APRUEBA REGLAMENTO ESPECIAL DE CALIFICACIONES PARA EL PERSONAL DE LA SUBSECRETARÍA DE AGRICULTURA
Núm. 34.- Santiago, 19 de febrero de 2018.
Visto:
Lo dispuesto en el artículo Nº 49 de la Ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; los artículos 43 al 51, de la ley Nº 18.834, sobre Estatuto Administrativo; los artículos 32 Nº 6 y 35 de la Constitución Política de la República; el decreto Nº 327, de 1998, el decreto Nº 11, de 2002 y el decreto Nº 41, de 2013, todos del Ministerio de Agricultura; el DFL Nº 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda; el DFL Nº 1/19.653 y decreto Nº 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, que contiene el Reglamento General de Calificaciones del Personal afecto al Estatuto Administrativo.
Considerando:
Que la Subsecretaría de Agricultura necesita modificar el Reglamento Especial de Calificaciones orientado a organizar y objetivar el proceso de evaluación del desempeño de su personal, para establecer un único documento que trate de la materia, así como para alinear sus contenidos a la estrategia institucional y orientarlo más adecuadamente a fortalecer la gestión de desempeño de sus funcionarios.
Decreto:
Apruébese el siguiente Reglamento Especial de Calificaciones del Personal de la Subsecretaría de Agricultura.
TÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º.- Objetivos y normas supletorias: El presente reglamento establece las normas para la calificación del personal de la Subsecretaría de Agricultura, aplicándose en lo no previsto por él, las normas contenidas en el decreto supremo Nº 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, que aprueba el Reglamento General de Calificaciones de la Administración Pública.
Artículo 2º.- Documentos auxiliares. Corresponderá al Subsecretario/a del Ministerio de Agricultura aprobar mediante resolución exenta los formatos de documentos auxiliares que son los siguientes:
a) Instructivo: "Elaboración de Metas individuales de Desempeño".
b) Instructivo: "Herramienta auxiliar: Conceptualización de las notas por cada factor y subfactor".
c) Instructivo: "Herramienta Auxiliar de autoevaluación".
d) Modelo de instrumento denominado: "Hoja de compromiso individual de colaboración".
e) Modelo de instrumento anexo: "Formulario de definición de metas individuales de colaboración".
f) Formato Informe Parcial.
g) Formato Informe de Precalificación.
h) Formato de calificación.
i) Hoja de vida.
j) Hoja de Observaciones.
TÍTULO II
Artículo 3º.- Factores y Subfactores de Calificación: La calificación de los funcionarios de la Subsecretaría de Agricultura, considerará la evaluación de los siguientes factores y subfactores, diferenciados para cada una de las categorías de escalafones:
Factores de Calificación Directivos y Profesionales con equipo a cargo:
. Factores de Calificación Profesionales y Técnicos:
. Factores de Calificación Auxiliares y administrativos:
. Artículo 4º.- Notas: Las notas tendrán los siguientes valores y conceptos:
. La asignación de cada nota deberá ser fundamentada en circunstancias acaecidas durante el respectivo periodo de calificación.
Las notas asignadas a los subfactores deberán expresarse en enteros sin decimales. La nota asignada a cada factor corresponderá al promedio aritmético de las notas asignadas a los subfactores respectivos.
Artículo 5º.- Coeficientes: Los coeficientes por los que deberán multiplicarse por la nota asignada a cada factor para obtener el puntaje final de calificación, serán los siguientes según escalafón:
. Para el cálculo del puntaje final, las notas asignadas a los factores se multiplicarán por el coeficiente que se establece para cada uno de ellos, dependiendo de la categoría de funcionarios que corresponda. La suma de los productos de los coeficientes y las notas de cada factor dará el puntaje final de calificación.
Tanto las notas asignadas a los factores, así como el puntaje resultante se expresarán hasta con dos decimales. En todo caso, si el tercer decimal fuera igual o superior a cinco se subirá al decimal siguiente.
Artículo 6º.- Listas de calificación: Los funcionarios serán ubicados de acuerdo a su puntaje final en las siguientes listas de calificación:
. Artículo 7º.- Periodo de Calificación: El periodo calificatorio comprenderá doce meses de desempeño del funcionario, abarcando desde el 1° de septiembre al 31 de agosto de cada año.
Artículo 8º.- Planificación del desempeño. Se fijan Metas individuales de desempeño, al inicio del periodo de evaluación los primeros 10 días del mes de septiembre y son revisadas o reformuladas en el mes de marzo. Estas metas deben quedar ingresadas en un instrumento auxiliar denominado: "Formulario de definición de metas individuales de colaboración".
Respecto de los funcionarios que se incorporen a la Subsecretaría de Agricultura con posterioridad a los primeros quince días de septiembre de cada año, deberán suscribir las respectivas metas individuales de desempeño, dentro del plazo de 30 días desde su incorporación.
Artículo 9º.- La retroalimentación: Será de responsabilidad del jefe/a directo/a realizar entrevistas de retroalimentación con cada uno de sus funcionarios la cual consistirá en una entrevista personal e individual, en la cual se evaluará su desempeño, para lo cual el jefe debe reunir previamente todos los antecedentes que funden su evaluación de manera objetiva.
Será de responsabilidad del/la jefe/a directo/a establecer un plan en conjunto con cada funcionario de su dependencia, con objeto de, a mediano plazo, mejorar y maximizar las competencias del funcionario, tomando como punto de partida las brechas detectadas en el Informe Parcial y con el fin de alcanzar el desempeño de excelencia, serán evaluadas su avance en el Informe de Precalificación.
Este hito debe realizarse antes de notificar el Informe y Precalificación. El objetivo es orientar al funcionario acerca de cómo mejorar su desempeño y adquirir compromisos para el resto de este período calificatorio, los que constatarán en la "Hoja de compromiso individual de colaboración", suscrita por el funcionario, con acuerdo de la jefatura, quien será responsable de este proceso.
Artículo 10º.- Autoevaluación. Constituye un antecedente para realizar la retroalimentación y constituye la base para establecer el diálogo entre jefatura y funcionario/a, sobre el desempeño del periodo a evaluar. La autoevaluación debe realizarse en forma previa al informe de desempeño y la precalificación. Para efectuar este proceso el funcionario debe ingresar la información a la plataforma informática de Gestión de Personas, habilitada con este objetivo. Esta información servirá de antecedente a la jefatura para la evaluación del primer informe y precalificación se realiza en el mes de agosto 15 días hábiles antes de la Precalificación.
Artículo 11º.- Informe de Desempeño: La jefatura directa emitirá un informe de desempeño de los funcionarios a cargo, abarcando el periodo entre el 1º de septiembre al último día del mes de febrero del año siguiente. Dicho informe considerará los resultados y/o avances de las metas asumidas en el instrumento auxiliar ": "Formulario de definición de metas individuales de colaboración". El plazo de elaboración de dicho Informe será de 10 días hábiles.
Artículo 12º.- Precalificación: La Jefatura directa deberá precalificar el periodo desde el 1° de septiembre hasta el 31 de agosto del año siguiente". El plazo de elaboración de dicho Informe será de 10 días hábiles.
Artículo 13º.- Es responsabilidad de la jefatura directa del funcionario, efectuar en tiempo y forma el respectivo informe de desempeño y la precalificación.
Artículo 14º.- Notificación de la evaluación: Los precalificadores deberán notificar durante el periodo de evaluación y precalificación, personalmente a los funcionarios evaluados dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de cumplimiento del plazo del respectivo Informe de Desempeño.
Si el funcionario no fuere habido por dos días consecutivos en su lugar de trabajo, se lo notificará por carta certificada, de lo cual deberá dejarse constancia.
En esta última circunstancia, el funcionario se entenderá notificado a contar del tercer día siguiente a su recepción en la oficina de Correos que corresponda.
Artículo 15º.- Observaciones: El funcionario tendrá derecho a presentar sus observaciones sobre los resultados obtenidos en la precalificación, en el cuadro de observaciones habilitado en la plataforma de evaluación de desempeño. Si bien esta argumentación no constituye apelación, servirá de antecedente para la Junta Calificadora. Si no tiene observaciones, el/la evaluado/a deberá igualmente firmar el formulario. El funcionario podrá formular observaciones al informe de desempeño, dentro del plazo de dos días hábiles contados desde su notificación, en una hoja diseñada para tal efecto, la que formará parte del informe respectivo. En el caso de la precalificación aplican 5 días hábiles para presentar observaciones.
Artículo 16º.- Respecto a la elección del Representante del Personal, el Jefe Superior del Servicio convocará a elección para una fecha dentro de los primeros diez días hábiles del mes de agosto, indicando el lugar donde se llevará a efecto, a fin de que los funcionarios, en voto personal y secreto, expresen el nombre de su representante, siendo elegido el que obtenga la más alta votación en cada estamento. En caso de igualdad de votos la elección se dirimirá por antigüedad, primero en la Institución, después en el grado, a continuación, en la Administración del Estado y en última instancia dirimirá el Jefe Superior del Servicio.
Si el personal no hubiere elegido su representante, actuará en dicha calidad el funcionario más antiguo en el Servicio, según el estamento que corresponda. Si no pudiese actuar como tal le suplirá el funcionario que lo secunda en antigüedad y así sucesivamente. Al funcionario elegido como representante del personal se le otorgarán todas las facilidades para que pueda efectuar su labor.
Artículo 17º.- Constitución de la Junta Calificadora. La Junta Calificadora deberá constituirse el día 21 de septiembre o el día siguiente hábil si aquel no lo fuere, debiendo estar terminadas las calificaciones, en poder del secretario de la Junta Calificadora para su notificación, antes del 10 de octubre de cada año.
Artículo 18º.- Acuerdos de la Junta Calificadora: Los acuerdos de la Junta Calificadora deberán ser siempre fundados y se adoptarán por mayoría de votos, en caso de empate decidirá el voto el presidente de la misma. Las funciones de los miembros de la junta calificadora serán indelegables.
Artículo 19º.- Capacitaciones: Al menos una vez al año se deberá realizar un proceso de capacitación a calificadores y precalificadores que facilite la adecuada utilización de los instrumentos de calificación y contribuya a la mayor uniformidad de los criterios de calificación.
Artículo 20º.- Déjase sin efecto el decreto Nº 327, de 1998, el decreto Nº 11, de 2002 y el decreto Nº 41, de 2013, todos del Ministerio de Agricultura, una vez que culmine la ejecución total del proceso del período calificatorio en curso, a la fecha de publicación del presente Reglamento.
Artículo transitorio.- El Reglamento Especial de Calificaciones del personal de la Subsecretaría de Agricultura, que se aprueba por el presente decreto, entrará en vigor automáticamente para el período calificatorio posterior a su publicación en el Diario Oficial.
Anótese, tómese razón y publíquese.- MICHELLE BACHELET JERIA, Presidenta de la República.- Carlos Furche G., Ministro de Agricultura.
Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento.- Saluda atentamente a Ud., Alfonso Vargas Lyng, Subsecretario de Agricultura.