APRUEBA REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS DE AUDITORÍA POLICIAL DE LAS FUERZAS DE ORDEN Y SEGURIDAD PÚBLICA
Núm. 321.- Santiago, 10 de noviembre de 2022.
Vistos:
1. Lo dispuesto en la Constitución Política de la República, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado mediante el decreto con fuerza de ley Nº 100, de 2005, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.
2. La ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado mediante el decreto con fuerza de ley Nº 1-19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.
3. La ley Nº 18.961, Orgánica Constitucional de Carabineros de Chile.
4. El decreto ley Nº 2.460, de 1979, que Dicta ley orgánica de la Policía de Investigaciones de Chile.
5. Lo dispuesto en la ley Nº 20.502, que crea el Ministerio del Interior y Seguridad Pública y el Servicio Nacional para la Prevención y Rehabilitación del Consumo de Drogas y Alcohol, y modifica diversos cuerpos legales.
6. La ley Nº 21.427, que Moderniza la gestión institucional y fortalece la probidad y la transparencia en las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública.
7. La ley Nº 19.886, de Bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios.
8. El decreto supremo Nº 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que Aprueba reglamento de la ley Nº 19.886.
9. La resolución Nº 7, de 2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de toma de razón en las materias que indica.
Considerando:
1. Que, la Constitución Política de la República, en su artículo 8, establece que el ejercicio de las funciones públicas obliga a sus titulares a dar estricto cumplimiento al principio de probidad en todas sus actuaciones. Asimismo, consagra el principio de publicidad de los actos y resoluciones de los órganos del Estado, estableciendo que solo una ley de quórum calificado podrá establecer la reserva o secreto de aquellos que afectaren el debido cumplimiento de las funciones de dichos órganos, los derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el interés nacional.
2. Que, su artículo 32 Nº 6, establece que son atribuciones especiales del Presidente de la República, entre otras, el ejercer la potestad reglamentaria en todas aquellas materias que no sean propias del dominio legal, sin perjuicio de la facultad de dictar los demás reglamentos, decretos e instrucciones que crea convenientes para la ejecución de las leyes
3. Que, su artículo 101, inciso 2º, indica que las Fuerzas de Orden y Seguridad pública están integradas solo por Carabineros e Investigaciones, quienes constituyen la fuerza pública y existen para dar eficacia al derecho, garantizar el orden público y la seguridad pública interior, en la forma que lo determinen sus respectivas leyes orgánicas, y que dependen del Ministerio encargado de la Seguridad Pública.
4. Que, los artículos 13 de la ley Nº 18.575 y 3 de la ley Nº 20.285, consagran el principio de probidad administrativa en la función pública, la que deberá ser realizada con transparencia, de manera que permita y promueva el conocimiento de los procedimientos, contenidos y fundamentos de las decisiones que se adopten en el ejercicio de ella.
5. Que, el artículo 4 de la ley Nº 20.285, señala que las autoridades, cualquiera sea la denominación con que las designen la Constitución y las leyes, y los funcionarios de la Administración del Estado, deberán dar estricto cumplimiento al principio de transparencia de la función pública.
6. Que, el artículo 2, inciso 2º, de la ley Nº 20.502, señala que las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública dependen del Ministerio del Interior y Seguridad Pública.
7. Que, la ley Nº 21.427 tiene por objeto modernizar las instituciones policiales, y, particularmente, fortalecer sus estándares de transparencia y probidad, haciendo indispensable que las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública incorporen sistemas y protocolos modernos de estrategia y gestión operativa, debidamente transparentados, con miras a un control institucional, gubernamental y ciudadano, entreguen información accesible y veraz a las personas; dispongan de mecanismos de rendición de cuentas que permitan conocer y evaluar el cumplimiento de sus objetivos, planes y metas y cuenten con controles internos y externos que permitan perseguir y sancionar cualquier otra conducta alejada de los estándares de probidad, transparencia y el respeto irrestricto a los derechos humanos.
8. Que, el artículo 1 Nº 15 de la ley Nº 21.427, modifica la ley Nº 18.961, incorporando, entre otros un artículo 90 ter que crea un Comité de Auditoría Policial integrado por un representante de la Subsecretaría del Interior, un representante del Ministerio de Hacienda, y un oficial General de Carabineros de Chile. Asimismo, el inciso quinto de dicho artículo establece que el Ministerio del interior y Seguridad Pública deberá dictar un reglamento suscrito por el Ministerio de Hacienda que establecerá las funciones del Comité de Auditoría, y la forma en que las mismas serán cumplidas.
9. Que, el artículo 2 Nº 12 de la ley Nº 21.427, modifica el decreto ley Nº 2.460, de 1979, incorporando, entre otros, un artículo 25 bis el cual crea un Comité de Auditoría Policial, integrado por un representante de la Subsecretaría del Interior, un representante del Ministerio de Hacienda y un Prefecto General de la Policía de Investigaciones de Chile. Asimismo, el inciso quinto de dicho artículo establece que el Ministerio del Interior y Seguridad Pública deberá dictar un reglamento suscrito por el Ministerio de Hacienda que establecerá las funciones del Comité de Auditoría, y la forma en que las mismas serán cumplidas.
10. Por tanto, en virtud de mis potestades constitucionales y legales:
Decreto:
Apruébase el siguiente reglamento sobre los Comités de Auditoría Policial de las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública, creados por la ley Nº 21.427.
TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Creación de los Comités. Existirá un Comité de Auditoría Policial en Carabineros de Chile y uno en la Policía de Investigaciones de Chile (en adelante los Comités), de conformidad con lo establecido en los artículos 90 ter de la ley Nº 18.961 y 25 bis del decreto ley Nº 2.460, de 1979, respectivamente.
Artículo 2. Finalidad de los Comités. Los Comités tendrán por finalidad examinar los procedimientos establecidos en las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública y asesorar a las autoridades en materias de auditoría interna, control interno, transparencia y probidad administrativa en dichas instituciones policiales.
TÍTULO II
DE LAS ATRIBUCIONES, OBLIGACIONES E INTEGRACIÓN DE LOS COMITÉS
Artículo 3. Atribuciones y obligaciones de los Comités. Para el cumplimiento de sus finalidades, cada Comité de Auditoría Policial tendrá las siguientes atribuciones y obligaciones:
a) Coordinar, anualmente y a través de cada institución policial, la contratación de un servicio de auditoría externa, con la finalidad de evaluar, tanto el cumplimiento de la normativa legal vigente en las operaciones financieras y contables de la respectiva institución, como la eficiente asignación de los recursos destinados al ejercicio de sus funciones.
b) Determinar, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la celebración de su primera sesión ordinaria anual, las materias a auditar por el servicio de auditoría externa anual a que se refiere el Título V del presente reglamento; así como las condiciones de su contratación; su alcance y los plazos en que se ejecutará.
En el ejercicio de esta obligación, los Comités se coordinarán con el nivel de auditoría interna de la institución policial respectiva, con la Contraloría General de la República y con el Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, a objeto de requerir información respecto de hallazgos relevantes y no duplicar las materias ya auditadas, o cuya auditoría se ha planificado por parte de cualquier auditoría externa a la institución.
c) Informar a la Dirección General de la respectiva institución policial, las condiciones de contratación de cada auditoría externa anual, así como la o las materias que se revisarán; los objetivos del trabajo; su alcance y plazos, entre otros antecedentes que se estimen relevantes.
d) Evaluar los servicios de auditoría externa anual que se contraten en virtud del presente reglamento, sin perjuicio de las evaluaciones que correspondan en el marco de los respectivos procesos de contratación que se hayan llevado a cabo, a fin de analizar su correcto y eficiente desarrollo.
Para efectos de determinar los criterios de evaluación, los Comités podrán asesorarse por la Coordinación Técnica a que se refiere el artículo 8 del presente reglamento, o por otros organismos o entidades públicas con competencias o conocimientos en la materia.
El resultado de las evaluaciones será remitido por cada Comité a la Secretaría Administrativa a que se refiere el Título III del presente reglamento, para su registro y archivo, sin perjuicio de otras gestiones que estimen pertinente realizar en base a las evaluaciones efectuadas.
e) Analizar las eventuales debilidades del sistema de control interno de la respectiva institución policial, detectadas durante el desarrollo, y en los hallazgos, de las auditorías externas anuales que se realicen.
f) Elaborar, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la celebración de la sesión en que se haya dado cuenta del resultado de una auditoría externa anual realizada, un informe que contenga una evaluación técnica de aquella, así como recomendaciones y planes de acción con orientación de los equipos auditados el cual se remitirá, junto a los resultados de dicha auditoría, al Ministerio del Interior y Seguridad Pública; a la Dirección General de Carabineros de Chile o a la Dirección General de Policía de Investigaciones de Chile, según corresponda; a la Contraloría General de la República y a la Comisión Especial Mixta de Presupuestos del Congreso Nacional.
g) Supervisar el cumplimiento de los planes de acción dirigidos a subsanar y corregir las observaciones detectadas por cada auditoría externa anual que se contrate.
h) Elaborar informes con recomendaciones o propuestas de mejora de procesos financieros, contables, de control interno, transparencia o probidad administrativa, dirigidos a los organismos internos competentes en cada institución policial, a fin de evaluar tanto el cumplimiento de su normativa legal vigente en las operaciones financieras, como la eficiente asignación de recursos destinados al ejercicio de la función policial.
i) Requerir a la respectiva institución policial los informes que se consideren relevantes para el cumplimiento de las funciones encomendadas, los cuales deberán ser remitidos en un plazo no mayor a diez días hábiles de solicitados, en relación con las materias que se indiquen; en los formatos solicitados y con el nivel de detalle requerido.
En cualquier caso, dicho plazo podrá ser prorrogado por el Comité requirente una sola vez, previa solicitud de la respectiva institución policial, hasta por el mismo período de tiempo originalmente otorgado, de manera formal y en base a motivos debidamente fundados, los cuales se señalarán en el acto que autorice la respectiva prórroga.
En cumplimiento de lo dispuesto en el presente literal, los Comités y las instituciones policiales procurarán siempre realizar análisis o comparaciones entre la materia a informar y su relación con la planificación estratégica de desarrollo policial y de gestión operativa y administrativa de las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública que se encuentren vigentes.
j) Coordinar, anualmente y a través de la Subsecretaría del Interior, la capacitación de sus representantes, tanto titulares como reemplazantes, en materias de cumplimiento de la normativa legal vigente en las operaciones financieras, como la eficiente asignación de recursos destinados al ejercicio de la función policial, en base a un informe que elaborará cada Comité, en el cual se justifique la elección de la materia, modalidad y alcances de la respectiva capacitación.
k) Ejercer las demás funciones y atribuciones que a su respecto se establezcan en la ley Nº 21.427, y que surjan de la dictación de los reglamentos que en ella se establecen.
Artículo 4. Integrantes y competencia de los Comités. Los Comités estarán integrados por un representante de la Subsecretaría del Interior, un representante del Ministerio de Hacienda y un representante de Carabineros de Chile o la Policía de Investigaciones de Chile, según corresponda a cada Comité en conformidad con la ley. Los Comités llevarán a cabo sus atribuciones y obligaciones solo respecto de la institución policial que tenga representación en cada Comité.
El Comité de Auditoría de Carabineros de Chile contará con un representante de grado Oficial General, y el de la Policía de Investigaciones de Chile con un representante de grado Prefecto General.
Los representantes antes señalados serán designados por la autoridad superior del servicio al que representan, mediante acto administrativo que contenga el nombre, cargo y correo electrónico institucional del designado, debiendo ser funcionarios públicos o agentes públicos civiles de exclusiva confianza de la autoridad que los designa, entendiendo estos últimos como aquel personal civil de exclusiva confianza, contratado bajo la modalidad de honorarios a suma alzada en base a la habilitación legal de la glosa presupuestaria correspondiente.
En el mismo acto al que se refiere el inciso precedente, las autoridades designarán a un reemplazante del representante titular, quien cumplirá los mismos requisitos de designación del titular, y que ejercerá tales funciones en caso de que el titular se encuentre impedido de hacerlo.
Las designaciones antes señaladas, o sus eventuales modificaciones, serán comunicadas por el servicio respectivo a la Secretaría Administrativa a que se refiere el Título III del presente reglamento, mediante oficio, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la total tramitación del pertinente acto administrativo.
Solo los representantes titulares y sus reemplazantes, según corresponda, tendrán derecho a voto para la adopción de los acuerdos a que se refiere el artículo 14 del presente reglamento. No obstante, para la adopción de acuerdos relativos al cumplimiento de la obligación señalada en el artículo 3. letra b), del presente reglamento, el respectivo representante de las policías de cada Comité solo tendrá derecho a voz.
Artículo 5. Presidencia de los Comités. El cargo de Presidente de cada Comité será ejercido por el respectivo representante de la Subsecretaría del Interior, quien será el encargado de presidir y dirigir las sesiones.
Artículo 6. Conflicto de intereses, deberes de abstención y de reserva. Los representantes de cada Comité, así como los asesores a los que se refiere el artículo 12 del presente reglamento, previo a su primera participación en estos, deberán suscribir una declaración jurada en donde manifiesten no encontrarse sujetos a alguna causal de conflicto de interés en relación con sus funciones.
Si durante el ejercicio de sus respectivas funciones, hubiese un cambio de circunstancias que hiciera sobreviniente un eventual conflicto de interés o circunstancia que le reste imparcialidad, de conformidad con la ley, el afectado notificará oportunamente tal circunstancia a la autoridad que haya hecho la designación respectiva, para que ésta pueda evaluar la permanencia del afectado en el correspondiente Comité. No obstante, el afectado se abstendrá de ejercer labores relacionadas con el respectivo Comité mientras la autoridad que lo designó, ya sea como representante o como asesor, no se haya pronunciado formalmente sobre su permanencia.
Lo dispuesto en los incisos precedentes será aplicable tanto a las personas señaladas en el inciso primero, como a todas quienes participen en cualquier instancia que se relacione directa o indirectamente con las sesiones de cada Comité.
Si el afectado por un eventual conflicto de interés no ha sido designado por alguna autoridad en específico, la decisión respecto de su participación se adoptará mediante el mecanismo de votación a que se refiere el artículo 14 del presente reglamento.
En cualquier caso, todas las personas señaladas en los incisos precedentes deberán guardar la debida reserva respecto de las materias que tomen conocimiento en virtud del presente reglamento.
Artículo 7. Actuaciones no remuneradas. Ninguna de las personas que participen en los Comités, en la Secretaría Administrativa o en cualquier instancia que se relacione directa o indirectamente con sus sesiones, recibirá remuneración o estipendio adicional alguno por la ejecución de las labores que deba realizar en cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento.
TÍTULO III
DE LA SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Y DE LA COORDINACIÓN TÉCNICA DE LOS COMITÉS
Artículo 8. De la Secretaría Administrativa y la Coordinación Técnica. Los Comités contarán con la asistencia de una única Secretaría Administrativa, la que será común para ambos Comités.
Asimismo, los Comités contarán con la asesoría de una única Coordinación Técnica, la que será común para ambos Comités, ejercida por la jefatura de Auditoría Interna de la Subsecretaría del Interior, su subrogante o a quien ésta designe para tales efectos. La Coordinación Técnica asesorará permanentemente en materias propias de su competencia, realizando, además el debido seguimiento de los compromisos derivados de las recomendaciones y planes de acción elaborados por estos.
Artículo 9. Función y designación de la Secretaría Administrativa. La Secretaría Administrativa será el órgano de apoyo administrativo común para los Comités. La designación de sus integrantes, así como sus eventuales modificaciones, se realizarán mediante acto administrativo dictado por el Subsecretario del Interior, el cual será comunicado mediante oficio de dicha Subsecretaría a los representantes de cada Comité, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la total tramitación del acto administrativo respectivo.
En cumplimiento de sus funciones, la Secretaría Administrativa colaborará con el Presidente de cada Comité en sus labores, velando por su buen funcionamiento; citando a las sesiones; ocupándose de que sus representantes dispongan de la información necesaria para cada sesión; levantando una tabla de materias a tratar y un acta de cada sesión celebrada, así como otras materias que se le encarguen en el presente reglamento, sin perjuicio de aquellas adicionales que le sean encargadas por los presidentes de cada Comité.
TÍTULO IV
DE LAS SESIONES DE LOS COMITÉS
Artículo 10. Sesiones de los Comités. Las sesiones de cada Comité serán ordinarias o extraordinarias.
Las sesiones ordinarias se celebrarán de manera trimestral, debiendo cada Comité, para estos efectos, definir en su primera sesión ordinaria anual tanto el calendario de las sesiones para el resto del año, como el plan de capacitación que se llevará a cabo respecto de sus integrantes, en cumplimiento de la obligación establecida en el artículo 3, letra j), del presente reglamento.
En cualquier caso, la sesión ordinaria que corresponda celebrar luego de finalizada una auditoría externa anual, contratada en virtud del presente reglamento, deberá tener siempre por objeto, entre otros, el dar cuenta del resultado de la referida auditoría; a menos que dicho objeto haya sido tratado previamente en una sesión extraordinaria.
Las sesiones extraordinarias se celebrarán cada vez que así lo determine el Presidente de cada Comité, o la mayoría simple de sus representantes. En caso de empate, dirimirá el voto de cada Presidente
Las sesiones ordinarias y extraordinarias podrán celebrarse de manera presencial o telemática, según indique la Secretaría Administrativa en la respectiva citación, en base a lo decidido por el Presidente de cada Comité.
Para sesionar válidamente se requerirá la asistencia de la totalidad de los representantes titulares del respectivo Comité, o de sus reemplazantes señalados en el artículo 4 del presente reglamento.
Artículo 11. Citación a las sesiones. Las citaciones a las sesiones de cada Comité se efectuarán a través de la Secretaría Administrativa, mediante una comunicación enviada con, a lo menos, cinco días hábiles de anticipación a la fecha de la sesión respectiva.
No obstante, las citaciones a las sesiones extraordinarias se podrán efectuar con, a lo menos, un día hábil de anticipación a la fecha de la sesión respectiva.
Las citaciones deberán consignar la fecha y hora de la sesión, así como el lugar de su celebración o la forma en la que se podrá acceder al enlace de conexión, dependiendo de si se trata de una sesión presencial o telemática, respectivamente. Además, las citaciones incluirán una tabla de las materias a tratar, así como los antecedentes relacionados, en caso que corresponda.
El Presidente de cada Comité definirá el contenido de la tabla de las sesiones, sin perjuicio de que, solo respecto de las sesiones ordinarias, cualquier representante podrá sugerir a la Secretaría Administrativa la inclusión de otros temas para su análisis, con a lo menos dos días hábiles de anticipación a la realización de la respectiva sesión. Dichas sugerencias serán evaluadas por el Presidente de cada Comité, quien decidirá sobre su inclusión en la tabla respectiva. En caso de aceptarse una sugerencia, la Secretaría Administrativa enviará la tabla actualizada de la respectiva sesión ordinaria con a lo menos un día hábil de anticipación a su realización.
Sin perjuicio de lo anterior, cada Comité deberá tratar, conjunta o separadamente y al menos una vez al año, los siguientes temas en sus sesiones ordinarias, respecto de cada institución policial, desempeño de auditorías realizadas; evaluación de los recursos destinados al ejercicio de la función policial y sistema de integridad.
Artículo 12. Asesoría a representantes de los Comités. Cada representante de los Comités podrá asistir a las sesiones hasta con dos asesores, quienes deberán tener calidad de servidores públicos y solo tendrán derecho a voz. Asimismo, deberán poseer aptitudes, conocimientos o experiencia en las áreas de auditoría, gestión de riesgos, finanzas o control interno.
No obstante, al menos uno de dichos asesores deberá poseer experticia en las materias específicas que se tratarán en la respectiva sesión a la que asistan.
Cada representante de los Comités deberá informar a la Secretaría Administrativa, con al menos un día hábil de anticipación a la realización de cada sesión ordinaria, el nombre y cargo de los asesores que lo acompañarán a la respectiva sesión.
Artículo 13. Participación de especialistas o autoridades. Los Comités podrán invitar a las sesiones, solo con derecho a voz, a especialistas o autoridades públicas en materias de control, cumplimiento o auditoría, al objeto de contar con su asesoría en materias propias de su competencia.
Artículo 14. Adopción de acuerdos. Los acuerdos de cada Comité, ya sea en sesiones ordinarias o extraordinarias, serán adoptados mediante mayoría simple de sus representantes. En caso de empate, dirimirá el voto de su Presidente.
La Secretaría Administrativa hará seguimiento de los acuerdos que requieran la realización de actividades o gestiones para su debido cumplimiento, informando de su desarrollo, a lo menos, en cada sesión ordinaria posterior a su adopción y hasta su completa ejecución.
Artículo 15. De las actas de las sesiones. La Secretaría Administrativa enviará las actas de las sesiones a los representantes que hayan participado en ellas, para su revisión, observaciones y comentarios dentro del plazo que la propia Secretaría establezca, el cual no podrá ser inferior a dos ni superior a cinco días hábiles contados desde su envío.
Se entenderá aprobada el acta enviada en caso que no se formulen observaciones dentro del plazo otorgado, debiendo certificarse dicha situación por la Secretaría Administrativa, lo cual comunicará oportunamente. En caso de existir observaciones, se discutirán en la próxima sesión del respectivo Comité, para efectos de consensuar un texto definitivo del acta observada en dicha sesión.
Las actas contemplarán siempre, a lo menos, la fecha y hora de inicio y término de la sesión; la forma de su realización; la individualización de cada participante, considerando su nombre, cargo y correo electrónico; las principales materias tratadas; los acuerdos adoptados y la votación de cada representante ante tales acuerdos.
La Secretaría Administrativa elaborará las actas en formato electrónico. Excepcionalmente, podrá elaborar actas en formato papel, en cuyo caso se dejará constancia de las razones asociadas a su elaboración en este formato.
Artículo 16. Registro de actas. La Secretaría Administrativa registrará y almacenará las actas de las sesiones de cada Comité, debidamente suscritas por sus participantes.
En cualquier caso, las actas cuyo soporte sea en formato papel, deberán digitalizarse y registrarse por la Secretaría Administrativa, dentro del plazo de cinco días hábiles contados desde su total tramitación.
TÍTULO V
DE LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORÍA EXTERNA
Artículo 17. Normativa aplicable a la contratación. La contratación de los servicios de auditoría externa anual señalados en el artículo 3, letra a), del presente reglamento, se ajustarán a lo establecido en la ley Nº 19.886, su reglamento y a las demás normas complementarias aplicables.
Artículo 18. Deber de resguardo y reserva de la información. Los contratos o documentos que materialicen la adquisición de los referidos servicios de auditoría externa establecerán, entre otras regulaciones pertinentes, el deber de resguardo y reserva de la información a la que pudieren tener acceso los prestadores de dicho servicio.
Asimismo, los referidos contratos o documentos considerarán mecanismos para asegurar la independencia e imparcialidad requerida de los auditores externos, a fin de que cumplan con la debida prestación de los servicios contratados. Para ello se exigirá, a lo menos, la suscripción de declaraciones juradas que den fe de dichas circunstancias, así como el deber de notificar oportunamente cualquier cambio en la materia que haga necesaria su actualización.
De igual manera, se establecerán mecanismos para limitar la rotación de profesionales que el prestador de servicios de auditoría destine a la ejecución del contrato respectivo.
Artículo 19. Requisitos mínimos de la contratación. Las bases administrativas y técnicas que regulen el proceso de contratación de los referidos servicios de auditoría externa describirán, especialmente, el objetivo de cada auditoría; las responsabilidades del auditor externo y el tipo de auditoría requerida de conformidad con la ley.
Por su parte, las comisiones evaluadoras de las ofertas que se presenten en las licitaciones respectivas contemplarán, entre sus integrantes, a la jefatura de Auditoría Interna de la Subsecretaría del Interior, su subrogante o a quien ésta designe para tales efectos.
En cualquier caso, las bases y el contrato que se suscriba para estos efectos respetarán siempre las definiciones que cada Comité haya adoptado en sus respectivas sesiones, actas o comunicaciones oficiales, en relación con el cumplimiento de las obligaciones señaladas en el artículo 3 del presente reglamento.
Artículo 20. Informe de hallazgos relevantes. Los Jefes de Auditoría de las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública deberán informar a sus respectivos Comités de Auditoría Policial acerca de los principales hallazgos de auditoría interna de que tengan conocimiento, en materias relacionadas con las auditorías externas anuales que se lleven a cabo en su respectiva institución policial en virtud del presente reglamento, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de la total tramitación del contrato que se suscriba para tales efectos con el prestador de dichos servicios.
La información aportada en virtud del presente artículo considerará, entre otros antecedentes, la información de las matrices de riesgo institucionales; los hallazgos de auditorías internas y externas; los índices de control interno de la respectiva institución policial y, en general, cualquier antecedente que se considere relevante en la materia.
Artículo 21. Análisis y seguimiento de resultados de auditorías externas. Los Comités realizarán, al menos trimestralmente, el debido seguimiento de los procesos de auditorías externas anuales que se lleven a cabo en cada institución policial, debiendo resguardar las siguientes fases del proceso; definición y comunicación del programa de auditorio a quienes sean responsables del o de los procesos de revisión; entrega de información al equipo auditor; conocimiento y revisión de resultados de cada auditoría externa, en su respectivo informe; coordinación de la presentación de resultados de cada auditoría externa y su posterior difusión y coordinación del seguimiento de los compromisos derivados de los hallazgos de cada auditoría externa.
En virtud del seguimiento a que se refiere el inciso precedente, los Comités remitirán los resultados de los análisis que efectúen en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 3, letra e), del presente reglamento, a la respectiva institución policial, dentro de los diez días hábiles de efectuados, los cuales deberán realizarse al menos una vez respecto de cada auditoría externa anual que se realice.
Asimismo, y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 3, letra g) del presente reglamento, los Comités comunicarán a la respectiva institución policial cada vez que estimen que el cumplimiento de un plan de acción puede ser mejorado o corregido, efectuando las observaciones pertinentes al respecto.
TÍTULO VI
DE LA FICHA ESTADÍSTICA UNIFORME POLICIAL
Artículo 22. Sobre la Ficha Estadística Uniforme Policial. La Ficha Estadística Uniforme Policial (en adelante FEUP), es un informe de formato estandarizado, cuya finalidad es presentar antecedentes respecto de los estados financieros y contables de las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública en un periodo determinado.
Artículo 23. Elaboración de las FEUP. Dentro de los veinte días hábiles posteriores al término de cada trimestre, las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública elaborarán una FEUP que incluirá, a lo menos, información de las cuentas contables relativas a activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos; notas contables y hechos posteriores relevantes de la respectiva institución policial, de acuerdo con el formato previamente establecido por la Subsecretaría del Interior, el cual será enviado mediante oficio de dicha Subsecretaría a las instituciones policiales.
Las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública remitirán sus respectivas FEUP a la Subsecretaría del Interior, mediante oficio, dentro de los cinco días hábiles siguientes a su elaboración.
Para efectos de colaborar con las auditorías externas anuales señaladas en el artículo 3, letra a), del presente reglamento, las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública remitirán la información de sus FEUP que se relacione a dichas auditorías al auditor externo respectivo, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de la total tramitación del contrato que se suscriba para tales efectos. debiendo dejar registro de su recepción mediante un acta.
Artículo 24. Registro de las FEUP. Las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública mantendrán un registro físico, electrónico o digitalizado de las FEUP que elabore la respectiva institución policial.
Dicho registro, además, contendrá los requerimientos de información realizados por parte de los servicios de auditoría externa señalados en el artículo 3, letra a), del presente reglamento, así como sus respuestas y la singularización de los documentos que se hubieren acompañado en ellas.
En cualquier caso, las FEUP cuyo soporte sea en formato papel deberán digitalizarse y registrarse por las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública, dentro del plazo de cinco días hábiles contados desde su elaboración.
Artículo 25. Revisión de las FEUP. Los Comités revisarán. al menos trimestralmente, la información o formato del modelo de FEUP que se encuentre vigente, y acordarán junto a la Subsecretaria del Interior cualquier modificación.
La Subsecretaría del Interior comunicará mediante oficio a las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública las eventuales modificaciones que se realicen a las FEUP, dentro del plazo de cinco días hábiles de efectuada la respectiva modificación.
TÍTULO VII
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Artículo primero transitorio. El cumplimiento de las obligaciones contenidas en el artículo 3. letras a) y b), del presente reglamento, respecto de la primera contratación de servicios de auditorías externas para las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública, deberá realizarse, a más tardar, dentro de los seis meses siguientes a la publicación del presente reglamento en el Diario Oficial.
Artículo segundo transitorio. La primera designación de los representantes titulares y reemplazantes de los Comités de Auditoría Policial y de la Secretaría Administrativa a que se refieren el artículo 4, incisos tercero y cuarto, y el artículo 9, inciso primero, respectivamente, ambos del presente reglamento, deberá realizarse, a más tardar, dentro de los veinte días hábiles posteriores a su publicación en el Diario Oficial.
Artículo tercero transitorio. Tanto la primera sesión ordinaria que lleve a cabo cada Comité de Auditoría Policial, como el envío de la primera Ficha Estadística Uniforme Policial por parte de las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública a la Subsecretaría del Interior, deberán verificarse dentro de los treinta días corridos siguientes de la publicación del presente reglamento en el Diario Oficial.
Anótese, tómese razón, comuníquese y publíquese.- GABRIEL BORIC FONT, Presidente de la República.- Carolina Tohá Morales, Ministra del Interior y Seguridad Pública.- Mario Marcel Cullell, Ministro de Hacienda.
Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento.- Atentamente, Manuel Zacarías Monsalve Benavides, Subsecretario del Interior.