CIRCULAR
SOC. DE APOYO AL GIRO N° 13
BANCOS -o-
FINANCIERAS -o-
Santiago, 9 de agosto de 2000.-
SEÑOR GERENTE:
Normas generales para sociedades de apoyo al giro. Imparte instrucciones sobre
procesamiento de datos en empresas externas.
Esta Superintendencia ha resuelto hacer extensivas a las sociedades de apoyo al
giro las instrucciones que ha impartido recientemente a los bancos y sociedades
financieras en relación con la posibilidad de contratar servicios de
procesamiento en empresas externas.
Para el efecto, se intercala en el título V de la Circular N° 3 dirigida a las
sociedades de apoyo al giro, el N° 3 que se indica a continuación, pasando los
N°s. 3 y 4 a ser 4 y 5, respectivamente:
"3.- Procesamiento de datos fuera de la empresa.
3.1.- Condiciones generales.
Para encargar a otra empresa, de preferencia relacionada, el procesamiento
parcial o total de sus datos, las sociedades de apoyo al giro deberán obtener
una autorización de esta Superintendencia, salvo que se contrate con una
institución financiera o con sus filiales o sociedades de apoyo al giro, según
lo previsto en los numerales 2.2 y 2.4 del título II de esta Circular.
Para ese efecto, la sociedad de apoyo al giro solicitante deberá asegurarse de
que la empresa cuente con la necesaria solidez financiera, una organización y
personal adecuados, con conocimiento y experiencia en el procesamiento de datos,
como asimismo de que sus sistemas de control interno responden a las
características del servicio que se desea contratar.
Por otra parte, la sociedad de apoyo al giro deberá comprobar que la
infraestructura tecnológica y los sistemas que se utilizarán para la
comunicación, almacenamiento y procesamiento de datos, ofrecen suficiente
seguridad para resguardar permanentemente la continuidad operacional y la
confidencialidad, integridad, exactitud y calidad de la información y los datos.
Asimismo, deberá verificar que las condiciones garantizan la obtención oportuna
de cualquier dato o información que necesite, sea para sus propios fines o para
cumplir con los requerimientos de las autoridades competentes, como es el caso
de la información que en cualquier momento puede solicitarle esta
Superintendencia.
A fin de permitir una adecuada administración de sus riesgos operativos y
tecnológicos, en el contrato respectivo deberá contemplarse la facultad de la
sociedad de apoyo al giro para practicar evaluaciones periódicas en la empresa
proveedora del servicio, directamente o mediante auditorías independientes.
Asimismo, con el objeto de posibilitar la evaluación de aquellos riesgos por
parte de este Organismo, en el mencionado contrato deberá quedar establecida una
autorización permanente que permita a esta Superintendencia examinar in situ
todos los aspectos relacionados con el procesamiento de datos de la sociedad de
apoyo al giro.
Los costos en que incurra esta Superintendencia por la supervisión del
procesamiento de datos en otro lugar, serán de cargo de la sociedad de apoyo al
giro que utilice el servicio externo de que se trata.
3.2.- Solicitud a esta Superintendencia.
La solicitud que una sociedad de apoyo al giro debe presentar para obtener la
autorización, tendrá que acompañarse de la siguiente información:
a) Procesamiento que se desea contratar.
b) Declaración de la sociedad acerca del conocimiento que tiene de la empresa a
la que se le encargará el procesamiento, considerando los aspectos mencionados
en el numeral 3.1 precedente.
c) Responsabilidad que asume la empresa para mantener políticas y procedimientos
que garanticen la confidencialidad de la información, en conformidad con la
legislación chilena, como asimismo para precaver pérdidas, atrasos o deterioros
de la misma.
d) Planes de contingencia previstos para mantener la continuidad operacional de
la sociedad de apoyo al giro contratante en caso que se produzcan fallas en la
comunicación, almacenamiento o procesamiento de los datos.
3.3.- Alcance de la autorización otorgada.
La autorización que se otorgue se referirá sólo al proyecto específico objeto de
la solicitud. Cualquier cambio posterior a las condiciones sobre cuya base se
otorgó la autorización, debe ser objeto de una nueva solicitud.
La autorización podrá ser revocada en caso de observarse desviaciones de lo
indicado en el numeral 3.1 de este título, sin perjuicio de otras sanciones que
pudieren aplicarse a la sociedad de apoyo al giro por el incumplimiento de las
instrucciones impartidas por esta Superintendencia.".
A fin de facilitar la consulta, se acompañan a la presente Circular las nuevas
hojas N°s. 1, 12, 13 y 14 del Texto Actualizado de la Circular N° 3 de 27 de
diciembre de 1989.
Saludo atentamente a Ud.,
ENRIQUE MARSHALL RIVERA
Superintendente de Bancos e
Instituciones Financieras
TEXTO ACTUALIZADO
Disposición: CIRCULAR N° 3 (de 27.12.89)
Para: SOCIEDADES DE APOYO AL GIRO
Materia: Normas generales para empresas de apoyo al giro.
ACTUALIZACIONES:
Incluye las modificaciones introducidas mediante:
Circular N° 12 de 18 de mayo de 2 000; y
Circular N° 13 de 9 de agosto de 2000
CONTENIDO:
I.- Consideraciones Generales.
II.- Normas de carácter general.
III.- Información a esta Superintendencia.
IV.- Normas relativas a la contabilidad.
V.- Otras disposiciones.
Circular N°3
hoja 12
En ningún caso podrán destruirse los libros o instrumentos que digan relación
directa o indirecta con algún asunto o litigio pendiente.
3.- Procesamiento de datos fuera de la empresa.
3.1.- Condiciones generales.
Para encargar a otra empresa, de preferencia relacionada, el procesamiento
parcial o total de sus datos, las sociedades de apoyo al giro deberán obtener
una autorización de esta Superintendencia, salvo que se contrate con una
institución financiera o con sus filiales o sociedades de apoyo al giro, según
lo previsto en los numerales 2.2 y 2.4 del título II de esta Circular.
Para ese efecto, la sociedad de apoyo al giro solicitante deberá asegurarse de
que la empresa cuente con la necesaria solidez financiera, una organización y
personal adecuados, con conocimiento y experiencia en el procesamiento de datos,
como asimismo de que sus sistemas de control interno responden a las
características del servicio que se desea contratar.
Por otra parte, la sociedad de apoyo al giro deberá comprobar que la
infraestructura tecnológica y los sistemas que se utilizarán para la
comunicación, almacenamiento y procesamiento de datos, ofrecen suficiente
seguridad para resguardar permanentemente la continuidad operacional y la
confidencialidad, integridad, exactitud y calidad de la información y los datos.
Asimismo, deberá verificar que las condiciones garantizan la obtención oportuna
de cualquier dato o información que necesite, sea para sus propios fines o para
cumplir con los requerimientos de las autoridades competentes, como es el caso
de la información que en cualquier momento puede solicitarle esta
Superintendencia.
A fin de permitir una adecuada administración de sus riesgos operativos y
tecnológicos, en el contrato respectivo deberá contemplarse la facultad de la
sociedad de apoyo al giro para practicar evaluaciones periódicas en la empresa
proveedora del servicio, directamente o mediante auditorías independientes.
Asimismo, con el objeto de posibilitar la evaluación de aquellos riesgos por
parte de este Organismo, en el mencionado contrato deberá quedar establecida una
autorización permanente que permita a esta Superintendencia examinar in situ
todos los aspectos relacionados con el procesamiento de datos de la sociedad de
apoyo al giro.
Circular N°3
hoja 13
Los costos en que incurra esta Superintendencia por la supervisión del
procesamiento de datos en otro lugar, serán de cargo de la sociedad de apoyo al
giro que utilice el servicio externo de que se trata.
3.2.- Solicitud a esta Superintendencia.
La solicitud que una sociedad de apoyo al giro debe presentar para obtener la
autorización, tendrá que acompañarse de la siguiente información:
a) Procesamiento que se desea contratar.
b) Declaración de la sociedad acerca del conocimiento que tiene de la empresa a
la que se le encargará el procesamiento, considerando los aspectos mencionados
en el numeral 3.1 precedente.
c) Responsabilidad que asume la empresa para mantener políticas y procedimientos
que garanticen la confidencialidad de la información, en conformidad con la
legislación chilena, como asimismo para precaver pérdidas, atrasos o deterioros
de la misma.
d) Planes de contingencia previstos para mantener la continuidad operacional de
la sociedad de apoyo al giro contratante en caso que se produzcan fallas en la
comunicación, almacenamiento o procesamiento de los datos.
3.3.- Alcance de la autorización otorgada.
La autorización que se otorgue se referirá sólo al proyecto específico objeto de
la solicitud. Cualquier cambio posterior a las condiciones sobre cuya base se
otorgó la autorización, debe ser objeto de una nueva solicitud.
La autorización podrá ser revocada en caso de observarse desviaciones de lo
indicado en el numeral 3.1 de este título, sin perjuicio de otras sanciones que
pudieren aplicarse a la sociedad de apoyo al giro por el incumplimiento de las
instrucciones impartidas por esta Superintendencia.
Circular N°3
hoja 14
4.- Sanciones.
Las sociedades de apoyo al giro que infringieren alguna de las disposiciones
aludidas en el artículo 19 de la Ley General de Bancos, pueden ser sancionadas
por esta Superintendencia de acuerdo con las facultades que le confiere ese
mismo precepto legal.
Por otra parte, son aplicables a los directores, gerentes, funcionarios o
empleados de las sociedades de apoyo al giro, las disposiciones de los artículos
5.- Días hábiles bancarios.
Para el cumplimiento de las instrucciones impartidas por esta Superintendencia,
que se refieran a plazos establecidos en términos de "días hábiles bancarios",
debe entenderse que éstos corresponden a todos los días hábiles, con excepción
de los sábados y el 31 de diciembre de cada año.