terminadas las calificaciones en poder del secretario para su notificación, a más tardar, antes del 20 de mayo de cada año.
En la sesión de constitución se deberá establecer el procedimiento con que funcionará la Junta Calificadora correspondiente.
Artículo 17: Responsabilidad en la Precalificación. La Junta Calificadora, deberá, atendido a lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 41 del Estatuto Administrativo, considerar la forma en que el Jefe(a) directo(a) efectuó la precalificación y la calificación en la situación prevista en el inciso segundo del artículo 34, para los efectos de su propia calificación, en el período calificatorio que corresponda.
Artículo 18: Procedimiento de Elección de Representante del Personal. Para la elección del representante del personal titular y suplente, la División de Personal, dentro de los primeros diez (10) días del mes de febrero, recibirá la inscripción de todos aquellos funcionarios que sean propuestos por cualquier trabajador de la institución para desempeñar la representación del personal en la junta calificadora. Esta proposición deberá ser formulada por escrito, debiendo constar en ella la aceptación del funcionario propuesto y el lugar en que presta sus servicios.
Vencido el plazo, la División de Personal confeccionará una lista con los nombres de los funcionarios propuestos, indicando el lugar donde prestan sus funciones, la que se remitirá a todas las dependencias por la vía más rápida y expedita.
La División de Personal convocará a elección dentro de los primeros diez (10) días del mes de marzo, indicando el lugar y procedimiento de la elección, a fin de que los funcionarios emitan su voto en forma personal y expresen el nombre de su representante en la Junta Calificadora respectiva. Será elegido el que tenga la más alta votación y el funcionario que obtenga la segunda mayoría tendrá el carácter de suplente. La División de Personal deberá informar a los funcionarios el resultado de la elección.
Si el personal no hubiere elegido su representante, actuará en dicha calidad el funcionario más antiguo.
En el caso que se presente un solo candidato a la elección, éste será elegido automáticamente como Representante del Personal del estamento al cual pertenece ante la Junta Calificadora.
El Representante del Personal elegido o el funcionario más antiguo, según corresponda, deberá participar en las sesiones de la Junta Calificadora, sólo cuando corresponda calificar a los funcionarios pertenecientes al estamento al cual representa, con derecho a voz y voto.
Artículo 19: Juntas Calificadoras Regionales. Los funcionarios dependientes de la Tesorería General de la República, serán calificados por la Junta Calificadora Central.
Los funcionarios que dependan de las tesorerías regionales, serán calificados por la Junta Calificadora Regional que corresponda.
Dichas Juntas Regionales estarán integradas por los tres funcionarios de más alto nivel jerárquico de la respectiva unidad y por un representante del personal elegido por éste, según el estamento a calificar. Estos funcionarios serán calificados por la Junta Calificadora Central.
Artículo 20: Pérdida Asignación de Estímulo. En conformidad a lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 3º, del DFL Nº 1, de 2002, del Ministerio de Hacienda, que establece la Asignación de Estímulo al Personal del Servicio de Tesorerías, los funcionarios calificados en Lista 3 o 4, en tanto tenga vigencia dicha calificación, entre otros casos, no tendrán derecho a percibir la asignación de estímulo por el lapso que reste para completar el respectivo año.
Artículo 21: Información Contraloría interna. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación del funcionario de la resolución que aplica una medida disciplinaria, el Departamento de Contraloría Interna deberá informar a la División de Personal los hechos imputados que fueron materia de dicha sanción para efectuar las anotaciones de demérito, según corresponda, de acuerdo a lo establecido en los artículos 121 y siguientes del Estatuto Administrativo.
La División de Personal deberá informar a la Junta Calificadora respectiva, los antecedentes comunicados por el Departamento de Contraloría Interna, para que ésta efectúe las rebajas en el factor de calificación correspondiente.
Artículo 22: Derogación. Se deroga, a contar de la fecha de publicación del presente decreto en el Diario Oficial, el decreto Nº 819, de 2001, del Ministerio de Hacienda, que estableció el Reglamento de Calificaciones del Personal del Servido de Tesorerías
Artículo primero transitorio. Período Calificatorio. El primer período calificatorio que se evalúe de acuerdo a las normas del presente decreto, incluirá, por única vez, un Informe de Desempeño del Personal que abarcará el período comprendido entre el primero de septiembre de 2013 y el último día de marzo de 2014. Dicho informe será parte, junto con la Entrevista de Retroalimentación y el Informe de Desempeño, del primer período calificatorio que funcione desde que rija el presente reglamento.
Artículo segundo transitorio. Vigencia. El Reglamento Especial de Calificaciones del Personal del Servicio de Tesorerías que se aprueba por el presente decreto, entrará en vigencia automáticamente desde su publicación en el Diario Oficial.
Anótese, tómese razón y publíquese.- SEBASTIÁN PIÑERA ECHENIQUE, Presidente de la República.- Felipe Larraín Bascuñán, Ministro de Hacienda.- Andrés Chadwick Piñera, Ministro del Interior y Seguridad Pública.
Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento.- Atentamente, Julio Dittborn Cordua, Subsecretario de Hacienda.