CIRCULAR
BANCOS N° 2.915
FINANCIERAS N° 1.210
Santiago, 16 de enero de 1998.-
SEÑOR GERENTE:
RECOPILACION ACTUALIZADA DE NORMAS. Capítulos 1-10, 2-2, 7-2 y 15-2.
Conservación y eliminación de archivos. Modifica instrucciones.
En concordancia con las actuales disposiciones de la Ley General de Bancos en materia de conservación de documentos, contenidas en el artículo 155 de dicho cuerpo legal, se efectúan los siguientes cambios a los Capítulos de la Recopilación Actualizada de Normas que se indican:
A) En el primer párrafo del CAPITULO 1-10, se sustituye el guarismo "19" por "155" y la palabra "diez" por "seis".
B) En el último párrafo del título I del CAPITULO 1-10, se reemplaza la palabra "diez" por "seis".
C) En el título II del CAPITULO 1-10, se sustituye la expresión "cinco" por "cuatro".
D) En el penúltimo párrafo del título III del CAPITULO 1-10, se reemplaza la palabra "diez" por "seis".
E) En el primer párrafo del N° 1 del título IV del CAPITULO 2-2, se sustituye el guarismo "19" por "155". Además, en su letra a) se reemplaza la locución "durante un plazo de cinco años" por la frase: "hasta que se cumplan seis años a contar de la fecha en que ellos fueron pagados".
F) En el último párrafo del N°1 del título IV del CAPITULO 2-2 se reemplaza la locución "durante un plazo de cinco años desde la fecha de micrograbación o microfilmación", por lo siguiente: ", al menos durante un plazo de seis años desde la fecha de su pago".
G) En el N° 1 del CAPITULO 7-2 se reemplaza la locución "artículo 14 de su Ley Orgánica" por "artículo 15 de la Ley General de Bancos", y en el N° 3 de este Capítulo se sustituye la expresión "artículo 19" por "artículo 155".
H) En el N° 5 del título I del CAPITULO 15-2, se sustituye la expresión "artículo 19", por "artículo 155". Además, se elimina el último párrafo del título y de este Capítulo.
En consecuencia, se reemplazan las siguientes hojas de la Recopilación Actualizada de Normas, por las que se adjuntan a esta Circular: hojas N°s. 1, 2 y 3 del Capítulo 1-10; hoja N° 44 del Capítulo 2-2; hojas N°s. 1 y 2 del Capítulo 7-2; y hojas N°s. 2 y 8 del Capítulo 15-2.
Saludo atentamente a Ud.,
JOSE FLORENCIO GUZMAN CORREA
Superintendente de Bancos e
Instituciones Financieras
CAPITULO 1-10 (Bancos y Financieras)
MATERIA:
CONSERVACION Y ELIMINACION DE ARCHIVOS.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 155 de la Ley General de Bancos, las instituciones sometidas a la fiscalización de esta Superintendencia deben conservar durante seis años sus libros, formularios, correspondencia, documentos y papeletas. Sin embargo, la misma norma legal faculta a este Organismo Contralor para autorizar a las referidas instituciones la eliminación de parte de estos archivos antes del plazo mencionado, para exigirles que determinados documentos o libros se guarden por plazos mayores y para conservar reproducciones mecánicas o fotográficas en remplazo de los documentos originales.
En uso de la facultad antes señalada, esta Superintendencia imparte las siguientes instrucciones:
I.- DOCUMENTOS QUE DEBERAN CONSERVARSE EN ORIGINAL.
Las instituciones financieras deberán conservar en original los siguientes documentos:
a) los libros, documentos y correspondencia que digan relación directa o indirecta con operaciones que mantengan registradas en su contabilidad o con algún asunto o litigio pendiente;
b) los libros de actas de juntas de accionistas, de sesiones de directorio o comités resolutivos;
c) los antecedentes necesarios para certificar el tiempo servido y la renta percibida por sus trabajadores;
d) en general, todos los documentos relacionados con la historia institucional de la empresa.
Capítulo 1-10
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Los documentos que no estén incluidos en las definiciones de los literales precedentes, podrán eliminarse de los archivos al cumplirse seis años a contar de la fecha en que fueron extendidos o de la última anotación en ellos, según corresponda, o bien antes de cumplirse ese plazo en los casos y condiciones que se señalan en los títulos siguientes de este Capítulo, todo ello naturalmente, sin perjuicio de respetar los plazos que exija la normativa tributaria, laboral, cambiaría, municipal, etc.
II.- ELIMINACION DE DOCUMENTOS SIN MICROGRABACION O MICROCOPIA PREVIA.
Las instituciones financieras podrán eliminar, sin necesidad de micrograbarla o microcopiarla previamente, toda aquella documentación de cuatro o más años de antigüedad que corresponda a solicitudes relacionadas con emisión o entrega de documentos, copias de estados de cuenta, copias de traspasos contables y libros o estados de cuenta subsidiarios o auxiliares, siempre que no se refieran a operaciones, negocios o asuntos que se encuentren vigentes o pendientes o, en el caso de libros o estados, que contengan operaciones en esa situación.
III.- DOCUMENTOS QUE PUEDEN ELIMINARSE PREVIA SU MICROGRABACION O MICROFILMACION.
Las instituciones financieras pueden eliminar, previa su microfilmación o micrograbación, los documentos que se indican a continuación, siempre que correspondan a operaciones, asuntos o situaciones totalmente concluidas o finiquitadas:
a) Duplicados de recibos o de comprobantes de depósitos en cuenta corriente o en otras cuentas a la vista o a plazo.
b) Traspasos de acciones.
c) Copias de contratos, convenios y correspondencia de distinta naturaleza.
La eliminación de dichos documentos, una vez grabados o microfilmados, podrá hacerse dentro del tiempo que cada institución estime prudente.
Capítulo 1-10
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Las microcopias o micrograbaciones deben conservarse por el período de seis años, contado desde la fecha de origen de los respectivos documentos originales.
Además, los bancos podrán micrograbar o microfilmar los cheques pagados que sean entregados a los respectivos giradores, conforme a lo establecido en el título IV del Capítulo 2.2 de esta Recopilación Actualizada de Normas.
IV.- LEY N° 18.845. QUE ESTABLECE SISTEMA DE MICROCOPIA O MICROGRABACION DE DOCUMENTOS.
La Ley N° 18.845, de 3 de noviembre de 1989, estableció un sistema de microcopia o micrograbación de documentos, disponiendo en su artículo 5° que las microformas y copias pertenecientes a archivos privados, tendrán el mismo mérito que los antecedentes originales.
Esta Superintendencia autoriza utilizar este procedimiento en todos aquellos documentos que no sea necesario guardar en original, según lo indicado en el título I de este Capítulo. Resulta obvio que no será necesario aplicar este sistema en el caso de los documentos en que se puede proceder a su micrograbación o microfilmación simple, según lo expresado en el título III anterior.
1.- Requisitos que debe cumplir este procedimiento.
Las microformas, sus copias y duplicados que se confeccionen al amparo de las disposiciones a que se refiere este título, deberán ceñirse a las normas técnicas de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), aprobadas como normas oficiales de la República de Chile por el Instituto Nacional de Normalización, a través del correspondiente acto administrativo y cumplir, además, los siguientes requisitos:
a) Que la microcopia o micrograbado hayan sido efectuados por alguna de las personas o entidades inscritas en el Registro del Conservador del Archivo Nacional y que cumplan con los demás requisitos que se establecen en el D.F.L. N° 4, publicado en el Diario Oficial del 30 de diciembre de 1991; y,
Capítulo 2-2
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Por lo tanto, la persona que pierde un libreto de cheques o algún formulario de éste, debe realizar todos los trámites que estime convenientes para liberarse de la responsabilidad que, según los artículos 17 y 18 de la ley, le corresponde si su firma es falsificada, entre los cuales está el de dar el correspondiente aviso al banco en que tiene su cuenta corriente, sin perjuicio de efectuar publicaciones en la prensa, si lo estima conveniente.
IV.- OTRAS DISPOSICIONES.
1.- Devolución de los cheques pagados.
Conforme a lo dispuesto en el inciso 42 del artículo 155 de la Ley General de Bancos, esta Superintendencia autoriza a las empresas bancarias para devolver al librador los cheques cancelados, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a) Que el banco conserve micrograbaciones o microfilmes de los cheques entregados al librador, al menos hasta que se cumplan seis años a contar de la fecha en que ellos fueron pagados; y,
b) Que el titular de la cuenta corriente solicite o acepte el procedimiento de devolución.
Los cheques podrán devolverse por períodos determinados o bien conjuntamente con el envío del estado de cuenta corriente, sin perjuicio de hacerlo también en la oportunidad en que el librador lo solicite.
El costo de la micrograbación o microfilmación será exclusivamente de cargo del banco, pudiendo cobrarse al interesado las copias de los cheques que le solicite.
El hecho de que sea condición indispensable conservar micrograbaciones o microfilmes para devolver los cheques pagados, en ningún caso faculta al banco para destruir los documentos originales que se hayan microcopiado cuando ellos no se devuelvan al librador, aunque cuenten con su conformidad. En estos casos, las empresas bancarias deberán conservar los documentos originales que no sean entregados al librador al menos durante un plazo de seis años desde la fecha de su pago.
CAPITULO 7-2 (Bancos y Financieras)
MATERIA:
NORMAS CONTABLES DE CARACTER GENERAL.
1.- Criterios contables.
Las instituciones financieras deben llevar su contabilidad de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en conformidad con las facultades que le confiere al respecto el artículo 15 de la Ley General de Bancos y, en todos aquellos aspectos que no se encuentren regulados por instrucciones expresas de este Organismo, deben sujetarse a criterios contables prudenciales de aceptación general.
2.- Forma de llevar la contabilidad.
Las transacciones que realice la empresa darán origen a la emisión de comprobantes de contabilización, que deben ser firmados o visados por quien los autorice o apruebe y, cuando corresponda, por la persona que los confeccione.
El sistema contable que se utilice debe permitir el registro con la suficiente pormenorización, a nivel de libro mayor o de auxiliares, de las diferentes transacciones, de tal modo que sea posible conocer la composición y el origen de cualquier saldo en todo momento.
La contabilidad deberá operarse diariamente, de modo que se cuente siempre con la información actualizada acerca de las operaciones. Por lo tanto, al finalizar cada día, todas las transacciones realizadas por la empresa deberán quedar asentadas en sus libros de contabilidad y el corte diario de las partidas asentadas en los registros deberá ser verificable a través de la secuencia numérica de los comprobantes emitidos.
Las contabilizaciones que correspondan al devengo de intereses o reajustes, provisiones y castigos, corrección monetaria de saldos, amortizaciones de gastos diferidos, depreciaciones del activo fijo u otras que no involucran nuevas transacciones o movimiento de fondos, deberán efectuarse, a lo menos, al cierre de cada mes.
Capítulo 7-2
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Los estados financieros que se publiquen, al igual que la demás información de carácter contable que se envíe a esta Superintendencia, deben concordar con agrupaciones de todos los saldos del libro mayor al cierre del mes que corresponda y en ningún caso su preparación podrá incluir ajustes extracontables.
3.- Mantención de la documentación.
Las instituciones financieras deberán conservar en sus archivos permanentes toda la documentación comprobatoria de las operaciones realizadas, ordenada de tal forma que su consulta sea fácil y expedita.
Dichos archivos deberán mantenerse durante el tiempo que corresponda, de acuerdo con lo establecido en el artículo 155 de la Ley General de Bancos y en el Capítulo 1-10 de esta Recopilación de Normas.
Capítulo 15-2
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3.- Comunicación al Banco Central de Chile de las ventas de divisas con cargo al mercado cambiario formal.
Las empresas bancarias deberán comunicar al Banco Central de Chile cada una de las ventas de divisas efectuadas en conformidad a lo señalado precedentemente, mediante Planillas de Cobertura Egreso Comercio Visible-SRF.
Las planillas emitidas deberán ser enviadas diariamente al Banco Central de Chile, incluidas en la Posición de Cambios de la fecha correspondiente.
4.- Anotación de las ventas de divisas.
Las empresas bancarias que efectúen la venta de divisas para cubrir mercaderías amparadas por una Solicitud Registro Factura, deberán anotar al dorso de la copia "Banco Central de Chile" de dicho documento, el número, la fecha y el monto en dólares de los Estados Unidos de América de la respectiva Planilla de Cobertura Egreso Comercio Visible-SRF, refrendando esa información mediante una firma autorizada.
5.- Archivo de la documentación.
Las empresas bancarias formarán un legajo con cada una de las Solicitudes Registro Factura por las cuales hayan vendido divisas. Estos legajos serán mantenidos bajo su responsabilidad y se archivarán correlativamente por el número de Solicitud Registro Factura e incluirán obligadamente los siguientes documentos, por el plazo que establece el artículo 155 de la Ley General de Bancos:
a) Copia "Banco Central de Chile" de la Solicitud Registro Factura.
b) Original de la o de las respectivas Planillas de Cobertura Egreso Comercio Visible-SRF.
c) Carta de instrucciones de cobertura.
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Si la aceptación se cursa por una sucursal del propio banco, será registrada en la cuenta de orden "Deudores por aceptaciones de créditos negociados - Zonas Francas" de la partida 9360 hasta que se realice el pago de la carta de crédito por haberse cumplido el plazo o haber vencido la aceptación.
IV.- COBRANZAS.
Los documentos que las entidades bancarias reciban en cobranza y que correspondan a importaciones desde las Zonas Francas a las Zonas Francas de Extensión o al resto del país, serán registrados en la cuenta de orden "Cobranzas -Zonas Francas" de la partida 9340.
V.- MARGENES LEGALES.
A los bancos que emitan cartas de crédito pagaderas a plazo o contra aceptación, confirmadas o negociadas por otras instituciones bancarias, les serán aplicables, por parte de los bancos confirmadores o negociadores, los márgenes individuales de crédito de que trata el artículo 84 de la Ley General de Bancos.
Estos márgenes afectarán también a los clientes deudores del banco emisor de la carta de crédito, mientras subsista el financiamiento de la operación.