Séptimo.- Instrumentos Auxiliares de la evaluación. Para fundamentar y apoyar el sistema de evaluación y con la finalidad de contribuir a la objetividad del proceso, se utilizarán los siguientes Instrumentos Auxiliares, que serán aprobados mediante resolución:
A. Metas de Desempeño Individual: El período calificatorio que comprende el cumplimiento de las metas de desempeño individual se extiende desde 1 de septiembre hasta el 31 de agosto.
La jefatura directa registra las metas de desempeño individual, las que deben estar en concordancia con la planificación estratégica del Servicio, las metas de la unidad/departamento y el perfil del cargo de cada funcionario(a), de modo que el conjunto de estos documentos asegure el éxito de los objetivos, metas y resultados comprometidos por la unidad/área de desempeño. Estas metas tendrán una evaluación parcial en el informe de desempeño y total en la precalificación.
La jefatura directa deberá elaborar los primeros cinco (5) días hábiles del mes de septiembre las Metas de Desempeño Individual y los cinco (5) días hábiles siguientes se reunirá con los(as) funcionarios(as) de manera colectiva y/o individual para comunicar estas metas generando una instancia de conversación participativa, con el personal a su cargo, si correspondiere. En el evento de no llegar a acuerdo con el (la) funcionario(a), primará la propuesta de la jefatura directa, dejando expresa mención de las observaciones realizadas por el (la) funcionario(a), notificando los cinco (5) días hábiles siguientes.
Cada funcionario(a) tendrá asociadas dos (2) metas de desempeño individual, las que deben contener y representar la prioridad de su trabajo en el período que comprende el proceso calificatorio.
Los(as) funcionarios(as) que se incorporen al Servicio Nacional de Aduanas con posterioridad a las instancias antes mencionadas, deberán suscribir las respectivas Metas de Desempeño Individual dentro de los treinta (30) días siguientes a su incorporación.
Las Metas de Desempeño Individual establecidas y su resultado, deberán remitirlas al Departamento de Personal o a la Unidad de Apoyo correspondiente junto a la fecha de entrega del informe de desempeño y la precalificación.
B. Pauta de Autoevaluación: Consiste en la evaluación que hace el (la) propio(a) funcionario(a) de su desempeño, previo a la notificación de la evaluación obtenida en su informe de desempeño y la precalificación.
Estará disponible para ser realizada por cada funcionario(a) la última semana de abril y agosto de cada período calificatorio, siendo un insumo no vinculante en la instancia de retroalimentación.
En la instancia de la retroalimentación del informe de desempeño y la precalificación, el (la) funcionario(a) puede presentarse con su pauta de autoevaluación para entregársela a su jefatura y así la adjunte al informe correspondiente y la derive al Departamento de Personal o la Unidad de Apoyo en región para que sea incorporada a su hoja de vida.
C. Pauta de Retroalimentación y plan de mejora: La retroalimentación es una instancia de diálogo permanente entre la Jefatura directa y el (la) funcionario(a), su objetivo es orientar el desempeño en base a los resultados obtenidos y los criterios observados en el informe de desempeño y la precalificación.
La jefatura directa registrará en la pauta de retroalimentación y plan de mejora, información objetiva del comportamiento y desempeño del (la) funcionario(a) en el período a calificar.
La jefatura es responsable de generar las instancias de retroalimentación necesarias para potenciar el desempeño de los (las) funcionarios(as), destacar logros y fortalezas, identificar brechas y oportunidades de mejora, estableciendo acuerdos que permitan potenciar su desempeño en el trabajo.
Es responsabilidad de cada jefatura directa, realizar las retroalimentaciones formales tomando en cuenta la autoevaluación de cada funcionario(a) bajo su dependencia.
Retroalimentaciones formales:
1- Retroalimentación Parcial: El (la) precalificador(a) realiza la retroalimentación parcial los cinco (5) días hábiles antes de la elaboración del informe de desempeño.
2- Retroalimentación Final: El (la) precalificador(a) realiza la retroalimentación final los cinco (5) días hábiles antes de la elaboración de la precalificación.
Las Pautas de Retroalimentación y Plan de Mejora, deberán remitirlas al Departamento de Personal o a la Unidad de Apoyo correspondiente en las fechas de entrega de las metas de desempeño individual, el informe de desempeño y la precalificación.
D. Informe de Desempeño: El período que evalúa este informe es desde el 1 de septiembre al 30 de abril.
En este informe la jefatura directa evalúa el desempeño del personal a su cargo, en base a los factores, subfactores, las metas de desempeño individual, plan de mejora y la pauta de autoevaluación si el (la) funcionario(a) la presenta.
La jefatura directa, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de mayo, elabora y retroalimenta el informe de desempeño del personal a su cargo, los cinco (5) días hábiles siguientes notifica a los(as) funcionarios(as), finalmente entrega el informe de desempeño y todos los instrumentos auxiliares correspondientes, en el Departamento de Personal o la Unidad de Apoyo la última semana de mayo.