APRUEBA REGLAMENTO QUE REGULA LA ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN, SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL SERVICIO NACIONAL DE PROTECCIÓN ESPECIALIZADA A LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA Y OTRAS MATERIAS QUE INDICA, SEGÚN LO PREVISTO EN EL ARTÍCULO 31 DE LA LEY N° 21.302
Núm. 5.- Santiago, 24 de junio de 2022.
Visto:
Lo dispuesto en los artículos 32, N° 6 y 35 de la Constitución Política de la República de Chile, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el decreto supremo N° 100, de 2005, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia; en la Convención sobre los Derechos del Niño, promulgada por el decreto supremo N° 830, de 1990, del Ministerio de Relaciones Exteriores; en la Convención sobre Protección del Niño y Cooperación en materia de Adopción Internacional, promulgada por el decreto supremo N° 1.215, de 1999, del Ministerio de Relaciones Exteriores; en la Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el decreto con fuerza de ley N° 1-19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia; en la ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; en la ley N° 20.530, que crea el Ministerio de Desarrollo Social y Familia y modifica cuerpos legales que indica; en la ley N° 21.302, que crea el Servicio Nacional de Protección Especializada a la Niñez y Adolescencia y modifica normas legales que indica; en la ley N° 21.430 sobre Garantías y Protección Integral de los Derechos de la Niñez y Adolescencia; en la ley N° 20.032, que regula el régimen de aportes financieros del Estado a los colaboradores acreditados; en la ley N° 19.620, que dicta normas sobre adopción de menores; en la ley N° 21.180 de transformación digital del Estado; N° 19.628 sobre protección de la vida privada; decreto supremo N° 83, de 2004, que aprueba norma técnica para los órganos de la Administración del Estado sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos, y decreto supremo N° 4, de 2020, que regula la forma en que los procedimientos administrativos deberán expresarse a través de medios electrónicos, en las materias que indica, según lo dispuesto en la ley N° 21.180 sobre Transformación Digital del Estado, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia; en el artículo 78 de la ley N° 19.968 que crea los Tribunales de Familia; en el artículo 6 de la ley N° 19.949; en el decreto supremo N° 160 de 2007, del Ministerio de Planificación; en el decreto supremo N° 22 de 2015, del Ministerio de Desarrollo Social, Subsecretaría de Servicios Sociales, en el decreto supremo N° 12, de 2021, del Ministerio de Desarrollo Social y Familia, Subsecretaría de la Niñez; que aprueba el reglamento sobre el procedimiento para la asignación de cupos en proyectos de programas de protección especializada del Servicio Nacional de Protección Especializada a la Niñez y Adolescencia; decreto supremo N° 779, de 2000, del Ministerio de Justicia, que aprueba reglamento del registro de bancos de datos personales a cargo de organismos públicos; en la resolución exenta N° 304, de 2020, del Consejo para la Transparencia que aprueba el texto actualizado y refundido de las recomendaciones del Consejo para la Transparencia sobre protección de datos personales por parte de los órganos de la Administración del Estado y sustituye texto que indica; en la resolución N° 7, de 2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención de trámite de toma de razón y en las demás normas aplicables, y
Considerando:
1. Que, corresponde al Ministerio de Desarrollo Social y Familia velar por los derechos de los niños, niñas y adolescentes, de conformidad a las funciones y atribuciones que le entrega el artículo 3° bis de la ley N° 20.530.
2. Que, la ley N° 21.302, crea el Servicio Nacional de Protección Especializada a la Niñez y Adolescencia, como un servicio público descentralizado, dotado de personalidad jurídica y patrimonio propio, sometido a la supervigilancia del Presidente de la República a través del Ministerio de Desarrollo Social y Familia.
3. Que, el párrafo 3° del Título III de la ley N° 21.302, en su artículo 31, establece que el Servicio creará y administrará un sistema integrado de información, que tendrá como objetivo el seguimiento de los niños, niñas y adolescentes sujetos de atención del Servicio y de sus familias, y el monitoreo de las prestaciones que reciben. El sistema integrado de información deberá ser seguro, interoperable, de fácil acceso y encontrarse actualizado.
4. Que, el artículo antes referido señala que la finalidad del sistema será proveer los datos necesarios para el seguimiento de los niños, niñas y adolescentes sujetos de atención del Servicio, y el monitoreo de las medidas que se apliquen, para tomar las más adecuadas respecto a la situación particular de cada uno de ellos. Agrega que, dicho sistema se podrá utilizar por los órganos del Estado con competencias en materias de infancia o presupuestarias que hayan celebrado un convenio de transferencia de datos con el Servicio, para la asignación y racionalización de las prestaciones financiadas por el Estado, el estudio y diseño de políticas, planes, programas y prestaciones, y el análisis estadístico que la gestión del Servicio requiera.
5. Que, el legislador ha previsto la emisión de un reglamento que regulará la estructura y contenido del sistema, las normas respecto a los requerimientos de información y toda otra disposición que resulte necesaria para su adecuada administración y funcionamiento, incluyendo normas sobre seguridad de la información y actualización de la misma, según lo dispone el inciso final del artículo 31 de la ley N° 21.302.
6. Que, por todo lo anteriormente expuesto corresponde dictar el acto administrativo por medio del cual se apruebe el presente reglamento, por tanto,
Decreto:
Artículo único : Apruébase el reglamento que regula la estructura y contenido del sistema integrado de información, seguimiento y monitoreo, las normas respecto a los requerimientos de información y otras materias que indica, según lo previsto en el artículo 31 de la ley N° 21.302, cuyo texto es el siguiente:
Párrafo 1°
Disposiciones Generales
Artículo 1°.- Del objeto del reglamento. El presente reglamento tiene por objeto regular la estructura y contenido del sistema integrado de información, seguimiento y monitoreo, en adelante "el Sistema", las normas respecto a los requerimientos de información y toda otra disposición que resulte necesaria para su adecuada administración y funcionamiento, incluyendo normas sobre seguridad de la información y actualización de la misma, a que se refiere el Párrafo 3° del Título III de la ley N° 21.302, en adelante "Ley", que crea el Servicio Nacional de Protección Especializada a la Niñez y Adolescencia, en adelante "Servicio".
Artículo 2°.- Del sistema integrado de información, seguimiento y monitoreo. El sistema integrado de información, seguimiento y monitoreo, es un sistema electrónico de información, creado y administrado por el Servicio, con la finalidad de proveer los datos necesarios para la realización del correspondiente seguimiento de los niños, niñas y adolescentes sujetos de atención del Servicio y de sus familias, así como también, el monitoreo de las prestaciones que reciben y las medidas de que han sido objeto, para tomar las decisiones más adecuadas respecto a las situaciones particulares de cada uno de ellos y ellas.
Este sistema integrado de información formará parte del Sistema de Información de Protección Integral, a que alude el referido artículo 31 de la Ley.
Artículo 3°.- Para efectos del presente reglamento se entenderá por:
a) Usuarios del Sistema: todas aquellas personas que tienen acceso al Sistema a través de credenciales (usuario y contraseña) personalizadas e intransferibles.
b) Perfiles de usuario: configuración de roles y permisos específicos que se otorgan a los distintos usuarios para el tratamiento de los datos personales albergados en el Sistema, según las funciones que estos cumplen en relación con la ejecución de las líneas de acción y sus respectivos programas y proyectos dentro del alcance del Sistema.
c) Fuentes de datos internas: datos recolectados como resultado de la ejecución de las líneas de acción a que alude el artículo 18 de la Ley.
d) Fuentes de datos de origen externo: datos recolectados y proporcionados por organismos externos al Servicio, como lo son otros órganos de la Administración del Estado.
Artículo 4°.- De la inscripción del banco de datos en el Servicio de Registro Civil e Identificación. El Servicio deberá inscribir el banco de datos que contiene el Sistema a que se refiere el presente párrafo en el registro de los bancos de datos personales a cargo de organismos públicos que lleva el Servicio de Registro Civil e Identificación, de acuerdo a lo establecido en el artículo 22 de la ley N° 19.628, sobre protección de la vida privada, y en el decreto supremo N° 779, de 2000, del Ministerio de Justicia.
Párrafo 2°
De la estructura y contenido del sistema integrado de información, seguimiento y monitoreo
Artículo 5°.- Estructura. El Sistema constará de dos componentes a los cuales se podrá acceder a través de un perfil de usuario. Un primer componente estará conformado por uno o más módulos destinados a soportar la operación de los programas, proyectos y flujos de trabajo correspondientes a la oferta programática del Servicio.
El segundo componente estará compuesto por uno o más módulos y ambientes enfocados al almacenamiento, procesamiento e integración de los datos, y la extracción de reportes y análisis de datos para el seguimiento, monitoreo y evaluación para los fines del artículo 31 de la Ley.
Artículo 6°.- Unidad mínima de registro, análisis, monitoreo y seguimiento. La unidad mínima de registro del Sistema, la constituirán los datos personales de cada niño, niña y adolescente sujeto de atención del Servicio, quienes deberán estar asociados a un grupo familiar, en los casos que corresponda.
Artículo 7°.- Contenidos. El Sistema estará conformado por toda aquella información que el Servicio genere y, además, por la información que será proporcionada por los órganos de la Administración del Estado y por los colaboradores acreditados, quienes proveerán y actualizarán los datos de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9° de este reglamento. Los datos de un niño, niña o adolescente deberán ser recopilados, desde la primera vez que un tribunal de familia o con competencia en materia de familia u Oficina Local de la Niñez solicite un cupo para él o ella al director o directora regional del Servicio, siendo posible desde ese momento su tratamiento para los fines previstos en el artículo 31 de la Ley.
El Sistema deberá posibilitar la construcción del historial del niño, niña y adolescente y de su familia, por lo que en este se deberá registrar, a lo menos, la información indicada a continuación:
a) Individualización de niños, niñas y adolescentes ingresados a los programas de protección especializada. Corresponde a los antecedentes que permitan la individualización del niño, niña o adolescente, tales como, nombre completo, cédula de identidad, fecha de nacimiento, nacionalidad, su identidad de género y nombre social cuando corresponda, y todos aquellos que permitan la identificación inequívoca de los niños, niñas y adolescentes, así como los datos de domicilio y contacto, cuando sean pertinentes para la ejecución de los diferentes programas.
b) Antecedentes pertinentes sobre las familias y/o cuidadores de los niños, niñas y adolescentes sujetos de atención. Se entiende por antecedentes pertinentes aquellos que permitan y faciliten la ejecución, seguimiento, monitoreo y evaluación del proceso de intervención del niño, niña o adolescente, tales como, individualización de miembros del grupo familiar y/o cuidadores, domicilio, teléfono, relación con el niño, niña o adolescente, sexo, nivel educacional, estado de ocupación, nacionalidad, pertenencia a pueblo originario, situación migratoria, situación de salud, características de la vivienda, recepción de prestaciones sociales del Estado, situación de discapacidad o dependencia, nivel de ingresos, trayectoria en la red de protección, indicadores de bienestar, medidas cautelares y sanciones penales que pudiesen interferir en el ejercicio de su rol como cuidador, entre otros, los que serán determinados por resolución fundada del Servicio.
c) Programas de protección especializada a los que han accedido los niños, niñas y adolescentes, y sus familias, en los casos que corresponda. El Sistema considerará la identificación de cada ingreso y egreso de los niños, niñas y adolescentes y de sus familias a los programas en que sean atendidos, incluida la incorporación a la lista de espera, debiendo comprender el historial de cada niño, niña y/o adolescente que sea o haya sido sujeto de atención del Servicio, lo que incluye el diagnóstico, la identificación del programa focal y el plan de intervención individual. El Sistema también contemplará el registro de la o las personas responsables de asignar los casos a los profesionales competentes; de la fecha en que se realizó tal asignación y los profesionales asignados a cada caso; de la fecha de inicio de la atención al niño, niña o adolescente y a su familia; del número y fecha de las intervenciones realizadas y de las personas a quienes ellas estuvieron destinadas; de posibles hechos constitutivos de delito detectados por el programa de protección especializada de que pudiesen haber sido víctima niños, niñas y adolescentes y de las acciones adoptadas para evitar su repetición u ocurrencia; de eventos que afecten al niño, niña o adolescente que requieran especial atención de parte del Servicio; de acciones tomadas respecto del niño, niña o adolescente para el resguardo de su derecho a vivir en familia; del número de la carpeta del caso de cada niño, niña o adolescente atendido cuando corresponda, la que deberá encontrarse siempre actualizada.
d) Individualización de las medidas que ordenan su ingreso a los programas de protección especializada, su ejecución, sus modificaciones si las hubiere, y el término de las mismas, incluyendo antecedentes respecto a medidas de protección anteriores, en caso de que las hubiere. El Sistema incorporará la identificación de las causas, fechas de las solicitudes de asignación de cupo y derivaciones recibidas desde las Oficinas Locales de la Niñez y/o tribunales competentes, asociadas a medidas de protección que ordenan el ingreso de niños, niñas y adolescentes a proyectos de protección especializada y/o que modifican, prorrogan o terminan las mismas. Estos registros deberán especificar las fechas de cumplimiento de hitos relevantes del proceso e incorporar registros que den cuenta de su ejecución. Además, se deberán incorporar al Sistema los informes de diagnóstico y de avance de la intervención entregados al tribunal u Oficina Local de la Niñez, fechas de inicio y término de ejecución de las medidas, manteniendo su trazabilidad. Se incorporará también información respecto de la o el curador ad litem y/o abogado o abogada del niño, niña o adolescente, sus datos de contacto e institución a la cual pertenece, cuando corresponda. Asimismo, en el caso de que el niño, niña o adolescente se encuentre bajo cuidado alternativo, se deberá informar en el Sistema si aquel o aquella se encuentra en proceso de acercamiento familiar y la fecha de inicio del mismo.
e) Los antecedentes de salud pertinentes a la intervención y situación de salud actual de los niños, niñas y adolescentes beneficiarios, con especial énfasis en el cumplimiento de los controles de salud primaria y atenciones de salud mental, según corresponda, y en el hecho de estar en lista de espera para la atención de salud o tener tratamientos médicos inconclusos.
Estos antecedentes incluyen los datos respecto a la situación de previsión de salud de niños, niñas y adolescentes, los establecimientos de la red de salud en los cuales se encuentran registrados y su incorporación y atenciones recibidas en el subsistema Chile Crece Contigo, regulado en la ley N° 20.379, que crea el Sistema Intersectorial de Protección Social e institucionaliza el Subsistema de Protección Integral a la Infancia, Chile Crece Contigo. El Sistema también contemplará información acerca de si el niño, niña o adolescente padece alguna enfermedad crónica o patología, su permanencia en lista de espera para su atención en el sistema de salud, el ingreso a atenciones de urgencia de cualquier tipo, tanto físicas como por salud mental, incluyendo el ingreso a unidades hospitalarias de cuidados intensivos de psiquiatría, atención en procesos terapéuticos orientados a la rehabilitación por adicciones, lugar en el que fue o se encuentra siendo atendido, indicando si la intervención se realiza en institución pública o privada y si la misma es ambulatoria o residencial, fecha de ingreso y término del proceso. Adicionalmente, para los niños, niñas y adolescentes que se encuentran en cuidado alternativo, se deberán considerar antecedentes de atenciones y tratamientos médicos recibidos, resultados de exámenes, estado de vacunación, esquema farmacológico y recomendaciones médicas post hospitalarias. Los antecedentes de este literal deberán ser aportados por los órganos del Estado competentes, de conformidad al artículo 31 de la Ley.
f) La situación educacional desde el nivel preescolar de los niños, niñas y adolescentes beneficiarios, considerando al menos el nombre del establecimiento educacional, su situación en cuanto a matrícula, asistencia, situación de repitencia, desescolarización, resultados académicos o de promoción escolar, según se requiera, información de referencia respecto a los establecimientos educacionales y sus características, asistencia a modalidades educativas, incorporación en programas escolares, recepción de beneficios y becas asociadas al contexto educacional y el seguimiento en el acceso y permanencia en la educación superior, en los casos que sea pertinente.
Adicionalmente, para los niños, niñas y adolescentes que se encuentran en cuidado alternativo, se deberán considerar antecedentes de contacto del colegio y nombre del profesor jefe.
g) Situación de discapacidad y su inscripción en el Registro Nacional de Discapacidad, según corresponda. Contempla la información del historial de instrumentos de diagnóstico que se han aplicado al niño, niña o adolescente en este ámbito, ya sea por el Servicio o por terceros, y el estado y resultados de la inscripción en el Registro Nacional de la Discapacidad.
h) Inscripción en el Registro Social de Hogares y la recepción de beneficios del sistema de protección social, según corresponda. Estos antecedentes serán extensivos a la familia de origen del niño, niña y/o adolescente, así como a la familia de acogida extensa, adultos de confianza o familia de acogida externa, en los casos que corresponda.
Además, se incorporará la información respecto de los beneficios obtenidos y programas sociales en los que haya participado o participe el niño, niña o adolescente, su familia o quien tenga su cuidado, proveniente del Registro de Información Social a que alude el artículo 6 de la ley N° 19.949 y de la que pueden entregar otros órganos del Estado en el ámbito de su competencia.
i) Situación de pertenencia a un grupo de especial atención, como, por ejemplo, la pertenencia a un pueblo indígena, población migrante, refugiados, entre otros. En el caso de la población migrante, se deberá registrar, a lo menos, el país de residencia de la madre al momento de nacer, el certificado de nacimiento y documentos de identidad del niño, niña o adolescente, la fecha y lugar de ingreso al país, si ingresó solo o acompañado y con quién y situación migratoria.
j) Identificación de programas y proyectos del Servicio. El Sistema contendrá el detalle de la oferta programática vigente en el Servicio, con su distribución y cobertura territorial, indicando la institución que administra cada proyecto, convenios suscritos, fecha de inicio y término del proyecto, localización territorial, ubicación, dirección del proyecto, antecedentes de contacto y antecedentes que den cuenta del cumplimiento de estándares de funcionamiento establecidos en las orientaciones técnicas y normativa vigente, considerando la disponibilidad de cupos por cada proyecto para los efectos dispuestos en el decreto supremo N° 12, de 2021, del Ministerio de Desarrollo Social y Familia, Subsecretaría de la Niñez. Adicionalmente, para los niños, niñas o adolescentes que se encuentran en cuidado alternativo de tipo residencial, el sistema contendrá los informes a que alude el artículo 78 de la ley N° 19.968 que crea los tribunales de familia.
k) Antecedentes y causas penales del niño, niña o adolescente. Contempla la individualización de las causas penales vigentes y terminadas en que se encuentre involucrado un niño, niña o adolescente, sea en calidad de víctima, imputado o imputada, indicando los datos de la causa, su estado procesal, el abogado o la abogada que lo representa con sus respectivos datos de contacto, la fiscalía en que se encuentra y el tribunal en la que está radicada, cuando corresponda.
Párrafo 3°
Normas sobre ingreso, actualización y calidad de la información
Artículo 8°.- Fuentes de información. El Sistema incorporará fuentes de datos internas y externas, de acuerdo con los contenidos mínimos indicados en el artículo 7° de este reglamento.
En el caso de datos externos, cuando la información necesaria se encuentre disponible en registros administrativos de otros órganos del Estado, se dará prioridad a la integración de dichas fuentes mediante convenios de interoperabilidad y/o transferencia de datos con las instituciones competentes.
Los datos internos incorporados en el Sistema, junto con satisfacer las necesidades internas del Servicio, deberán ser, siempre que sea factible, coherentes y comparables en su diseño con instrumentos empleados por otros servicios, de acuerdo con sus respectivos ámbitos de competencia.
En el tratamiento de datos personales que se incorporen a este Sistema, el Servicio deberá observar los principios de licitud, calidad, proporcionalidad, veracidad, finalidad, información, seguridad, confidencialidad y especial protección de datos personales sensibles, como respetar los derechos de sus titulares, de conformidad a la ley N° 19.628, sobre protección de la vida privada y demás normativa vigente.
Artículo 9°.- Ingreso y actualización de la información. Los órganos del Estado, en el marco de sus competencias, estarán obligados a proporcionar la información necesaria que el Servicio les solicite para el Sistema y para el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 16 inciso 3° de la Ley.
En el caso de la información mínima que la ley establece para construir el historial de cada niño, niña y adolescente, y de su familia, esta deberá ser actualizada por regla general mensualmente, salvo en los supuestos que la información requerida deba sistematizarse por el organismo que la recoge en un periodo mayor, caso en el cual esta deberá actualizarse al menos una vez al año.
Adicionalmente, los colaboradores acreditados estarán obligados a registrar directamente en la plataforma toda la información que el Servicio les solicite respecto de los niños, niñas, adolescentes y familias atendidos y en lista de espera de los proyectos que ejecutan. Dicha obligación se encontrará establecida en los convenios que estos firmen con el Servicio, de conformidad a la letra f del artículo 6° de la Ley.
El Servicio deberá propender a que la información sea exacta y veraz, debiendo, cuando corresponda, proceder a la rectificación o modificación conforme a la normativa vigente.
El Sistema deberá permitir la identificación del usuario que actualizó el registro y la fecha y hora de actualización. En el caso de la información ingresada a través de servicios en línea, solamente será necesario el registro de la fecha y hora de recepción de los datos.
Los datos incorporados en el Sistema en materia de adopción se tratarán de conformidad a lo dispuesto en la normativa vigente.
Artículo 10°.- Interoperabilidad. El Sistema integrado deberá ser interoperable, a lo menos, con el Registro de Información Social del Ministerio de Desarrollo Social y Familia, con el sistema de información de los tribunales de familia, con el sistema de información del Servicio de Registro Civil e Identificación y con el sistema de información del Servicio Nacional de Reinserción Social Juvenil, cualquiera sea su denominación.
La interoperabilidad funcionará de acuerdo con lo establecido en la ley N° 21.180 de transformación digital del Estado y sus reglamentos.
Artículo 11.- Calidad de la información. En el contexto del Sistema, se considerará como dimensiones de calidad de los datos e información generada a partir de ellos, a las siguientes:
a) Pertinencia de la información: Los datos e información generada a partir de ellos satisface las necesidades de los usuarios del Sistema.
b) Precisión y confiabilidad: Los datos e información generada a partir de ellos permite reflejar la realidad de manera exacta y fiable. Esto implica asegurar la cobertura de la información, su completitud, consistencia, exactitud, conformidad e integridad.
c) Oportunidad y puntualidad: Los datos e información generada a partir de ellos se encuentra disponible oportuna y puntualmente, manteniéndose vigente de acuerdo con los periodos de latencia esperados.
d) Coherencia y comparabilidad: Los datos e información generada a partir de ellos son consistentes internamente a través del tiempo, comparables e integrables con otras fuentes de datos necesarias para la ejecución de las actividades del Servicio.
e) Accesibilidad y claridad: Los datos e información generada a partir de ellos se presenta de forma inteligible y comprensible, difundida a los usuarios autorizados de manera adecuada, estando disponible y accesible de manera imparcial y acompañada de metadatos y orientaciones de apoyo.
f) Seguridad y privacidad: El acceso a los datos se encuentra controlado y disponible solo a los usuarios con autorización para acceder a ellos.
El Servicio establecerá estándares para los datos que permitan precisar cómo serán operacionalizadas estas dimensiones. Asimismo, establecerá procesos de monitoreo de estas dimensiones y de los estándares definidos mediante instrumentos de medición y de retroalimentación adecuados a los flujos de trabajo definidos para la ejecución de la oferta programática.
A partir de estos procesos de evaluación de los resultados de la retroalimentación y de las nuevas necesidades que puedan surgir, el Servicio establecerá un plan de mejora de la calidad de los datos, así como una definición de ciclo de vida de los datos disponibles en el Sistema, con el propósito de realizar un perfeccionamiento continuo a través del tiempo de la calidad de los datos e información disponible.
Párrafo 4°
Normas sobre seguridad y confidencialidad de la información
Artículo 12.- Lineamientos para la seguridad de la información contenida en el Sistema. El Servicio, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada, en su calidad de responsable del Sistema a que se refiere el presente reglamento y de la información que lo integra, deberá aplicar todas las medidas de seguridad, técnicas y organizativas, que permitan garantizar la debida reserva y confidencialidad de la información, así como también su integridad.
Para ello, el Servicio deberá valerse de la utilización de sistemas informáticos con altos estándares de seguridad que permitan ingresar, procesar, disponer e intercambiar información, resguardando, en todo momento, la seguridad de la información contenida en el Sistema.
Asimismo, el Servicio deberá adoptar todas las medidas que estime pertinentes y agregar los procedimientos informáticos que resulten necesarios, con el objeto de evitar la alteración, pérdida, filtración de información y accesos que resulten improcedentes, estableciendo todas las medidas de resguardo y de solución para aquellos casos en que la vulneración a las normas de seguridad del Sistema haya acontecido. El Servicio, los colaboradores acreditados y los órganos de la Administración del Estado deberán velar por que la información a la que accedan sólo sea conocida por quienes se encuentren autorizados para ello y que, por la naturaleza de sus funciones, deban acceder a la misma, guardando la debida reserva y confidencialidad, de conformidad a la ley N° 19.628 y lo dispuesto en los artículos 32, 33, 33 bis y 34 de la Ley.
Para los efectos de lo señalado en este artículo, el Servicio deberá adoptar las normas de seguridad y disponibilidad aplicables a los órganos de la Administración del Estado establecidas en el decreto supremo N° 83, de 2004, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueba norma técnica para los órganos de la Administración del Estado sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos, o aquella que la reemplace en el futuro.
Artículo 13.- Del deber de reserva y confidencialidad. Se encuentran especialmente sujetos a reserva y confidencialidad todo informe, registros jurídicos y médicos, actas de audiencia, historial de vida y documentos relacionados con la forma, contenido y datos de los diagnósticos o intervenciones a las que está o estuvo sujeto el niño, niña o adolescente.
Los funcionarios del Servicio y de los órganos del Estado que tengan acceso al Sistema, el personal de los colaboradores acreditados y toda persona que desempeñe cargos o funciones en tales instituciones, cualquiera sea la naturaleza del vínculo, sea o no remunerado, que traten datos personales de niños, niñas o adolescentes o de sus familias y que accedan a la información que integra el Sistema, deberán guardar secreto o confidencialidad a su respecto y hacer uso de la información ahí contenida con la sola finalidad determinada en función de las materias propias de su competencia y por la función legal específica que tengan, de conformidad con lo previsto en la ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada, en el artículo 33 de la Ley, en el artículo 64 de la ley N° 21.430, sobre garantías y protección integral de los derechos de la niñez y adolescencia, y en las demás normas aplicables.
Artículo 14.- Clasificación de la información. Todos los datos personales de los niños, niñas o adolescentes disponibles en el Sistema tienen el carácter de sensible. El Servicio definirá un procedimiento de clasificación de datos, que establecerá los criterios para diferenciar los niveles de control y de acceso a los cuales estarán sujetos cada uno de ellos, a través de la resolución respectiva.
Artículo 15.- Control de acceso al Sistema. El acceso al Sistema será a través de usuarios personalizados e intransferibles, con perfiles definidos, con roles, permisos de carga y acceso a información diversos y proporcionales, lo que dependerá del cargo, función, nivel territorial y organismo en que se desempeñe. Los usuarios podrán hacer uso de la información disponible en el Sistema exclusivamente para el ejercicio de sus funciones.
Todos los usuarios que tengan acceso a reportes individualizados, sin importar su cargo, función, organismo y nivel territorial, deberán suscribir un acuerdo de confidencialidad previo a la habilitación de su perfil, el que podrá ser firmado electrónicamente.
El Servicio velará por que los usuarios autorizados tengan acceso oportuno a la plataforma. El procedimiento para acceder, modificar, caducar, deshabilitar y rehabilitar credenciales de acceso al Sistema será regulado por el Servicio mediante la resolución respectiva.
Asimismo, el Servicio deberá llevar el registro actualizado de todos los usuarios vigentes, detallando su nombre, cargo, nivel territorial, institución a la que pertenece y tipo de perfil de usuario. Este registro deberá ser revisado y actualizado, a lo menos, anualmente, monitoreando el flujo de usuarios y la variación en sus funciones para habilitar, deshabilitar y/o modificar los perfiles que sean necesarios. En esta tarea, se deberá poner especial atención a los perfiles de usuarios que tengan acceso a datos individualizados o que permitan individualizar a los niños, niñas y adolescentes sujetos de atención del Servicio y/o de sus familias.
Sin perjuicio de lo establecido en el inciso anterior, a los usuarios que por un período de 3 meses no accedan al Sistema, se les deshabilitarán automáticamente sus accesos por inactividad, lo que les será informado mediante los canales establecidos para ello.
El uso de las cuentas de usuario y el acceso a las diferentes funcionalidades del Sistema deberá ser monitoreado por el Servicio, con el propósito de pesquisar, identificar y verificar actividades que puedan parecer sospechosas, en lo que se refiere al empleo de los accesos para fines distintos de los autorizados.
Artículo 16.- Procedimiento de detección y denuncia de usos no autorizados de la información. El Servicio aprobará mediante resolución un protocolo para la detección y denuncia de usos no autorizados de la información contenida en el Sistema, regulando las metodologías de monitoreo y detección, el proceso para la desactivación temporal de las credenciales y las acciones de mitigación que se consideren necesarias para controlar el uso no autorizado de información. Sin perjuicio de lo anterior, la infracción al deber de confidencialidad podrá dar lugar a las sanciones previstas en el artículo 33 de la Ley.
Párrafo 5°
Normas sobre acceso y requerimientos de información
Artículo 17.- Del acceso a la información por parte de otros órganos del Estado. La información contenida y administrada por este Sistema estará disponible únicamente para los órganos del Estado que tengan funciones o competencias en protección de la niñez y la adolescencia o presupuestarias, para los fines que dispone la Ley, que hayan firmado un convenio de transferencia de datos con el Servicio, siempre resguardando la confidencialidad de los datos que aquí se registren, de conformidad a lo dispuesto en la ley N° 19.628, sobre Protección de la Vida Privada.
En los convenios que suscriban los órganos públicos se deberán especificar sus fundamentos legales, los fines concretos con los cuales se acuerda dicha transferencia, el o los canales establecidos para el traspaso y la precisión del tipo de datos a transferir.
Artículo 18.- Del acceso a la información por parte de los colaboradores acreditados. Los colaboradores acreditados tendrán acceso a la información del Sistema, para fines de administración y registro de las intervenciones realizadas, y para efectos de lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 31 de la Ley, resguardando la confidencialidad de los datos, de conformidad a lo dispuesto en la ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada. La determinación de las personas que podrán acceder al Sistema y el tipo de información a la que podrá acceder cada uno de ellos se regulará en un procedimiento interno del Servicio, aprobado por resolución.
Artículo 19.- Del acceso a la información por parte de niños, niñas y adolescentes, abogados y personas que comparezcan en calidad de partes en procesos judiciales. La información calificada como confidencial y reservada, de acuerdo con el inciso segundo del artículo 33 de la Ley, solo será accesible para los niños, niñas o adolescentes, los abogados que los representen, sus padres y/o madres, familia extensa o cuidadores que comparezcan en calidad de partes en tales procesos judiciales, previa solicitud al tribunal competente.
El contenido de la información a entregar se limitará a lo que disponga el tribunal, debiendo tacharse toda información sensible o confidencial anexa a aquella.
Párrafo 6°
Normas para la administración y funcionamiento del Sistema
Artículo 20.- De los responsables de la administración del Sistema integrado de información, seguimiento y monitoreo. El Servicio es el órgano encargado de la creación y administración del Sistema a que se refiere el presente reglamento, correspondiéndole, por tanto, el tratamiento de los datos e información contenida en aquel. Para estos efectos, el Servicio estará habilitado para recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de conformidad con lo dispuesto en la ley N° 19.628.
El tratamiento de los datos sensibles relativos a los niños, niñas y adolescentes deberá efectuarse adoptando las medidas de seguridad que correspondan y con estricta sujeción a lo previsto en los artículos 32, 33 y 33 bis de la Ley y en la ley N° 19.628.
Las acciones a que se refiere el primer inciso podrán ser desarrolladas directamente por el Servicio o a través de terceros, en los términos establecidos en el artículo 34 de la Ley. Se podrá encargar la provisión de un servicio determinado, debiendo establecerse por el Servicio contractualmente todos los resguardos necesarios para la ejecución de dicho contrato.
El Servicio será responsable de coordinar la gestión, desarrollo y mantención del Sistema, así como de la gestión de la información y el procesamiento de datos, prestando especial atención al cumplimiento de las normas y estándares de seguridad de la información, así como al cumplimiento de los estándares de calidad de la información y de las normas de confidencialidad, respectivamente, establecidas tanto en este reglamento como en los decretos supremos N° 83, de 2004, y N° 4, de 2020, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, o aquellas que las reemplacen y toda otra normativa aplicable.
Artículo 21.- Del control de cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento por parte de los colaboradores acreditados. Los colaboradores acreditados estarán obligados a cumplir las disposiciones de este reglamento, que le resulten aplicables, por el hecho de haber suscrito el o los convenios que se firmen con el Servicio para la ejecución de las líneas de acción establecidas en el artículo 18 de la Ley. El control de su cumplimiento será sujeto de supervisión y fiscalización por parte del Servicio. En caso de incumplimiento, se aplicarán las sanciones que correspondan de conformidad a lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley.
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
Artículo primero.- La implementación del Sistema al que alude el presente reglamento, comenzará a partir de la publicación de éste.
Artículo segundo.- Mientras no se encuentre completamente implementado el Sistema, el Servicio utilizará la plataforma tecnológica que administraba el Servicio Nacional de Menores, en su calidad de antecesor legal del Servicio, que contiene una base de datos que registra información de los proyectos en materia de protección, y de los niños, niñas y adolescentes atendidos por la red de atención del Servicio Nacional de Menores.
Anótese, tómese razón y publíquese.- GABRIEL BORIC FONT, Presidente de la República.- Jeanette Vega Morales, Ministra de Desarrollo Social y Familia.
Lo que comunico a Ud. para su conocimiento.- Yolanda Pizarro Carmona, Subsecretaria de la Niñez.