CIRCULAR
BANCOS N° 2.364
FINANCIERAS N° 761
Santiago, 7 de junio de 1988.
Señor Gerente:
INFORMACION AL PUBLICO. ANTECEDENTES ACERCA DE LA INSTITUCION FINANCIERA QUE DEBEN MANTENERSE EN LAS OFICINAS. REMPLAZA NORMAS
Mediante la Circular N° 2.346-748 de 12 de abril de 1988, esta Superintendencia impartió instrucciones relativas a la información que, sobre la institución financiera, debe mantenerse a disposición del público.
Atendidas diversas consultas sobre la materia, se ha resuelto modificar dichas instrucciones, tanto en lo que se refiere a la forma de dar a conocer la información, como en lo concerniente a la presentación de la nómina de deudores, en el sentido de mostrar separadamente la situación de los mayores deudores correspondientes a la cartera vendida al Banco Central de Chile. Además, se ha estimado conveniente complementar las disposiciones respecto a la forma de mantener el Registro Público de que trata el artículo 135 de la Ley N° 18.046.
En consecuencia, se remplazan las instrucciones contenidas en la citada circular, por las siguientes: .
1. Información que debe estar a disposición del público en las oficinas de la institución financiera.
Los bancos y sociedades financieras deberán tener a la vista o a disposición de los interesados la información que se indica en la presente circular, sin perjuicio de la obligación de mantener otros registros exigidos por la legislación vigente para conocimiento del público en general o de los accionistas de la empresa.
Las presentes disposiciones se refieren exclusivamente a los antecedentes acerca de la empresa que deben encontrarse para conocimiento del público en las oficinas de las entidades fiscalizadas, independientemente de la información relativa a las condiciones de las operaciones y servicios o acerca de las emisiones de valores de oferta pública y sin perjuicio de las disposiciones sobre antecedentes que deben enviarse directamente a los clientes o accionistas o referidas a publicaciones o avisos que se difundan en periódicos y demás medios de comunicación.
2. Información mínima acerca de la institución que debe mantenerse en las oficinas.
Los bancos y sociedades financieras mantendrán a disposición del público la siguiente información mínima sobre la empresa, de la forma que se indica en el N° 4 de esta circular:
2.1. Antecedentes legales.
En lo que respecta a antecedentes legales acerca de la empresa, deberán mantenerse los siguientes datos mínimos:
a) Razón social;
b) Domicilio legal;
c) Fecha de la escritura de constitución de la sociedad;
d) Número y fecha de la Resolución de esta Superintendencia en que autorizó la existencia o instalación de la institución, conforme a los artículos 28 ó 29 de la Ley General de Bancos; y,
e) Inscripción en el Registro de Comercio.
2.2. Directorio y Gerente General.
Deberá tenerse, también, a disposición del público, una nómina completa de los directores de la institución y el nombre del Gerente General. Al tratarse de sucursales de bancos extranjeros que no tienen directorio en Chile, deberá indicarse, en reemplazo de la referida nómina, el nombre del agente del banco y que se trata de una agencia de sociedad extranjera.
Si lo estiman conveniente, las instituciones financieras podrán agregar información complementaria acerca de otros ejecutivos, siempre que ella se conserve igualmente actualizada en la forma ya indicada.
Se indicará, igualmente, el domicilio de la oficina principal dentro del país, entendiendo por tal aquélla donde está ubicada la gerencia general o la que haga sus veces.
Esta información deberá estar siempre actualizada, de manera que todo cambio deberá incluirse dentro de un plazo máximo de 10 días a partir de la fecha en que haya ocurrido.
2.3. Antecedentes financieros básicos.
Deberán mantenerse a disposición del público los siguientes antecedentes financieros mínimos, sin perjuicio de lo indicado en el numeral siguiente:
a) Monto del capital pagado y reservas. Corresponderá a la suma de los saldos que deben incluirse en las partidas 4305 a 4405 del formulario MB1 a la fecha que corresponda;
b) Relación deuda/capital. Este indicador se establecerá de acuerdo con las instrucciones que ha impartido esta Superintendencia para la preparación del formulario M-30;
c) Coeficiente de cobertura patrimonial. Deberá corresponder al último porcentaje publicado por esta Superintendencia.
d) Total de compromisos vigentes por avales y fianzas y obligaciones contingentes. Este monto deberá ser igual al total de obligaciones contingentes registrado en el formulario MB1;
e) Monto de operaciones de intermediación vigentes. Se indicará la suma de las partidas 3105 a 3115 del formulario MB1.
Los antecedentes deben estar referidos a la fecha del último Balance o Estado de Situación que se haya publicado en un periódico de acuerdo con las instrucciones de esta Superintendencia y se actualizarán dentro del plazo máximo de 10 días a contar de la respectiva publicación. La información indicada en la letra c), sin embargo, se actualizará cada vez que el coeficiente de cobertura patrimonial sea publicado por este Organismo, disponiéndose para ello también de un plazo de diez días.
Con la presentación de los antecedentes mencionados en las letras b), d) y e) anteriores, se entenderá cumplida la obligación que, en lo atinente a esa información específica, se exige en el Capítulo III.B.1 del Compendio de Normas Financieras del Banco Central de Chile.
2.4. Estados Financieros anuales y Estados de Situación.
Se mantendrá igualmente a disposición del público, una copia de los dos últimos Estados de Situación que se hayan publicado y una copia de los Estados Financieros anuales referidos a los dos últimos ejercicios, con el correspondiente informe de los auditores externos.
Las entidades fiscalizadas tendrán un plazo de 10 días para actualizar esta información, a contar de la fecha de publicación de dichos estados. A conveniencia de la administración, los estados financieros anuales podrán ser reemplazados posteriormente por la Memoria de la sociedad.
2.5. Hechos relevantes publicados.
Se mantendrá también a disposición del público, copia de cada una de las publicaciones que, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 9° de la Ley N° 18.045, y de conformidad con lo instruido en la Circular N° 2.056-498, de este Organismo, haya efectuado la entidad financiera durante el año que transcurra y en el año calendario precedente. La información se incorporará a la carpeta en el plazo de 10 días a contar de la fecha de la correspondiente publicación.
3. Nómina de principales deudores.
En concordancia con las disposiciones del artículo 13 bis del D.L. N° 1.097 y del Capítulo III.B.l del Compendio de Normas Financieras del Banco Central de Chile, las instituciones financieras deben mantener a disposición del público una lista con el nombre o razón social, de todos aquellos deudores de la empresa cuyas obligaciones sean iguales o superiores al 3 % del capital pagado y reservas de la respectiva institución, pero sin señalar el monto adeudado por cada uno de ellos. Para la mantención actualizada de esta nómina las instituciones fiscalizadas deberán ceñirse a las siguientes instrucciones:
3.1. Deudores que deben incluirse.
Para determinar los deudores que deben aparecer en la nómina, se tendrá en consideración el total de las obligaciones directas de cada deudor, teniendo presente lo siguiente:
a) Se computarán separadamente las obligaciones de los deudores correspondientes a créditos de la cartera de la institución, con respecto a la cartera vendida al Banco Central de Chile, aunque se trate de las de un mismo deudor;
b) La obligación de cada deudor incluirá, cuando corresponda, tanto los saldos por colocaciones como por inversiones financieras afectas a los márgenes del artículo 84 de la Ley General de Bancos. No se computarán, sin embargo, las obligaciones indirectas.
c) Las obligaciones del deudor se determinarán siguiendo el mismo criterio establecido para el envío de la información del formulario B-26, teniendo presente, sin embargo, que ellas deben calcularse mensualmente.
d) El capital y reservas sobre el cual debe determinarse el porcentaje de endeudamiento, debe ser igual a la suma de los saldos que se presentan en las partidas 4305, 4310, 4315, 4320 y 4405 del formulario MB1, correspondiente a la fecha a que se refiera la información.
3.2. Actualización.
Los deudores señalados en la nómina de que se trata, deberán estar referidos sobre la base de sus obligaciones al último día del mes inmediatamente anterior a aquél en que se da a conocer la información. Sin embargo, las instituciones financieras tendrán un plazo para actualizar dicha lista hasta el décimo día corrido de cada mes. Mientras no se disponga de esa nómina actualizada deberá mantenerse la misma información del mes precedente.
3.3. Estructura del listado.
El listado se presentará de la forma indicada en el Anexo N° 2 de esta circular, con toda la información que allí se señala; es decir, comprende también los antecedentes generales y la definición de los tramos en que deben agruparse los nombres de los deudores. En caso de que la institución no tenga cartera vendida al Banco Central de Chile o no existan deudores correspondientes a esa cartera que deban ser informados, no será necesario incluir la segunda parte de la nómina ni las menciones que sobre dicha cartera se hacen en algunos párrafos.
4. Forma de dar a conocer la información.
a) Carpeta o archivo.
Todos los antecedentes mencionados en los N°s. 2 y 3 precedentes, deberán mantenerse a disposición del público en una carpeta o archivo.
La carpeta deberá estar a disposición de todo interesado que desee consultarla o exhibirse a cualquier persona que la solicite, dentro del horario de atención al público y al momento de ser requerida o de solicitarse información acerca de las materias que ella contiene.
En la carpeta podrá agregarse la información adicional que la administración estime conveniente para un mayor conocimiento del público acerca de la institución, siempre que ella sea clara y precisa, no contenga publicidad y tenga un fundado respaldo financiero contable o administrativo y se incluya en capítulos separados de la información de carácter obligatorio antes indicada.
La inclusión de la nómina del directorio y gerente general, en ningún caso remplaza el registro público a que se refiere el N° 6 de estas normas.
b) Cartelera.
Las instituciones financieras deberán mantener, en un lugar visible para las personas que ingresen al recinto central de su casa matriz y de cada una de sus sucursales en el país, una cartelera o pizarra con la información que se indica en el Anexo N° 1 de esta circular, en la cual se señalará el lugar donde puede consultarse la información que contiene la carpeta a que se refiere la letra a) de este número. Dicha cartelera debe ser claramente visible y estar escrita con caracteres fácilmente legibles. En esta cartelera podrá agregarse otra información, siempre que se trate de aquélla mencionada en los N°s. 2 y 3 anteriores.
5. Oficinas que deben mantener la información.
La información a que se refieren los números precedentes, debe mantenerse en la casa matriz y en cada una de las sucursales que la empresa tenga dentro del país. Optativamente podrá mantenerse la misma información, también, en oficinas que no tengan la calidad de sucursales.
6. Registro público de presidentes, directores y gerentes.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 135 de la Ley N° 18.046 y en la Circular N° 1.783-253 de esta Superintendencia, las instituciones financieras deben mantener un registro público indicativo de sus presidentes, directores, gerentes o liquidadores, según corresponda. En el artículo 106 de Reglamento de dicha ley D.S. N° 587 de 1982, del Ministerio de Hacienda se dispuso que ese registro público debe contener los siguientes antecedentes de las personas que han ocupado esos cargos y de aquéllas que, en ausencia del gerente, representen válidamente a la sociedad: nombres y apellidos; nacionalidad; cédula de identidad; profesión; domicilio; y, fechas de iniciación y término de sus funciones.
El referido registro debe incluir, como mínimo, la mencionada información desde el 22 de octubre de 1981, fecha de publicación en el Diario Oficial de la Ley de Sociedades Anónimas y se actualizará en forma inmediata en cada oportunidad en que ocurra un cambio. Se podrá llevar manuscrito o por medios mecánicos siempre que se asegure la integridad de la información.
La institución financiera, a requerimiento de cualquier persona, tiene la obligación de permitir el examen de las anotaciones que contenga el registro y de certificar datos registrados en él. Conviene tener presente que, de acuerdo con la ley, las anotaciones que consten en el registro harán plena fe en contra de la sociedad.
7. Vigencia.
Las entidades fiscalizadas tendrán un plazo que vence el 1° de julio de 1988 para poner en práctica las modificaciones de que trata esta circular.
Sírvase hacer las anotaciones marginales que corresponden en la Circular N° 1.698-184 de 27 de agosto de 1980.
Se deroga la Circular N° 2.346-748 de 12 de abril de 1988 y el Telegrama Circular N° 6-4 de 6 de mayo de 1988.
Saludo atentamente a Ud.,
GUILLERMO RAMIREZ VILARDELL
Superintendente de Bancos e
Instituciones Financieras
ANEXO N° 1
MODELO DE CARTELERA.
INFORMACION SOBRE LA INSTITUCION.
La siguiente es una información general acerca de esta institución.
MAYOR INFORMACION sobre ella y la nómina de sus principales deudores, puede ser CONSULTADA POR USTED en ................. (1) ........
Razón social: .........................................................
Dirección de la oficina principal: ....................................
DIRECTORIO
Presidente:
Vicepresidente :
Directores:
Director laboral:
Director:
Gerente General:
Antecedentes financieros:
Capital y reservas al...../..../...: $.........millones.
Relación Deuda / Capital al ...../..../... veces.
Coeficiente de cobertura
patrimonial al ...../..../...%(+).
(+) El Coeficiente de cobertura patrimonial es un indicador publicado por la
Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras de acuerdo con lo dispuesto en el art. 13 bis del D.L. N? 1.097. Un coeficiente mayor que 100 señala que, al considerarse las pérdidas estimadas y los excedentes a esa fecha, resulta un patrimonio superior al capital y reservas contabilizado; si es menor indica que las provisiones y excedentes son insuficientes para cubrir las pérdidas estimadas y existe, en consecuencia, un compromiso del capital y reservas.
(1) Descripción de la ubicación del mesón donde se encuentra la correspondiente carpeta, o la sección o unidad donde ésta se halla, dependiendo de las características de la oficina de que se trate.
ANEXO N° 2
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NOMINA DE DEUDORES
A continuación se incluyen las nóminas de deudores que integran la cartera de la institución y la cartera vendida al Banco Central de Chile, con compromisos individuales superiores al 3% del Capital y Reservas, clasificados de acuerdo con los tramos señalados en el cuadro anterior:
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