DISPONE MEDIDAS PARA LA REALIZACIÓN DE JUNTAS GENERALES DE SOCIOS CONSTITUTIVAS Y SESIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y DEMÁS ÓRGANOS INTERNOS DE LAS COOPERATIVAS POR MEDIOS REMOTOS O ELECTRÓNICOS
Núm. RAEX202100699.- Santiago, 14 de abril de 2021.
Visto:
Lo dispuesto en los artículos 24, 25, 26, 108, incisos 1º y 3º, letras a) y d), todos de la Ley General de Cooperativas, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado en el decreto con fuerza de ley Nº 5 de 2003, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, hoy Ministerio de Economía, Fomento y Turismo; en la ley Nº 21.306, de 2020, que otorga reajuste de remuneraciones a los trabajadores del Sector Público, concede aguinaldos que señala, concede otros beneficios que indica, y modifica diversos cuerpos legales; en los artículos 44 bis y 54 y siguientes, del Reglamento de la Ley General de Cooperativas, aprobado por decreto N° 139, de 2018, del citado Ministerio; en los decretos supremos Nº 104, Nº 269; Nº 400 y Nº 646, todos de 2020, y Nº 72, de 2021, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública; y en la resolución Nº 7, de 2019, de la Contraloría General de la República.
Considerando:
1. Que, el 11 de marzo de 2020, la Organización Mundial de la Salud (OMS) calificó como pandemia el brote mundial de Covid-19, enfermedad infecciosa causada por el coronavirus.
2. Que, mediante el decreto Nº 4, de 5 de febrero de 2020, del Ministerio de Salud, publicado con fecha 8 de marzo, se declaró alerta sanitaria en todo el territorio de la República de Chile, con el objeto de enfrentar la amenaza a la salud pública producida por la propagación a nivel mundial del referido virus, por el período de un año, sin perjuicio de la facultad de dicho Ministerio de poner término anticipado si las condiciones sanitarias así lo permiten o de prorrogarlo en caso de que estas no mejoren.
3. Que, mediante decreto supremo Nº 72, de 11 de marzo de 2021, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, se prorrogó nuevamente el estado de excepción constitucional de catástrofe, por calamidad pública, en el territorio chileno, decretado por medio del decreto supremo Nº 104, de 18 de marzo de 2020, de la misma repartición de Estado.
4. Que, debido a la situación excepcional descrita en los considerandos precedentes, mediante Resolución Administrativa Exenta Nº 726, de 17 de marzo de 2020, del entonces Departamento de Cooperativas, actual División de Asociatividad y Cooperativas en virtud de la ley Nº 21.306, se dispuso que todas las cooperativas podían celebrar sus juntas generales de socios, obligatorias o especialmente citadas, por medios remotos o electrónicos, hayan establecido o no dicha posibilidad en sus estatutos, detallando la citada normativa, los estándares y requisitos que deben cumplir las cooperativas para tales efectos.
5. Que, la resolución exenta singularizada en el numeral anterior, no incluyó expresamente la posibilidad de que los interesados en crear una cooperativa pudiesen celebrar la junta general constitutiva a través de un medio remoto o electrónico, situación que, debido a lo expuesto en los considerandos precedentes, se ha hecho necesario regular en el presente acto administrativo.
6. Que, por su parte, el consejo de administración de las cooperativas tiene a su cargo la administración superior de los negocios sociales, representándola judicial y extrajudicialmente para el cumplimiento del objeto social, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley General de Cooperativas.
7. Que, conforme al artículo 62 del Reglamento de la Ley General de Cooperativas, los acuerdos del consejo de administración deberán ser adoptados colectivamente en una sesión legalmente constituida. Las sesiones ordinarias se celebrarán en los días y horas predeterminadas por el propio consejo y no requerirán de citación especial. Por su parte, en las sesiones extraordinarias, sólo podrán tratarse aquellas materias enumeradas en la tabla y requieren ser convocadas en la forma que establezca el estatuto social de cada entidad.
8. Que, debido a que la pandemia originada por el brote de Covid-19, declarada el 11 de marzo de 2020 por la Organización Mundial de la Salud, sigue afectando a nuestro país y al mundo, se ha hecho necesario adoptar las medidas necesarias tendientes a favorecer la protección de la salud de las personas y el correcto funcionamiento de las cooperativas, permitiendo y regulando, por un lado, la celebración de juntas generales constitutivas de nuevas cooperativas, y por otro, la celebración de las sesiones de los consejos de administración, mediante medios electrónicos.
9. Que, conforme a lo señalado anteriormente, la División de Asociatividad y Cooperativas debe compatibilizar la adecuada observancia normativa de las entidades que se encuentran bajo su supervisión y fiscalización con el apropiado ejercicio de los derechos que le corresponden a las cooperativas y sus socios, considerando, a su vez, la situación actual derivada de la contingencia sanitaria.
10. Que, el artículo 108 letra d) de la Ley General de Cooperativas, establece que el entonces Departamento de Cooperativas, actual División de Asociatividad y Cooperativas, podrá dictar normas e impartir instrucciones de carácter contable y administrativo para perfeccionar el funcionamiento de las cooperativas.
Resuelvo:
Artículo 1°: Autorízase a los interesados en constituir una cooperativa para celebrar la junta de socios de carácter constitutiva a través de medios remotos o electrónicos, la que deberá cumplir con los parámetros y requisitos establecidos en la Resolución Administrativa Exenta Nº 726, de 17 de marzo de 2020, del entonces Departamento de Cooperativas, actual División de Asociatividad y Cooperativas, normativa que regula el desarrollo mediante medios tecnológicos de juntas generales de socios obligatorias y especialmente citadas en este tipo de entidades.
Artículo 2°: El acta que se extienda luego de celebrada la junta general constitutiva deberá cumplir con las menciones que establece el artículo 6º de la Ley General de Cooperativas, teniendo que constar en ésta la aprobación de los estatutos y el texto íntegro de éstos. Asimismo, con posterioridad a la celebración de la junta general constitutiva, la correspondiente acta deberá ser reducida a escritura pública y su extracto publicarse en el Diario Oficial e inscribirse en el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces competente, dentro del plazo de 60 días contados desde la reducción a escritura pública, al tenor del artículo 7º del mismo cuerpo normativo, debiendo dar íntegro cumplimiento a las disposiciones de la Ley General de Cooperativas y su Reglamento respecto de los requisitos para la constitución y funcionamiento de dichas entidades.
Artículo 3º: Autorízase a las cooperativas para celebrar las sesiones de su consejo de administración, tanto ordinarias como extraordinarias, por medios remotos o electrónicos, hayan establecido o no dicha posibilidad en sus estatutos.
Artículo 4º: Las cooperativas que opten por llevar a cabo las sesiones de su consejo de administración por medios remotos o electrónicos, tenderán siempre a incentivar la participación efectiva de todos los asistentes, basada en criterios de seguridad y confianza de los sistemas tecnológicos, de acuerdo con el siguiente detalle:
a) Autenticación: Medio electrónico que asegura la identidad del consejero que participa de la sesión respectiva o de aquella persona que se convoque específicamente a dicha sesión.
b) Acceso controlado: Aquel que garantice que el consejero que tenga acceso al respectivo sistema sea el que efectivamente participa de dicha sesión.
c) Participación: Mecanismo por el cual el consejero, que participa desde un medio remoto, no solo sea un mero espectador, sino que pueda interactuar activamente en el desarrollo de la sesión convocada, por lo cual el sistema implementado debe contemplar la posibilidad de participar de una manera efectiva, realizar preguntas y emitir votaciones, entre otras formas de participación.
d) Confidencialidad: Procedimientos que aseguren el debido resguardo de la información emitida, la que solo podrá ser vista y manipulada por el destinatario del mensaje.
e) Integridad: Aquel que asegure que la información emitida será enviada en el mismo estado en que se recibió y que ésta no sufrirá alteración de ninguna especie.
f) Respaldo de la información: Condiciones que aseguren la perdurabilidad de la información emitida, idealmente a través de un archivo que almacene dicha información.
g) No-repudio: Mecanismo de certificación que acredite la titularidad de quien emite la información.
Artículo 5°: Para efectos del acceso controlado, la cooperativa deberá disponer de un sistema especial de registro de asistencia de los consejeros asistentes que participaron, por vía remota, de una determinada sesión, con el objeto de contabilizar el resultado que obtuvo cada una de las materias tratadas en dicha oportunidad.
Artículo 6°: Las actas de las sesiones celebradas de forma remota por el consejo de administración, se transcribirán en un libro de actas por un medio idóneo que ofrezca seguridad de que no podrá haber intercalaciones, supresiones o cualquier otra adulteración que pueda afectar la fidelidad del acta, que será firmada por los consejeros que hubieran concurrido a la sesión, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley General de Cooperativas. Para dichos efectos, cada acta debe constar en un solo documento suscrito por todos los consejeros de manera física o mediante firma electrónica, sea ésta simple o avanzada, de acuerdo a las disposiciones de la Ley Nº 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, no pudiendo suscribirse por unos de manera física y por otros con firma electrónica, sino que todos de la misma forma.
Para efectos de comprobar la identidad de los consejeros que hayan suscrito electrónicamente el acta no utilizando firma electrónica avanzada, los sonidos, símbolos o procesos electrónicos que se empleen para dicho efecto, deberán ser previamente acordados por el consejo de administración. Asimismo, el secretario deberá dejar constancia al incorporar el acta en el libro, del hecho que dicha firma electrónica corresponde al consejero que aparece suscribiendo el acta respectiva.
Artículo 7º: En concordancia con el artículo 70 del Reglamento de la Ley General de Cooperativas, las actas deberán contener la nómina de quienes asisten y las calidades en que concurren, un extracto de lo ocurrido en la reunión y el texto íntegro de los acuerdos adoptados, así como el resultado de las votaciones, debiendo individualizar a los consejeros que votaron a favor de cualquier proposición, en contra o se abstuvieron.
Artículo 8°: Estas disposiciones serán también aplicables a las sesiones que lleven a cabo los integrantes de la junta de vigilancia, comité de educación, comité de crédito y cualquier otro órgano interno de carácter colegiado existente en la cooperativa, quienes, en caso de optar por celebrar sus sesiones por medios remotos o electrónicos, deberán dar íntegro cumplimiento a los artículos precedentes.
Artículo 9º: Una vez finalizado el estado de excepción constitucional de catástrofe derivado de la pandemia originada por Covid-19, las cooperativas que opten por la celebración de sesiones de sus órganos internos por medios remotos o electrónicos deberán acordar una modificación del estatuto social, incorporando normas que autoricen la realización de dichas sesiones de manera remota o electrónica como alternativa a las de carácter presencial, ya sea de forma transitoria o permanente, según lo decida la junta general de socios convocada para dicho efecto.
Artículo 10: Entiéndase esta resolución sin perjuicio de las atribuciones de fiscalización, normativas, interpretativas y sancionatorias que corresponden a la División de Asociatividad y Cooperativas de conformidad a la ley.
Artículo 11: Déjese sin efecto la Resolución Administrativa Exenta Nº 2.478, de 28 de agosto de 2015, del Departamento de Cooperativas.
Anótese y publíquese en el Diario Oficial.- Eduardo Gárate López, Jefe División de Asociatividad y Cooperativas, Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño.