Conforme lo dispone el artículo 19 de la Ley General de Bancos, las instituciones sometidas a la fiscalización de esta Superintendencia, deben conservar durante diez años sus libros, formularios, correspondencia, documentos y papeletas, pudiendo el Superintendente autorizar la eliminación de parte de este archivo antes de ese plazo o facultar a dichas entidades para conservar reproducciones mecánicas o fotográficas de esta documentación en remplazo de los originales.
Esta Superintendencia, consciente del costo que implica la mantención de dicha documentación por los plazos que señala la ley, ha decidido impartir instrucciones relacionadas con dicha materia, que tienden a reducir en algunos casos los plazos de conservación de determinados archivos, como también permitir que ciertos documentos puedan mantenerse micrograbados, con el consiguiente ahorro de espacio físico.
Para el efecto, se incorpora a la Recopilación Actualizada de Normas el Capítulo 1-10 "CONSERVACION Y ELIMINACION DE ARCHIVOS", que contiene las instrucciones que, a contar de esta fecha, regirán sobre la materia. Dichas normas, junto con precisar cuáles son los documentos que deben mantenerse en original, facultan a los bancos y sociedades financieras para eliminar ciertos documentos una vez transcurridos cinco años y para conservar otros en microcopias destruyendo los originales una vez micrograbados o microcopiados, a la vez que permiten la aplicación de las disposiciones de la Ley N° 18.845, que estableció un sistema de micrograbación o microfilmación que posibilita la destrucción de los originales una vez transcurridos cinco años desde la fecha de la microcopia.
Junto con incorporar a la Recopilación Actualizada de Normas el Capítulo 1-10 antes mencionado, se efectúan las siguientes modificaciones a los Capítulos que a continuación se indican:
"1. Devolución de los cheques pagados.
Conforme a lo dispuesto en el inciso 4° del artículo 19 de la Ley General de Bancos, esta Superintendencia autoriza a las empresas bancarias para devolver al librador los cheques cancelados, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a) Que el banco conserve micrograbaciones o microfilmes de los cheques entregados al librador, al menos durante un plazo de cinco años; y,
b) Que el titular de la cuenta corriente solicite o acepte el procedimiento de devolución.
Los cheques podrán devolverse por períodos determinados o bien conjuntamente con el envío del estado de cuenta corriente, sin perjuicio de hacerlo también en la oportunidad en que el librador lo solicite.
El costo de la micrograbación o microfilmación será exclusivamente de cargo del banco, pudiendo cobrarse al interesado las copias de los cheques que solicite.
El hecho de que sea condición indispensable conservar micrograbaciones o microfilmes para devolver los cheques pagados, en ningún caso faculta al banco para destruir los documentos originales que se hayan microcopiado cuando ellos no se devuelvan al librador, aunque cuenten con su conformidad. En estos casos, las empresas bancarias deberán conservar los documentos originales que no sean entregados al librador durante un plazo de cinco años desde la fecha de micrograbación o microfilmación.".
B) Se remplazan los dos últimos párrafos del N° 3 del CAPITULO 7-2, por el siguiente:
"Dichos archivos deberán mantenerse durante el tiempo que corresponda, de acuerdo con lo establecido en el artículo 19 de la Ley General de Bancos y en el Capítulo 1-10 de esta Recopilación de Normas."
En consecuencia, junto con incorporar a la Recopilación Actualizada de Normas el Capítulo 1-10 que se adjunta a esta Circular, deben remplazarse las siguientes hojas por las que se acompañan: hojas N°s 44 y 45 de Capítulo 2-2; hoja N° 2 del Capítulo 7-2. Además, deben eliminarse las hojas N°s 46 y 47 del Capítulo 2-2.