APRUEBA EL REGLAMENTO QUE ESTABLECE LA FORMA, CARACTERÍSTICAS Y REGISTRO DE LAS ESCRITURAS PÚBLICAS OTORGADAS A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS Y PROTOCOLIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, SEGÚN LO DISPUESTO EN EL ARTÍCULO 497 DEL CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL, DE ACUERDO A LO PREVISTO EN EL ARTÍCULO 409 BIS DEL CÓDIGO ORGÁNICO DE TRIBUNALES, INCORPORADO POR LA LEY N° 21.394
Núm. 73.- Santiago, 27 de mayo de 2022.
Vistos:
Lo dispuesto en los artículos 32 N° 6 y 35 de la Constitución Política de la República; en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en el Código de Procedimiento Civil; en el Código Orgánico de Tribunales; en el decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, sobre instituciones nacionales patrimoniales dependientes del Servicio Nacional de Patrimonio Cultural, del Ministerio de Educación Pública; en la ley N° 20.886 que modifica el Código de Procedimiento Civil, para establecer la tramitación digital de los procedimientos judiciales; en la ley N° 21.394 que introduce reformas al Sistema de Justicia para enfrentar la situación luego del Estado de Excepción Constitucional de Catástrofe por Calamidad Pública; en la ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma; en el decreto con fuerza de ley N° 3, de 2016, del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos; en la resolución N° 7, de 2019, de la Contraloría General de la República; y en las demás normas aplicables.
Considerando:
1° Que la ley N° 21.394, publicada en el Diario Oficial con fecha 30 de noviembre de 2021, introdujo reformas al Sistema de Justicia para enfrentar la situación luego del Estado de Excepción Constitucional de Catástrofe por Calamidad Pública.
2° Que el referido cuerpo legal, modifica, entre otras disposiciones, el artículo 497 del Código de Procedimiento Civil, con el objeto de permitir el otorgamiento de la escritura definitiva de compraventa en pública subasta a través de documento electrónico suscrito mediante firma electrónica avanzada, en los términos allí previstos.
3° Que, en armonía con lo anterior, la ley introduce el artículo 409 bis en el Código Orgánico de Tribunales, con el fin de señalar la forma en que deberá ser extendidas e incorporadas en los libros respectivos las escrituras públicas electrónicas. Tal artículo dispone en su inciso final que: "Un reglamento dictado por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos y suscrito también por el Ministro de Hacienda y el Ministro Secretario General de la Presidencia, detallará la forma y características que deberán tener las escrituras públicas otorgadas a través de documentos electrónicos y las copias autorizadas de dichas escrituras. Este reglamento, a su vez, detallará la forma en que el notario deberá protocolizar y registrar las escrituras públicas electrónicas y documentos electrónicos que se insertaren a ellas".
4° Que, por su parte, el artículo decimoctavo transitorio de la ley N° 21.394 establece que el reglamento referido en el considerando 3° precedente, deberá dictarse en el plazo de seis meses contado desde la fecha de publicación de la ley.
Decreto:
Artículo único.- Apruébase el siguiente Reglamento que establece la forma, características y registro de las escrituras públicas otorgadas a través de medios electrónicos y protocolización de los documentos electrónicos, según lo dispuesto en el artículo 497 del Código de Procedimiento Civil, de acuerdo a lo previsto en el artículo 409 bis del Código Orgánico de Tribunales, incorporado por la ley N° 21.394:
Artículo 1°.- Las escrituras públicas extendidas través de documento electrónico, a que hace referencia el inciso segundo del artículo 497 del Código de Procedimiento Civil, así como el libro repertorio y el protocolo electrónico en que se inserten, se regirán por lo dispuesto en el párrafo 7° del Título XI del Código Orgánico de Tribunales; en la ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma; y en el presente Reglamento.
Artículo 2°.- Las escrituras públicas electrónicas que se otorguen de conformidad a lo dispuesto en el artículo 497 del Código de Procedimiento Civil deberán cumplir con lo previsto en los incisos primero y segundo del artículo 404 del Código Orgánico de Tribunales, debiendo contener las menciones a que refiere el artículo 405 del mismo cuerpo legal.
Las escrituras públicas electrónicas deberán otorgarse empleando medios tecnológicos que permitan su suscripción por el rematante y el juez, como representante legal del vendedor, sin perjuicio de lo previsto en el inciso tercero del articulo 497 del Código de Procedimiento Civil, para el caso de que el adjudicatario no contare con firma electrónica avanzada.
Estas escrituras deberán ser rubricadas por el notario mediante firma electrónica avanzada y fechado electrónico, de acuerdo con los requisitos y características establecidas en la ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma y su reglamento.
Artículo 3°.- Todo notario llevará un libro repertorio electrónico de escrituras públicas electrónicas y de documentos protocolizados conforme a lo dispuesto en el inciso quinto del artículo 497 del Código de Procedimiento Civil, en el que se dará un número a cada uno de estos instrumentos por riguroso orden de presentación. Deberán suscribirse las certificaciones que contempla la ley mediante firma electrónica avanzada con fechado electrónico.
Artículo 4°.- Los notarios deberán llevar un protocolo electrónico en el que serán incorporadas las escrituras públicas electrónicas a que refiere el presente reglamento. Igualmente serán agregados a este los documentos electrónicos que se acompañen de conformidad al inciso tercero del artículo 495 del Código de Procedimiento Civil. El protocolo electrónico deberá sujetarse a lo dispuesto en el inciso primero del artículo 429 del Código Orgánico de Tribunales.
Artículo 5°.- Tratándose de documentos cuyo formato original no sea electrónico, estos deberán ser protocolizados de conformidad a las disposiciones generales establecidas en el artículo 415 y siguientes del Código Orgánico de Tribunales. De dicha circunstancia, deberá dejarse constancia a través de una certificación que será incorporada en el protocolo electrónico, junto con la copia digitalizada de dichos documentos.
Artículo 6°.- Cada protocolo llevará un indice electrónico de las escrituras públicas electrónicas y documentos electrónicos que se acompañen de conformidad al inciso tercero del artículo 495 del Código de Procedimiento Civil, que contenga, y en su confección se observará lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 431 del Código Orgánico de Tribunales.
Tal indice deberá encontrarse permanentemente actualizado y a disposición del público, ya sea mediante la habilitación en la notaría de un dispositivo electrónico que permita su consulta, o bien, mediante su publicación a través del portal electrónico que se habilite para tales efectos.
Artículo 7°.- Al término de cada mes, el notario certificará de entre las escrituras que hubieren sido incorporadas en el protocolo electrónico durante el mes inmediatamente anterior, aquellas que hubieren quedado sin efecto por no haber sido suscritas por todos los otorgantes. Dichas escrituras serán singularizadas en un certificado, suscrito mediante firma electrónica avanzada con fechado electrónico, que será incorporado al protocolo, dejándose constancia de dicha circunstancia en el repertorio.
Artículo 8°.- Para efectos de lo dispuesto en el artículo 433 del Código Orgánico de Tribunales, se entenderá que integran un protocolo todas las escrituras públicas electrónicas y documentos electrónicos que se acompañen de conformidad al inciso tercero del artículo 495 del Código de Procedimiento Civil, dentro de un mismo año calendario, de conformidad a la fecha consignada en el libro repertorio. Se reputará, para estos efectos, que el cierre de los respectivos protocolos se ha producido a la medianoche del 31 de diciembre de cada año.
Artículo 9°.- Las escrituras públicas electrónicas que se otorguen conforme a lo dispuesto en este reglamento, los documentos electrónicos que se acompañen, y los sistemas de almacenamiento de esta información, deberán interoperar con los sistemas que utilicen el resto de los servicios públicos y auxiliares de la Administración de Justicia, en especial para efectos de lo dispuesto en el artículo 433 del Código Orgánico de Tribunales. Para estos efectos deberá igualmente atenderse a las recomendaciones que pueda impartir el Archivo Nacional en el ejercicio de las facultades que le otorga el decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, sobre instituciones nacionales patrimoniales dependientes del Servicio Nacional de Patrimonio Cultural, del Ministerio de Educación Pública.
De conformidad a lo previsto en el literal f) del artículo 2° de la ley N° 20.886, los auxiliares de la Administración de Justicia, las instituciones públicas o privadas y el Poder Judicial deberán cooperar entre sí en la utilización de medios electrónicos con el objeto de garantizar la interconexión e interoperabilidad de los sistemas informáticos y, en particular, el reconocimiento mutuo de los documentos electrónicos y de los medios de identificación y autentificación respectivos.
Artículo 10°.- La conservación de los registros electrónicos estará a cargo del notario correspondiente, de conformidad a lo previsto en el Código Orgánico de Tribunales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 433 del referido cuerpo legal.
Artículo 11.- Solo podrán otorgar duplicados o copias de las escrituras públicas electrónicas y de los documentos electrónicos, el notario autorizante, quien lo subroga o suceda legalmente, o el archivero a cuyo cargo esté el protocolo electrónico.
Se entenderá, para efectos de este reglamento, que la matriz de la escritura pública electrónica corresponde exclusivamente a aquella incorporada en el protocolo electrónico a que refiere el artículo 4° de este reglamento.
Los duplicados de la escritura pública que sean solicitados deberán contar con un sello de autenticidad, consistente en un código único que permitirá verificar, a través del portal electrónico que se habilite para tales efectos, su integridad. De igual modo se procederá tratándose de solicitudes de duplicados de los documentos electrónicos que se agreguen al protocolo.
Igualmente podrán otorgarse copias de las escrituras públicas electrónicas o documentos electrónicos de manera impresa, en caso de que se soliciten y, especialmente para efectos de lo dispuesto en el inciso cuarto del artículo 497 del Código de Procedimiento Civil. En estas situaciones, el notario deberá señalar en ellas que se trata de un testimonio fiel del original y llevarán la fecha, firma manuscrita y sello del notario.
Las copias de documentos protocolizados cuyo formato original no sea electrónico deberán ser otorgadas de conformidad a lo previsto en los artículos 421 a 425 del Código Orgánico de Tribunales.
Artículo 12.- Los sistemas que se implementen para dar cumplimiento a lo previsto en el presente reglamento, deberán estar compuestos por una infraestructura de hardware, software y de comunicaciones, con la capacidad necesaria para alojar de forma segura los datos que se generen, debiendo velarse por el adecuado mantenimiento y uso de esta infraestructura, así como de los futuros desarrollos que puedan implementarse para el buen funcionamiento de estos.
Todas las actuaciones se registrarán y conservarán íntegramente y en orden sucesivo a través de los sistemas informáticos que se implementen, los que deberán garantizar la fidelidad, preservación y reproducción de su contenido. Los sistemas deberán ser capaces de registrar íntegramente la trazabilidad de las distintas operaciones efectuadas en ella.
Para efectos de lo previsto en el inciso primero del artículo 429 del Código Orgánico de Tribunales, estos sistemas deberán permitir la generación de informes que permitan verificar el orden y fecha de incorporación de las escrituras públicas electrónicas y documentos electrónicos al protocolo respectivo.
La información de estos sistemas deberá mantenerse actualizada, a objeto de que estos mantengan las características de completitud, exactitud y veracidad necesarias para su adecuada operación. El libro repertorio y el protocolo electrónico deberán ser respaldados informáticamente en forma periódica.
Artículo 13.- Los datos tratados deberán estar protegidos contra los peligros que afecten su integridad y confidencialidad. Será responsabilidad de los notarios controlar y mantener resguardo de accesos no autorizados o intrusiones a los sistemas que deban implementarse, resolviendo y reportando dichas situaciones a las autoridades competentes. De igual modo, deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para autorizar o habilitar a las personas de su dependencia que hubieren sido designadas para acceder a dichos sistemas. Los notarios deberán propender a mantener mecanismos que permitan garantizar la seguridad de la información electrónica y adoptar las medidas en el ámbito de sus facultades que les permitan hacerlo.
Anótese, tómese razón y publíquese.- GABRIEL BORIC FONT, Presidente de la República.- Marcela Ríos Tobar, Ministra de Justicia y Derechos Humanos.- Mario Marcel Cullell, Ministro de Hacienda.- Kenneth Giorgio Jackson Drago, Ministro Secretario General de la Presidencia.
Lo que transcribo para su conocimiento.- Le saluda atentamente, Jaime Gajardo Falcón, Subsecretario de Justicia.