CIRCULAR
Bancos N° 3.475
Santiago, 18 de junio de 2009.-
Señor Gerente:
RECOPILACIÓN ACTUALIZADA DE NORMAS. Capítulos 1-3 y 1-4.
Envío de actas de sesiones del Directorio y Junta de Accionistas. Complementa instrucciones.
Con el propósito de mantener información en medios electrónicos y facilitar su consulta, se ha decidido complementar las instrucciones relativas al envío de las actas de sesiones del Directorio y de la Junta de Accionistas, introduciendo los siguientes cambios en la Recopilación Actualizada de Normas:
A) Se intercala en el primer párrafo del título I del Capítulo 1-3, a continuación del punto seguido, la siguiente oración: "Las actas se enviarán a través de SINACOFI y en formato PDF "desprotegido", de modo que el usuario pueda copiar el documento o extractar partes de él sin alterar el original.".
B) En el primer párrafo del N° 1 del Capítulo 1-4, a continuación del punto seguido, se intercala lo siguiente: "Las actas se enviarán a través de SINACOFI y en formato PDF "desprotegido", de modo que el usuario pueda copiar el documento o extractar partes de él sin alterar el original.". Además, se agrega a ese párrafo la siguiente oración final: "Si no se siguiera el procedimiento habitual de incluir en las actas una tabla inicial de su contenido, se enviará esa tabla como información adicional."
El envío de las actas a través de SINACOFI será obligatorio a partir del mes de agosto próximo, pero puede utilizarse ese medio de inmediato.
Se reemplaza la hoja N° 1 de los Capítulos antes mencionados, por las que se acompaña.
Saludo atentamente a Ud.,
GUSTAVO ARRIAGADA MORALES
Superintendente de Bancos e
Instituciones Financieras
Capítulo 1-3
Hoja 1
CAPÍTULO 1-3
ACCIONISTAS, DISPOSICIONES VARIAS
I. ACTAS DE LAS JUNTAS DE ACCIONISTAS. SU ENVÍO A LA SUPERINTENDENCIA.
Los bancos deberán enviar a este Organismo una copia simple de las actas de las juntas ordinarias y extraordinarias de accionistas, tan pronto se encuentren redactadas y bajo la sola firma del gerente general o de quien haga sus veces. Las actas se enviarán a través de SINACOFI y en formato PDF "desprotegido", de modo que el usuario pueda copiar el documento o extractar partes de él sin alterar el original. El plazo máximo para este envío es de diez días hábiles bancarios contado desde la fecha de celebración de la respectiva Junta.
En caso de que el acta sea objeto de modificaciones, se comunicarán a esta Superintendencia también dentro de un plazo de diez días hábiles bancarios, contado desde la fecha en que el acta quede firmada.
Lo anterior es sin perjuicio, naturalmente, de la obligación de enviar, además, en aquellos casos en que la ley lo exige, dichas actas reducidas a escritura pública.
II. CÓMPUTO DEL PLAZO A QUE ALUDE EL ARTÍCULO 62 DE LA LEY N° 18.046.
El artículo 62 de la Ley N° 18.046 dispone que solamente podrán participar en las Juntas y ejercer sus derechos de voz y voto los titulares de acciones inscritas en el Registro de Accionistas con cinco días de anticipación a aquel en que haya de celebrarse la respectiva Junta. El artículo 104 del Reglamento aclara que el plazo es de días hábiles.
Para computar los plazos hacia atrás no existe norma legal que señale la forma de hacerlo, pero esta Superintendencia siempre ha entendido que debe contarse dicho plazo desde el día anterior a aquel en que se ha de realizar la actuación correspondiente, en este caso, la Junta de Accionistas. Si la Junta se va a realizar, por ejemplo, un lunes 20, el plazo de cinco días se contará desde el sábado 18 hacia atrás y corresponderá, por lo tanto, el día martes 14, salvo que exista otro feriado intermedio. En ese caso, los inscritos hasta ese día 14 inclusive, tendrán derecho a votar.
Capítulo 1-4
Hoja 1
CAPÍTULO 1-4
DIRECTORES. DISPOSICIONES VARIAS
I. ACTAS DE SESIONES DE DIRECTORIO. SU ENVÍO A LA SUPERINTENDENCIA.
1. Envío de las actas a este Organismo.
Los bancos deberán enviar a este Organismo las actas de sesiones de directorio, ordinarias y extraordinarias, tan pronto se encuentren redactadas y bajo la sola firma del gerente general o de quien haga sus veces. Las actas se enviarán a través de SINACOFI y en formato PDF "desprotegido", de modo que el usuario pueda copiar el documento o extractar partes de él sin alterar el original. El plazo máximo para este envío es de diez días hábiles bancarios contado desde la fecha de la correspondiente reunión. Si no se siguiera el procedimiento habitual de incluir en las actas una tabla inicial de su contenido, se enviará esa tabla como información adicional.
En caso de que el acta sea objeto de modificaciones u observaciones se comunicarán a esta Superintendencia también dentro de un plazo de diez días hábiles bancarios, contado desde la fecha en que el acta quede firmada por todos los concurrentes, o se deje constancia en ella de que los que no hayan firmado se encuentran imposibilitados de hacerlo.
2. Numeración de las actas.
Las actas de sesiones ordinarias y extraordinarias deberán numerarse en forma correlativa, asignando una numeración seguida a las ordinarias y otra a las extraordinarias. Esta numeración deberá figurar tanto en el acta oficial que se inserte en el libro correspondiente, como en la copia que se envíe a esta Superintendencia en cumplimiento de las instrucciones del numeral precedente.
II. IMPROCEDENCIA DE OTORGAR PODERES A DIRECTORES PARA FUNCIONES OPERATIVAS.
A los directores, como miembros de un cuerpo colegiado, sólo les corresponde actuar normalmente en las sesiones de dicho órgano, ya sea en pleno o dentro de los comités que se hayan designado, y dejar constancia, en ambos casos, en el acta correspondiente, de los acuerdos tomados. Los directores no pueden actuar legítimamente sino en la respectiva sesión de directorio o de comité que integren.
Por lo anterior, resulta improcedente otorgar poderes generales que faculten a uno o más directores para realizar operaciones genéricas del giro ordinario del banco. Dichos poderes generales de administración operativa de la empresa, deberán conferirse únicamente a los ejecutivos de ella, sean éstos el gerente general, o los gerentes, subgerentes y factores en general.