APRUEBA EL REGLAMENTO DE DOCUMENTACION Y ARCHIVO PARA EL CUERPO DE CARABINEROS, N.o 22.

    Núm. 905.- Santiago, 28 de Febrero de 1940.- Teniendo presente:

    1.o Que la documentación y correspondencia son factores de importancia para la buena marcha de toda institución bien administrada y, en Carabineros, cuerpo numeroso y de actuación complicada, su importancia es manifiesta, ya que gran parte del éxito de sus labores cumplimiento de la misión que le está encomendada, depende de la buena forma en que sean llevadas.

    2.o Que la dirección y administración de las unidades y reparticiones de Carabineros exigen una documentación que, en cualquier momento permita a  cualquier persona darse cuenta de la buena marcha de ellas, para lo cual las diferentes jefaturas deben dedicar a esta materia una preferente y particular atención.

    3.o Que en el concepto bien definido de las responsabilidades funcionales y en la honrada exposición de los hechos deben descansar la dirección y administración de las unidades de Carabineros; y

    Con lo informado por la Dirección General de Carabineros y la Contraloría General de la República,

    Decreto:

    Apruébase el siguiente Reglamento de Documentación y Archivo para el Cuerpo de Carabineros, N.o 22:

    TITULO I

    Generalidades

    Artículo l.o Es una de las obligaciones principales de todo jefe de Carabineros mantener siempre al día los libros y documentos de los servicios que están a su cargo, y fiscalizar con interés la documentación y archivo de las reparticiones en que se subdivide su unidad.

    Estos jefes responderán ante la superioridad, cuando se compruebe descuido, negligencias o infracciones a las disposiciones de este Reglamento, por falta de una fiscalización atinada, como también de todo escrito que firmen y en que se note falta de acuciosidad, diligencia, estudio o veracidad.

    Artículo 2.o El servicio de documentación y archivo debe ser llevado en todas las reparticiones de Carabineros, en forma absolutamente uniforme, a fin de que, en ningún caso, el cambio de jefes o de personal de Secretaría afecte o entorpezca el expedito despacho de la correspondencia.

    Por lo tanto, los jefes de Zonas, prefectos y demás jefes de unidades o reparticiones, deberán ajustarse estrictamente a las disposiciones de este Reglamento.

    Artículo 3.o Queda absolutamente prohibido disponer que se abran otros libros, formularios o medios de documentación que no fueren los que, taxativamente, se contemplan en este Reglamento.

    Si por circunstancias especiales del Servicio, hubiere de abrirse un nuevo libro, formulario, etc., se deberá solicitar la correspondiente autorización de la Dirección General.

    Artículo 4.o Para la redacción de la documentación se usará la ortografía de la Real Academia Española, y se procurará emplear términos corrientes, sencillos y apropiados a los hechos o materias que correspondan.

    En los oficios no deben usarse las frases de cortesía, que son comunes en comunicaciones entre civiles o de carácter personal o privada, ni las formas protocolares de despedida.

    Artículo 5.o La correspondencia oficial de Carabineros que se expida a cualquier punto del territorio nacional, estará libre de porte postal o telegráfico, siempre que los sobres o cierros exteriores lleven impreso el sello de la autoridad remitente. Cuando no se posea dicho sello, deberá certificar aquel carácter, con su firma, el jefe remitente, ante la correspondiente oficina de Correos y Telégrafos.

    De acuerdo con los Convenios Postales Internacionales vigentes, el cuerpo de Carabineros no está liberado de porte para el envío de su correspondencia postal o telegráfica al extranjero, de modo que si asuntos del servicio exigen el envío de una comunicación de la naturaleza indicada, deberá pagarse el franqueo correspondiente con los fondos de que disponga la unidad interesada.

    Articulo 6.o Queda prohibido a los funcionarios de Carabineros, de cualquier jerarquía, otorgar certificados o recomendaciones al personal o al ex personal de la Institución, salvo aquellos certificados cuya dación faculte expresamente la Dirección General de Carabineros.

    Artículo 7.o Por ningún motivo el personal de la Institución podrá usar el papel oficial, los timbres y los sellos de servicio, en asuntos de carácter particular. Ellos deben ser utilizados, exclusivamente, en las tramitaciones oficiales que determina este Reglamento.

    Artículo 8.o Las diferentes jefaturas de unidades y de reparticiones se abstendrán de dar copias autorizadas a particulares de las constancias dejadas en los libros respectivos, de los partes o denuncias a los diferentes Juzgados, y de todo documento que pueda dar origen a perjuicios o molestias para terceros, o que sirvan de comprobantes o antecedente para la iniciación de querellas ante los Tribunales, o para cualquiera actuación judicial.

    Sólo se darán las copias de constancia de partes que por escrito sean solicitadas directamente por los Juzgados, funcionarios o autoridades que tengan derecho a exigirlas para la mejor resolución de asuntos de carácter administrativo y que fueren de su incumbencia, como el caso de los intendentes o gobernadores.

    Se exceptúan de la prohibición anterior las peticiones que formule el Servicio de Defensa Jurídica de la Institución en orden a obtener copia de partes pasados a la justicia con que se hayan denunciado actos delictuosos que afecten a los miembros de Carabineros, o de antecedentes que tengan relación con la defensa que debe hacer ante los Tribunales de cualquier gestión que se le encomiende por el personal.

    Artículo 9.o A fin de que la documentación que periódicamente deban remitir las distintas Prefecturas a la Dirección General no sufra atrasos, éstas confeccionarán una pauta en la que se indicarán las fechas en que deban hacerlo, debiendo adoptar igual medida con el mismo objeto las Comisarías.

    Artículo 10. Toda la documentación de Carabineros que exija una contestación, deberá determinar el plazo máximo para que se expida la respuesta  o informe.

    Para fijar este plazo, en principio, será el estrictamente indispensable; se tomarán en cuenta las siguientes circunstancias:

    a) Distancia en que se encuentra la repartición informante;

    b) Trámites que deben cumplirse personalmente para evacuar el informe; y

    c) Medios de comunicación entre la jefatura que pide el informe y la que deba expedirlo.

    El plazo que se fije correrá desde el momento en que la unidad inferior reciba el documento en que incida el informe, de modo que para establecer responsabilidades en los atrasos que se produzcan por la falta de cumplimiento a estas normas, en las libretas de entrega de correspondencia a las oficinas postales, además de la indicación de la fecha, deberá dejarse constancia de la hora precisa en que se efectúe dicha entrega.

    La Prefectura de Magallanes podrá excederse hasta por máximum de 15 días en los plazos que fije la Dirección General o la Inspección de Zona respectiva.

    Artículo 11. Como en las carpetas de antecedentes de todo el personal de la Institución, deben permanecer las hojas de vida que se confeccionan cuando un funcionario es trasladado de unidad, el jefe de la repartición donde presta sus servicios un individuo, será responsable de la conservación de estos documentos, como también de la falta de cualquiera de ellos.

    Artículo 12. La correspondencia oficial deberá ser numerada correlativamente dentro del año calendario. Para ello, el 31 de Diciembre de cada año se dará término a la numeración de la correspondencia despachada, y el l.o de Enero se iniciará una nueva numeración para toda clase de documentos que se despache.

    Artículo 13. En los dos primeros meses de cada año se procederá a empastar el total de la documentación del año anterior, manteniendo la misma clasificación, y se colocará a cada legajo el número de orden con que deberá ingresar al Archivo, para que en esta forma su consulta sea expedita y rápida.

    Artículo 14 En lo posible, se debe restringir la documentación evitándose el papeleo inútil, de modo que todo asunto de poca importancia que se pueda acordar o resolver por teléfono o personalmente, se haga en esta forma.

    La remisión de documentos que deban confeccionarse en fechas determinadas, como las estadísticas, listas de Revista de Comisario, estados de fuerza, no necesitarán hacerse con oficios, salvo el caso de que hubiere necesidad de formular alguna indicación o explicar algo relacionado con la materia de que se trate.

    Asimismo, la documentación ordinaria o corriente, que no sea confidencial, secreta o reservada, que se despache con destino a la Dirección General, en lo posible, deberá ser colocada en un solo sobre, aunque los antecedentes correspondan a distintos Departamentos o Secciones, por corresponder a la Oficina de Partes su recepción y distribución.

    Artículo 15. La documentación relacionada con deudas, cargos o envío de carpetas personales, no será de rigor tramitarla por conducto regular, sino que los comisarios podrán dirigirla directamente a la unidad donde preste servicios el afectado o interesado.

    En general, los comisarios podrán omitir el conducto regular para dirigir a otras unidades o reparticiones los documentos, antecedentes, expedientes o telegramas en los cuales se soliciten datos para contestar los informes que necesiten a objeto de poder ilustrar a sus superiores inmediatos.

    Artículo 16. Para la documentación secreta, reservada o confidencial que se reciba o envíe, habrá en cada unidad o repartición, un archivo especial, cuya llave estará a cargo del jefe respectivo, quien en todo caso será responsable de su reserva, y se considerará falla grave toda infidencia que se cometa al respecto.

    Con este mismo fin, la citada documentación se registrará en un libro de correspondencia distinto de aquél que se lleve para la correspondencia ordinaria, donde las anotaciones que se hagan con respecto a la documentación reservada o secreta se estamparán con tinta roja.

    Artículo 17. E1 funcionario, cualquiera que fuere su categoría o empleo, que sin estar autorizado para imponerse de la documentación a que se refiere el artículo anterior, lo hiciere o lo divulgare en parte o totalmente, será sancionado de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento de Disciplina, sin perjuicio de las responsabilidades legales que puedan corresponderle.

    Artículo 18. Se establece, como regla general, para todo funcionario de la Institución, que la documentación de la cual tome conocimiento, tiene para él carácter de reservado, no siéndole permitido, por lo tanto, informar a otras personas de su contenido, salvo orden superior o que alguna disposición reglamentaria lo autorice para ello.

    Artículo 19. La correspondencia oficial deberá ser dirigida a la Jefatura de unidad o repartición correspondiente, y no a los funcionarios titulares que desempeñen dichos puestos, a fin de que, en ausencia de éstos, pueda ser abierta y tramitada por sus reemplazantes, y no sufran atrasos los asuntos de que tratan los documentos.

    Igual procedimiento regirá para la correspondencia que se dirija a otras oficinas públicas, no así para el caso de los particulares.

    Artículo 20. Las órdenes que expidan los Tribunales de Justicia y en las que no se exprese el tiempo dentro del cual deben cumplirse, serán tramitadas y devueltas dentro de un plazo máximo de 30 días, contados desde la fecha en que la orden haya sido registrada en los respectivos libros de correspondencia.

    Cuando no sea posible dar cumplimiento a alguna orden judicial dentro de un plazo señalado expresamente en ella, deberá el jefe respectivo informar por oficio al Tribunal que la haya expedido, explicando las causas del atraso, y solicitando la ampliación de plazo, si es procedente.

    Articuló 21. Todo legajo de documentación, sin ninguna excepción, que deba ser tramitado por las reparticiones de Carabineros, será foliado correlativamente, antecedente por antecedente.

    El expediente respectivo se formará con las piezas y documentos que lo compongan, por orden cronológico y llevarán numeración árabe colocada en el extremo superior derecho del anverso de cada hoja, correspondiéndole el número 1 al documento de origen o al que sea de fecha más antigua, quedando al final del legajo el último documento que se haya agregado.

    Artículo 22. De acuerdo con lo dispuesto en el decreto supremo N.o 2.544, de 12 de Julio de 1938, las unidades y reparticiones de Carabineros no darán lugar ni tramitación a ninguna petición escrita presentada por ciudadanos extranjeros, sin el requisito previo de que éstos comprueben estar en posesión del "carnet de identidad para extranjeros", cuya validez es por 2 años y deben poseerlo aquéllos que permanezcan más de 2 meses en el país.

    En caso que se presente un carnet de esta calidad, vencido, se procederá a requisarlo y enviarlo al Gabinete de Identificación más próximo.

    Artículo 23. En la documentación de Carabineros deberá usarse, en lo posible, una firma clara, de fácil lectura, sin adornos innecesarios.

    Inmediatamente debajo de la firma, deberá colocarse el nombre, apellidos, grado y cargo que desempeña al firmante.

    Artículo 24. Las jefaturas de Carabineros podrán conceder tarjetas rompefilas a aquellos funcionarios públicos o personas que por sus ocupaciones (periodistas, agentes de seguros, etc.), necesiten estar premunidos de xxx circunstancia ésta que deberá ser debidamente calificada por los prefectos.

    La duración de estas tarjetas será de un año calendario y tendrán valor, únicamente, dentro de la jurisdicción de cada Prefectura, siendo su objeto autorizar a su poseedor para que pueda atravesar los cordones establecidos por Carabineros en los lugares públicos, entrar y permanecer en los recintos cerrados por ellos, y donde no se exija entrada o invitación especial, quedando sujeta su permanencia a las necesidades del servicio que se trata de resguardar.

    Artículo 25. Todas las unidades y reparticiones de Carabineros que reciban Boletines Oficiales de cargo, mantendrán en su Oficina de Partes una colección completa de ellos, los cuales conservarán al día es decir, haciéndose las anotaciones marginales que correspondan en caso de disponerse derogaciones, modificaciones o aclaraciones a disposiciones ya existentes.

    Esta colección se empastará en condiciones de que se formen tomos manuales, sin perjuicio de que se lleve, también, un índice de todas las materias publicadas para facilitar su consulta.

    TITULO II

De la clasificación de la documentación

    Artículo 26. En general, la documentación de Carabineros la constituirán los siguientes documentos:

    a) Oficios y partes a los Juzgados;

    b) Providencias;

    c) Informes;

    d) Circulares;

    e) Ordenes;

    f) Comunicaciones telegráficas;

    g) Solicitudes, y

    h) Resoluciones.

De la forma de confeccionar la documentación.

    Artículo 27. La documentación que se confeccione para su despacho oficial por las oficinas de Carabineros, deberá ceñirse a las disposiciones que siguen:

    a) Papel.- Para escribir a máquina, deberá ser blanco, tamaño oficio, sin líneas. Para escribir a mano, será de las mismas características, pero con el rayado común;

    b) Tinta.- Deberá emplearse tinta negra o azul negra. La tinta roja se usará solamente para subrayados y para escribir títulos, sobre los cuales se desee llamar especialmente la atención;

    c) Cintas de máquina.- Deberán ser de color negro, azul negro o violeta;

    d) Márgenes.- Al costado izquierdo de cada página deberá dejarse un margen de 3 centímetros. En el reverso, dicho margen será a la inversa, es decir, 3 centímetros a la derecha y 1 a la izquierda para los efectos de la encuadernación y archivo;

    e) Membrete.- En la parte superior izquierda de la primera hoja, a 1 centímetro y medio del borde izquierdo y a la misma distancia del borde superior irá escrito el membrete "Carabineros de Chile", con letras mayúsculas; un espacio más abajo la indicación de la unidad o repartición superior y debajo de ésta, la de la oficina, unidad o repartición subalterna que emita el documento; al centro del membrete y dos espacios más abajo de éste, irá el número de orden correspondiente al oficio, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12.

    f) Suma del contenido.- En todo oficio debe escribirse entre paréntesis el resumen de la materia de que se trata, redactada en tal forma que baste su lectura para formarse concepto cabal de lo que se dice o se pide en el cuerpo del oficio. Dicha suma deberá colocarse en la parte superior derecha del anverso de la primera hoja;

    g) Fecha.- Se colocará dos espacios más abajo de la suma, y a la misma altura de la iniciación de ésa. Se escribirá con caracteres árabes la indicación del día y año y con números romanos la del mes correspondiente. La fecha debe corresponder al día en que sea firmado el documento por el funcionario que lo emite.

    h) Dirección.- La indicación de la autoridad, jefatura, entidad, función titular o persona a quien se dirija un oficio, se escribirá con letras mayúsculas e inmediatamente debajo de la fecha, guardando la uniformidad en las separaciones o espacios consiguientes. A dos espacios más abajo y próximo al extremo derecho, irá la indicación de la ciudad, localidad, etc., donde resida la jefatura, servicio público o persona a quien va dirigido el documento.

    Se colocará la expresión "Guarnición" cuando se trate de reparticiones de Carabineros o militares que funcionan dentro de la misma localidad donde resida el funcionario que suscriba el documento, y la indicación "cuartel", cuando se refiera a unidades o reparticiones de Carabineros que funcionen dentro del mismo edificio que el de la oficina de origen;

    i) Contenido.- Cada oficio debe contener solamente una materia, a fin de facilitar su tramitación y resolución, salvo cuando una o más materias contengan estrecha relación entre sí y haya necesidad de hacer mención de ellas.

    En los escritos de cierta extensión se podrá escribir a máquina con un sólo espacio en ambas carillas del papel; pero esto último se hará solamente cuando se trate de oficios que tengan trámites internos, o sea, dentro de las unidades o servicios de la institución.

    También en este último caso, y cuando se trate de comunicaciones cortas, se  debe emplear media hoja de papel;

    j) Cuerpo o texto del oficio.- El texto del oficio deberá comenzar un centímetro más abajo de la línea donde se coloque la indicación de la ciudad o localidad. Los párrafos aparte deben comenzar a 6 centímetros del borde izquierdo de la página tratándose del anverso, y a cuatro centímetros si fuere en el reverso.

    Cuando se dé respuesta a un oficio o a cualquiera comunicación, se indicará la fecha y número del documento que se contesta.

    En las comunicaciones que tengan su origen en una disposición superior, debe hacerse mención de ésta, indicándose la Superioridad que la dictó, el número y fecha del documento, y si ha sido publicada en el "Boletín Oficial" se expresará el número de éste y la página correspondiente.

    En los escritos oficiales que se tramiten dentro de la institución se permite el empleo de abreviaturas que se indican en el Título IV de este Reglamento.

    Para expresar la noche, se separarán los días por medio de una línea oblicua (noche del 21 y 22 de Julio de 1989) y al referirse a los adverbios ayer, hoy, mañana, etc., deberá agregarse la indicación del día correspondiente, por ejemplo: ayer 16, hoy 17, mañana 18, etc.

    Al final de la página en que termine un escrito, y a dos centímetros del borde izquierdo, se colocarán con letras mayúsculas las iniciales del funcionario que lo ha redactado, y separadas por una línea oblicua las del que lo confeccionó a máquina.

    En el caso de haber referencias de otros documentos ya registrados en el libro de correspondencia, se escribirán, inmediatamente debajo de las aludidas iniciales, las cifras correspondientes a la página, línea o número de antecedente  de dicho libro.

    En general, todos los despachos oficiales se confeccionarán por duplicado, a objeto de que la copia quede archivada en la oficina de origen.

    Artículo 28. Cuando un documento deba ser firmado por un funcionario distinto del titular, se colocará sobre su firma la siguiente frase: "Por ausencia del............................", "Por orden del...................................................", según sea el caso.

    Se deberá colocar "Por ausencia del..............................", cuando el funcionario que firme siga en grado o en antigüedad del titular a quien deba reemplazar por sucesión del mando.

    Corresponderá colocar "Por orden del..........................................", cuando firme el ayudante, secretario u otro funcionario a quien el titular le haya ordenado transmitir o cursar un documento.

    De los oficios y partes a los Juzgados

    Artículo 29. Queda prohibida la transcripción total de los oficios, debiendo hacerse resúmenes de las noticias o hechos que se contengan y se quiera hacer constar, pero sin dejar de consignar el número y fecha del oficio y la repartición informante.

    Se exceptúan de esta disposición los documentos que envíe la Superioridad a los Ministerios, autoridades y reparticiones, siempre que sea necesario darlos a conocer en su totalidad.

    Artículo 30. Los oficios y demás documentos cuyo trámite debe tener preferencia dentro de la correspondencia ordinaria para su tramitación, llevarán en el centro de la parte superior un timbre con la indicación "Urgente", pudiendo también escribirse esta palabra a mano o a máquina, pero en todo caso con tinta roja.

    Se tramitarán en el carácter de "reservado", los oficios y todo otro documento que se refieran a las siguientes materias:

    a) Los que den cuenta de incidentes graves en que intervengan jefes y oficiales de Carabineros, Fuerzas Armadas y autoridades;

    b) Los que traten de asuntos privados de jefes y oficiales de la institución; y

    c) Todos aquellos respecto de los cuales estime el funcionario que los firme, que deben tener tal carácter.

    Se tramitarán en carácter de "Confidencial", aquellos oficios y documentos en que se dé cuenta de actuaciones que perjudiquen el prestigio del personal de nombramiento supremo, remisión de calificaciones y otras materias o asuntos que, a juicio del remitente, no deben ser conocidos sino por determinados funcionarios.

    La correspondencia que tenga relación con trabajos de movilización encargados por el Ejército, se tramitarán en carácter de "Secreto".

    Para estos tres últimos casos, se usara un timbre de goma que contenga dichas frases y se empleará con tinta roja, cuya colocación será igual a la señalada para el caso de la correspondencia urgente.

    A los sobres que contengan estas clases de documentos se les colocará estos mismos timbres.

    Artículo 31. Los oficios secretos y reservados deberán ser confeccionados y escritos en lo posible, por el jefe de la unidad o por una persona de su absoluta confianza.

    Los oficios confidenciales sólo podrán ser confeccionados por los ayudantes, oficiales de órdenes o empleados especialmente autorizados por el jefe directo de éstos, con exclusión de los escribientes del servicio de Secretaría.

    Artículo 32. Los oficios secretos o reservados serán abiertos únicamente por los jefes de unidades o funcionarios a quienes vayan dirigidos.

    Los oficios confidenciales podrán ser abiertos por los ayudantes u oficiales de órdenes, a fin de poder adelantar las gestiones o trámites que puedan contener, mientras llega el jefe respectivo.

    En ningún caso se podrán imponer de la correspondencia que tenga el carácter de reservado o secreto, los escribientes de servicio de Secretaría, ni el demás personal de la unidad o repartición.

    Artículo 33. Los partes o las cuentas que se envíen a los Juzgados constituyen una de las obligaciones de la institución, puesto que en esta forma se cumple con la finalidad de cooperar a la acción de los tribunales de justicia en la denuncia, persecución y castigo de los delincuentes.

    Estos partes o cuentas deben confeccionarse de acuerdo con las normas establecidas para la redacción y formato de los oficios, salvo en aquellos casos en que existan formularios para la confección de los que se envíen a los Juzgados Locales.

    Esta clase de documentos serán hechos en las bases de las Comisarías, por los oficiales de guardia o los que hagan sus veces; en las tenencias, por los jefes de estas reparticiones; y en los retenes, por los jefes de estas unidades inferiores.

    Los partes que se confeccionen en las bases de las Comisarías, deberán ser visados por los jefes de ellas o por el 2.o jefe.

    Artículo 34. En los referidos partes se tendrá cuidado de hacer una exposición detallada del hecho de que se da cuenta, sin omitir detalles, y clasificando los delitos  que se denuncien.

    Los partes, en el caso de haber detenidos, se encabezarán con los nombres y apellidos completos, profesión u oficios y domicilios de éstos, apodos si son individuos maleantes, hora y sitios en que fueron aprehendidos y nombre del personal aprehensor.

    Si se acompañan alhajas o piedras preciosas, se especificarán con el mayor número de detalles y características, para evitar que después puedan recaer responsabilidades sobre los miembros de la institución con respecto a su legitimidad, calidad o cantidad.

    Los partes que se confeccionen transmitiendo denuncias a los Tribunales de Justicia se encabezaran con la frase: "Doy cuenta a US.................................".

    Artículo 35. A fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Reglamento de la Ley de Alcoholes, en los partes que se refieran a detenidos por ebriedad, se dejará expresa constancia por el oficial de guardia que el estado manifiesto de ebriedad le consta al personal que sorprendió al infractor, para lo cual se indicará el nombre de este personal.

    Asimismo, de conformidad con lo establecido en la referida ley, los dueños o regentes de negocios con expendio de bebidas alcohólicas tienen la obligación de poseer el carnet de identidad y exhibirlo a Carabineros, de manera que en los partes que se pasen por infracciones a la ley mencionada, debe tenerse cuidado de que los nombres de los denunciados correspondan a su respectivo carnet.

    Artículo 36. Las oficinas de Carabineros correspondientes enviarán semanalmente a la Comisión de Defensa de la Ley de Alcoholes o a sus delegados, en su caso, una copia de las denuncias que remitan a los Juzgados por infracciones a las disposiciones del Libro II de la citada ley.

    Con respeto a las denuncias por ebriedad, dichas oficinas remitirán mensualmente a la mencionada Comisión o delegado una nómina de los ebrios detenidos, con indicación de los que hayan rendido fianza para obtener su libertad y del monto de la caución.

    Artículo 37. Los jefes de unidades que tengan conocimiento de haberse cometido un delito que corresponda a la jurisdicción militar, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 131 del Código de Justicia Militar, tienen la obligación de denunciarlo directamente al juez militar respectivo a cualquiera otra autoridad militar, sin perjuicio de que también lo ponga en conocimiento del superior inmediato.

    Cuando haya detenidos a disposición de la justicia militar, éstos se dejarán en el respectivo cuartel de Carabineros hasta que la autoridad correspondiente determine sobre su situación definitiva.

    Si estos detenidos son miembros le la institución, juntamente con el parte se remitirá la hoja de vida calificada y copia del contrato de los afectados.

    De las providencias

    Artículo 38. Las providencias son comunicaciones que sólo pueden ser dirigidas de superior a subalterno, tratando en cada una de ellas solamente una materia. En ningún caso podrán dirigirse a funcionarios extraños a Carabineros.

    No obstante lo dispuesto en el inciso que antecede, los jefes de Departamentos de la Dirección General podrán solicitarse entre sí, por medio de providencias, informes o datos relacionados con las diferentes materias que deben estudiar y conocer para la resolución que corresponda presentar al general director.

    Artículo 39. Por lo general, las providencias deben constar de tres partes, a saber: la indicación de la unidad o repartición a la cual se dirige el trámite; la expecificación del documento sobre el cual éste recae; y la parte resolutiva que motiva la providencia misma.

    Artículo 40. Las providencias de cada repartición deberán llevar numeración correlativa, y se irán agregando al cuerpo del documento que las motiva, por estricto orden cronológico.

    Cuando un documento deba recorrer varias reparticiones en trámites secundarios y anteriores a una decisión final, las providencias que haya necesidad de agregar se confeccionarán de manera que puedan ser retiradas por la jefatura que deba expedir el informe definitivo.

    Artículo 41. Para las providencias de simple trámite se podrán emplear timbres especiales.

    De los informes

    Artículo 42. Para la redacción y confección de los informes se adoptarán las mismas normas indicadas para los oficios en los artículos 27 y 29 de este reglamento.

    Artículo 43. Como regla general y salvo que no se señale un plazo determinado, los informes deben evacuarse en el término de 48 horas, contadas desde el momento de su recepción.

    En caso de que se trate de asuntos de carácter urgente, el informe debe ser expedido inmediatamente.

    Cuando la naturaleza del informe que se solicita no permita una respuesta rápida, los funcionarios informantes deberán dar cuenta de la razón que impida su cumplimiento en la forma ordenada.

    Artículo 44. Por ningún motivo quedarán en poder del funcionario informante los antecedentes que motiven una petición de informe.

    De las circulares

    Artículo 45. Como regla general, las circulares deben referirse a una sola materia, y podrán emplearse para encargar la aprehensión de una persona, para transcribir disposiciones de la Superioridad, para dar a conocer en forma rápida cualquiera materia del servicio, o para aclarar situaciones o texto obscuros de instrucciones ya impartidas.

    De las órdenes

    Artículo 46. Las órdenes son el medio por el cual una Jefatura imparte sus disposiciones a las reparticiones o personal de su dependencia.

    Se dividen en órdenes generales, órdenes del día y órdenes para casos especiales.

    Artículo 47. La Dirección General puede dictar disposiciones o impartir instrucciones a la institución, por medio de órdenes generales, y las Prefecturas, por órdenes del día, que deben dictarse una vez por semana, con excepción de las Prefecturas Generales de Valparaíso y Santiago y de las Comisarías urbanas que las confeccionarán diariamente.

    Las órdenes para casos especiales se dictarán para disponer:

    a) Entregas de unidades o comisiones administrativas;

    b) Ejecución de determinados servicios o comisiones;

    c) Instrucción de sumarios administrativos o investigaciones sumarias; y

    d) Sanciones por faltas que se hayan probado en el curso de algún sumario o investigación sumaria.

    Artículo 48. Las órdenes del día no deben llevar suma o resúmenes, sino que se encabezarán con la frase: "Orden del día N.o...............de la Prefectura o Comisaría........................", a continuación se colocará la fecha, y las distintas materias se irán tratando por párrafos que llevarán numeración correlativa dentro de cada orden.

    Cuando en estas órdenes sea necesario transcribir disposiciones del "Boletín Oficial", no se copiarán en su totalidad, sino que se extractarán aquellos párrafos más esenciales y para el sólo efecto de impartir la instrucciones de detalles para su mejor cumplimiento, tomando en consideración la obligación que pesa sobre todo el personal de la institución de imponerse de las materias que se tratan en dicha publicación.

    Las órdenes generales y las órdenes para casos especiales se compondrán de dos partes; una expositiva y otra resolutiva.

    En la primera, se darán las razones que justifique o haga necesaria la orden, y en la segunda se determinarán con claridad y en forma precisa cuáles son las instrucciones cuyo cumplimiento se exige.

    Ambas partes estarán separadas por la frase "Se ordena" que indicará el comienzo de la parte expositiva.

    Artículo 49. Es obligación de todo jefe de unidad o repartición hacer llegar a conocimiento del personal que le esté subordinado, las órdenes que imparta para que éste pueda cumplirlas o hacerlas cumplir, según los casos.

    Artículo 50. Las órdenes del día que dicten las jefaturas de unidades llevarán al final de ellas y junto al margen izquierdo la constancia de haber sido repartidas en copia a las unidades subalternas correspondientes.

    Dicha constancia deberá ser firmada por el ayudante de cada Prefectura o repartición, y por el oficial de órdenes en las Comisarías.

    Artículo 51. Las órdenes que deben ser destinadas exclusivamente al conocimiento de determinados funcionarios deberán dictarse con carácter confidencial o reservado, cuando traten de cualesquiera de las materias o asuntos a que se refieren los incisos 2.o y 3.o del artículo 30, de este reglamento.

    De las comunicaciones telegráficas.

    Artículo 52. La comunicación telegráfica se empleará solamente en aquellos casos de justificada urgencia, y reemplazará al oficio que, con mayores antecedentes, pueda remitirse después.

    No se reconocerá urgencia a los telegramas que traten de asuntos de interés privado, a los que no tengan el carácter de tal que justifique su remisión, y a los que contengan datos que, pudiéndose enviar por la vía postal, permitan llegar en tiempo útil a su destino.

    Artículo 53. La dirección de los telegramas contendrá los datos necesarios para que los despachos lleguen sin inconvenientes y época oportuna al lugar de su destino, debiendo observarse las normas indicadas en el artículo 80, en lo que respecta a los que se dirijan a la Dirección General.

    Artículo 54. En aquellos casos en que se estime de interés particular un telegrama por despacharse, el jefe de la unidad o quien lo reemplace en caso de ausencia, ordenará que sea enviado a la oficina telegráfica con un carabinero acompañado del interesado, quien personalmente pagará su valor.

    Por regla general, este procedimiento se aceptará en el caso de que alguna persona desee que las diligencias que tengan relación con búsqueda de personas, encargos de animales se practiquen por medio de órdenes telegráficas.

    Artículo 55. Los jefes de unidades deben ser siempre los que redacten las comunicaciones telegráficas, a objeto de que éstas se reduzcan al mínimum de palabras y su contenido se refiera a hechos de absoluta urgencia y que no tengan la naturaleza de novedades diarias de poca importancia.

    Artículo 56. No estando liberados de pago los telegramas que se envíen a la Caja de Previsión, Mutualidad y Cooperativa de Carabineros, si algún miembro de la institución necesita conocer algún dato relacionado con esas entidades, debe cancelar el valor del telegrama respectivo.

    Cuando haya necesidad de consultar a la Cooperativa mencionada los saldos deudores del personal que salga licenciado, a fin de que se pueda efectuar la liquidación de sus haberes y no deje deudas pendientes en esa Sociedad, las prefecturas deberán pagar estas comunicaciones con sus fondos de economías y pedir mensualmente que sean reembolsados los valores correspondientes por la institución interesada.

    Artículo 57. Las Jefaturas de Zona se abstendrán de transcribir a las Prefecturas de su dependencia, por la vía telegráfica, las circulares de que por este medio de comunicación reciba de la Dirección General, tomando en consideración que a estas reparticiones se les envía directamente dichas circulares, salvo que se disponga en forma expresa lo contrario.

    Artículo 58. Las comunicaciones que tengan carácter secreto, reservado o confidencial, y que deban enviarse por vía telegráfica, se harán por medio de criptogramas, cuya clave dará a conocer la Dirección General oportunamente, y que se conservarán en poder del jefe que la reciba, debiendo mantenerse su contenido en el más estricto secreto.

    Para evitar que el Telégrafo del Estado incurra en equivocaciones, todo criptograma deberá entregarse escrito a máquina.

    Artículo 59. Cuando por criptograma se impartan algunas instrucciones del servicio se pidan informes relacionados con incidencias producidas, y en su respuesta no sea necesario detallar el hecho mismo que origina el criptograma recibido, se contestará por telegrama, anteponiéndose la palabra "resucripto" e indicándose a continuación el resultado de las investigaciones practicadas y todas aquellas explicaciones que se estimen necesarias, y que no permitan dar a conocer, directa o indirectamente, el fondo de la materia tratada en el criptograma, sobre cuyo contenido se informa.

    Artículo 60. Queda prohibido el uso de la vía telegráfica para solicitar de la Superioridad autorizaciones para comisiones con derecho a viáticos, exceptuándose de esta prohibición a las unidades que indique la Dirección General en consideración a la falta de medios de comunicación rápida.

    De las solicitudes

    Artículo 61. Toda solicitud escrita deba confeccionarse en papel sellado competente, o en su defecto, en papel tamaño oficio, al que se le adherirá la estampilla legal que corresponda.

    Además debe ser redactada en términos claros, precisos, discretos y respetuosos, y tramitada por conducto regular.

    Artículo 62. Las reclamaciones derivadas de la administración de los servicios o de medidas tomadas por los superiores con respecto a sus subalternos, no deben considerarse entre las solicitudes de interés particular del personal. Por consiguiente deben hacerse solamente en papel de oficio simple, sin sujeción a impuesto alguno, salvo cuando deban elevarse al Gobierno o tramitarse en oficinas públicas extrañas a la institución.

    Igualmente, las solicitudes y demás documentos complementarios que se dirijan a la Mutualidad o Caja de Previsión de Carabineros, por el personal de la institución, quedarán comprendidas en las excepciones de que trata el inciso anterior, es decir, no estarán sujetas a impuesto alguno.

    Artículo 63. Los jefes de unidades no darán curso a ninguna solicitud de retiro por inutilidad física o invalidez o de años de abono de servicios que presente el personal de su dependencia, sin que antes haya agregado una fotografía tamaño carnet del interesado, la que se colocará en la parte superior derecha de la solicitud, estampándose debajo de ella el número de la cédula de identidad personal del solicitante.

    Artículo 64. Las Oficinas de Partes de Carabineros no darán curso a ninguna solicitud de índole particular que presente el personal de la institución y que pueda tener tramitación ante un Ministerio u otra oficina pública, mientras el interesado no acredite haber hecho la declaración o pago del impuesto complementario a la renta, lo cual certificarán los jefes de las oficinas referidas a continuación de la solicitud, certificación que también se hará efectiva en caso de que el interesado esté exento de este pago.

    Artículo 65. De conformidad con lo dispuesto en la Ley de Timbres, Estampillas y Papel Sellado, las oficinas de Carabineros que en primer término reciban una solicitud, inutilizarán las estampillas con el sello oficial que habitualmente empleen, sin perjuicio de que éstas también sean perforadas.

    Por ningún motivo se aceptarán estampillas que, por su presentación o estado, se presuma que con anterioridad han sido inutilizadas.

    Las estampillas que se coloquen en planillas de viáticos no serán inutilizadas, porque esta medida la adopta la Tesorería respectiva cuando llegue la oportunidad de cancelarlas.

    Artículo 66. A toda solicitud que se presente para impetrar derecho a retiro o abonos de años de servicios, se le colocará, por el jefe que en primer término deba cursarla y a continuación del escrito, la fecha precisa de su presentación.

    Artículo 67. En las solicitudes en que se pida determinado premio de constancia, el jefe inmediato del interesado deberá certificar si está o no afecto a alguna de las inhabilidades contempladas en el artículo 4.o del decreto supremo 604, de 8 de Febrero de 1935.

    Sin perjuicio de lo anterior, se acompañará a la indicada solicitud la copia de la hoja de vida correspondiente al tiempo por el cual se otorgará un premio determinado.

    De las resoluciones

    Artículo 68. Para las resoluciones que dicte la Dirección General se estará a lo dispuesto en el decreto ley N.o 191, de 13 de Julio de 1932.

    Estas resoluciones sólo se referirán a las siguientes materias:

    1.o Destinaciones y traslados de oficiales de fila y asimilados de Carabineros, hasta el grado de capitán inclusive;

    2.o Autorizaciones para contraer matrimonio a los jefes, oficiales de fila, asimilados y empleados de nombramiento supremo;

    3.o Rehabilitaciones para pasar revistas de Comisario al personal de Carabineros; y

    4.o Concesión de licencias, hasta por 30 días, al personal de Carabineros de nombramiento supremo.

    TITULO III

    De los sellos

    Artículo 69. Los sellos deben colocarse al costado izquierdo de la firma de los funcionarios de Carabineros en todo documento que, por su naturaleza, sea necesario justificar su autenticidad, como cheques, certificados de servicios, y, en general, en todo documento de carácter oficial.

    También se deben usar en la parte exterior de los sobres que contengan esta clase de documentación, a fin de que puedan circular por las oficinas de Correos libre de porte.

    El sello consistirá en un trozo de goma circular, de tres y medio centímetros de diámetro, e irá adherido a una pieza de madera torneada de cinco centímetros de largo.

    Artículo 70. Las inscripciones de los sellos que se usen en las diversas reparticiones y servicios de Carabineros serán uniformes y estarán sujetas a las siguientes normas:

    a) A medio centímetro de la circunferencia del sello se marcará un círculo que tenga dos y medio centímetros de diámetro, dividido en dos circunferencias, la exterior y la interior;

    b) En la parte superior del espacio comprendido entre ambas circunferencias se grabará con caracteres de imprenta, de tres milímetros de alto, la frase "CARABINEROS DE CHILE";

    c) En la parte inferior del mismo espacio se estampará, con iguales caracteres, el nombre de la localidad donde tiene su asiento la unidad, repartición o servicio a que corresponda el sello;

    d) En la parte superior de la esfera cerrada por la circunferencia interna se grabará también con caracteres de imprenta, de dos milímetros de alto, la repartición y servicio inmediatamente superior a la unidad o repartición a que pertenece el sello; y

    e) En la parte inferior de la misma esfera se grabará con iguales caracteres, la repartición, unidad o servicio a que pertenece el sello; y

    f) En el centro de la esfera se grabará la insignia de la Institución, esto es, dos carabinas cruzadas de un centímetro y tres milímetros de largo cada una.

    Artículo 71.- Sólo podrán usar sellos las reparticiones de Carabineros que se detallan a continuación;

    Dirección General, Subdirección General, Ayudantía General, Departamentos, Jefaturas de Zonas, Escuela de Carabineros, Prefecturas Independientes y encuadradas. Administraciones de Caja, Comisarias, Tenencias, Retenes y Servicio Médico y Dental de unidades y reparticiones.

    Artículo 72. Los sellos deben mantenerse bajo la custodia inmediata y segura del jefe o ayudante de las respectivas unidades, servicios o reparticiones, siendo estos funcionarios responsables del uso indebido que se haga en ellos, si se establece descuido o negligencia de su parte.

    Artículo 73. Los sellos serán usados con tinta negra, azul negra o azul, quedando prohibido, el uso de tintas de otros colores y al estamparse en los documentos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 69, se cuidará de que quede perfectamente legible y en forma normal para su lectura.

    De los timbres

    Artículo 74. Los timbres que se usen para la documentación reservada, confidencial, secreta o urgente, y los sobres que la contenga, serán de goma, de un centímetro de alto por seis de largo, e irán adheridos a un trozo de madera.

    La colocación de estos timbres será al centro del documento, inmediatamente, debajo de la suma y encima de la fecha, y se empleará la tinta roja para uso.

    Artículo 75. Siendo obligación de todo funcionario de Carabineros estampar en la documentación oficial, después de su firma, la aclaración de ésta y el grado y cargo que desempeña, puede usar para tal objeto un timbre de goma en que se expresen estos datos y cuyo tipo de letra será de tres milímetros de alto. Esta especie la adquirirá el interesado.

    Artículo 76. Las Oficinas de Partes, para los efectos de registrar la correspondencia que reciban, de acuerdo con las anotaciones del libro respectivo, usarán un timbre que tendrá las siguientes características: de goma, de forma rectangular de cinco y medio centímetros de ancho por tres y medio de alto; en la parte superior llevará la inscripción "CARABINEROS DE CHILE", en caracteres de imprenta, debajo de ella el nombre de la unidad a la cual pertenece el timbre, en seguida la palabra "fecha", que servirá para anotar aquella que corresponda a la recepción del documento, y, finamente, las palabras "Folio y Línea", en un mismo renglón, dejando un pequeño espacio entre cada una para colocar a continuación de la primera el número del folio del libro de correspondencia, y, después de la segunda, el número de la línea en que ha correspondido hacer la anotación del antecedente o documento, o sea, el número de entrada que le corresponda.

    Artículo 77. Las Administraciones de Caja y oficinas que tramiten facturas u otros comprobantes de inversión de fondos, podrán usar timbres de goma para colocarlos antes de la firma del "Conforme", del "Intervine", y del "V.o B.o", en caracteres de imprenta de medio centímetro de alto, los que se utilizarán con tinta negra, azul negra o azul. Todos estos timbres deberán ir colocados en un trozo de madera.

    De los membretes

    Artículo 78. El membrete debe colocarse en el borde superior izquierdo del papel que se use en la documentación oficial de las distintas reparticiones y servicios de Carabineros.

    La redacción y colocación de este membrete se sujetará a las instrucciones determinadas en la letra e) del artículo 27.

    En caso de que se use un timbre de goma para dar cumplimiento a esta disposición, éste será confeccionado en caracteres de imprenta, de tres milímetros de alto.

    De las abreviaturas

    Artículo 79. Las únicas abreviaturas que se podrán hacer en la documentación oficial de carácter interno, serán las que se indican a continuación, con el bien entendido que no se utilizarán en los escritos que se dirijan a particulares o a las autoridades en general con excepción de las ocho últimas:

    Carabs. de Ch.: Carabineros de Chile.

    Digcar.: Dirección General.

    Ser. : Secretaría.

    O.S.: Departamento de Orden y Seguridad.

    P.: Departamento del Personal.

    A.: Departamento Administrativo.

    Sd.: Departamento de Sanidad.

    AM.: Departamento de Armamento y Municiones.

    R.: Departamento de Remonta.

    P. y F.: Subsección Pasajes y Fletes.

    O. P.: Oficina de Partes.

    Arch.: Archivo.

    Inv.: Subsección Inventarios.

    Arq.: Subsección Arquitectura.

    Aud.: Auditoría.

    Crl.: Coronel.

    Tte. Crl.: Teniente Coronel.

    Tte.: Teniente.

    Subte.: Subteniente.

    Sargto. l.o: Sargento 1.o.

    Vice l.o: Vicesargento l.o

    Sgto. 2.o: Sargento 2.o

    Carab.: Carabinero.

    Abreviaturas telegráficas

    Digcar.: Dirección General.

    Resute.: Refiérome mi telegrama.

    Resurerip.: Refiérome mi criptograma.

    Sesuof.: Refiérome su oficio.

    Resure.: Refiérome su reservado.

    Resusecre.: Refiérome su secreto.

    Artículo 80. La correspondencia que se dirija a aquellas Secciones dependientes de los Departamentos de la Dirección General que se mencionan anteriormente, se direccionará indicando la abreviatura que corresponda al Departamento y el número de la Sección que deba conocer del asunto, conforme al plan de distribución de trabajo establecido en el Reglamento Orgánico de la Dirección General, N.o 2.

    TITULO IV

    De los libros

    Artículo 81. Todo libro que se abra para el servicio de las jefaturas, unidades y reparticiones de Carabineros, en conformidad al presente Reglamento, se sujetará a las siguientes instrucciones:

    La primera hoja servirá de portada y en la parte superior de ella se anotará la frase "CARABINEROS DE CHILE.", luego la Jefatura inmediatamente superior, a continuación la repartición a que pertenece, y en seguida el nombre del libro, después la fecha en que empieza a ser usado y la fecha en que ha terminado, debajo de esta última fecha la constancia de los folios útiles que contiene, y, finalmente, la fecha y firma del jefe de la repartición donde prestará servicios el libro.

    Artículo 82. Fuera de lo dispuesto en el artículo anterior, ningún libro podrá ser puesto en servicio mientras tanto no se le haya foliado en el anverso y en el reverso de cada página.

    Artículo 83. Para la constancia de la revisión de los libros se dejarán tres páginas en los de poco movimiento, y, en los de uso continuo, como son los de novedades de guardia y de población, se dejará una página, las cuales se utilizarán con el rayado que se consignará en el Anexo de este Reglamento.

    Artículo 84. Los libros de vida de oficiales y tropa, de cargo de vestuario y equipo armamento y municiones y de inventarios, tendrán al comienzo un índice alfabético para facilitar la búsqueda de las materias que contienen.

    Artículo 85. Se considerará falta grave extraer hojas, pegar parches o efectuar enmendaduras y raspaduras en los libros oficiales.

    Cuando sea necesario enmendar una anotación que haya sido colocada erróneamente, ésta se pondrá entre paréntesis y se estampará al final de ella la constancia de que es válida.

    Artículo 86. En el anverso de la tapa de cada libro, se colocará una hoja de catorce centímetros de ancho por ocho de alto, en la que se anotará el nombre del Libro y la unidad a la cual pertenece. En el reverso se adherirá una relación resumida de la disposición que estableció su creación, indicándose el número y fecha de ella.

    Artículo 87. Una vez terminado un libro, debe quedar por el resto del año en la oficina o departamento del funcionario que lo llevaba, pasando, después, al archivo por el tiempo que se determina en ente reglamento.

    Transcurrido el plazo estipulado, se esperará la revista económica anual, en cuya fecha se presentarán al jefe que presida este acto los libros que hayan cumplido el tiempo de duración en el archivo, a fin de que se disponga su incineración, de cuyo acto se dejará constancia detallada, indicándose los libros que se destruyan, en el "libro de incineración de documentos".

    Artículo 88. Siendo los libros de vida del personal de gran importancia por la naturaleza de las anotaciones que contienen, serán llevados:

    En la Dirección General.- Por el jefe de la Sección P. 1. en lo referente de personal de jefes, oficiales, asimilados y civiles de nombramiento supremo; y por el jefe de la Sección P. 2. en lo que respecta al personal de tropa o civil a contrata.

    Estos jefes podrán designar, bajo su responsabilidad a un empleado de confianza para que los secunde en esta obligación;

    En las Zonas de Inspección.- Tanto en lo que respecta al personal de nombramiento supremo como el de tropa y a contrata, por el ayudante; y

    En las Prefecturas, Escuela de Carabineros y Comisarías.- Por los 2.os jefes de estas reparticiones, en lo concerniente al personal de nombramiento supremo, y por el empleado de mayor jerarquía del servicio de Secretaría, en lo que tenga relación con el personal de tropa o civil a contrata.

    De cualquiera adulteración o error que se sorprenda en dichos libros responderán los funcionarios anteriormente enumerados, sin perjuicio de las responsabilidades que corresponda a los respectivos jefes de unidades o reparticiones por falta de fiscalización.

    Artículo 89. En los "libros de vida" se anotarán: la procedencia, faltas sancionadas por el reglamento de disciplina, licencias, partes de enfermo, feriados, permisos, medallas otorgadas, derecho a mayor sueldo y premios de constancia reconocidos, felicitaciones y recomendaciones cuyas anotaciones disponga la superioridad, traslados y licenciamientos con indicación precisa de las causas que los hayan motivado, para todo lo cual a cada funcionario, sin excepción de grados ni asimilaciones, se le abrirá el correspondiente folio.

    Artículo 90. Para los efectos del control que corresponde al Departamento del Personal (P.1.), las Prefecturas le comunicarán mensualmente y antes de los primeros cinco días de cada mes, los permisos, feriados, partes de enfermo y castigos que tuvieren relación con el personal de nombramiento supremo de su dependencia.

    Igual comunicación se hará al mismo Departamento (P.2.), en lo referente a los castigos que durante el mes se impongan a los escribientes, brigadieres, sargentos 1ºs. y demás personal cuyos ascensos le corresponda disponer a la referida Sección.

    Artículo 91. El 2.o jefe de cada Prefectura revisará en los meses de Junio a Diciembre, los libros y demás documentos de la Prefectura y Comisarías dependientes, corrigiendo los errores y omisiones que notare, y dejando la correspondiente constancia en los certificados de revisión de cada libro.

    Sin perjuicio de lo anterior, los prefectos y comisarios harán igual revisión en los libros y documentos que estimen conveniente, cada vez que efectúen una visita de inspección, dejando también las constancias indicadas.

    Artículo 92. No obstante lo dispuesto en el artículo l.o y siendo necesario hacer una equitativa distribución de la labor que corresponde a las Oficinas de Partes de aquellas unidades y reparticiones de gran movimiento, los jefes respectivos confeccionarán una pauta de distribución del trabajo, para que cada empleado responda de la buena forma de llevar y conservar los libros que se les señale y de la oportuna expedición de la documentación que tenga la obligación de confeccionar.

    TITULO V

    Del cargo de libros y archivadores

    Artículo 93. El cargo oficial de libros y archivadores de las diferentes reparticiones y unidades de Carabineros, será el que se indica a continuación, sin perjuicio que la Dirección General pueda modificar este cargo disponiendo la supresión de algunos documentos o la creación de otros, si las necesidades del servicio así lo requieren.

    ZONAS DE INSPECCION

    a) Oficina del jefe de Zona:

    Archivadores

    Para claves de la institución:

    Para la documentación secreta salida y llegada;

    Carpetas de antecedentes personales de los prefectos provinciales y de personal nombramiento supremo que preste servicios en la plana mayor de la Zona;

    b) Oficina del ayudante:

    Libros

    De vida del personal de nombramiento supremo de la plana mayor de la Zona y prefectos provinciales;

    De correspondencia confidencial y reservada;

    De presentación de oficiales y empleados;

    De actas de visita de inspección;

    De actas de exámenes de oficiales;

    De actas de exámenes de escribientes;

    De vida de tropa y escribientes;

    De vida de vehículos motorizados;

    De comunicaciones telefónicas a larga distancia:

    De academia y reuniones de oficiales y suboficiales;

    Archivadores

    Para oficios confidenciales y reservados llegados;

    Para oficios confidenciales y reservados salidos;

    Para criptogramas salidos y llegados;

    Para correspondencia confidencial y reservada salida y llegada;

    Para actas de inspección a las Prefecturas de la Zona;

    Lista de selección de suboficiales;

    Escalafones de suboficiales;

    Carpetas con antecedentes personales de personal de tropa y escribientes de la Zona.

    c) Oficina de Partes

    Libros

    De correspondencia ordinaria;

    De altas y bajas de hombres;

    De entrega de correspondencia al Correo y Telégrafo.

    De entrega de correspondencia varias.

    Archivadores

    Para oficios salidos;

    Para oficios recibidos de la Dirección General;

    Para telegramas y radiogramas salidos;

    Para telegramas y radiogramas llegados;

    Para oficios llegados de las Prefecturas de Zona;

    Para circulares y providencias llegadas de la Dirección General;

    Para providencias salidas;

    Para circulares y órdenes salidas;

    Para partes de novedades llegados de las Prefecturas de la Zona;

    Para sumarios llegados;

    Para órdenes del día llegadas de las Prefecturas de la Zona;

    Para oficios llegados de las autoridades locales y otras;

    Para boletines oficiales;

    Para varios;

    d) Oficina del contador ayudante

    Libros

    De autorizaciones especiales de las Prefecturas;

    De movimiento de fondos concedidos a la Zona;

    e) Oficina del escribiente de la Subintendencia

    Libros

    De correspondencia ordinaria;

    De inventarios de especies fungibles;

    De inventarios de especies no fungibles;

    Archivadores

    Para oficios llegados de la Dirección General;

    Para oficios salidos;

    Para listas de revistas de comisario;

    Para rendiciones de cuenta (1 para cada Prefectura);

    Para Boletines Oficiales;

    f) Oficina del capellán:

    Libros

    De bautizos y matrimonios;

    De la labor diaria del servicio religioso;

    Archivadores

    Para oficios salidos y llegados;

    PREFECTURAS

    a) Oficina del prefecto

    Libros

    De academias y reuniones de oficiales;

    Archivadores

    Para claves y documentos secretos salidos;

    Para documentos varios;

    Carpetas de antecedentes personales de los comisarios y personal de nombramiento supremo de la plana mayor de la Prefectura.

    b) Oficina del 2.o jefe:

    Libros

    De cargo general de armamento y municiones;

    De cargo general de vestuario y equipo;

    De vestuario y equipo perdido y pagado;

    De armamento y municiones perdido y pagado;

    De revista de armamento;

    De vida del personal de nombramiento supremo que presta servicios en la plana mayor de la Prefectura y de los comisarios;

    De ropero familiar;

    De inventarios de especies no fungibles;

    De inventarios de especies fungibles;

    Archivadores

    Para Boletines Oficiales;

    Para oficios salidos;

    Para oficios llegados;

    Para estados semestrales de armamento;

    Para estados trimestrales de vestuario y equipo;

    Para oficios-facturas de vestuario y equipo recibidos;

    Para oficios-facturas de armamento recibido;

    Para documentación relacionada con inventarios;

    Para órdenes del día de la Prefectura;

    Para circulares salidas y llegadas;

    Para oficios confidenciales, reservados y secretos salidos y llegados;

    c) Oficina del ayudante:

    Libros 

    De actas de la Junta Calificadora da Tropa;

    De vida de vehículos motorizados;

    De valores entregados a la Administración de Caja;

    De actas de visitas de inspección;

    De presentación de oficiales y empleados;

    De llamados telefónicos a larga distancia;

    De exámenes del personal de tropa y escribientes;

    De correspondencia confidencial, reservada y secreta;

    Archivadores

    Para documentos confidenciales salidos y llegados;

    Para documentos reservados salidos y llegados;

    Para escalafones de Carabineros y Sub-oficiales;

    Para lista de selección de Carabineros y Suboficiales;

    d) Oficina de Partes:

    Libros

    De correspondencia ordinaria;

    De vida de tropa y escribientes de la plana mayor;

    De altas y bajas de hombres;

    De entrega de correspondencia al Correo y Telégrafo;

    De entrega de correspondencia varia;

    De registro de sumarios e investigaciones sumarias;

    De destacamentos;

    Indice de personal inhabilitado para reincorporarse;

    Indice de Boletines Oficiales;

    Colección completa de Boletines Oficiales;

    Archivadores

    Para oficios y circulares llegados de la Dirección General;

    Para providencias llegadas de la Dirección General;

    Para oficios llegados de la Inspección de Zona y otras Prefecturas;

    Para oficios llegados de la Intendencia y otras autoridades locales;

    Para oficios llegados de la Caja de Previsión, Mutualidad y Cooperativas;

    Para oficios llegados de los servicios internos de la Plana Mayor;

    Para oficios salidos;

    Para providencias salidas;

    Para Listas de Revista de Comisario y estados de fuerza;

    Para Boletines Oficiales;

    Para Ordenes del Día de la Prefectura;

    Para Ordenes del Día de las Comisarías;

    Para circulares salidas;

    Para órdenes y dictámenes de la Prefectura;

    Para telegramas salidos;

    Para telegramas llegados;

    Para oficios llegados de las Comisarías (1 para cada unidad);

    Para varios;

    c) Oficina del veterinario:

    Libros

    De cargo y movimiento de ganado fiscal;

    De existencia y consumo de forraje;

    De ganado particular forrajeado por cuenta fiscal;

    De vacunación del ganado;

    De ganado enfermo;

    De actas de compra y remate de ganado;

    De control de las crías fiscales;

    Archivadores

    Para estados mensuales de consumo de forraje;

    Para oficios salidos y llegados;

    Para filiaciones del ganado;

    Para Ordenes del Día de la Prefectura;

    Para Boletines Oficiales que tengan relación con movimientos de altas y bajas de ganado de la Prefectura;

    Para varios;

    f) Administración de Caja:

    Libros

    De auxiliar de Caja;

    De general de Inversión;

    De auxiliar de economías generales;

    De autorizaciones especiales;

    De armamento perdido y pagado;

    De vestuario perdido y pagado;

    Talonarios de giros de Tesorería;

    Talonarios de pedidos al comercio;

    Archivadores

    Para oficios llegados de la Prefectura y Zona;

    Para oficios llegados varios;

    Para oficios salidos a la Prefectura y zona;

    Para oficios salidos varios;

    Para cargos por despachar al personal;

    Para duplicados de oficios remisores de valores;

    Para listas de Revista de Comisario y certificados de revistas;

    Para ajustes de sueldos y duplicados de balances;

    Para ceses, salidos y llegados;

    Para Boletines Oficiales relacionados con asuntos de la Administración de Caja;

    Para Ordenes del Día de la Prefectura;

    Para ajustes individuales;

    Para documentación mensual de Caja;

    Para duplicados de descuentos de la Mutualidad, Caja de Previsión, Cooperativas y Club de Carabineros;

    Para actas de entrega y revistas de Caja;

    Para comprobantes de ingresos (cuenta, valores);

    Para comprobantes de egreso (cuenta de valores)

    g) Archivo:

    Libros

    De incineración de documentos;

    De índice general del Archivo.

    COMISARIAS

    a) Oficina del comisario:

    Libros

    De reuniones y academias de oficiales;

    De actas de visitas de inspección;

    De correspondencia confidencial, reservada y secreta;

    Carpetas de antecedentes del personal de nombramiento supremo que sirve en la unidad;

    Croquis del sector.

    Archivadores

    Para oficios confidenciales, reservados y secretos salidos;

    Para oficios confidenciales, reservados y secretos llegados;

    Para la clave de la Institución;

    Para varios;

    b) Oficina del oficial de órdenes:

    Libros

    De personal sepultado en el mausoleo;

    De inventarios de especies fungibles;

    De inventarios de especies no fungibles;

    De actas de inventarios;

    De castigos de tropa (auxiliar);

    De casas recomendadas;

    De registro de prostitutas;

    De vigilancia para impedir mudanzas;

    De vida del personal de nombramiento Supremo;

    Archivadores

    Para oficios salidos y llegados;

    Para asuntos relacionados con inventarios;

    c) Oficina de Partes

    Libros

    De correspondencia ordinaria;

    De vida de tropa y escribiente;

    De destacamento;

    De personal inhabilitado para reincorporarse (Indice);

    De cargo y movimiento de ganado;

    De registro de premios de constancia;

    De consumo y existencia de medicamentos de veterinaria;

    De vida de vehículos motorizados;

    De registro de órdenes judiciales;

    De entrega de correspondencia al Correo y Telégrafo;

    De entrega de correspondencia varias;

    Indice de Boletines Oficiales;

    De altas y bajas de hombres;

    Colección completa de Boletines Oficiales.

    Archivadores

    Para oficios salidos;

    Para oficios y providencias llegados de la Prefectura;

    Para oficios llegados de la Gobernación y otras autoridades;

    Para oficios llegados de las Tenencias;

    Para oficios llegados de los Retenes;

    Para oficios llegados de los servicios internos de la unidad;

    Para circulares salidas;

    Para circulares llegadas de la Prefectura;

    Para filiaciones del ganado;

    Para Boletines Oficiales;

    Para órdenes del día de la Prefectura;

    Para órdenes del día de la Comisaría;

    Para oficios llegados de la Caja de Previsión, Mutualidad y Cooperativas;

    Para listas de Revista de Comisario y estados de fuerza;

    Para actas de entregas de unidades y comisiones administrativas;

    Para contratos y documentos de personal licenciado;

    Para telegramas salidos y llegados;

    Para órdenes judiciales cumplidas y pendientes;

    Para visitas domiciliarias;

    Para carpetas de antecedentes personales de los miembros de la unidad;

    Para varios;

    d) Oficina de la Guardia

    Libros

    De novedades de la guardia;

    De novedades de la población;

    De novedades telefónicas;

    De estadística de la delincuencia;

    De comunicaciones telefónicas a larga distancia;

    De novedades de ronda;

    De órdenes internas de carácter permanente;

    De envío de detenidos, partes y dinero al Juzgado del Crimen (1 para cada Juzgado);

    De envío de detenidos, partes y dinero al Juzgado Local;

    De envío de partes por infracción a la Ley de Alcoholes (1 para cada Juzgado);

    De infractores de la Ley de Alcoholes (Indice).

    Talonario de recibos de dinero y especies de detenidos;

    Talonario de dinero depositado por contraventores;

    Guía de informaciones de la localidad;

    Archivadores

    Para partes enviados a los Juzgados del Crimen (1 para cada Juzgado);

    Para partes enviados al Juzgado Local;

    Para partes enviados al Juzgado Militar;

    Para partes enviados al Juzgado de Menores y del Trabajo;

    Para partes enviados por infracciones a la Ley de Alcoholes (1 para cada Juzgado);

    Para oficios salidos de la guardia;

    Para oficios llegados a la guardia;

    e) Oficina para el guardalmacén

    Libros

    De borrador de tiro;

    De cargo de armamento y municiones;

    De cargo de vestuario y equipo;

    De cargo de vestuario excluido;

    De distribución de vestuario y equipo;

    De distribución de armamento y municiones;

    De vida de armamento;

    De revistas de armamento;

    De cargo y reparto de placas de servicio;

    De existencia y consumo de forraje;

    De armamento perdido y pagado;

    De vestuario perdido y pagado;

    De asoleadura de vestuario;

    De entrada por uso de vestuario;

    Archivadores

    Para estados trimestrales de vestuario y equipo.

    Para estados semestrales de armamentos y municiones;

    Para cargo de vestuario y armamento perdido y pagado;

    Para oficios-facturas de vestuario y equipo recibido;

    Para oficios-facturas de armamento y municiones recibidos;

    Para actas de recepción de forrajes;

    Para oficios salidos;

    Para oficios llegados;

    Para Boletines Oficiales relacionados con altas y bajas de especies de cargo en el almacén;

    f) Oficina de Empadronamiento

    Libros

    De mudanzas (Indice);

    Formularios para salvoconductos;

    Archivadores

    Para recibos y comprobantes presentados para obtener salvoconductos;

    Para órdenes judiciales que traten sobre impedimentos de mudanzas;

    Para oficios diversos salidos;

    Para oficios diversos llegados;

    g) Oficina del suboficial de servicios internos

    Libros

    De novedades y distribución diaria de servicios extraordinarios;

    Documentos varios

    Tabla por secciones, para la distribución del servicio diario de población y guardia;

    Listas de turnos diarios;

    Tabla de la Sección de oficios especiales:

    Pauta de luces que deben permanecer encendidas en el cuartel;

    Relación del personal arrestado;

    Relación, por secciones, del personal de la unidad y sus domicilios;

    Archivador de documentos salidos y llegados;

    h) Oficina del médico

    Libros

    De enfermos y consultas diarias;

    De enfermería;

    De existencia y consumo de medicamentos;

    De atención diaria de la matrona;

    De existencia y distribución de Cajas Maternales;

    De la labor diaria di las visitadoras sociales;

    Archivadores

    Para fichas médica del personal de servicio;

    Para fichas médica del personal licenciado;

    Para fichas venéreas;

    Para copias de certificados expedidos por el médico;

    Para oficios varios salidos;

    Para oficios varios llegados;

    Para Boletines Oficiales que tengan relación con el servicio sanitario;

    Para documentos de la Medicina Preventiva, salidos y llegados;

    i) Oficina del dentista

    Libros

    De atención al personal;

    De atención a las familias del personal;

    De existencia y consumo de medicamentos;

    Archivadores

    Para fichas dentales del personal de servicio;

    Para fichas dentales para el personal licenciado;

    Para oficios salidos y llegados;

    j) Veterinaria

    Libros

    Auxiliar de ganado enfermo.

    k) Mariscales

    Libros

    De consumo de herraje.

    l) Archivo

    Libros

    De actas de incineración de libros y documentos;

    Indice general del archivo;

ll)  Comisiones administrativas con inversión de fondos

    Libros

    De Caja;

    De varios deudores;

    Archivadores

    Para comprobantes de ingresos;

    Para comprobantes de egresos;

    Para actas de entregas;

    La Comisión de Rancho llevará también, fuera de la documentación indicada, los libios de racionamiento, bodega de víveres y libretas de pedidos.

    TENENCIAS

    a) Oficina del jefe de la Tenencia:

    Libros

    De correspondencia ordinaria;

    De correspondencia confidencial, reservada y secreta;

    De actas de visitas de inspección;

    De registro de órdenes judiciales;

    De entrega de correspondencia al Correo y Telégrafo;

    De entrega de correspondencia varia;

    Croquis del sector;

    Archivadores

    Para documentos recibidos de la Comisaría;

    Para órdenes del día de la Comisaría;

    Para Boletines Oficiales;

    Para copias de filiaciones del ganado;

    Para oficios confidenciales, reservaos y secretos salidos y llegados;

    Para oficios salidos;

    Para documentos llegados de las autoridades locales;

    Para telegramas y criptogramas salidos y llegados;

    Para correspondencia llegada de los Retenes;

    Para varios salidos y llegados;

    Para órdenes judiciales pendientes y cumplidas.

    b) Oficina de la guardia

    Libros

    De novedades de la guardia y telefonistas;

    De novedades de población;

    Estadística de la delincuencia;

    De guías de libre tránsito;

    De recibos de detenidos, partes y dinero enviados al Juzgado de Subdelegación o del Crimen;

    De recibos de partes enviados al Juzgado por infracciones a la Ley de Alcoholes;

    Indice de infractores a la Ley de Alcoholes;

    De recibos de detenidos, partes y dinero enviados al Juzgado Local;

    Talonario de dinero y especies de detenidos;

    Talonario de dinero depositado por contraventores;

    Guía de informaciones;

    Archivadores

    Para partes enviados al Juzgado de Subdelegación y del Crimen;

    Para partes enviados al Juzgado Local;

    Para partes enviados por infracciones a la Ley de Alcoholes;

    Para varios salidos y llegados.

    RETENES

    a) Oficina del jefe del Retén:

    Libros

    De actas de visita de Inspección;

    De entrega de correspondencia al Correo y Telégrafo;

    De entrega de correspondencia varia;

    Archivadores

    Para documentos recibidos de la Comisaría o Tenencia;

    Para documentos recibidos de las autoridades locales;

    Para órdenes judiciales pendientes y cumplidas;

    Para oficios salidos;

    Para telegramas salidos y llegados.

    b) Oficina de la guardia

    Libros

    De novedades de la guardia, de población y telefónicas;

    De registro de guías de libre tránsito;

    De patrullajes;

    De entrega de partes, dinero y especies a los Juzgados;

    Talonario de dinero y especies de detenidos;

    Talonario de dinero depositado por contraventores;

    Croquis del sector;

    Guía de informaciones;

    Archivadores

    Para partes enviados a los Juzgados;

    Para documentos varios;

    Artículo 94. En aquellas Prefecturas donde exista 3.er jefe, los libros que se dispone llevar por el 2.o jefe y que tengan relación con la parte económica, pasarán a constituir el cargo de documentación de aquéllos.

    Artículo 95. El libro índice de infractores a la Ley de Alcoholes que se ordena llevar en las oficinas de guardia de las Comisarias y Tenencias, servirá para ingresar a los denunciados, a objeto de hacer constar en los partes respectivos sus reincidencias.

    Artículo 96. Los Retenes enviarán en el primer día de cada mes a las unidades de las cuales dependen directamente, una relación del movimiento de detenidos habido en el mes anterior, que contendrá los datos exigidos para llevar el "libro de Estadística de la Delincuencia", a fin de que dichas unidades lleven el resumen general de las detenciones efectuadas en el sector bajo su vigilancia.

    Artículo 97. Para fiscalizar la existencia de forraje de las Tenencias y Retenes, las Comisarías que los provean de pasto, avena, cebada o paja, comunicarán su remisión por oficios que quedarán archivados en la unidad receptora, en que se dejará constancia de la cantidad de kilos enviados y fecha hasta la cual deba alcanzar el consumo.

    Artículo 98. En las "Guías de Informaciones" que se dispone mantener en las oficinas de guardia de las Comisarías, Tenencias y Retenes, se consignarán, además de los datos especificados en el artículo 21 letra h) del reglamento Nº 7, los nombres y domicilios de las autoridades locales y de los profesionales que residan en el sector, como asimismo los predios agrícolas más importantes, con indicación de los nombres de sus dueños.

    Artículo 99. A los archivadores dispuestos para conservar documentos que traten sobre dos o más materias distintas, se les colocará clasificadores de cartulina, con excepción de aquellos destinados para los oficios salidos, cuyos documentos se archivarán conservando su numeración correlativa, sin tomar en cuenta la repartición, unidad o servicio donde sean dirigidos.

    Art. 100. Los Departamentos y Secciones de la Dirección General y Servicios de la Escuela de Carabineros, tendrán de cargo los libros y archivadores que utilizan en la actualidad, sin perjuicio que este cargo pueda variar la autorización que para este efecto se concede a la Superioridad de los Servicios en el artículo 93 de este reglamento.

    Las Comisarías, Tenencias y Retenes de Aduana, dadas las características de los servicios que desarrollan, tendrá de cargo los libros que fije la Sección Aduana de la Dirección General.

    Artículo 101. Cada archivador o carpeta que contenga los antecedentes personales de un individuo de tropa o escribiente, se compondrá de los siguientes documentos que se mantendrán en el orden que a continuación se indica:

    Contrato-filiación;

    Certificado de nacimiento;

    Certificado de matrimonio;   

    Certificado o libreta del servicio militar;

    Certificado le antecedentes (exigido para los que recién ingresen o se reincorporen);

    Ficha dactiloscópica;

    Tres certificados de honorabilidad (exigible para los que recién ingresen o reincorporen);

    Certificados médicos;

    Pólizas de seguro de vida.

    Circular sobre saldos de imposiciones de ahorros;

    Calificaciones anuales, y

    Copias de hoja de vida.

    Al verificarse el traslado de alguno de los funcionarios señalados, se agregarán la carpeta de conocimientos primarios, y en sobre confidencial, las fichas médicas y dentales.

    TITULO VII

    De la incineración de libros y documentos

    Artículo 102. Los libros y documentos especificados en el presente reglamento se mantendrán en el Archivo por el tiempo que a continuación se indica, que se contará desde la fecha de la última anotación que contiene el libro o legajo de documentos, al término del cual serán incinerados previa orden del jefe a que se refiere el artículo 87, dejándose constancia detallada de este acto en el "Libro de Incineración de Documentos";

    Libros

    De vida de oficiales, tropa y escribientes, indefinido.

    De presentación de oficiales, 1 año.

    De castigo de tropa (auxiliar), 2 años.

    De correspondencia confidencial, reservada, secreta u ordinaria, 15 años.

    De actas de visitas de inspección, 2 años.

    De exámenes de oficiales, 5 años.

    De exámenes de escribientes y tropa, 3 años.

    De vehículos motorizados, 15 años.

    De comunicaciones telefónicas a larga distancia, 2 años.

    De academias de reuniones de oficiales y suboficiales, 2 años.

    De altas y bajas de hombres, 2 años.

    De entrega de correspondencia al Correo y Telégrafo, 3 años.

    De entrega de correspondencia varia, 3 años.

    De cargo general de armamento, 10 años.

    De cargo de vestuario y equipo, 10 años.

    De actas de la Junta Calificadora de tropa 2 años.

    De cargo y distribución de placas de servicio, 10 años.

    De vestuario perdido y pagado, 3 años.

    De armamento perdido y pagado, 3 años.

    De cargo de vestuario excluido, 2 años.

    De distribución de vestuario y equipo, 2 años.

    De distribución de armamento y municiones, 2 años.

    De vida de armamento, 15 años.

    De revista de armamento, 5 años.

    De inventario de especies no fungibles, 5 años.

    De inventario de especies fungibles, 5 años.

    De actas de inventarios, 5 años.

    De borrador de tiro, 2 años.

    De cargo y movimiento de ganado fiscal, 5 años.

    De ganado forrajeado por cuenta fiscal, 5 años.

    De vacunación del ganado, 3 años.

    De ganado enfermo, 3 años.

    De actas de compra y remate de ganado, 3 años.

    De control de crías fiscales, 4 años.

    De existencia y consumo de forraje, 2 años.

    De consumo de herraje, 2 años.

    De ganado enfermo auxiliar, 2 años.

    De existencia y consumo de medicamentos de veterinaria, 2 años.

    De enfermos y consultas, 10 años.

    De enfermería, 10 años.

    De existencia y consumo de medicamentos de sanidad, 2 años.

    De existencia y distribución de Cajas Maternales, 2 años.

    De labor diaria de visitadoras sociales, 2 años.

    De atención diaria de matronas, 2 años.

    De ropero familiar, 2 años.

    De valores entregados a las administraciones de caja, 10 años.

    De registros de sumarios e investigaciones sumarias de destacamentos, indefinido.

    De personal inhabilitado para reincorporarse (Indice), indefinido.

    De personal sepultado en el Mausoleo, indefinido.

    De registro de premios de constancia, indefinido.

    De registro de órdenes judiciales, 3 años.

    De registro de prostitutas, 3 años.

    De casas recomendadas, 3 años.

    De vigilancia para impedir mudanzas, 3 años.

    Indice de mudanzas, 5 años.

    De novedades de la guardia, 10 años.

    De novedades de la población, 10 años.

    De novedades telefónicas, 2 años.

    De novedades y distribución de servicios extraordinarios, 2 años.

    De novedades de ronda, 2 años.

    De estadística de la delincuencia, 2 años.

    De envío de partes y dinero a los Juzgados, 3 años.

    De recepción de partes por infracción a la Ley de Alcoholes, 3 años.

    Indice de infractores a la Ley de Alcoholes, 3 años.

    De entradas por uso de carruajes, 2 años.

    De caja de comisiones administrativas, 3 años.

    De varios deudores a comisiones administrativas, 3 años.

    De guías de libre tránsito, 2 años.

    De patrullajes, 2 años.

    De actas de incineración de documentos, indefinido.

    Auxiliar de caja, indefinido.

    De general de inversión, 6 años.

    De auxiliar de economías generales, 6 años.

    De autorizaciones especiales, 6 años.

    Talonarios de giros a Tesorería, 6 años.

    Talonarios de órdenes de pedidos al comercio, 6 años.

    Documentos varios

    Claves, indefinido.

    Documentos secretos, indefinido.

    De oficios confidenciales y reservados salidos, 15 años.

    De oficios confidenciales y reservados llegados, 15 años.

    Oficios corrientes salidos, 15 años.

    Oficios corrientes llegados, 15 años.

    Listas de selección de suboficiales, cabos y carabineros, 4 años.

    Escalafones de suboficiales, cabos y carabineros, 4 años.

    Hojas de vida, indefinido.

    Telegramas, radiogramas y criptogramas salidos, 10 años.

    Telegramas, radiogramas y criptogramas, llegados, 10 años.

    Sumarios e investigaciones sumarias, indefinidos.

    Ordenes del día, 10 años.

    Ordenes y dictámenes, 10 años.

    Circulares salidas, 5 años.

    Providencias llegadas, 5 años.

    Providencias salidas, 5 años.

    Calificaciones e informes de calificaciones (se mantendrán en las carpetas sólo las correspondientes a los últimos 5 años).

    Boletines Oficiales, indefinido.

    Fichas médicas y dentales de personal licenciado, 10 años.

    Estados semestrales de armamento, 2 años.

    Estados trimestrales de vestuario y equipo, 2 años.

    Estados mensuales de forraje, 2 años.

    Estados de fuerzas, 2 años.

    Actas de recepción de forraje, 2 años.

    Oficios-facturas de armamento y vestuario recibidos, 2 años.

    Listas de revista de comisario, indefinido.

    Filiaciones de ganado (se conservarán mientras el animal permanezca de cargo).

    Partes enviados a los Juzgados, 15 años.

    Talonarios de recibos de dineros y especies de detenidos, 2 años.

    Talonario de dinero depositado por contraventores, 2 años.

    Ordenes judiciales cumplidas, 5 años.

    Comprobantes de ingresos y egresos de las comisiones administrativas, 4 años.

    Cargos por descontar al personal, indefinido.

    Duplicados de oficios remisores de valores, indefinido.

    Agentes de sueldos, indefinido.

    Duplicados de balance, indefinido.

    Ceses salidos y llegados, indefinido.

    Ajustes individuales, indefinido.

    Actas de entrega y revistas de caja, indefinido.

    Comprobantes de ingreso (cuenta de valores), indefinido.

    Comprobantes de egresos (cuenta de valores), indefinido.

    Artículo 103. El Archivo se mantendrá en armarios con casilleros adecuados para destinar, en lo posible, uno para cada libro o documento que trate sobre la misma materia.

    En el libro que contenga el índice del Archivo, se destinará uno o más folio para ingresar cada libro o legajo de documentos que verse sobre un mismo asunto, a fin de que de esta manera se facilite su búsqueda.

    Artículo 104. Las unidades y reparticiones que estimen innecesario conservar en su archivo libros o documentos no contemplados en el artículo 102, solicitarán de la Dirección General autorización para incinerarlos, dando las razones que abonen la petición.

    Artículos transitorios

    Art. 1.o Queda facultada la Dirección General de Carabineros para que, al ordenar la impresión del presente reglamento, lo complemente con un anexo en el cual se detallarán los rayados de los nuevos libros o documentos que se establecen entre sus disposiciones.

    Artículo 2.o Déjase sin efecto el decreto supremo número 4.131, de 21 de Octubre de 1937, que autorizó a la Dirección General de Carabineros para dictar disposiciones de carácter general y especial para la confección, tramitación y archivo de la documentación de la institución.

    Artículo 3.o El presente reglamento empezará a regir desde la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

    Tómese razón, regístrese, comuníquese, publíquese e insértese en el Boletín de Leyes y Decretos del Gobierno.- AGUIRRE CERDA.- Humberto Alvarez Suárez.