APRUEBA REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE LA ASIGNACIÓN DE PRODUCTIVIDAD PARA EL PERSONAL DE PLANTA Y A CONTRATA DEL SERVICIO DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN CONTENIDA EN LA LEY N° 20.934
    Santiago, 15 de noviembre de 2016.- Hoy se decretó lo que sigue.
    Núm. 954.
    Visto:
    1) Lo dispuesto en el artículo 32 N° 6 y en el artículo 35 de la Constitución Política de la República, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el decreto supremo N° 100, de 2005, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia; 2) en la ley N° 18.575, de 1986, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia; 3) en el decreto ley N° 3.346, de 1980, que Fija el Texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia; 4) en el decreto N° 1.597, de 1980, del Ministerio de Justicia, Reglamento Orgánico del Ministerio de Justicia; 5) en la ley N° 19.477, de 1996, Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación; 6) en la ley N° 20.934, de 2016, que Establece Asignación de Productividad para el personal de planta y a contrata del Servicio de Registro Civil e Identificación; 7) y en la resolución N° 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República.
    Considerando:
    1. Que, el 9 de julio de 2016, fue publicada la Ley N° 20.934, que Establece Asignación de Productividad para el personal de planta y a contrata del Servicio de Registro Civil e Identificación.
    2. Que, la referida ley en su artículo 5° establece que un Reglamento expedido mediante decreto supremo del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, suscrito además por el Ministro de Hacienda, determinará la forma de medir y ponderar los indicadores o instrumentos de similar naturaleza; los mecanismos de control de las metas anuales; la manera de determinar los distintos porcentajes de esta asignación; la forma de determinar la asignación respecto de los funcionarios que cambian de Dirección Regional o del Nivel Central; el calendario de elaboración, fijación y evaluación de las metas anuales; los procedimientos de reclamación; las causas, procedimientos de revisión y redefinición de metas; las normas transitorias para su aplicación y pago durante el año 2018; los mecanismos de consulta e información a los funcionarios y a las asociaciones del Servicio y, toda otra norma necesaria para el adecuado otorgamiento de la asignación que establece la ley N° 20.934. Además, podrá fijar el calendario y los contenidos mínimos para la elaboración de la Programación Estratégica del Servicio.
    3. Que, la referida ley, en su artículo 4°, establece que un Reglamento regulará la suspensión de la evaluación de las metas en aquellas Direcciones Regionales y/o en el Nivel Central, cuando se produzcan hechos constitutivos de caso fortuito o de fuerza mayor, así como la forma de revisar y redefinir las metas fijadas para un año respectivo.
    Decreto:
    Apruébase el Reglamento para el otorgamiento de la asignación de productividad para el personal de planta y a contrata del Servicio de Registro Civil e Identificación contenida en la ley N° 20.934.
    TÍTULO I
    DISPOSICIONES GENERALES

    Artículo 1°.- Denominaciones. Para los efectos de este Reglamento, se entenderá por:
    a) Asignación: Remuneración que se concede al personal de planta y a contrata del Servicio de Registro Civil e Identificación, de conformidad a la ley N° 20.934, vinculada al cumplimiento de las metas relativas a la productividad.
    b) Dipres: Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda.
    c) Direcciones Regionales: Direcciones Regionales del Servicio de Registro Civil e Identificación y las oficinas que dependen de ella.
    d) Director del Servicio: Director(a) Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación.
    e) Equipo(s) de Trabajo: Conjunto de funcionarios que integran una Dirección Regional y aquellos que integran el Nivel Central del Servicio, es decir, la Dirección Nacional y las Subdirecciones, departamentos y demás unidades dependientes de aquella.
    f) Evaluadores externos: Persona natural o jurídica, contratada, por la Subsecretaría de Justicia, con el objeto de evaluar el cumplimiento de las metas. Del mismo modo podrán realizar auditorías selectivas según lo dispone este reglamento.
    g) Funcionarios: Personal de planta y a contrata del Servicio de Registro Civil e Identificación, con excepción de aquel que se encuentra afecto a las disposiciones del Título VI de la ley N° 19.882, que regula nueva política de personal a los funcionarios públicos que indica.
    h) Indicador: Herramienta que entrega información cuantitativa respecto de la evolución, logro o resultado de un proceso en la entrega de los productos (bienes y/o servicios) generados por la institución, pudiendo cubrir aspectos cuantitativos o cualitativos de este logro. Corresponden a la comparación de dos o más variables expresadas en fórmulas de cálculo que entregan una valoración cuantitativa del desempeño, la que comparada con períodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar desempeño.
    i) Indicador Creciente: Es aquel que experimenta una mejora en la medida que su resultado aumenta.
    j) Indicador Decreciente: Es aquel que experimenta una mejora en la medida que su resultado disminuye.
    k) Ley: Ley N° 20.934, que Establece Asignación de productividad para el personal de planta y a contrata del Servicio de Registro Civil e Identificación, publicada en el Diario Oficial de 9 de julio de 2016.
    l) Ministerio: Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.
    m) Objetivos Estratégicos: Expresión de los logros que se espera que se alcancen en el mediano plazo y que el Servicio haya declarado en el "Formulario A-1 Definiciones Estratégicas" en el proceso de formulación del presupuesto para el año que corresponda presentados en el proceso de formulación de la Ley de Presupuestos de cada año a la Dipres.
    n) Productos Estratégicos: Bienes y/o servicios que la Institución ofrece como respuesta a las necesidades de sus usuarios y que el Servicio haya definido como tales en el "Formulario A-1 Definiciones Estratégicas" presentados en el proceso de formulación de la Ley de Presupuestos de cada año a la Dipres.
    o) Servicio: Servicio de Registro Civil e Identificación.
    p) Subsecretaría: Subsecretaría de Justicia.
    q) Subsecretario: Subsecretario(a) de Justicia.
    TÍTULO II
    CONTENIDOS MÍNIMOS Y CALENDARIO DE LA PROGRAMACIÓN ESTRATÉGICA

    Artículo 2°.- Elaboración de la Programación Estratégica. Para la formulación de la Programación Estratégica se deberá considerar al menos:
    a) El Programa de Mejoramiento de la Gestión a que se refiere el artículo 6° de la ley N° 19.553;
    b) Los resultados del Índice de Satisfacción Neta de los Usuarios a que se refiere la ley N° 20.342;
    c) Las prioridades del Gobierno y de la Subsecretaría de Justicia;
    d) Los productos estratégicos que deba desarrollar el Servicio para la correcta y oportuna prestación de servicios a los ciudadanos;
    e) Modificaciones normativas que incidan en la gestión operacional del Servicio; y
    f) La planificación del Servicio y su presupuesto, para el periodo de medición.
    Artículo 3°.- Contenidos mínimos de la Programación Estratégica. La Programación Estratégica corresponde a un documento en el que se consignan áreas estratégicas, cuya implementación se realiza a través de sistemas esenciales para la productividad de los servicios, los que estarán compuestos por objetivos. Dicha programación deberá ser elaborada en base a:
    a) Los Objetivos Estratégicos del Servicio.
    b) Los proyectos de desarrollo de mediano y largo plazo del Servicio.
    c) Los niveles de satisfacción de los usuarios.
    d) El desarrollo del trabajo a nivel territorial.
    El documento que contenga la programación Estratégica deberá señalar el periodo de su vigencia.
    Artículo 4°.- Calendario de la Programación Estratégica. El calendario de la Programación Estratégica será el siguiente:

    .



    TÍTULO III
    DE LOS INDICADORES O INSTRUMENTOS DE SIMILAR NATURALEZA, Y DE LAS METAS ANUALES

    Artículo 5°.- Fijación de los indicadores y de las metas. No podrán fijarse menos de dos indicadores para cada equipo de trabajo y estos se determinarán en virtud de variables como:
    a) La priorización establecida en la Programación Estratégica.
    b) La relevancia e impacto que el producto del proceso tienen tanto para la gestión interna como para los(as) usuarios(as).
    c) La influencia de las características geográficas, de la zona en que se desempeña el equipo de trabajo, en cada proceso seleccionado.
    d) Las condiciones demográficas, económicas, de conectividad, y sociales de la zona donde se aplicará la medición.
    e) El rol del equipo de trabajo en cada proceso seleccionado.
    f) Los recursos con que cuenta cada equipo de trabajo, para mejorar la productividad en los procesos seleccionados.
    La definición de las metas deberá tener en cuenta niveles de exigencia compatibles con la evolución y proyección de variables tales como los niveles de demanda de los diferentes productos, los recursos tanto humanos, técnicos y financieros disponibles por el Servicio para la generación de dichos productos, así como los resultados históricos ya obtenidos en los casos en que ello aplique.

    Artículo 6°.- Forma de Medir y Ponderar los indicadores. Cada indicador se encontrará referido a un determinado equipo de trabajo, y deberá tener asociados medios de verificación que permitan reproducir y validar dicho resultado.
    Asimismo, cada indicador tendrá asociado un ponderador, cuya valoración no podrá ser inferior a 10% ni superior a 90%. La sumatoria de todos los ponderadores, para cada equipo de trabajo, deberá totalizar un 100%.
    Artículo 7°.- Determinación del grado de cumplimiento de las metas. El nivel de cumplimiento de la meta de cada indicador, será igual a (Resultado Efectivo del Indicador / Meta)*100%, si el indicador es creciente, o igual a (Meta / Resultado Efectivo del Indicador)*100%, si el indicador es decreciente.
    En el evento que el nivel de cumplimiento efectivo de un indicador sea superior al 100%, se considerará, para el cálculo del grado de cumplimiento total de las metas, que el nivel de cumplimiento de la meta de dicho indicador es 100%.
    Para efecto de lo dispuesto en el literal i) del artículo 3° de la ley, el grado de cumplimiento total de las metas de cada uno de los equipos de trabajo, quedará determinado por la suma ponderada del nivel de cumplimiento de la meta de cada indicador.

    TÍTULO IV
    CALENDARIO DE ELABORACIÓN, FIJACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES O INSTRUMENTOS DE SIMILAR NATURALEZA, Y DE LAS METAS ANUALES

    Artículo 8°.- Calendario de las metas anuales. El calendario de elaboración y fijación de las metas anuales será el siguiente:

    .



    Artículo 9°.- Evaluación de las metas anuales. A más tardar el segundo día hábil del mes de febrero de cada año, el Director del Servicio deberá remitir a la Subsecretaría los antecedentes necesarios para que los evaluadores externos efectúen la evaluación de cumplimiento de cada meta y del grado de cumplimiento global de cada equipo de trabajo, a que se hace referencia en el artículo 7, incluidos, los comentarios, sugerencias y alcances que hubieren formulado los funcionarios y sus asociaciones, de conformidad al artículo 19.
    La Subsecretaría, previo a la entrega de los antecedentes indicados en el inciso anterior a los evaluadores externos, podrá, dentro de ocho días hábiles de haberlos recibido, solicitar la revisión de la suficiencia de los antecedentes a las instancias de auditoría interna, como también, requerir mayores antecedentes al Servicio.
    Los resultados de la evaluación contendrán el nivel de cumplimiento de la meta de cada indicador, el grado de cumplimiento total de las metas de cada equipo de trabajo, junto con análisis explicativo de dichos resultados. La Subsecretaría remitirá los resultados de la evaluación de las metas al Director del Servicio, al día hábil siguiente de su recepción.
    Transcurrido el plazo dispuesto en el artículo 18 para deducir reclamación, en el evento de que hubiera sido interpuesta, la Subsecretaría solicitará informe a los evaluadores externos con el objeto de resolver la reclamación. En la misma oportunidad, se hubiere deducido o no reclamación, la Subsecretaría podrá remitir a los evaluadores externos, sus observaciones técnicas al informe de evaluación. Los evaluadores externos deberán responder a las observaciones de la Subsecretaría y/o remitir el informe solicitado para resolver la reclamación en el mismo acto.
    El decreto a que hace referencia la letra g) del artículo 3° de la ley, se emitirá a más tardar el 31 de marzo de cada año.
    Artículo 10.- Publicación de los resultados. Los resultados de la evaluación y el decreto a que se refiere el artículo 3° letra g) de la ley, serán publicados en el sitio electrónico del Servicio a más tardar el 15 de abril y, asimismo, incluidos en la cuenta pública institucional a nivel regional y en el balance de gestión Institucional.

    Artículo 11.- Mecanismo de control. El Servicio entregará un reporte trimestral de avance al Subsecretario, debiendo informar previamente la herramienta que utilizará para generar los medios de verificación que sustentarán el avance de los indicadores, lo que se encontrará descrito en la fijación de indicadores y metas de cada año.
    La Subsecretaría podrá realizar auditorías selectivas, a través de evaluadores externos, a las bases de datos, procesos de trabajos y procedimientos que permitan verificar la información proporcionada por el Servicio.
    TÍTULO V
    FORMA DE DETERMINAR LA ASIGNACIÓN RESPECTO DE LOS FUNCIONARIOS QUE CAMBIAN DE DEPENDENCIA

    Artículo 12.- Funcionarios destinados en comisión de servicio a otro organismo público durante el año del pago de la asignación devengada el año anterior. En caso que alguno de los funcionarios que integran los equipos de trabajo del Servicio, fueren designados en comisión de servicio en otro organismo público, durante el año siguiente a aquel en que se cumplieron las metas y tengan derecho a percibir la asignación, el Director del Servicio deberá informar a la institución de destino, a más tardar el 31 de marzo o, en su caso, el 31 de octubre, del grado de cumplimiento de las metas alcanzadas por el equipo al que pertenecía el funcionario para efectos del pago de la asignación, el que será realizado por el Servicio.
    Artículo 13.- Funcionarios que cambian de equipo durante el periodo de evaluación. El funcionario que hubiere prestado servicios durante el año calendario en más de un equipo de trabajo, devengará la asignación correspondiente a los equipos donde haya servido, en forma proporcional al tiempo servido en cada uno de ellos, según lo establecido en el inciso siguiente.
    Cuando un funcionario cambie de equipo de trabajo, se le pagará la asignación correspondiente, en la proporción de los días trabajados en cada dependencia y en relación con la meta establecida para el respectivo equipo de trabajo y su cumplimiento.
    Artículo 14.- Funcionarios calificados en lista 3 o lista 4. No tendrán derecho a percibir esta asignación los funcionarios que, sean calificados en lista 3, condicional, o lista 4, de eliminación. Para estos efectos se considerará la calificación vigente a la fecha de pago de la primera cuota.


    TÍTULO VI
    PROCEDIMIENTO PARA SUSPENDER EVALUACIÓN Y PARA REVISAR Y REDEFINIR METAS

    Artículo 15.- Solicitud de suspensión de la evaluación y/o revisión y redefinición de las metas. En caso que ocurran hechos susceptibles de ser calificados como caso fortuito o de fuerza mayor que afecten a una o más Direcciones Regionales y/o al Nivel Central, el Director del Servicio podrá remitir un informe fundado al Subsecretario solicitando la suspensión de la evaluación del cumplimiento de las metas que correspondan y/o la revisión y redefinición de las metas.
    La solicitud de revisión y redefinición de metas sólo podrá hacerse hasta el último día hábil del mes de septiembre de cada año. Para la solicitud de suspensión de evaluación de metas, no se aplica el plazo antes indicado.
    Realizada cualquiera de las solicitudes a que se refiere el inciso anterior, el Subsecretario ordenará la verificación de los hechos informados y, sobre la base de un informe emitido por la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio, podrá, por resolución exenta, ordenar la suspensión de la evaluación y/o hacer uso de la facultad para revisar y redefinir las metas en una o más Direcciones Regionales y/o en el Nivel Central, debiendo indicar los medios de verificación de la ocurrencia de las causales y su calificación. En caso de que el Subsecretario haga uso de la facultad de revisar y redefinir las metas, la resolución deberá contener una relación de las metas afectas y las modificaciones a las mismas.
    Artículo 16.- Efecto de la resolución que ordene la suspensión de la evaluación de metas. En caso de que la resolución dictada por el Subsecretario ordene la suspensión de la evaluación de las metas, el porcentaje de la asignación que percibirán los funcionarios de las Direcciones Regionales o del Nivel Central a los que no se aplicará la evaluación, corresponderá al asignado al tramo en que se calificó al establecimiento el año anterior, de conformidad a lo establecido en el artículo 4° de la ley.
    Artículo 17.- Hechos constitutivos de caso fortuito o de fuerza mayor. Para efectos de lo señalado en el artículo 15 del presente Reglamento se entenderán por hechos constitutivos de caso fortuito o de fuerza mayor:
    a) Situaciones de inestabilidad social, hechos de violencia y acciones terroristas que afecten la provisión de bienes y servicios a los ciudadanos y el normal funcionamiento de las instituciones;
    b) Variaciones no previstas o fuera de los valores normales de los últimos años en la demanda de bienes y servicios por parte de los ciudadanos, o bien diferencias en los recursos, o situaciones imprevistas que en definitiva importen un cambio en lo que se consideró cuando se formuló el compromiso;
    c) Uso no adecuado por parte de los ciudadanos de los bienes y servicios provistos por las instituciones de un Ministerio, que afecten o limiten el cumplimiento de sus compromisos;
    d) Modificaciones de diseño de obras de infraestructura no previsibles, problemas en las características de terrenos, afectando los compromisos;
    e) Catástrofes; y
    f) Cambios en la legislación vigente.


    TÍTULO VII
    PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIÓN

    Artículo 18.- Procedimiento de reclamación. El Subsecretario remitirá los resultados de la evaluación de las metas al Director del Servicio mediante un oficio. Este último, mediante oficio, podrá formular observaciones dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción. El Subsecretario resolverá sobre las observaciones con el mérito de los antecedentes que le sean proporcionados y el informe que solicitare a los evaluadores externos, conforme a lo dispuesto en el artículo 9.

    TITULO VIII
    DE LOS MECANISMOS DE CONSULTA E INFORMACIÓN A LOS FUNCIONARIOS Y A LAS ASOCIACIONES DEL SERVICIO

    Artículo 19.- De los mecanismos de consulta e información y sus plazos. El Subsecretario implementará un mecanismo de consulta e información de la Programación Estratégica a que se refiere el artículo 3° y de las metas propuestas para los equipos de trabajo conforme al artículo 8°, ambos del presente Reglamento, ya sea a través de correos electrónicos, sitio electrónico institucional u otro medio análogo que permita recoger comentarios, sugerencias y alcances que formulen los funcionarios y las asociaciones del Servicio.
    Los mecanismos señalados en el inciso anterior tendrán una duración de 5 días hábiles desde su implementación respectiva, plazo en el que los funcionarios y las asociaciones de funcionarios, constituidas de acuerdo a la ley N° 19.296, podrán presentar sus comentarios, sugerencias y alcances.
    El Director del Servicio pondrá en conocimiento de todos los funcionarios y de sus asociaciones de funcionarios, el contenido del decreto a través del cual se fijarán los indicadores o instrumentos de similar naturaleza, metas anuales e instrumentos de control y evaluación para el año siguiente, dentro de los 5 días hábiles siguientes de terminada su total tramitación.
    De la misma manera, el Director del Servicio deberá informar a los funcionarios y a las asociaciones de funcionarios un resumen ejecutivo con los resultados del cumplimiento de las metas que el Servicio reportará al Subsecretario, en una fecha que debe anteceder en por lo menos 8 días hábiles al envío de los mismos. Los funcionarios y las asociaciones de funcionarios podrán presentar sus comentarios, sugerencias y alcances dentro de los 3 días hábiles siguientes a que la evaluación les fuera informada.
    Después de haberse publicado el decreto mencionado en la letra g) del artículo 3° de la ley, el Director del Servicio lo pondrá en conocimiento de los funcionarios del Servicio, y de sus asociaciones, dentro de los siguientes 10 días hábiles.
    DISPOSICIONES TRANSITORIAS


    Artículo primero.- El proceso de evaluación de las metas correspondiente al pago del año 2017, estará sujeto a las disposiciones siguientes:
    A más tardar el 10 de julio de 2017, el Director del Servicio deberá remitir a la Subsecretaría los antecedentes necesarios para que los evaluadores externos efectúen la evaluación de cumplimiento de cada meta y del grado de cumplimiento global de cada equipo de trabajo, a que se hace referencia en el artículo 7 del Reglamento.
    El Director del Servicio deberá informar a los funcionarios y a las asociaciones de funcionarios un resumen ejecutivo con los resultados del cumplimiento de las metas que el Servicio reportará al Subsecretario a más tardar el 5 de julio de 2017. Los funcionarios y las asociaciones de funcionarios podrán presentar sus comentarios, sugerencias y alcances hasta el 7 de julio de 2017.
    La Subsecretaría, previo a la entrega de los antecedentes indicados en el inciso anterior a los evaluadores externos, podrá, hasta el 19 de julio de 2017, solicitar la revisión de la suficiencia de los antecedentes a las instancias de auditoría interna, como también, requerir mayores antecedentes al Servicio.
    Los resultados de la evaluación contendrán el nivel de cumplimiento de la meta de cada indicador, el grado de cumplimiento total de las metas de cada equipo de trabajo, junto con análisis explicativo de dichos resultados. La Subsecretaría remitirá los resultados de la evaluación de las metas al Director del Servicio al día hábil siguiente de su recepción.
    El Director del Servicio podrá formular observaciones en los términos del artículo 18 del Reglamento.
    Transcurrido el plazo dispuesto en el artículo 18 para deducir reclamación, en el evento de que hubiera sido interpuesta, la Subsecretaría solicitará informe a los evaluadores externos con el objeto de resolver la reclamación. En la misma oportunidad, se hubiere deducido o no reclamación, la Subsecretaría podrá remitir a los evaluadores externos, sus observaciones técnicas al informe de evaluación. Los evaluadores externos deberán responder a las observaciones de la Subsecretaría y/o remitir el informe solicitado para resolver la reclamación en el mismo acto.

    El decreto a que hace referencia la letra g) del artículo 3° de la ley, se emitirá a más tardar el 31 de agosto de 2017.
    Artículo segundo.- Aplicación y pago de asignación de productividad en año 2018. Durante el año 2018, el pago de la asignación de la ley se sujetará a las normas siguientes:
    a) El calendario de elaboración y fijación de las metas anuales será el siguiente:

    .
    .

    b) Las metas e indicadores o instrumentos de similar naturaleza para cada Dirección Regional y el Nivel Central, deberán cumplirse entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 2017.
    c) El nivel de cumplimiento de las metas establecidas para el pago en el año 2018 dará derecho al pago de la asignación en los porcentajes establecidos en la letra i) del artículo 3° de la ley, según corresponda.
    d) Mediante decreto expedido por intermedio del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, bajo la fórmula "Por orden del Presidente de la República", que deberá ser dictado a más tardar el 31 de marzo de 2018, se señalará el nivel de cumplimiento de las metas de cada Dirección Regional y del Nivel Central. El pago de la asignación se efectuará conforme a lo establecido en el artículo 2° de la ley.
    e) Para el presente período, no se aplicará el calendario de las metas anuales establecido en el artículo 8° del presente Reglamento.
    Artículo tercero.- Lo dispuesto en el artículo 4° del presente Reglamento entrará en vigencia para la elaboración de la segunda programación estratégica que se defina para el Servicio.
    Anótese, tómese razón y publíquese.- MARIO FERNÁNDEZ BAEZA, Vicepresidente de la República.- Jaime Campos Quiroga, Ministro de Justicia y Derechos Humanos.- Rodrigo Valdés Pulido, Ministro de Hacienda.
    Lo que transcribo para su conocimiento.- Le saluda atentamente, Nicolás Mena Letelier, Subsecretario de Justicia.