APRUEBA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Núm. 2000-254 exenta.- Santiago, 31 de enero de 2022.
Vistos:
1. Lo dispuesto en el artículo 5º, letra f), del DFL Nº 2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social;
2. El decreto supremo Nº 32, de fecha 28 de agosto de 2020, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social;
3. La resolución Nº 7 de 2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención de Trámite de Toma de Razón;
4. La resolución Nº 16 de 2020, de la Contraloría General de la República, que determina los montos en Unidades Tributarias Mensuales, a partir de los cuales los actos que se individualizan quedarán sujetos a toma de razón y a controles de reemplazo cuando corresponda;
5. Lo dispuesto en Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración Pública, aprobada por el artículo primero de la ley Nº 20.285 de 2008;
6. Las disposiciones del Título III de la Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el DFL Nº 1, de 2001, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia;
7. La ley Nº 19.880, de 2003, que establece las Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado;
8. La Ley Nº 19.799, de 2002, sobre Documentos Electrónicos, firma electrónica, y servicios de certificación de dicha firma;
9. La Ley Nº 18.845, de 1989, que Establece Sistema de Microcopia o Micrograbación de documentos;
10. La ley 19.628 sobre la protección de datos personales, la circular Nº 51 de 2009, de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de documentos;
11. El oficio circular Nº 28.704, de 27 de agosto de 1981, de la Contraloría General de la República, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de documentos;
12. Lo dispuesto en el Art. 14 del DFL Nº 5.200, de 1929, del Ministerio de Educación Pública, sobre instituciones nacionales patrimoniales dependientes del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural; y las facultades que otorga el Art. Nº 5, letra f), del DFL Nº 2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que dispone la reestructuración y fija funciones de la Dirección del Trabajo.
Considerando:
1. Que, en ejercicio de sus facultades legales, la Dirección del Trabajo emite una serie de documentación administrativa, la que forma parte de la memoria institucional de la organización y del sistema de relaciones laborales del país;
2. Que, la Dirección del Trabajo estima imprescindible mantener -desde la perspectiva de la gestión documental-, estándares de trazabilidad, fiabilidad, integridad, autenticidad y seguridad de los documentos que produce, almacena o custodia;
3. Que, la Dirección del Trabajo estima que un adecuado manejo de la información contenida en sus documentos, la estandarización de los tipos documentales y el control del ciclo vital de los mismos, desde su creación hasta su disposición final, permitirá incrementar la eficiencia institucional; reduciendo los costos de reproducción y almacenamiento, los tiempos de búsqueda y la proliferación de documentos que no son relevantes para la institución;
4. Que, en consecuencia, la Dirección del Trabajo reconoce la utilidad de implementar documentos electrónicos como instrumentos públicos u oficiales, en virtud de la validación que de los mismos efectúan los artículos 6 y 7 de la ley Nº 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma y el Artículo 19 de la Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de la Administración del Estado;
5. Que, conforme a la misión institucional, visión y funciones de la Dirección del Trabajo, resulta relevante como estrategia institucional la instauración de un Sistema de Gestión Documental;
6. Que, de acuerdo al Artículo 5, letra f), del DFL Nº 2 de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, al Director/a le corresponderá especialmente "Dirigir, controlar y coordinar todas las actividades del Servicio, pudiendo en el ejercicio de esta facultad dictar todas las resoluciones, circulares, órdenes de servicio e instrucciones que estime necesarias para su mejor administración".
Resuelvo:
Aprúebese la Política de Gestión Documental de la Dirección del Trabajo, cuyo texto forma parte integrante de la presente resolución exenta;
Ordénase a las respectivas jefaturas de los diversos niveles jerárquicos del Servicio, difundir, entre el personal de su dependencia, la Política de Gestión Documental de la Dirección del Trabajo, que por este acto se aprueba;
Publíquese la presente resolución exenta en el Diario Oficial, en conformidad a lo dispuesto en el artículo 48 de la ley Nº 19.880.
Anótese, comuníquese y publíquese.- Lilia María Jerez Arévalo, Directora Nacional del Trabajo.
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO 2022
1. ANTECEDENTES.
La Dirección del Trabajo es un Servicio Público descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio que está sometido a la supervigilancia del Presidente de la República a través del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y se rige por su Ley Orgánica (DFL N° 2, del 30 de mayo de 1967) y el DL Nº 3.501, de 1981.
Misión
Promover y velar por el cumplimiento eficiente de la legislación laboral, previsional y de seguridad y salud en el trabajo; el ejercicio pleno de la libertad sindical, y el diálogo social, favoreciendo relaciones laborales justas, equitativas y modernas.
Objetivos Estratégicos.
1. Facilitar el cumplimiento de la normativa laboral, mediante una fiscalización inteligente, una orientación clara de la interpretación de la normativa, la revisión de criterios legales, la defensa de los derechos laborales, la inclusión y la libertad sindical.
2. Mejorar el acceso a los servicios y productos entregados por la Dirección del Trabajo, a través de su digitalización y disposición a las personas, empresas y organizaciones sindicales de forma clara y oportuna.
3. Mejorar los servicios y productos entregados a través de la modernización institucional, por medio de una fiscalización proactiva, una solución preventiva y alternativa de conflictos y atención al usuario con mayor oportunidad, gestionada por funcionarias y funcionarios altamente motivados promoviendo un servicio de calidad.
La Dirección del Trabajo reconoce la importancia de promover la transparencia y el acceso a la información generada en cada uno de sus procesos, de forma que puedan estar a disposición de la ciudadanía los actos, las resoluciones y toda aquella documentación que aporta a la transparencia de las actividades que le corresponde realizar.
Debido a lo anterior, la documentación producida en la realización de las diversas actividades que le son propias, conforme a sus facultades legales, son de conocida relevancia para el sistema de relaciones laborales del país, constituyen un activo de información y contribuyen a resguardar la memoria, la identidad y el conocimiento institucional en beneficio propio y de toda la comunidad nacional.
En este contexto, los documentos de la organización se pueden distinguir de otros activos de información por su naturaleza operacional y por su dependencia de los metadatos. Los metadatos se usan para indicar y conservar el contexto y para aplicar las reglas adecuadas para la gestión de los documentos. Por otro lado, el ciclo de vida de un documento se refiere a las distintas fases o etapas por las que pasan los documentos desde su creación o construcción hasta su eliminación o selección para su custodia permanente, generalmente por su valor histórico.
Por tanto, la gestión de documentos abarca lo siguiente:
a) Crear y capturar documentos como evidencia de las actividades de la organización.
b) Realizar las acciones adecuadas para proteger su autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad, cuanto el contexto y los requisitos para su gestión cambien a lo largo del tiempo.
Asimismo, la gestión de documentos está basada en los siguientes principios:
a) La creación, captura y gestión de documentos es parte integral de la gestión en cualquier contexto.
b) Los documentos, con independencia de su forma o estructura, son evidencia fidedigna de la actividad de la organización cuando tienen las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad.
c) Los documentos constan de contenido y metadatos que describen el contexto, el contenido y la estructura de dichos documentos, así como su gestión a través del tiempo.
d) Las decisiones relativas a la creación, captura y gestión de los documentos están basadas en la apreciación del riesgo de las actividades de la organización, en su contexto legal, y social.
e) Los sistemas para gestionar documentos, con independencia de su grado de informatización, permiten la aplicación de los instrumentos de gestión de documentos y la ejecución de procesos para la creación, identificación y gestión de dichos documentos. Estos dependen de las políticas y las responsabilidades que se hayan definido, y de la supervisión y la formación establecida para poder cumplir con los requisitos de gestión de documentos.
Debido a lo anterior, la "Gestión Documental" constituye una de las principales actividades de la operación interna del Servicio y tiene una importancia fundamental para asegurar el cumplimiento de los más altos estándares de transparencia y probidad administrativas.
De manera que, para el logro de los estándares indicados, resulta imprescindible mantener la trazabilidad, fiabilidad, integridad, autenticidad y seguridad de la documentación producida, almacenada o custodiada, de manera de velar por el cumplimiento de lo dispuesto en las normativas que los rigen y contribuir al mejoramiento de la gestión interna.
Asimismo, la Dirección del Trabajo reconoce el beneficio de implementar documentos electrónicos con validez legal, conforme a la validación contenida en los artículos 6 y 7 de la ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha firma, y el artículo 19 de la ley Nº 19.880, que establece las Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de la Administración del Estado.
En razón de todo lo expuesto, la Dirección del Trabajo ha estimado pertinente y oportuno contar con una "Política de Gestión de Documentos", de manera de orientar el quehacer en materias vinculadas al ciclo vital de los documentos que forman parte del patrimonio documental de la institución, por lo tanto, el manejo y proceder respecto de la documentación generadas por las distintas oficinas del Servicio es de responsabilidad de todas las jefaturas, es decir, Directores Regionales, Inspectores Provinciales, Inspectores Comunales, Jefe de Centros de Conciliación y Mediación, Jefaturas de Departamentos, Oficinas y Unidades del nivel central del país, quienes tienen la obligación de custodiar los documentos que generen, conserven o reúnan por el tiempo que en cada caso establece la ley, ejerciendo un control jerárquico permanente del funcionamiento y de la actuación del personal de su dependencia, extendiéndose dicho control tanto a la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los fines establecidos, como a la legalidad y oportunidad de las actuaciones.
2. INTRODUCCIÓN.
La Dirección del Trabajo a través de su Alta Dirección, declara que los datos y la información contenidos en sus documentos son un activo estratégico institucional en la Dirección del Trabajo, y que la creación, captura y gestión de los documentos se realizará mediante un sistema de gestión documental, siendo éste un elemento fundamental en la modernización de la Dirección del Trabajo.
La Dirección del Trabajo declara que, reconoce la transversalidad e impacto de la gestión documental en el proceso de mejora de la gestión pública y de los servicios al ciudadano.
La Dirección del Trabajo declara que, diseñará e implementará un sistema de gestión documental, definido por un modelo de gestión documental, que responda a las características y normativa1 de la Institución en beneficio de los/as funcionarios/as y usuarios/as, permitiendo generar y transmitir conocimiento y preservar la memoria institucional, y que proporcionará los lineamientos que deben ser considerados por todos los rediseños de procesos de negocios de la Dirección del Trabajo.
La Dirección del Trabajo declara que el Sistema de Gestión Documental es un conjunto de políticas, protocolos y procedimientos en que se describen las prácticas, criterios, técnicas y actividades en torno al ciclo vital de los documentos producidos por la institución, sean estos documentos electrónicos, digitalizados o en formato papel, contemplando las etapas de Recepción, Diseño, Creación, Tramitación, Organización, Descripción, y Disposición Final o Archivo de estos, con independencia del soporte que posean; con objeto de facilitar su accesibilidad, recuperación, utilización, conservación y expurgación.
La Dirección del Trabajo declara que el presente documento será modificado de acuerdo con los avances en gestión documental y la actualización de instrucciones que regulen la creación, captura y gestión de los documentos.
3. DEFINICIONES.
Las definiciones de carácter general, en relación con documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación y sobre protección de datos personales son aquellas contenidas en Anexo 2 "Definiciones atingentes a la política de gestión documental".
4. DIRECTRICES GENERALES.
La Dirección del Trabajo adopta la decisión de instaurar un Sistema de Gestión Documental, que regirá a todos sus miembros y será considerado como una estrategia para facilitar el eficiente acceso a la información, satisfaciendo las necesidades, tanto de los usuarios internos como de los externos, el que contemplará una herramienta tecnológica que permita, entre otros, la integración con otros sistemas institucionales, la interoperabilidad con otros organismos del Estado asociados a la labor del Servicio, con énfasis en la privacidad con apertura a la innovación y que considere la aceptación tecnológica de los actores intervinientes, esto es, ciudadanos, funcionarios, empresas, organizaciones sindicales e instituciones públicas y privadas, abordando la brecha digital entre ellos, y que considerará la integración con herramientas de work flow, con códigos fuentes accesibles y modificables sin trabas por concepto de propiedad intelectual.
El Sistema de Gestión Documental deberá velar por la normalización, estandarización, racionalización y uniformidad de las acciones y actividades relacionadas al ciclo vital de los documentos, de modo de reducir los costos de reproducción, tiempos de búsqueda y la proliferación de documentos que no sean relevantes para la organización con objeto de incrementar la eficiencia institucional. Asimismo, contribuirá con el cuidado del medioambiente y el uso justificado del papel, de manera que, en mediano plazo, la Dirección del Trabajo pueda convertirse en una organización con la menor cantidad de papel, es decir, sólo los que establece la ley, disminuyendo considerablemente su uso, por haber optado por la aplicación intensiva y creativa de tecnologías para apoyar la gestión documental.
El Sistema de Gestión Documental incorporará, luego de una revisión y normalización documental, todos los documentos físicos, digitales y electrónicos generados en la actividad de la Dirección del Trabajo, identificándolos, tramitándolos y organizándolos, usando sus tablas de retención documental, de manera que garantice su trazabilidad a través de todo su ciclo de vida; valorándolos para determinar su disposición final y garantizando su preservación a largo plazo. Para ello elaborará y mantendrá actualizados todos los documentos, procedimientos e instructivos que determinan la metodología para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
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(1 En Anexo 1 se describe la normativa aplicable a la gestión de documentos.
El Sistema de Gestión Documental contemplará la transición de los documentos desde papel, digital a expediente electrónico y se hará de acuerdo con las definiciones de la alta Dirección y el Comité de Gestión Documental.
Como parte del Sistema de Gestión Documental se expandirá el uso del software de gestión documental Gesdoc para almacenar y gestionar la mayoría de los documentos producidos por el Servicio, de manera de contener en un repositorio único los documentos de valor público y administrativo relevantes (expediente electrónico) para contribuir en la solución de los siguientes problemas institucionales detectados: heterogeneidad de respuestas; altos tiempos de espera de resoluciones; baja eficacia de fiscalización; ineficiencia en el uso de recursos y baja trazabilidad de los trámites.
En su espíritu de innovación y en favor de una gestión documental más eficiente, la Dirección del Trabajo dispondrá de los recursos que sean necesarios para el cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas relativas a la gestión, archivo, y expurgo de sus documentos.
Asimismo, el Sistema de Gestión Documental desarrollará las acciones necesarias para cumplir con las normas y estándares nacionales e internacionales que se refieran a la gestión, organización, descripción, clasificación y disposición final de los documentos. Para ello, se elaborarán las herramientas de gestión documental y archivísticas necesarias de acuerdo con las mejores prácticas y estándares en esas materias. De esta manera, se definirán los niveles de archivos necesarios para su óptimo funcionamiento, considerando los recursos necesarios y se coordinará la transferencia de documentación al Archivo Nacional, estableciendo los plazos de retención de los documentos adecuados, según sea el caso.
El Sistema de Gestión Documental instaurará los procedimientos y protocolos necesarios para garantizar la integridad y seguridad de los documentos de acceso restringido e información crítica como también la custodia de los documentos que sean entregados por los órganos o servicios públicos y que tengan el carácter de secretos, según el Artículo 26 de la ley Nº 20.285 sobre Acceso a Información Pública.
El Sistema de Gestión Documental deberá estipular los procedimientos necesarios para la conservación de los documentos, en todos los soportes existentes, que formarán parte de la memoria institucional, como también deberá contemplar los elementos necesarios para su protección física, procedimientos de manipulación, mantenimiento, migración, conversión, actualización, conservación de los documentos y preservación de las tecnologías para la visualización y almacenamiento apropiado, con la finalidad de satisfacer las necesidades presentes y futuras, tanto externas como internas.
Registrar ordenadamente datos e informaciones para elaborar los documentos con metadatos acorde a las normas internacionales y nacionales para la descripción y recuperación de documentos y aquel lenguaje o descriptores que surjan de las distintas actividades del Servicio.
El Sistema de Gestión Documental contará con un diseño intuitivo, que permita la usabilidad, entendiendo como tal, la medida de la calidad de la experiencia que tiene un usuario cuando interactúa con un producto o sistema, contemplando los factores y facetas de la experiencia del usuario.
Asimismo, el Sistema de Gestión Documental de la Dirección del Trabajo considerará una estrategia de Gestión del Cambio. Una estrategia a largo plazo, que generará un alto impacto en todos los niveles de la institución y en la entrega de nuestros servicios a la ciudadanía.
5. ALCANCE.
La presente Política de Gestión Documental deberá ser aplicada por todas las áreas de la institución que generan documentos y las obligaciones, deberes, roles y responsabilidades que contempla se exigirán a todos los funcionarios que interactúen con los documentos del Servicio.
6. OBJETIVOS.
a) Lograr una gestión expedita de los documentos producidos, generados, registrados o recepcionados en las gestiones propias de la Dirección del Trabajo.
b) Unificar criterios y estándares, así como también normalizar procedimientos, para la producción de documentos, a través de metadatos estructurados que permitan la recuperación de información de forma eficiente.
c) Normalizar y mantener actualizadas las series documentales institucionales, su contenido, estructura y soporte, de manera que se obtenga un adecuado registro de la información contenida en ellas.
d) Facilitar el acceso de los ciudadanos a la información pública contenida en los documentos de la institución.
e) Fortalecer la gestión documental como elemento central de la gestión de procesos del Servicio.
f) Promover y sustentar la integración de documentos electrónicos al archivo institucional, a través del análisis y diseño de los procedimientos electrónicos de gestión y tratamiento de expedientes, con el fin de asegurar que se adopten medidas oportunas para la valoración, conservación y acceso de los documentos electrónicos y físicos, preservando su autenticidad e integridad.
7. ROLES Y RESPONSABILIDADES.
Para lograr la eficiencia en la gestión documental del Servicio y el cumplimiento de la presente Política de Gestión Documental, la Alta Dirección y las distintas unidades de la institución deberán cumplir ciertos roles, que definan claramente las responsabilidades para la toma de decisiones y funciones específicas, a saber:
a) La Alta Dirección
El nivel directivo de la institución, liderado por el/la Director/a del Trabajo, demostrará su compromiso con la gestión documental realizando las siguientes acciones: asegurando que el sistema de gestión documental sea compatible con la dirección estratégica de la organización; integrando los requisitos de sistema de gestión documental dentro de los procesos de negocio; disponiendo de recursos para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente el sistema de gestión documental; divulgando la importancia de un sistema de gestión documental eficaz que cumpla con los requisitos; asegurando que el sistema de gestión documental alcanza los resultados esperados; y dirigiendo y apoyando la mejora continua.
b) Comité de Gestión Documental
Constituye una instancia periódica, que se utilizará para exponer, a lo menos semestralmente, el estado de los proyectos de gestión documental en curso y las iniciativas a la fecha. En dicha instancia, se dará énfasis a las tendencias del desempeño de los proyectos principales y las acciones necesarias para alcanzar el desempeño comprometido.
El Comité de Gestión Documental es el encargado de presentar las iniciativas de gestión documental al Comité Tecnológico, para la toma de las decisiones finales sobre la ejecución de los proyectos de gestión documental que cuenten con una variable de tecnología de la información.
El comité de gestión documental lo dirige el responsable de la gestión documental, y está encargado de identificar las iniciativas, supervisar los proyectos y velar por la continuidad operativa de la gestión documental.
Debe exponer a la Alta Dirección y/o Comíté Tecnológico las iniciativas para su priorización y selección, el estado de los proyectos en curso y determinar objetivos documentales y gestionar su cumplimiento.
Se encuentra conformado por un representante, titular y suplente, de los distintos departamentos y oficinas del nivel central.
c) Unidad de Gestión Documental / Departamento de Administración y Finanzas
Es responsable de coordinar la revisión, actualización y aprobación de las Políticas, Procedimientos y Protocolos relacionados con el Sistema de Gestión Documental.
Se encarga de implementar, administrar y controlar el Sistema de Gestión Documental en las etapas de: creación, captura, ingreso, almacenamiento, utilización/uso, difusión, consulta, conservación/archivo, eliminación/expurgo digital.
Asimismo, tiene a su cargo la implementación, administración y control de un sistema de archivo virtual centralizado para los documentos del Servicio.
Entre sus funciones se encuentran las siguientes:
- Diseñar los procesos de gestión documental.
- Implementar, administrar y controlar la plataforma de gestión documental y proponer mejoras.
- Implementación de proyectos de gestión documental.
- Velar por el cumplimiento de la política de gestión documental.
- Liderar el Comité de Gestión Documental.
- Capacitar o gestionar la capacitación a los funcionarios que deban realizar procesos de Gestión Documental o Gestión del Conocimiento en lo relativo al sistema informático, política, protocolos y procedimientos.
- Dar soporte técnico a los usuarios de la plataforma de gestión documental, con manuales operativos actualizados y respuesta a consultas directas.
- Evaluación del desempeño del Sistema de Gestión Documental.
d) Distintas Unidades del Servicio, en el nivel regional o local (Direcciones Regionales, Centros de Conciliación y Mediación, Oficinas Provinciales o Comunales)
Las diferentes unidades de trabajo o centros de responsabilidad de la Dirección del Trabajo deberán comunicar los requerimientos de las líneas operativas y de apoyo relacionadas con la gestión documental para su revisión.
Funcionarios, en general.
Todos los funcionarios del Servicio deberán dar aplicación a la presente Política de Gestión Documental y a las obligaciones establecidas en el Sistema de Gestión Documental respecto de los documentos con los que interactúen en las distintas etapas de su producción, tratamiento y archivo.
8. REVISIÓN.
La presente Política de Gestión Documental será revisada una vez al año por el Comité de Gestión Documental, para asegurar su pertinencia, en cuanto a cambios organizacionales, en las series documentales y/u otro tipo de variables.
9. MEJORA CONTINUA, TRATAMIENTO DE RIESGOS Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SGD
La Dirección del Trabajo debe mejorar de manera continua la efectividad del Sistema de Gestión Documental mediante el uso de la política y los objetivos de gestión documental, los resultados de la auditoría, los análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y las revisiones de la Dirección.
Las acciones de mejora deben priorizarse según los resultados del análisis de riesgos.
ACCIONES PARA EL TRATAMIENTO DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES.
La Dirección del Trabajo debe considerar las cuestiones referidas a la comprensión de la organización y su contexto y los requisitos legales y de otra índole y determinar los riesgos y oportunidades que necesitan tratamiento, a fin de:
a) Asegurar que el sistema de gestión documental puede alcanzar los resultados esperados;
b) Prevenir los efectos no deseados; y
c) Percibir las oportunidades de mejora.
La Dirección del Trabajo debe evaluar la necesidad de planificar acciones para identificar estos riesgos y oportunidades y, en su caso, integrar e implementar estas acciones dentro de los procesos del sistema de gestión documental (planificación y control de operaciones), asegurando que la información esté disponible para evaluar si las acciones han sido efectivas.
10. APROBACIONES.
La Política de Gestión Documental, en su primera versión, así como en sus modificaciones, deberá contar con la aprobación de la máxima autoridad del Servicio.
11. COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN.
La Política de Gestión Documental deberá ser entregada y comunicada a todos los niveles y funcionarios/as de la organización, por todos los medios disponibles al efecto.
Anexo 1: "Normativa aplicable a la gestión documental".
. La Orden de Servicio Nº 10, 25/07/1988, de la Dirección del Trabajo. Normas sobre uso y numeración de documentos.
. La Orden de Servicio Nº 16, de 26/10/1988, de la Dirección del Trabajo. Control de Correspondencia.
. La Orden de Servicio Nº 5, de 2013, de la Dirección del Trabajo, que deroga Orden de Servicio Nº 2, de 12 de enero de 1990 e instruye sobre plazos y procedimientos de conservación de documentos y eliminación de archivos en desuso.
. La resolución Nº 1.496, de 02/09/2013, de la Directora del Trabajo de la época, deja sin efecto resolución exenta Nº 4, de 12/01/1990 y delega la facultad para dictar resoluciones exentas que ordenen la eliminación de documentos a funcionarios que indica.
. La Orden de Servicio Nº 114, de 30 de noviembre de 2015, de Director del Trabajo de la época, que actualiza instrucciones sobre eliminación de archivos y aprueba manual de procedimientos Gestión de Documentos de Archivo de la Dirección del Trabajo.
. La Circular Nº 30 de 02/03/2016, del Jefe Departamento Administración y Finanzas de la época, sobre disposiciones y recomendaciones de la Contraloría General de la República, respecto del plazo y conservación de los documentos de Archivo.
. Orden de Servicio Nº 3, de 24 de mayo de 2016, de Director del Trabajo de la época, que instruye sobre procedimiento para la reconstitución de expedientes administrativos, en los casos que se indica.
. Resolución exenta Nº 1.778, de 28 de octubre de 2016, de Director del Trabajo de la época, que Crea Comité de Archivo Institucional en la Dirección del Trabajo, determina sus responsabilidades, establece funcionamiento y designa integrantes.
. Las facultades que otorga el Art. Nº 5, letras d) y f), del DFL Nº 2, de 02/09/1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que dispone la reestructuración y fija funciones de la Dirección del Trabajo.
. La Orden de Servicio Nº 14, de 20/04/1990, de Director del Trabajo de la época, obligatoriedad de publicar en boletín normas, órdenes de servicio y documentos de interés que indica.
. Pase Nº 80, de 18/05/2016 de Oficina de Contraloría, que da respuesta a tratamiento de documentos asociados a jornadas.
. El Reservado Nº 198, de 14/04/2015, de la Oficina de Contraloría, de la Dirección del Trabajo.
. Norma ISO 15489-1. Información y documentación. Parte 1: Conceptos y principios. Establece los conceptos y principios fundamentales para la creación, captura y gestión de documentos. Se sitúa en el centro de un conjunto de normas internacionales e informes técnicos que proporcionan más orientación sobre los conceptos, técnicas y prácticas para crear, capturar y gestionar documentos.
. NCh-ISO 15489/2. Información y documentación - Gestión de los registros - Parte 2: Directrices. Proporciona una metodología de implementación de NCh-ISO 15489-1, que facilitará en todas las organizaciones que tienen la necesidad de gestionar sus registros. Ofrece una visión general de los procesos y factores a considerar en organizaciones.
. NCh-ISO 30301. Información y documentación - Sistemas de gestión para los documentos -Requisitos
Anexo 2: "Definiciones atingentes a la política de gestión documental".
a) De carácter general:
b) En relación con la Ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación.
c) En relación con la Ley Nº 19.628, sobre Protección de Datos Personales.
