ESTABLECE PROCEDIMIENTO QUE AUTORIZA Y REGULA LA CELEBRACIÓN DE JUNTAS GENERALES DE SOCIOS Y VOTACIONES POR MEDIOS REMOTOS EN COOPERATIVAS
Núm. 2.478 exenta.- Santiago, 28 de agosto de 2015.
Visto:
Lo dispuesto en los artículos 21, 22, 23, 108 y 109 de la Ley General de Cooperativas; la Ley Nº 19.880 sobre Base de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado; las resoluciones administrativas exentas Nº 1.774, de 4 de agosto de 2014, y Nº 16, de 14 de enero de 2015, ambas de la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño; y la resolución Nº 1.600, de la Contraloría General de la República.
Considerando:
1. Que, la Ley General de Cooperativas y su Reglamento, establecen la obligación para las cooperativas de llevar a cabo sus Juntas Generales de Socios en un solo acto de manera continua y sin interrupciones.
2. Que, las citadas normativas, fijan como materias mínimas de conocimiento por parte de la asamblea durante la celebración de la Junta General de Socios de carácter obligatoria, las siguientes: el examen de la situación de la cooperativa, los informes de la Junta de Vigilancia y Auditores Externos, la aprobación o rechazo del balance, memoria y demás estados y demostraciones financieras, la distribución de los excedentes o remanentes de cada ejercicio y la elección o revocación de los integrantes del Consejo de Administración y Junta de Vigilancia.
3. Que, en aquellos casos donde las cooperativas funcionan mediante establecimientos ubicados en diversos lugares del territorio nacional, se registra una escasa participación de sus socios, debido principalmente a las dificultades y costos de desplazamiento.
4. Que, lo anterior, afecta la toma de decisiones informada y participativa al interior de las cooperativas, situación que no se condice con el carácter esencialmente democrático que inspira a este tipo de organizaciones.
5. Que, la División de Asociatividad y Economía Social, creada como unidad funcional, mediante resolución administrativa exenta Nº 1774, de 2014, del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, le corresponde coordinar las labores desarrolladas por el Departamento de Cooperativas, el cual tiene a su cargo dictar normas que contribuyan al perfeccionamiento del funcionamiento del sector, junto con interpretar administrativamente, mediante resoluciones de carácter general, la legislación especial que rige a las cooperativas.
Resuelvo:
Artículo primero: Las entidades cooperativas podrán llevar a cabo sus Juntas Generales de Socios por medios remotos, cumpliendo al efecto el procedimiento descrito en la presente resolución.
Para estos efectos se entenderá por medios remotos todos aquellos dispositivos tecnológicos que permitan efectuar transmisión de datos e información a través de computadores, líneas telefónicas, enlaces delicados, microondas y similares.
Artículo segundo: Las cooperativas que opten por la celebración de Juntas Generales y votaciones por medios remotos que permitan la intervención efectiva de los socios, deberán incorporar expresamente en su estatuto social dicha posibilidad. Las normas que se introduzcan en tal sentido, tenderán siempre a incentivar la participación activa de todos los socios de la entidad, basada en criterios de seguridad y confianza de los sistemas tecnológicos.
Para tales efectos las cooperativas podrán llamar a Junta General de Socios para aprobar la reforma de estatutos en que se autorizará la celebración y votaciones por medios remotos.
Artículo tercero: Los mecanismos de participación aludidos precedentemente, dicen relación con el cumplimiento de, a lo menos, los siguientes criterios:
a) Autenticación: Medio electrónico que asegura la identidad de la persona que participa en la respectiva Junta General.
b) Acceso controlado: Aquel que garantice que las personas que tengan acceso al respectivo sistema sean las que efectivamente participan de la cooperativa, principalmente socios, o aquéllos convocados específicamente por la entidad para dichos efectos.
c) Participación: Mecanismo por el cual el socio que participa desde un medio remoto no solo sea un mero espectador, sino que pueda interactuar activamente en el desarrollo de la Junta General, por lo cual el sistema implementado debe contemplar la posibilidad de opinar de una manera efectiva, realizar preguntas y emitir votaciones, entre otras formas de participación.
d) Confidencialidad: Procedimientos que aseguren el debido resguardo de la información emitida, la que solo podrá ser vista y manipulada por el destinatario del mensaje.
e) Integridad: Aquel que asegure que la información emitida será enviada en el mismo estado en que se recibió y que ésta no sufrirá alteración de ninguna especie.
f) Respaldo de la información: Condiciones que aseguren la perdurabilidad de la información emitida, idealmente a través de un archivo que almacene dicha información.
g) No repudio: Mecanismo de certificación que acredite la titularidad de quien emite la información.
Artículo cuarto: Para efectos de lo dispuesto en la letra b) del artículo tercero, la cooperativa deberá disponer de un sistema alternativo de registro de los socios que participaron de una determinada Junta General, para efectos de contabilizar el resultado que cada una de las materias sometidas a consideración de la asamblea obtuvo.
Será obligación del Consejo de Administración o del órgano interno que la cooperativa designe en el estatuto social, certificar el número de socios que efectivamente participaron con derecho a voz y voto en la citada instancia.
Artículo quinto: Respecto de aquellas Juntas Generales en que se celebren elecciones de los integrantes que componen los órganos internos de la cooperativa, será necesario que el procedimiento a utilizar en tal sentido se encuentre expresamente detallado en el estatuto social o reglamento de elecciones que se apruebe para tales efectos.
Artículo sexto: Las cooperativas podrán citar a Asamblea mediante correo electrónico, carta simple u otro mecanismo que asegure la participación de sus cooperados de conformidad con esta resolución.
Las cooperativas que adopten la decisión de celebrar juntas remotas deben contemplar en sus estatutos procedimientos especiales para la elección de integrantes de sus órganos internos.
Previo a la celebración de la primera Junta General de Socios en que se implemente el sistema y de manera conjunta con la citación enviada en conformidad a la normativa vigente, se deberá informar a los socios acerca de la forma de participación adoptada, si es necesario encontrarse registrado en algún sistema y, en general, todas aquellas condiciones previas que le permitan al socio desenvolverse en la Junta General en los términos descritos en el artículo tercero precedente.
Artículo séptimo: Será obligación y responsabilidad del Consejo de Administración y Gerente de la entidad asegurar la igualdad de condiciones para todos los socios en lo que respecta al acceso de los sistemas que se implementarán para llevar a cabo de manera efectiva la modalidad de Junta General descrita en la presente resolución.
Artículo octavo: Los conflictos que puedan surgir como consecuencia de la aplicación de las normas estatutarias o reglamentarias Internas aprobadas en conformidad a la presente Resolución, en lo que dice relación a elecciones de los integrantes de los órganos de administración y control de las cooperativas, deberán ser resueltas en conformidad a lo dispuesto en el artículo 10 de la ley Nº 18.593 de 1987.
Anótese y publíquese.- Por orden de la Sra. Subsecretaria, Mario Radrigán Rubio, Departamento de Cooperativas.
Lo que transcribe, para su conocimiento.- Saluda atentamente a usted, Katia Trusich Ortiz, Subsecretaria de Economía y Empresas de Menor Tamaño.