CIRCULAR
Sociedades de Apoyo al Giro N° 19
Santiago, 19 de agosto de 2009.
Señor Gerente:
Normas generales para empresas de apoyo al giro. Actualiza y complementa
instrucciones.
Mediante la presente Circular se introducen los siguientes cambios en la
Circular N° 3 dirigida a las sociedades de apoyo al giro:
A) Se suprime la expresión "y sociedades financieras" en el primer párrafo del
título I y en los numerales 3.1 y 4 del título II. Además, en el N° 5 del título
II se elimina la locución "o sociedades financieras".
B) En el numeral 3.3 del título II, se suprime todo lo que sigue al primer
párrafo.
C) Se reemplaza el texto del N° 7 del título II por el siguiente:
"Los estados financieros anuales de las sociedades de apoyo al giro deberán ser
auditados por una firma de auditores externos registrada en esta
Superintendencia. Cuando la sociedad tenga la calidad de filial de un banco, sus
auditores deberán ser los mismos que los de su matriz.
Las sociedades de apoyo al giro deberán enviar sus estados financieros a esta
Superintendencia dentro del mismo plazo que se le otorgue a los bancos
accionistas o socios para que éstos envíen los suyos. Dichos estados,
debidamente firmados y con el respectivo informe de los auditores externos, se
entregarán en un documento PDF.
En todo caso, el balance anual auditado deberá ser entregado con la debida
antelación a los bancos accionistas o socios, para que éstos lo consideren en la
preparación de sus propios estados financieros."
D) Se sustituye la letra a) del N° 1 del título III por la siguiente:
"a) Dirección, correo electrónico y teléfono de contacto."
E) En el numeral i) del N° 1 del título III, a continuación del primer punto
seguido, se intercala, la siguiente oración: Si no se siguiera el procedimiento
habitual de incluir en las actas una tabla inicial de su contenido, se enviará
esa tabla como información adicional."
F) Se agrega el siguiente segundo párrafo al N° 6 del título II:
"En todo caso, las sociedades de apoyo al giro constituidas para efectuar
directamente operaciones del giro bancario al amparo de la letra b) del artículo
74 de la Ley General de Bancos, deben ceñirse a las normas que rigen las
operaciones de los bancos, salvo que esta Superintendencia expresamente disponga
otra cosa."
G) Se reemplazan los dos primeros párrafos del título IV por lo siguiente:
"Los estados financieros de las sociedades de apoyo al giro deberán reflejar
fielmente el patrimonio, la situación financiera, los riesgos y los resultados
de la entidad, ajustándose a los criterios contables seguidos por los bancos."
H) En el último párrafo del título IV se sustituye la expresión "propios
balances" por "estados".
Se acompaña Texto Actualizado de la Circular N° 3, que contiene los cambios
introducidos por esta Circular.
Saludo atentamente a Ud.,
GUSTAVO ARRIAGADA MORALES
Superintendente de Bancos e
Instituciones Financieras
Sociedades de apoyo al giro
Hoja 1
TEXTO ACTUALIZADO
Disposición: CIRCULAR N° 3 (de 27.12.1989)
Para: SOCIEDADES DE APOYO AL GIRO
Materia: Normas generales para empresas de apoyo al giro.
ACTUALIZACIONES:
Incluye las modificaciones introducidas mediante:
Circular N° 12 de 18 de mayo de 2000.
Circular N° 13 de 9 de agosto de 2000.
Circular N° 14 de 22 de diciembre de 2000.
Circular N° 15 de 13 de septiembre de 2001.
Circular N° 17 de 8 de abril de 2004.
Circular N° 19 de 19 de agosto de 2009.
Empresas de apoyo al giro
Hoja 2
NORMAS GENERALES PARA EMPRESAS DE APOYO AL GIRO
I. CONSIDERACIONES GENERALES.
Las disposiciones a las cuales deben ceñirse los bancos para tener participación
en sociedades de apoyo al giro al amparo del artículo 74 de la Ley General de
Bancos, se encuentran contenidas en el Capítulo 11-6 de la Recopilación
Actualizada de Normas de esta Superintendencia.
Todas las sociedades de apoyo autorizadas por esta Superintendencia quedan
sujetas a su fiscalización, así como a las disposiciones de la presente Circular
y a las demás normas que este Organismo les imparta.
II. NORMAS DE CARACTER GENERAL.
1. Modificación de los estatutos sociales.
Las sociedades de apoyo al giro deberán requerir el consentimiento previo de
este Organismo para efectuar cualquier modificación de los estatutos sociales,
tales como aumentos o disminuciones de capital, incorporación de nuevos socios y
otros. Posteriormente, una vez reformados los estatutos, deberá enviarse una
copia legalizada a esta Superintendencia.
2. Dirección, administración y funcionamiento de las sociedades de apoyo al
giro.
2.1. Directores.
No existe inconveniente para que un director de una sociedad de apoyo al giro
sea, a la vez, director de una institución financiera socia o accionista, de una
sociedad filial fiscalizada por esta Superintendencia o de otra empresa de apoyo
al giro. En general, el cargo de director de cualquiera de las entidades es
incompatible con el de empleado de ellas, salvo que se trate de un empleado de
la institución financiera matriz que ejerza el cargo de director de una filial
fiscalizada por esta Superintendencia o de una sociedad de apoyo al giro.
Sin embargo, no podrán ser directores de una sociedad de apoyo al giro cuyas
funciones consistan en la administración y operación de Cámaras de Compensación
de Alto Valor, los gerentes o empleados de una institución financiera que sea
accionista o socia de aquella.
Empresas de apoyo al giro
Hoja 3
2.2. Gerente y personal.
La sociedad de apoyo al giro podrá compartir gerente y personal con una
institución financiera socia o accionista, con las filiales de ésta que se
encuentren sujetas a la fiscalización de esta Superintendencia o con otras
sociedades de apoyo al giro en que la institución socia o accionista participe.
Lo anterior no procede cuando se trate de entidades no fiscalizadas por este
Organismo.
2.3. Locales y equipamiento.
Las sociedades de apoyo al giro podrán compartir locales y equipamiento con una
institución financiera socia o accionista, con filiales de ésta fiscalizadas por
este Organismo o con otras empresas de apoyo al giro en que participe la entidad
socia o accionista.
Si a una sociedad filial fiscalizada por otra Superintendencia se le permite
hacer lo mismo de acuerdo con las normas que la rigen, no existe inconveniente
en que las entidades fiscalizadas por este Organismo compartan con ella locales
y equipamiento. No obstante, cuando se trate de utilizar un mismo local, deberá
en ese caso mantenerse una clara separación material respecto de las
dependencias en que opera cada entidad, de manera que no tengan responsabilidad
por las operaciones que no sean las propias, ni el público pueda confundirse y
entender que la asumen.
2.4. Promoción de los productos o servicios de una entidad distinta.
La sociedad de apoyo al giro podrá promover los servicios de la institución
financiera socia o accionista, como asimismo los que presten sus filiales
fiscalizadas por esta Superintendencia, pudiendo canalizarse a través de la
empresa de apoyo al giro la documentación que se genera entre las demás
sociedades y sus respectivos clientes.
En caso de que una sociedad filial sujeta a la fiscalización de la
Superintendencia de Valores y Seguros o de la Superintendencia de AFP estuviere
facultada para actuar de igual modo, no existe impedimento para que las
entidades fiscalizadas por esta Superintendencia actúen de la misma forma con
ellas, siempre que la evaluación y la decisión final de la operación que se
geste a través de una entidad, así como la determinación de sus características
y condiciones, se realice siempre en la sociedad que la contrate, no pudiendo
ser delegadas tales funciones.
Empresas de apoyo al giro
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3. Operaciones con partes relacionadas.
3.1. Calidad de parte relacionada.
Se considerará como parte relacionada a una sociedad de apoyo al giro, a sus
accionistas o socios y a cualquier persona natural o jurídica que esté vinculada
con ellos o con la propia sociedad de apoyo al giro a través de la propiedad o
gestión, de acuerdo a las reglas establecidas por este Organismo en el Capítulo
12-4 de la Recopilación Actualizada de Normas para bancos.
Lo anterior debe entenderse respecto de toda referencia que se haga en cualquier
norma de esta Superintendencia, a personas relacionadas con una sociedad de
apoyo al giro.
3.2. Condiciones de las operaciones.
Los actos, contratos, negocios y operaciones de una sociedad de apoyo al giro
con partes relacionadas, deberán observar condiciones de equidad, equivalentes a
las que habitualmente predominan en el mercado.
3.3. Información acerca de las operaciones.
Las operaciones con partes relacionadas serán informadas a esta Superintendencia
mediante nota adjunta a los estados de situación a que se refiere el N° 2 del
título III de esta Circular.
4. Participación en otras sociedades.
Por tratarse de sociedades con giro exclusivo, las empresas de apoyo de bancos
no podrán tener entre sus activos acciones o derechos en otras sociedades, salvo
que ello sea imprescindible para el desarrollo de su giro. En este caso la
sociedad deberá contar con la autorización previa de esta Superintendencia, para
cuyo efecto se presentará una solicitud en la que se informará de las razones
por las cuales la inversión es imprescindible.
En ningún caso una sociedad de apoyo podrá adquirir acciones de sus empresas
propietarias, ni recibirlas en pago o en garantía por el cumplimiento de
obligaciones que un tercero tenga a favor de ella.
Empresas de apoyo al giro
Hoja 5
5. Inversiones que pueden efectuar las sociedades de apoyo al giro.
Aparte de las inversiones propias de su giro, los recursos disponibles que
puedan mantener estas sociedades sólo podrán ser invertidos en: documentos
emitidos por el Banco Central de Chile o por el Estado y sus Organismos;
instrumentos financieros de renta fija emitidos por bancos; y, cuotas de fondos
mutuos de renta fija.
6. Normas específicas sobre las operaciones.
Además de las instrucciones generales precedentes, las operaciones que realicen
las empresas de apoyo al giro deberán sujetarse, según el giro que realicen, a
las normas específicas que dicte este Organismo en uso de las facultades que le
confiere la Ley General de Bancos.
En todo caso, las sociedades de apoyo al giro constituidas para efectuar
directamente operaciones del giro bancario al amparo de la letra b) del artículo
74 de la Ley General de Bancos, deben ceñirse a las normas que rigen las
operaciones de los bancos, salvo que esta Superintendencia expresamente disponga
otra cosa.
7. Estados financieros anuales.
Los estados financieros anuales de las sociedades de apoyo al giro deberán ser
auditados por una firma de auditores externos registrada en esta
Superintendencia. Cuando la sociedad tenga la calidad de filial de un banco, sus
auditores deberán ser los mismos que los de su matriz.
Las sociedades de apoyo al giro deberán enviar sus estados financieros a esta
Superintendencia dentro del mismo plazo que se le otorgue a los bancos
accionistas o socios para que éstos envíen los suyos. Dichos estados,
debidamente firmados y con el respectivo informe de los auditores externos, se
entregarán en un documento PDF.
En todo caso, el balance anual auditado deberá ser entregado con la debida
antelación a los bancos accionistas o socios, para que éstos lo consideren en la
preparación de sus propios estados financieros.
Empresas de apoyo al giro
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III. INFORMACION A ESTA SUPERINTENDENCIA.
Las sociedades de apoyo al giro deberán cubrir los requerimientos de información
que a continuación se señalan, desde el momento en que se constituyan:
1. Información esencial.
Las sociedades deberán entregar los siguientes antecedentes a esta
Superintendencia, dentro de los cinco días hábiles bancarios siguientes a la
ocurrencia de algún cambio en su contenido:
a) Dirección, correo electrónico y teléfono de contacto.
b) Socios o accionistas (nombre o razón social y porcentaje de participación).
c) Composición del órgano directivo y ejecutivos principales.
d) Escritura social o estatutos vigentes legalizados.
Además, las empresas constituidas como sociedades anónimas deberán enviar la
siguiente información:
i) Actas de las sesiones de Directorio, ordinarias y extraordinarias, tan pronto
se encuentren redactadas y bajo la sola firma del gerente general o de quien
haga sus veces. Si no se siguiera el procedimiento habitual de incluir en las
actas una tabla inicial de su contenido, se enviará esa tabla como información
adicional. El plazo máximo para este envío es de diez días hábiles bancarios
contado desde la fecha de la correspondiente reunión. En caso que el acta sea
objeto de modificaciones u observaciones de quienes deban suscribirla, dichas
modificaciones u observaciones se comunicarán a esta Superintendencia también
dentro de un plazo de diez días hábiles bancarios, contado desde la fecha en que
el acta quede firmada por todos los concurrentes, o se deje constancia en ella
de que los que no hayan firmado se encuentran imposibilitados de hacerlo.
ii) Copia de las actas de las juntas ordinarias y extraordinarias de
accionistas, dentro de un plazo de diez días hábiles a contar de la fecha de su
realización.
iii) Memoria de la sociedad, a más tardar el quinto día previo a la Junta
Ordinaria de Accionistas.
Empresas de apoyo al giro
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2. Estados de situación trimestrales para fines de control de esta
Superintendencia.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el N° 7 del título II de esta Circular,
relativo al envío de los estados financieros anuales completos y auditados, las
sociedades de apoyo al giro deberán preparar y enviar a este Organismo estados
de situación trimestrales referidos al 31 de marzo, 30 de junio, 30 de
septiembre y 31 de diciembre de cada año. Esta información se entregará a más
tardar el duodécimo día hábil bancario siguiente a la fecha a que se refiere el
respectivo balance.
Salvo que esta Superintendencia les haya impartido instrucciones específicas al
respecto, la información de que se trata se enviará utilizando el formato de la
Ficha Estadística Codificada Uniforme (FECU) que exige la Superintendencia de
Valores y Seguros. Para ese efecto se completarán solamente los datos que sean
aplicables de las secciones 1.00 "Identificación", 2.00 "Administración", 3.00
"Propiedad y acciones", 5.01 "Balance General" y 5.02 "Estado de Resultados".
Para los dos últimos no será necesario incluir saldos comparativos ni notas
adjuntas, salvo las notas especiales que este Organismo pudiere solicitar por
escrito a cada una de las sociedades, de acuerdo con las circunstancias.
3. Otra información para efectos de control o estadísticos.
Con el objeto de contar con los antecedentes necesarios para la fiscalización
del cumplimiento, por parte de las sociedades, de las disposiciones
reglamentarias a las que están sujetas, las empresas enviarán también a este
Organismo la información que para el efecto se solicite, sin perjuicio de los
requerimientos especiales de información y del examen de antecedentes en las
visitas inspectivas que esta Superintendencia realice.
4. Deficiencias observadas por los auditores externos.
Las sociedades de apoyo al giro deberán enviar a esta Superintendencia el
informe o memorándum entregado por los auditores externos referido a las
deficiencias que hubieren observado respecto a prácticas contables, sistema
administrativo contable y sistema de control interno. Esta información deberá
entregarse dentro de los 10 días hábiles bancarios siguientes a la fecha en que
se reciban y en cualquier caso antes del 1° de diciembre de cada año, y deberá
contener, además, los comentarios de la administración, en que se manifiesten
las decisiones que se tomaron a objeto de solucionar las deficiencias que hayan
sido observadas.
Empresas de apoyo al giro
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5. Forma de enviar la información solicitada y la correspondencia dirigida a
esta Superintendencia.
La información que debe enviarse, al igual que cualquier correspondencia
dirigida a este Organismo, debe ser firmada por el Gerente General o por quien
haga sus veces o lo remplace.
IV. NORMAS RELATIVAS A LA CONTABILIDAD.
Los estados financieros de las sociedades de apoyo al giro deberán reflejar
fielmente el patrimonio, la situación financiera, los riesgos y los resultados
de la entidad, ajustándose a los criterios contables seguidos por los bancos.
Los activos, pasivos, resultados, compromisos y sus movimientos, deberán quedar
perfectamente identificados en la contabilidad, de modo que en cualquier momento
se pueda conocer la composición y origen de sus saldos, debiéndose mantener los
registros, inventarios y auxiliares necesarios para el control contable sobre
las operaciones diarias, el cumplimiento permanente de las regulaciones que
rigen su actividad, la preparación de los diversos estados o declaraciones y la
obtención de información analítica de costos, rendimientos y demás antecedentes
necesarios para una adecuada administración.
De la base contable se deberán obtener, en forma clara y consistente, al menos
al cierre de cada mes y con los ajustes contables necesarios para reconocer los
resultados correspondientes a cada período, los estados que deben remitirse a
las instituciones accionistas o socias para la elaboración de sus estados
mensuales, como asimismo la información que debe enviarse periódicamente a esta
Superintendencia.
V. OTRAS DISPOSICIONES.
1. Actas de sesiones del directorio.
Las actas de sesiones ordinarias y extraordinarias del directorio de las
sociedades de apoyo al giro que tengan la calidad de sociedad anónima o que, de
acuerdo con sus estatutos cuenten con un órgano directivo, deberán numerarse en
forma correlativa, asignando una numeración seguida a las ordinarias y otra a
las extraordinarias.
Las actas deberán contener una relación sucinta de todas las materias tratadas y
de los acuerdo tomados. El libro de actas deberá ser encuadernado y foliado con
numeración correlativa.
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2. Mantención de la documentación.
Conforme a lo dispuesto en el artículo 155 de la Ley General de Bancos, las
instituciones sometidas a la fiscalización de esta Superintendencia deben
conservar sus libros, formularios, correspondencia, documentos y papeletas a lo
menos durante un plazo de seis años, salvo que el Superintendente autorice la
eliminación de parte de los archivos o el reemplazo de originales por
reproducciones.
En ningún caso podrán destruirse los libros o instrumentos que digan relación
directa o indirecta con algún asunto o litigio pendiente.
3. Procesamiento de datos fuera de la empresa.
3.1. Condiciones generales.
Para encargar a otra empresa, de preferencia relacionada, el procesamiento
parcial o total de sus datos, las sociedades de apoyo al giro deberán obtener
una autorización de esta Superintendencia, salvo que se contrate con una
institución financiera o con sus filiales o sociedades de apoyo al giro, según
lo previsto en los numerales 2.2 y 2.4 del título II de esta Circular.
Para ese efecto, la sociedad de apoyo al giro solicitante deberá asegurarse de
que la empresa cuente con la necesaria solidez financiera, una organización y
personal adecuados, con conocimiento y experiencia en el procesamiento de datos,
como asimismo de que sus sistemas de control interno responden a las
características del servicio que se desea contratar.
Por otra parte, la sociedad de apoyo al giro deberá comprobar que la
infraestructura tecnológica y los sistemas que se utilizarán para la
comunicación, almacenamiento y procesamiento de datos, ofrecen suficiente
seguridad para resguardar permanentemente la continuidad operacional y la
confidencialidad, integridad, exactitud y Calidad de la información y los datos.
Asimismo, deberá verificar que las condiciones garantizan la obtención oportuna
de cualquier dato o información que necesite, sea para sus propios fines o para
cumplir con los requerimientos de las autoridades competentes, como es el caso
de la información que en cualquier momento puede solicitarle esta
Superintendencia.
A fin de permitir una adecuada administración de sus riesgos operativos y
tecnológicos, en el contrato respectivo deberá contemplarse la facultad de la
sociedad de apoyo al giro para practicar evaluaciones periódicas en la empresa
proveedora del servicio, directamente o mediante auditorías independientes.
Asimismo, con el objeto de posibilitar la evaluación de aquellos riesgos por
parte de este Organismo, en el mencionado contrato deberá quedar establecida una
autorización permanente que permita a esta Superintendencia examinar in situ
todos los aspectos relacionados con el procesamiento de datos de la sociedad de
apoyo al giro.
Empresas de apoyo al giro
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Los costos en que incurra esta Superintendencia por la supervisión del
procesamiento de datos en otro lugar, serán de cargo de la sociedad de apoyo al
giro que utilice el servicio externo de que se trata.
3.2. Solicitud a esta Superintendencia.
La solicitud que una sociedad de apoyo al giro debe presentar para obtener la
autorización, tendrá que acompañarse de la siguiente información:
a) Procesamiento que se desea contratar.
b) Declaración de la sociedad acerca del conocimiento que tiene de la empresa a
la que se le encargará el procesamiento, considerando los aspectos mencionados
en el numeral 3.1 precedente.
c) Responsabilidad que asume la empresa para mantener políticas y procedimientos
que garanticen la confidencialidad de la información, en conformidad con la
legislación chilena, como asimismo para precaver pérdidas, atrasos o deterioros
de la misma.
d) Planes de contingencia previstos para mantener la continuidad operacional de
la sociedad de apoyo al giro contratante en caso que se produzcan fallas en la
comunicación, almacenamiento o procesamiento de los datos.
3.3. Alcance de la autorización otorgada.
La autorización que se otorgue se referirá sólo al proyecto específico objeto de
la solicitud. Cualquier cambio posterior a las condiciones sobre cuya base se
otorgó la autorización, debe ser objeto de una nueva solicitud.
La autorización podrá ser revocada en caso de observarse desviaciones de lo
indicado en el numeral 3.1 de este título, sin perjuicio de otras sanciones que
pudieren aplicarse a la sociedad de apoyo al giro por el incumplimiento de las
instrucciones impartidas por esta Superintendencia.
4. Sanciones.
Las sociedades de apoyo al giro que infringieren alguna de las disposiciones
aludidas en el artículo 19 de la Ley General de Bancos, pueden ser sancionadas
por esta Superintendencia de acuerdo con las facultades que le confiere ese
mismo precepto legal.
Por otra parte, son aplicables a los directores, gerentes, funcionarios o
empleados de las sociedades de apoyo al giro, las disposiciones de los artículos
Empresas de apoyo al giro
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5. Días hábiles bancarios.
Para el cumplimiento de las instrucciones impartidas por esta Superintendencia,
que se refieran a plazos establecidos en términos de "días hábiles bancarios",
debe entenderse que éstos corresponden a todos los días hábiles, con excepción
de los sábados y el 31 de diciembre de cada año.