APRUEBA REGLAMENTO ESPECIAL DE CALIFICACIONES DEL PERSONAL DEL SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO
Núm. 17.- Santiago, 26 de marzo de 2021.
Visto:
Lo dispuesto en los artículos 6º, 7º y 32º número 6 de la Constitución Política de la República; en el artículo 47 del decreto con fuerza de ley Nº 1/19.653 de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, en los artículos 32º al 52º del decreto con fuerza de ley Nº 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.834, sobre Estatuto Administrativo; en la Ley Nº 19.880 de 2003, de Bases de Procedimientos Administrativos, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia; en el decreto Nº 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior -hoy, y Seguridad Pública-, que aprueba Reglamento de Calificaciones del Personal Afecto al Estatuto Administrativo; el decreto con fuerza de Ley Nº 25, de 1959, del Ministerio de Hacienda, que crea el Ministerio del Trabajo y Previsión Social; en la ley Nº 19.518; en el decreto supremo Nº 544, de 2019, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, que nombra Ministros y Ministras de Estado en las carteras que se indican; en el decreto supremo Nº 21, de 2018, que nombra Subsecretario del Trabajo; resolución Nº 2, de 2017, del Ministerio de Hacienda, Dirección Nacional del Servicio Civil, que aprueba normas de aplicación general en materias de participación funcionaria, cumplimiento de estándares en formación y capacitación de funcionarios públicos, rol de jefaturas en dirección de equipos y gestión del desempeño individual y sistema de calificaciones, para todos los servicios públicos, conforme la facultad establecida en el artículo 2º, letra Q), de la Ley Orgánica de la Dirección Nacional del Servicio Civil, contenida en el artículo 26 de la ley Nº 19.882; en la resolución Nº 6, de 2019, de la Contraloría General de la República, sobre normas de exención de toma de razón de las materias de personal que se indican; y,
Considerando:
1º Que para el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo es necesario contar con un sistema de gestión del desempeño, que se encuentre asociado a la misión y objetivos estratégicos institucionales y adecuados a las necesidades de dicho servicio público.
2º Que la Dirección Nacional del Servicio Civil definió en los documentos denominados "Gestión del Desempeño en Servicios Públicos" y "Orientaciones para la Modificación del Reglamento Especial de Calificaciones 2016", las orientaciones para diseñar un reglamento especial de calificaciones vinculado a la gestión del desempeño como un proceso más profundo para la evaluación, y sustentado en principios sólidos.
3º Que, para dar cumplimiento a lo anterior y a lo señalado en la resolución Nº 2, de 2017, del Ministerio de Hacienda, citada en el visto, se requiere un Reglamento Especial de Calificaciones para el personal que se desempeña en el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo, orientado a organizar y objetivar de mejor manera el proceso de evaluación del desempeño de sus funcionarios a fin de permitir mejora continua en el desempeño de las personas.
4º Que, adicionalmente, en materia de gestión del desempeño individual, el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo asume como su deber entregar las directrices generales que permitan a las jefaturas planificar, dirigir, hacer seguimiento, coordinar, retroalimentar y evaluar al personal, en base al logro de los objetivos y al cumplimiento de metas, promoviendo adecuados ambientes de trabajo y fortaleciendo el compromiso de los funcionarios, para lo cual, el proceso de evaluación del desempeño individual tiene por finalidad el mejoramiento del desempeño de las personas, alineando los objetivos institucionales, estratégicos y los individuales, a través de una instancia de diálogo que se debe fundar en metas y criterios objetivos.
5º Que, en consecuencia, se ha estimado pertinente dictar un Reglamento Especial de calificaciones que se vincule de mejor forma a los objetivos estratégicos del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo y a las orientaciones de la Gestión del Desempeño en Servicios Públicos.
Decreto:
1.- Apruébase el Reglamento Especial de Calificaciones de los Funcionarios del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo, organismo técnico del Estado, funcionalmente descentralizado, que está sometido a la supervigilancia del Presidente de la República a través de esta cartera ministerial, creado en virtud de la ley Nº 19.518, cuyo texto es el siguiente:
TÍTULO I
DISPOSICIONES COMUNES AL PROCESO DE CALIFICACIONES INSTITUCIONAL
Artículo 1º.- El sistema de calificación tendrá por objeto evaluar el desempeño y las aptitudes de cada funcionario, atendidas las exigencias y características de su cargo. Servirá de base para el ascenso, los estímulos y la eliminación del servicio.
Artículo 2º.- Los funcionarios que intervengan en el proceso calificatorio deberán actuar con responsabilidad, imparcialidad, objetividad y cabal conocimiento de las normas legales relativas a calificaciones y de las previstas en este reglamento, al formular cada uno de los conceptos y notas sobre los méritos o deficiencias de los empleados. La forma en que lleven a cabo este proceso deberá considerarse para los efectos de su propia calificación. Los jefes directos serán responsables de las precalificaciones que efectúen, como, asimismo, de la calificación en la situación prevista en el inciso segundo del artículo 34 del DFL Nº 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.834, sobre Estatuto Administrativo.
El Jefe Superior de la Institución deberá instruir oportunamente a dichos funcionarios sobre la finalidad, contenido, procedimiento y efectos del sistema de calificaciones que regula el presente reglamento, estableciendo criterios generales para asegurar su adecuada y objetiva aplicación. Asimismo, deberá capacitarse anualmente a los precalificadores, calificadores, directores de las asociaciones de funcionarios y al personal respecto de los procedimientos del sistema de calificaciones, plazos establecidos para el mismo y respecto a criterios y políticas de la institución en materia de calificaciones. La citada capacitación deberá ser considerada en el respectivo programa de capacitación de la institución.
Artículo 3º.- Todas las actuaciones del proceso calificatorio podrán constar en documentos electrónicos siempre que asegure la seguridad, integridad e inviolabilidad de la información, mediante las instrucciones que así lo fundamenten y regulen.
Artículo 4º.- Las notificaciones de los Informes de Desempeño, de Precalificación, Calificación, Anotaciones de Conducta o Desempeño del Funcionario y Respuesta de Apelación deberán notificarse personalmente y podrán apoyarse mediante el uso de plataformas electrónicas o sistemas de registro electrónico afines siempre que contengan dispositivos de privacidad, seguridad e inviolabilidad suficientes y que permitan dejar constancia fehaciente de que el funcionario ha podido tomar conocimiento oportuno, fidedigno y cabal de su calificación y fundamentos, y que ha podido manifestar en forma expedita e inmediata su conformidad, observaciones, sin perjuicio de las instancias de impugnación que garantiza el debido procedimiento administrativo.
Artículo 5º.- El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo proveerá de los siguientes instrumentos auxiliares básicos, como apoyo del sistema de evaluación del desempeño y complemento de la hoja de vida y la hoja de calificaciones, lo que aprobará mediante resolución de la Jefatura del Servicio:
1) Formulario de Compromiso de Metas Individuales de Desempeño.
2) Formato de Informe de Desempeño.
3) Formato de Informe de Precalificación.
4) Formato de Plan de Mejora, Desarrollo Individual y Retroalimentación.
5) Formato de Informe de Autoevaluación.
TÍTULO II
DE LOS FACTORES Y SUBFACTORES DE CALIFICACIÓN
Artículo 6º.- La calificación del personal del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo evaluará los siguientes factores y subfactores, por medio de notas que representan las siguientes definiciones o indicadores:
1. Factores de Ponderación Directivos y Funcionarios con personal a cargo:
2. Factores de Ponderación Profesionales y Técnicos:
3. Factores de Ponderación Administrativos y Auxiliares:
Artículo 7º.- Por otra parte, el proceso de calificación evaluará los factores y subfactores descritos en el artículo anterior, a través de notas que tendrán los siguientes valores, descripciones y conceptos:
Las notas asignadas a los subfactores respectivos deberán expresarse en entero sin decimales, correspondiendo la nota de cada factor al promedio aritmético de las notas asignadas a los subfactores respectivos.
Las notas asignadas a los factores se multiplicarán por el coeficiente que se establece para cada uno de ellos, lo que dará el número de puntos de cada factor, y la suma de estos dará el puntaje final y la lista de calificación que corresponda al empleado. Tanto las notas asignadas a los factores como el puntaje resultante se expresarán hasta con dos decimales. En todo caso, si el tercer decimal fuera igual o superior a cinco, se subirá al decimal siguiente.
Artículo 8º.- Los coeficientes por los que deberá multiplicarse a la nota asignada a cada factor para obtener el puntaje respectivo serán los siguientes:
Artículo 9º.- Todos los funcionarios, incluido el personal a contrata, serán calificados anualmente en alguna de las siguientes listas:
Para efectos de la primera calificación que deba realizarse conforme al presente reglamento, y respecto de los funcionarios que conservan su evaluación anterior, se aplicará la fórmula contenida en el dictamen Nº 44.543, de 1999, de la Contraloría General, para efectuar la equivalencia entre la escala de puntajes indicada anteriormente y la contenida en el artículo 2º del decreto Nº 74, de 1999, del Ministerio del Trabajo.
TÍTULO III
DEL PROCESO DE CALIFICACIÓN
Artículo 10º.- El período objeto de calificación comprenderá doce meses de desempeño funcionario, desde el 1° de abril al 31 de marzo del año siguiente. El proceso de calificaciones deberá iniciarse el 1° de abril y quedar terminado a más tardar el 31 de mayo de cada año. La calificación solo podrá considerar la actividad desarrollada por el funcionario durante el respectivo período de calificaciones.
El informe de desempeño del personal abarcará el período entre el 1º de abril y el 31 de septiembre del año en curso, y deberá efectuarse dentro de los 10 primeros días hábiles de octubre.
La precalificación del personal abarcará el período entre el 1° de abril al 31 de marzo del año siguiente, y deberá efectuarse dentro del plazo de diez días a contar de la fecha en que le sean entregadas las hojas de vida.
Artículo 11º.- Antes del período calificatorio, la jefatura directa establecerá con cada funcionario a su cargo tres metas individuales, registrándolas en el instrumento auxiliar denominado "Compromiso de Metas Individuales de Desempeño", a través del medio que el Servicio disponga, el que deberá ser firmado por el funcionario. En este instrumento, se establecerán compromisos entre la jefatura directa y el funcionario, se fijarán los objetivos, indicadores y las metas individuales a alcanzar durante el período de evaluación anual, que sean coherentes con la función principal del cargo y con los objetivos, indicadores y metas de la unidad, departamento o Dirección Regional de desempeño, de modo que su conjunto asegure el éxito de los objetivos estratégicos institucionales.
Para el establecimiento del Compromiso de Metas Individuales de Desempeño, la jefatura directa deberá comunicar las expectativas del desempeño del cargo al funcionario, indicando los estándares de desempeño esperados para el período.
Esta planificación deberá ejecutarse en el mes de marzo de cada año. En caso de no llegarse a acuerdo con el funcionario primará la propuesta del jefe directo, dejándose expresa mención de las observaciones que haya realizado el funcionario.
Los funcionarios que se incorporen al Servicio Nacional de Capacitación y Empleo con posterioridad al mes de marzo de cada año deberán subscribir junto a su jefatura directa, dentro de los 15 días hábiles desde su incorporación, su respectivo Compromiso de Metas Individuales de Desempeño para el período. El nivel de cumplimiento del Compromiso de Metas Individuales será evaluado en el Factor de Cumplimiento de Metas Individuales.
Artículo 12º.- Cada funcionario deberá efectuar una autoevaluación, que constituirá tanto una propuesta y observación que hace por escrito el funcionario respecto a su propio desempeño, como un antecedente cualitativo de la evaluación y, uno de los insumos para el espacio de la retroalimentación. La autoevaluacion deberá realizarse en forma previa al Informe de Desempeño y a la Precalificación, es decir, dentro de los últimos 10 días hábiles del mes de agosto y del mes de marzo, debiendo para ello ingresar la información en el Formato de Autoevaluación a través del sistema informático que el Servicio determine. Dicha información servirá de antecedente a la jefatura directa para la realización del Informe de Desempeño y de la Precalificación.
Artículo 13º.- El jefe directo deberá realizar una entrevista de retroalimentación con el evaluado para analizar en conjunto los resultados obtenidos de su desempeño.
El proceso de retroalimentación será de carácter continuo y permanente, bajo responsabilidad directa e indelegable de cada jefatura, cuyo objeto será guiar y orientar a los funcionarios en su desempeño laboral, reconociendo sus fortalezas y mostrando cómo mejorar sus debilidades. La jefatura directa deberá realizar "Entrevistas de Retroalimentación" con cada uno de los funcionarios a su cargo para elaborar el Informe de Desempeño y la Precalificación.
La entrevista de retroalimentación consistirá en una reunión personal y privada entre la jefatura y el funcionario de su dependencia, para la cual el primero deberá reunir previamente todos los instrumentos auxiliares (Autoevaluación, Compromiso de Metas Individuales de Desempeño, Plan de Mejora, Desarrollo Individual y Retroalimentación) y demás antecedentes contenidos en la hoja de vida funcionaria, que fundamenten su evaluación de manera objetiva. En la entrevista se analizará en conjunto el desempeño observado, con el fin de orientar y guiar hacia la mejora continua del mismo, además de permitir hacer seguimiento de las metas comprometidas en el instrumento auxiliar "Compromiso de Metas Individuales de Desempeño". En las entrevistas deberán identificarse las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejoras de los funcionarios; sus brechas y planes de mejora, siendo registradas en el instrumento auxiliar "Plan de Mejora, Desarrollo Individual y Retroalimentación", así como los resultados y aspectos relevantes de su gestión.
Artículo 14º.- La jefatura directa emitirá un informe de desempeño del personal de su dependencia, que abarcará el período entre el 1 de abril de un año al último día del mes de septiembre del mismo año. Para dicho informe, se considerarán los resultados y/o avances de los compromisos asumidos en el instrumento auxiliar ''Compromisos de Metas Individuales de Desempeño". El informe de desempeño se realizará a través del medio que el Servicio disponga, y deberá ser notificado al interesado de manera personal por su jefatura directa o quien legalmente lo subrogue o reemplace, dentro de los diez días siguientes a la fecha del cumplimiento del plazo del informe de desempeño. Si el funcionario no fuere habido por dos días consecutivos en su lugar de trabajo, se le notificará de su informe de desempeño por carta certificada a su domicilio, de lo cual deberá dejarse constancia.
En esta última circunstancia, el funcionario se entenderá notificado cumplido tres días desde que la carta haya sido recibida por la oficina de correos que corresponda.
Dicho informe deberá considerar una hoja de observaciones del funcionario, donde este podrá hacer presente su opinión sobre el citado informe. El funcionario evaluado será responsable de la devolución a la Subunidad de Desarrollo Organizacional, o a quien haga sus veces, de la hoja de observaciones correspondiente al informe de desempeño, dentro de dos días hábiles contados desde su notificación.
Tanto el informe de desempeño como los otros instrumentos auxiliares servirán de antecedentes relevantes para la precalificación.
Artículo 15º.- Para realizar la precalificación, el encargado de la Subunidad de Desarrollo Organizacional, o quien haga sus veces, deberá entregar al jefe directo dentro de los primeros tres días corridos del mes de abril de cada año, las hojas de vida del personal de su dependencia. El jefe directo precalificará al personal de su dependencia dentro del plazo de diez días hábiles de la fecha en que le sean entregadas las hojas de vida.
El funcionario evaluado será responsable de la devolución a la Subunidad de Desarrollo Organizacional, o a quien haga sus veces, de la hoja de observaciones correspondiente a la precalificación, dentro de cinco días hábiles contados desde su notificación.
Artículo 16º.- La calificación del desempeño funcionario se realizará por las respectivas Junta Calificadora Central y Juntas Calificadoras Regionales.
La constitución de las Juntas Calificadoras Central y Regionales se realizará conforme lo estipulado en el artículo 35 del DFL Nº 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.834, sobre Estatuto Administrativo.
Existirán Juntas Calificadoras Regionales que harán las calificaciones de sus funcionarios cuando el número de estos en la región sea igual o superior a quince. Dichas Juntas estarán integradas por los tres funcionarios de más alto nivel jerárquico de la institución en la respectiva región y por un representante del personal elegido por este.
En las regiones en que tenga menos de quince funcionarios y en la Región Metropolitana de Santiago, las calificaciones se harán por una Junta Calificadora Central. Le corresponderá asimismo a esta evaluar a los integrantes de las Juntas Calificadoras Regionales.
La Junta Calificadora Central estará compuesta por los cinco funcionarios de más alto nivel jerárquico, con excepción del Jefe Superior, y por un representante del personal elegido por este.
Si existiere más de un funcionario en el nivel correspondiente, la Junta se integrará de acuerdo con el orden de antigüedad determinado en la forma que establece el artículo 51 del DFL Nº 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.834, sobre Estatuto Administrativo.
Artículo 17º.- Los Representantes del Personal de cada estamento que integrarán la Junta Calificadora Central y Regional, tanto titular como suplente, serán elegidos por todos los funcionarios afectos a calificación del respectivo estamento. El encargado de la Subunidad de Desarrollo Organizacional, o quien haga sus veces, recibirá la postulación de todos aquellos funcionarios que sean propuestos por sí mismos o por cualquier otro funcionario de la Institución, para desempeñar la representación del Personal en la Junta Calificadora, dentro de los diez primeros días del mes de marzo de cada año. Estas postulaciones deberán ser formuladas por escrito, y en ellas deberá constar la aceptación del funcionario propuesto, el estamento al que pertenece y el Departamento, Unidad y/o Dirección y región en la que presta servicio. Vencido el plazo de inscripción, el encargado de la Subunidad de Desarrollo Organizacional, o quien haga sus veces, confeccionará una lista con los nombres de los funcionarios propuestos, indicando la oficina en que trabaja, y la remitirá a todas las dependencias de la Institución, por la vía más rápida y en número suficiente para su debida publicidad. El encargado de la Subunidad de Desarrollo Organizacional, o quien haga sus veces, convocará a la elección de los Representantes del Personal, la que se realizará en el mes de marzo del respectivo año, tanto para el nivel central como regional, indicando además el o los lugares donde se llevará a efecto, a fin de que los funcionarios, en voto personal y secreto, expresen el nombre de su representante ante la Junta Calificadora respectiva.
El encargado de la Subunidad de Desarrollo Organizacional, o quien haga sus veces, será responsable de realizar el recuento de los votos emitidos y comunicar su resultado al personal en un plazo máximo de tres días corridos desde la fecha de votación. En este escrutinio deberán participar los dos funcionarios más antiguos del nivel central o regional según corresponda, en calidad de ministros de fe, y podrán asistir todos los funcionarios de la Institución que lo deseen.
Será elegido representante del personal en la Junta Calificadora el que obtenga la más alta votación. El funcionario que obtenga la segunda mayoría tendrá el carácter de suplente. En caso de empate se dirimirá en la forma establecida en el artículo 23 del decreto Nº 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior.
Artículo 18º.- Las Juntas Calificadoras deberán constituirse el día 21 de abril o el día siguiente hábil si aquel no lo fuere, correspondiendo a los funcionarios que deban actuar como presidentes convocarlas a sesión para la fecha indicada. No obstante, para la citación no será necesaria resolución, entendiéndose practicada por el solo mérito del presente reglamento. Las Juntas iniciarán el proceso calificatorio el día siguiente hábil al de su constitución, debiendo estar terminadas las calificaciones, esto es, en poder del secretario para su notificación, antes del 31 de mayo de cada año.
Artículo 19º.- En todo lo no previsto por el presente Reglamento Especial de Calificaciones del Personal, se aplicarán las normas del Reglamento de Calificaciones del Personal afecto al Estatuto Administrativo, aprobado por el decreto Nº 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior y por el decreto con fuerza de ley Nº 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija texto, refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.834, sobre Estatuto Administrativo.
Artículo 20º.- Derógase una vez que culmine la calificación del período en curso a la fecha de publicación del presente reglamento en el Diario Oficial, el decreto supremo Nº 74, de año 1999, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que estableció el Reglamento Especial de Calificaciones del Personal del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos transitorios.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
PRIMERO.- El Reglamento Especial de Calificaciones del Personal del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo que se aprueba por el presente decreto entrará en vigencia automáticamente para el período calificatorio que se inicie con posterioridad a la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
SEGUNDO.- Excepción del primer período calificatorio. El primer período calificatorio que se evalúe de acuerdo con las normas del presente Decreto incluirá, por única vez, un Informe de Desempeño del Personal que abarcará el período comprendido entre el 1 de septiembre del año de publicación del presente Reglamento al último día del mes de marzo del año siguiente. Dicho informe será adicional al establecido en el artículo 14º del presente Reglamento en el primer período calificatorio que funcione desde que rija este decreto.
TERCERO.- Publicado el presente decreto y antes del primer período calificatorio que se efectúe conforme al presente Reglamento, el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo aprobará los formatos de los instrumentos auxiliares básicos indicados en el artículo 5º de este Reglamento.
Anótese, tómese razón y publíquese.- SEBASTIÁN PIÑERA ECHENIQUE, Presidente de la República.- María José Zaldívar Larraín, Ministra del Trabajo y Previsión Social.
Lo que transcribo a usted, para su conocimiento.- Fernando Arab Verdugo, Subsecretario del Trabajo.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División Jurídica
Cursa con alcance el decreto Nº 17, de 2021, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social
Nº E128293/2021.- Santiago, 10 de agosto de 2021.
Esta Contraloría General ha tomado razón del acto administrativo de la suma, que aprueba el Reglamento Especial de Calificaciones del Personal del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo.
No obstante, cumple con hacer presente que en el artículo 8º de dicho documento, el primer grupo de cargos que se menciona en el recuadro contenido en ese precepto son los directivos y funcionarios con personal a cargo, y no como se allí señala en correspondencia con lo dispuesto en el artículo 6º, número 1, del texto en estudio.
Con el alcance que antecede se ha tomado razón del decreto Nº 17, de 2021, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
Saluda atentamente a Ud., Jorge Andrés Bermúdez Soto, Contralor General.
Al señor
Ministro del Trabajo y Previsión Social
Presente.