De conformidad con las disposiciones contenidas en el Capítulo 11-5 de la Recopilación Actualizada de Normas, la adquisición de sistemas o "software" operacionales básicos debe registrarse en el activo fijo físico, dándose un tratamiento similar al de los equipos. Por otra parte, las instrucciones del Capítulo 7-4 de dicha Recopilación, permiten a las instituciones financieras diferir el cargo a resultados de los gastos realizados en el desarrollo de sistemas computacionales encargados a terceros.

Atendido que las normas vigentes no abordan la situación que se presenta con la adquisición de "software" diferentes a los señalados anteriormente, se ha resuelto impartir las siguientes instrucciones sobre la materia, que modifican y complementan las actualmente vigentes:

A) Se sustituye el numeral 1.4 del título I del CAPITULO 7-4 por el que sigue:

"1.4. Gastos por desarrollo de sistemas computacionales.

Los desembolsos efectuados para el desarrollo o adquisición de sistemas computacionales se podrán diferir sólo si se cumplen, copulativamente, las siguientes condiciones:

a) Los gastos corresponden al desarrollo de "software" encargado por la institución financiera a terceros, incluida la adquisición de aplicaciones preexistentes que deban ser readecuadas a los requerimientos de la empresa;

b) El desarrollo o adquisición se efectúa sobre la base de un contrato que garantiza el funcionamiento del "software";

c) No se trata de adecuaciones a nuevos requerimientos de un sistema de la empresa que ya se encuentra en uso.

Los costos que involucra la participación de la institución financiera en el desarrollo de un proyecto podrán ser diferidos, siempre que correspondan a costos directos plenamente identificados. No se deberán activar gastos de naturaleza habitual asignados al proyecto sobre la base de un prorrateo.

Los gastos de que se trata deberán amortizarse dentro de un plazo máximo de tres años, a partir de la fecha en que se comience a aplicar el sistema desarrollado.

En el evento de rescindirse un contrato, de suspenderse el desarrollo de un sistema o, simplemente, de existir alguna incertidumbre acerca de la aplicación de éste, el total de los gastos ya activados y los desembolsos posteriores en que se incurriere por esos conceptos, deberá llevarse a resultados en forma inmediata.

Las indemnizaciones que pudieren percibirse por incumplimiento de contratos deberán contabilizarse, cuando corresponda, como un menor costo del desarrollo.

Las inversiones en "software" preexistente de uso general, no desarrollado o reprogramado según requerimientos específicos de la institución financiera, se contabilizarán como activo fijo de acuerdo con las instrucciones de la letra c) del numeral 2.1 del Capítulo 11-5 de esta Recopilación Actualizada de Normas.".

B) Se remplaza la letra c) del numeral 2.1 del CAPITULO 11-5 por la que sigue:

"c) Sistemas o "software" de equipos computacionales de la institución que correspondan a: i) los sistemas operativos básicos suministrados por el proveedor de los respectivos equipos, imprescindibles para su funcionamiento, los cuales pueden tratarse incorporándolos al costo de adquisición de los equipos; ii) que permitan optimizar el uso de los equipos o la eficiencia o seguridad de su funcionamiento; y iii) cualquier otro sistema o aplicación de uso general, es decir, que no correspondan a programas que deban ser ajustados o adecuados a la realidad de la empresa.".

C) Se agrega la siguiente oración al final del primer párrafo del N° 6 del CAPITULO 11-5: "Al tratarse de "software", el costo se amortizará durante un período máximo de tres años.".

En consecuencia, se remplazan las hojas N°s 3 y 4 del Capítulo 7-4 y las hojas N°s 2 y 4 del Capítulo 11-5, por las que se adjuntan a esta Circular.