APRUEBA INSTRUCTIVO PARA ACREDITACIÓN DE ENTIDADES CERTIFICADORAS DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES LABORALES Y PREVISIONALES, Y DEJA SIN EFECTO RESOLUCIÓN QUE INDICA
Núm. 2.209 exenta.- Santiago, 4 de noviembre de 2015.
Visto:
Lo dispuesto en el decreto con fuerza de ley Nº 25, de 1959, del Ministerio de Hacienda, que crea el Ministerio del Trabajo y Previsión Social, con dos Subsecretarías; en el decreto con fuerza de ley Nº 1, de 1967, de este Ministerio, que establece reestructuración y fija funciones de la Subsecretaría del Trabajo; en el artículo 183-C del Código del Trabajo incorporado por la ley Nº 20.123; en el decreto Nº 319, de 2006, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que Aprueba Reglamento del artículo 183-C, inciso segundo, del citado Código Laboral, sobre Acreditación de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales; en el decreto Nº 14, que designa al Subsecretario del Trabajo, de fecha 11 de marzo de 2014; en el decreto Nº 33, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social que a la Subsecretaría de Previsión Social, de fecha 30 de junio del 2015; en la resolución exenta Nº 1.137 del 2015 de la Subsecretaría del Trabajo; en la resolución Nº 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República, y
Considerando:
Que mediante el decreto Nº 319, de 2006, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, se aprobó el Reglamento para la aplicación del artículo 183-C, inciso segundo, del Código del Trabajo, relativo a la acreditación del cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales.
Que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 16, inciso primero, de dicho cuerpo reglamentario se entenderá que gozan de la idoneidad técnica, profesional y procedimental aquellas entidades o instituciones que cumpliendo con la norma pertinente según certificado emitido por el Instituto Nacional de Normalización, sean autorizadas para actuar en la verificación de entidades que proporcionen servicios de tercera parte, lo cual deberá formalizarse a través de una constancia de la competencia técnica, efectuada en conjunto por la Subsecretaría del Trabajo y la de Previsión Social, la que tendrá vigencia de un año, renovable por igual término mediante el mismo procedimiento.
Que el inciso segundo del mismo precepto reglamentario dispone que dichas Subsecretarías determinarán la respectiva constancia mediante la dictación en forma conjunta del acto administrativo pertinente, dando cuenta que la institución interesada goza de idoneidad técnica para certificar el cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales correspondientes.
Que, la Subsecretaría del Trabajo en el cumplimiento de las responsabilidades de su competencia, debe encargarse de la mantención del Registro de entidades o instituciones autorizadas para asumir la actividad de verificación del cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales por parte de los contratistas y subcontratistas respecto de sus trabajadores, así como de su permanente actualización mediante la incorporación de las entidades consideradas competentes, o proceder a su eliminación del Registro cuando no contare con la renovación de su acreditación; asimismo, se requiere dar publicidad de dicho Registro en la página web institucional a fin de tener disponible esta información al conocimiento público para constatar el estado de vigencia de la acreditación respectiva.
Que, a fin de normar la gestión operativa del Registro se dictó resolución exenta Nº 1.137 del 2015, de la Subsecretaría del Trabajo, la cual en virtud de la permanente mejora y perfeccionamiento de las labores institucionales se hace necesario actualizar.
Resuelvo:
1.- Apruébase el siguiente instructivo para la aplicación de las normas sobre acreditación de competencia de una entidad para certificar el cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de los contratistas y subcontratistas respecto de sus trabajadores:
INSTRUCTIVO PARA LA ACREDITACIÓN DE ENTIDADES CERTIFICADORAS DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES LABORALES Y PREVISIONALES
En el régimen de subcontratación laboral1 la empresa principal o contratista tendrán derecho a ser informada sobre el monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales que a, contratistas o subcontratistas, correspondan respecto de sus trabajadores.
Este derecho de información de la empresa principal o contratista se ejercerá mediante la acreditación del monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de los contratistas y subcontratistas, según sea el caso, y podrá verificarse a través de:
A. Certificados emitidos por la respectiva Inspección del Trabajo, o
B. Por medios idóneos que garanticen la veracidad de dicho monto y el estado de cumplimiento, esto es, a través de entidades o instituciones competentes.
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1 Artículo 183-C del Código del Trabajo.
Considerando lo dispuesto en el decreto 319, de 2006, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, la acreditación de las entidades o instituciones competentes corresponde a la Subsecretaría del Trabajo, la cual, a través del presente documento establece el procedimiento para la acreditación de entidades certificadoras del cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales, y su inclusión en el Registro que para estos efectos mantiene y publica la Subsecretaría del Trabajo.
Las disposiciones de este instructivo son aplicables a las personas jurídicas que voluntariamente soliciten su acreditación e inclusión en el Registro de entidades certificadoras de la Subsecretaría del Trabajo.
Entidades o instituciones competentes
Corresponde a aquellas entidades o instituciones que acrediten ante las Subsecretarías del Trabajo y de Previsión Social, su idoneidad técnica, profesional y procedimental.
Se entenderá que gozan de la idoneidad técnica, profesional y procedimental aquellas entidades o instituciones que:
i. Cumplan con la norma NCH 2404, Of97 o la que en el futuro la reemplace como entidad de verificación que proporcionen servicios de tercera parte, y
ii. Cuyos procedimientos se ajusten al artículo 172 del decreto Nº 319, de 2006, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que aprueba el Reglamento del artículo 183-C, inciso segundo, del Código del Trabajo, incorporado por la ley Nº 20.123, sobre Acreditación de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales, y que
iii. Ambas circunstancias se encuentren acreditadas mediante certificado expedido por el Instituto Nacional de Normalización (INN).
I. Procedimiento para la acreditación e inscripción en el Registro de entidades certificadoras de cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales
a. Presentación de la solicitud
La persona jurídica interesada en acreditarse e inscribirse como entidad certificadora de cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales deberá presentar ante la Subsecretaría del Trabajo, solicitud requiriendo dicha acreditación 3, y a la cual debe adjuntarse copia del certificado emitido por el Instituto Nacional de Normalización.
Esta solicitud debe ingresarse directamente en la oficina de partes de la Subsecretaría del Trabajo 4 y serán derivadas a la División Jurídica de la Subsecretaría del Trabajo, dentro de los dos días hábiles siguientes de su recepción.
b. Revisión de la solicitud
Ingresada la solicitud es revisada por la División Jurídica de la Subsecretaría del Trabajo, la cual verificará el cumplimento de los requisitos para proceder a su acreditación, esto es:
. Solicitud de acreditación (Anexo Nº 1 o similar)
. Presentación de certificado emitido por el Instituto Nacional de Normalización (copia)
. Concordancia en la entidad certificada por el Instituto Nacional de Normalización
. Fecha de vigencia de certificación otorgada por el Instituto Nacional de Normalización, así como sus eventuales alcances
. Verificación en línea de los antecedentes en la página del Instituto www.inn.cl
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2 Artículo 17: El procedimiento de revisión para certificar el monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de las empresas contratistas y subcontratistas, deberá abarcar la totalidad de la cadena de subcontratación y cumplir con el siguiente protocolo:
1. Recepcionar la solicitud de certificado y la documentación a que se refiere el inciso segundo del artículo 18;
2. El periodo revisado de que dará cuenta el certificado corresponderá al se indique en la solicitud de certificado;
3. Revisar, procesar y contrastar la información proporcionada a fin de verificar el monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales;
4. Elaborar certificados por empresa contratista, incluyendo subcontratistas, cuando corresponda, que den cuenta del monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales, según lo señalado en el artículo 18;
5. Una copia de los certificados emitidos por la entidad de verificación, deberá estar disponible de manera permanente para el Instituto Nacional de Normalización, para la Inspección del Trabajo, para los trabajadores que laboren en régimen de subcontratación y que estén involucrados en los certificados e informes y para las organizaciones sindicales que representen a los trabajadores de las empresas contratistas y subcontratistas sujetos de la certificación y para las entidades de previsión;
6. Mantener respaldos de la información y registros del proceso de revisión indicados en los números 1, 3 y 5 anteriores, a fin de demostrar el cumplimiento con el protocolo, por un periodo de al menos tres años.
3 Anexo Nº 1 modelo de solicitud de acreditación.
4 Oficina de Partes de la Subsecretaria del Trabajo ubicada en Huérfanos 1273 primer piso, horario de atención de lunes a jueves de 9:00 a 14:00 horas y 15:00 a 18:00 horas, viernes 9:00 a 14:00 horas y 15:00 a 17:00 horas.
c. Resolución Exenta
La Subsecretaría del Trabajo y la Subsecretaría de Previsión Social, en el caso que la solicitud presentada cumpla con los requisitos, darán constancia de la acreditación mediante el correspondiente acto administrativo, esta es, resolución exenta.
La referida resolución debe ser emitida dentro de los cinco días hábiles siguientes de recepcionada la solicitud en la División Jurídica, y en ella se dejará constancia que la institución solicitante cuenta con la competencia técnica, profesional y procedimental necesaria para los efectos de certificar el cumplimento de las obligaciones laborales y previsionales de los contratistas y subcontratistas respeto de sus trabajadores.
Copia del referido acto administrativo, una vez registrado y publicado, será remitido a la institución solicitante vía correo postal o electrónico.
d. Rechazo de la solicitud
Recepcionada la solicitud en la División Jurídica de la Subsecretaría del Trabajo y dentro de los cinco días hábiles siguientes a su ingreso se revisarán los antecedentes presentados para la emisión de la correspondiente resolución, y en el evento que no se adjunte certificación requerida del Instituto Nacional de Normalización o los antecedentes presentados hagan imposible la correcta emisión de la acreditación ej. certificación expirada, la solicitud será rechazada.
El rechazo será notificado al solicitante por correo postal o electrónico, y en ningún caso impide una nueva presentación inmediata de acreditación y registro.
e. Vigencia
La constancia otorgada mediante el acto administrativo correspondiente, acerca de la competencia técnica, profesional y procedimental de la institución interesada, tendrá una vigencia de un año, a contar de la fecha de la tramitación de la resolución o de la fecha en ella señalada.
Podrá renovarse por igual término -un año- mediante el mismo procedimiento, esto es, solicitud de renovación previa al término de su vigencia, adjuntándose certificación de Instituto Nacional de Normalización.
En caso que el plazo de vigencia expire sin haber solicitado su renovación, se podrá solicitar nuevamente su acreditación y registro bajo el mismo procedimiento señalado.
II. Inscripción en Registro de entidades certificadoras
La Subsecretaría del Trabajo, a través de su División Jurídica, mantendrá el Registro de las entidades de verificación que sean consideradas competentes para los efectos de certificar el cumplimento de las obligaciones laborales y previsionales de los contratistas y subcontratistas respeto de sus trabajadores.
La División Jurídica procederá, con la copia tramitada de la resolución aprobatoria, a incorporar en el Registro de entidades certificadoras a la institución respectiva5, dentro del plazo de tres días hábiles de dictada la resolución.
Este Registro deberá ser permanente revisado a fin de verificar el cumplimiento de la vigencia de la acreditación y el vencimiento del plazo otorgado para su duración, así como en caso de haberse renovado la autorización pertinente dejando constancia de esta circunstancia, debiendo mantenerse actualizado respecto de la exclusión (expiración) e incorporación oportuna.
Los antecedentes de respaldo correspondientes a cada solicitud (ingreso-rechazo-renovación) serán almacenados por la División Jurídica en formato papel (archivo) y en archivo electrónico 6.
III. Publicación
El Registro de entidades certificadoras debe estar publicado, lo que se efectuará en el sitio web oficial del Ministerio del Trabajo y Previsión Social 7, a fin de permitir el conocimiento público de la información relativa a las entidades certificadoras acreditadas y el estado de vigencia de la constancia.
Las publicaciones serán efectuadas por el Departamento de Tecnología de la Información dentro del plazo de dos días hábiles siguientes a la solicitud de publicación efectuada por la División Jurídica, informando del cumplimiento a la acción encomendada.
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5 Anexo Nº 2 Modelo de Registro de entidades certificadoras.
6 Archivo electrónico almacenado en red compartida de la División Jurídica de la Subsecretaría del Trabajo.
7 www.mintrab.gob.cl.
IV. Eliminación del Registro de entidades certificadoras8
Las entidades o instituciones serán eliminadas del Registro de entidades certificadoras en el evento de expirar el plazo de vigencia de la certificación otorgada, sin que se hubiese solicitado su renovación. En dicho caso se procederá a excluir del Registro dentro del plazo de tres días hábiles desde la fecha de expiración de su vigencia.
Actuación de oficio
En el evento que la Subsecretaría del Trabajo, a través de comunicación por parte del Instituto Nacional de Normalización u otro medio como por ej: constatación a través de la página web institucional del Instituto, verifique modificación, término, alcances u otra circunstancia que afecte el cumplimiento de los requisitos exigidos para la acreditación de competencia, deberá proceder de oficio a excluir del respectivo Registro.
Para ello, la División Jurídica procederá a emitir el correspondiente acto administrativo a través de resolución fundada, suscrita en conjunto con la Subsecretaría de Previsión Social, que dé cuenta de esta circunstancia ordenando la exclusión del Registro, dentro de un plazo prudencial, el cual no podrá exceder de 10 días hábiles posteriores a la notificación9 de la respectiva resolución a la institución.
. 2.- Establézcase que el procedimiento referido entrará en vigencia, con carácter obligatorio para todos los funcionarios/as de la Subsecretaría del Trabajo, a contar de la fecha de total tramitación de la presente resolución.
3.- Déjense sin efecto resolución exenta Nº1.137, del 22 de junio de 2015, de la Subsecretaría del Trabajo, así como cualquier otra instrucción anterior que se hayan impartido respecto de la materia que se instruye a través de este acto administrativo.
4.- Publíquese la presente resolución en el Diario Oficial considerando lo dispuesto en el artículo 48 de la ley Nº19.880.
Anótese y comuníquese.- Francisco Díaz Verdugo, Subsecretario del Trabajo.- Andrea Soto Araya, Jefa de la División Jurídica Subsecretaría del Trabajo.
Lo que transcribo a usted para su conocimiento.- Paulina Gómez Binfa, Jefa de la División Administración y Finanzas Subsecretaría del Trabajo.