CIRCULAR
BANCOS N° 2.727
FINANCIERAS N° 1.053
Santiago, 17 de febrero de 1993.
Señor Gerente:
RECOPILACION ACTUALIZADA DE NORMAS. CAPITULOS 7-4 Y 11-5.
ADQUISICION DE "SOFTWARE". MODIFICA Y COMPLEMENTA INSTRUCCIONES CONTABLES.
De conformidad con las disposiciones contenidas en el Capítulo 11-5 de la Recopilación Actualizada de Normas, la adquisición de sistemas o "software" operacionales básicos debe registrarse en el activo fijo físico, dándose un tratamiento similar al de los equipos. Por otra parte, las instrucciones del Capítulo 7-4 de dicha Recopilación, permiten a las instituciones financieras diferir el cargo a resultados de los gastos realizados en el desarrollo de sistemas computacionales encargados a terceros.
Atendido que las normas vigentes no abordan la situación que se presenta con la adquisición de "software" diferentes a los señalados anteriormente, se ha resuelto impartir las siguientes instrucciones sobre la materia, que modifican y complementan las actualmente vigentes:
A) Se sustituye el numeral 1.4 del título I del CAPITULO 7-4 por el que sigue:
"1.4. Gastos por desarrollo de sistemas computacionales.
Los desembolsos efectuados para el desarrollo o adquisición de sistemas computacionales se podrán diferir sólo si se cumplen, copulativamente, las siguientes condiciones:
a) Los gastos corresponden al desarrollo de "software" encargado por la institución financiera a terceros, incluida la adquisición de aplicaciones preexistentes que deban ser readecuadas a los requerimientos de la empresa;
b) El desarrollo o adquisición se efectúa sobre la base de un contrato que garantiza el funcionamiento del "software";
c) No se trata de adecuaciones a nuevos requerimientos de un sistema de la empresa que ya se encuentra en uso.
Los costos que involucra la participación de la institución financiera en el desarrollo de un proyecto podrán ser diferidos, siempre que correspondan a costos directos plenamente identificados. No se deberán activar gastos de naturaleza habitual asignados al proyecto sobre la base de un prorrateo.
Los gastos de que se trata deberán amortizarse dentro de un plazo máximo de tres años, a partir de la fecha en que se comience a aplicar el sistema desarrollado.
En el evento de rescindirse un contrato, de suspenderse el desarrollo de un sistema o, simplemente, de existir alguna incertidumbre acerca de la aplicación de éste, el total de los gastos ya activados y los desembolsos posteriores en que se incurriere por esos conceptos, deberá llevarse a resultados en forma inmediata.
Las indemnizaciones que pudieren percibirse por incumplimiento de contratos deberán contabilizarse, cuando corresponda, como un menor costo del desarrollo.
Las inversiones en "software" preexistente de uso general, no desarrollado o reprogramado según requerimientos específicos de la institución financiera, se contabilizarán como activo fijo de acuerdo con las instrucciones de la letra c) del numeral 2.1 del Capítulo 11-5 de esta Recopilación Actualizada de Normas.".
B) Se remplaza la letra c) del numeral 2.1 del CAPITULO 11-5 por la que sigue:
"c) Sistemas o "software" de equipos computacionales de la institución que correspondan a: i) los sistemas operativos básicos suministrados por el proveedor de los respectivos equipos, imprescindibles para su funcionamiento, los cuales pueden tratarse incorporándolos al costo de adquisición de los equipos; ii) que permitan optimizar el uso de los equipos o la eficiencia o seguridad de su funcionamiento; y iii) cualquier otro sistema o aplicación de uso general, es decir, que no correspondan a programas que deban ser ajustados o adecuados a la realidad de la empresa.".
C) Se agrega la siguiente oración al final del primer párrafo del N° 6 del CAPITULO 11-5: "Al tratarse de "software", el costo se amortizará durante un período máximo de tres años.".
En consecuencia, se remplazan las hojas N°s 3 y 4 del Capítulo 7-4 y las hojas N°s 2 y 4 del Capítulo 11-5, por las que se adjuntan a esta Circular.
Saludo atentamente a Ud.,
ERNESTO LIVACIC ROJAS
Superintendente de Bancos e
Instituciones Financieras
Subrogante
Capítulo 7-4
Pág. 3
1.4.- Gastos por desarrollo de sistemas computacionales.
Los desembolsos efectuados para el desarrollo o adquisición de sistemas computacionales se podrán diferir sólo si se cumplen, copulativamente, las siguientes condiciones:
a) Los gastos corresponden al desarrollo de "software" encargado por la institución financiera a terceros, incluida la adquisición de aplicaciones preexistentes que deban ser readecuadas a los requerimientos de la empresa;
b) El desarrollo o adquisición se efectúa sobre la base de un contrato que garantiza el funcionamiento del "software";
c) No se trata de adecuaciones a nuevos requerimientos de un sistema de la empresa que ya se encuentra en uso.
Los costos que involucra la participación de la institución financiera en el desarrollo de un proyecto podrán ser diferidos, siempre que correspondan a costos directos plenamente identificados. No se deberán activar gastos de naturaleza habitual asignados al proyecto sobre la base de un prorrateo.
Los gastos de que se trata deberán amortizarse dentro de un plazo máximo de tres años, a partir de la fecha en que se comience a aplicar el sistema desarrollado.
En el evento de rescindirse un contrato, de suspenderse el desarrollo de un sistema o, simplemente, de existir alguna incertidumbre acerca de la aplicación de éste, el total de los gastos ya activados y los desembolsos posteriores en que se incurriere por esos conceptos, deberá llevarse a resultados en forma inmediata.
Las indemnizaciones que pudieren percibirse por incumplimiento de contratos deberán contabilizarse, cuando corresponda, como un menor costo del desarrollo.
Capítulo 7-4
Pág. 4
Las inversiones en "software" preexistente de uso general, no desarrollado o reprogramado según requerimientos específicos de la institución financiera, se contabilizarán como activo fijo de acuerdo con las instrucciones de la letra.
c) del numeral 2.1 del Capítulo 11-5 de esta Recopilación Actualizada de Normas.
1.5.- Reconocimiento de indemnizaciones por años de servicio con efecto retroactivo.
Las empresas que pacten con su personal el pago de indemnizaciones por años de servicio y acuerden reconocer el derecho adquirido por la permanencia del personal en años anteriores, podrán diferir el cargo a los resultados por aquella parte que se reconoce retroactivamente, en concordancia con los criterios señalados en los Boletines Técnicos N°s 8 y 18 del Colegio de Contadores de Chile A.G.
1.6.- Mayor valor pagado para adquirir el control o participar en sociedades va constituidas.
Conforme a las disposiciones contenidas en los Capítulos 11-2 y 11-3 de esta Recopilación Actualizada de Normas, también podrá cargarse a los resultados en forma diferida, la diferencia entre el precio pagado por la adquisición de acciones o derechos en sociedades que pasen a ser filiales o coligadas de la institución financiera y el valor patrimonial proporcional al cual debe quedar registrada la inversión en el activo.
2.- Amortización de los gastos diferidos.
Los gastos diferidos deberán ser llevados a resultados en forma proporcional a los meses transcurridos desde la oportunidad en que deben comenzar a amortizarse según lo indicado en los numerales precedentes.
Se traspasará a resultados, mensualmente, el valor que resulte de dividir el saldo de cada uno de los gastos diferidos, claramente identificados en registros auxiliares, por la cantidad de meses que resten para cumplirse el correspondiente plazo de amortización.
Las instituciones financieras podrán reducir los plazos originalmente establecidos para amortizar los gastos diferidos o llevar la totalidad de los gastos a resultados, en cuyo caso no se podrá volver a considerar un período mayor ni revertir las contabilizaciones efectuadas.
Capítulo 11-5
Pág 2
1.2.- Inversiones en activo fijo de instituciones que mantengan obligación con el Banco Central de Chile.
Las instituciones financieras que mantengan obligación subordinada con el Banco Central de Chile, deben mantener procedimientos de cotizaciones, aprobación y control de inversiones en activo fijo que permitan dar cumplimiento a lo dispuesto por esta Superintendencia en materia de inversiones y gastos, en su Circular N° 2.564-931 de 5 de septiembre de 1990.
2.- Composición del activo fijo físico.
2.1.- Bienes que componen al activo fijo físico.
Deben incluirse dentro del activo fijo físico los bienes que se indican a continuación:
a) Bienes físicos, muebles o inmuebles, de propiedad de la institución, con excepción de los bienes adjudicados o recibidos en pago de que trata el Capítulo 10-1 de esta Recopilación Actualizada de Normas y de los materiales de consumo.
b) Bienes utilizados en virtud de contratos de "leasing financiero", cuando se cumplan las condiciones señaladas en el Capítulo 11-1 de esta Recopilación Actualizada de Normas
c) Sistemas o "software" de equipos computacionales de la institución que correspondan a: i) los sistemas operativos básicos suministrados por el proveedor de los respectivos equipos, imprescindibles para su funcionamiento, los cuales pueden tratarse incorporándolos al costo de adquisición de los equipos; ii) programas utilitarios y herramientas de programación que permitan optimizar el uso de los equipos o la eficiencia o seguridad de su funcionamiento; y iii) cualquier otro sistema o aplicación de uso general, es decir, que no correspondan a programas que deban ser ajustados o adecuados a la realidad de la empresa.
d) Se incluirán también dentro del activo fijo físico, los derechos de la empresa sobre líneas telefónicas.
Capítulo 11-5
Pág 4
Las depreciaciones se calcularán linealmente sobre la base de años de vida útil de los bienes. Con todo, los años de vida útil que se consideren no podrán ser superiores a los que hubiere fijado el Servicio de Impuestos Internos para los efectos de una depreciación tributaria normal. Al tratarse de "software", el costo se amortizará durante un periodo máximo tres años.
Para contabilizar las depreciaciones, las instituciones financieras podrán optar entre utilizar la cuenta "Depreciaciones acumuladas" de la partida 2305, o rebajar directamente las depreciaciones mensuales del valor de los bienes corregido monetariamente, abonando las respectivas cuentas del activo. Las depreciaciones se registrarán mensualmente con cargo a la cuenta "Depreciaciones del activo fijo" de la partida 6260.
7.- Castigos.
Los castigos de bienes del activo fijo se registrarán con cargo a la cuenta "Castigos de activo fijo" de la partida 6270.
Los bienes que dejen de utilizarse pero que pueden ser vendidos para ser utilizados por terceros, se traspasarán a la cuenta "Bienes retirados por enajenar" de la partida 2305, dejándolos registrados a su valor de liquidación cuando éste sea menor que el valor neto de depreciaciones y llevando la diferencia, cuando corresponda, a la cuenta "Castigos del activo fijo" antes señalada.
9.- Provisiones.
Las instituciones financieras deberán constituir provisiones sobre el activo fijo en los siguientes casos:
a) Cuando se haya tomado la decisión de cerrar una sucursal o cualquier unidad operativa y el valor estimado de realización del conjunto de los bienes que serán destinados a la venta sea inferior a su valor registrado en el activo, neto de depreciaciones. En este caso, se mantendrá una provisión que cubra la pérdida estimada por la enajenación de esos bienes.