APRUEBA TEXTO DE LA INSTRUCCIÓN GENERAL DEL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA SOBRE DERIVACIÓN Y PRÓRROGA DEL PLAZO DE RESPUESTA A SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y DEROGA NORMAS QUE INDICA, DE LA INSTRUCCIÓN GENERAL Nº 10, DEL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, SOBRE EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
Núm. 590 exenta.- Santiago, 18 de diciembre de 2023.
Visto:
Lo dispuesto en el artículo 8º inciso segundo de la Constitución Política de la República; en el artículo 33 letra d) de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, la "Ley de Transparencia", aprobada por el artículo primero de la ley Nº 20.285, sobre acceso a la información pública; en el decreto Nº 13, de 2009, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia que aprueba el reglamento de la ley Nº 20.285, sobre Acceso a la Información Pública; en la ley Nº 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; en el decreto con fuerza de ley Nº 1-19.653, de 2001, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en la ley Nº 21.180 sobre transformación digital del Estado y su reglamento, y en la resolución exenta Nº 139, de 17 de junio de 2021, del Consejo, que aprobó la modificación del contrato de trabajo suscrito con don David Ibaceta Medina, designándolo Director General Titular de esta Corporación.
Considerando:
1. Que, el Consejo para la Transparencia -en adelante el Consejo-, ha sido creado por la Ley de Transparencia como una corporación autónoma de derecho público con personalidad jurídica y patrimonio propio, que tiene por objeto promover la transparencia de la función pública, fiscalizar el cumplimiento de las normas sobre transparencia y publicidad de la información de los órganos de la Administración del Estado, y garantizar el derecho de acceso a la información.
2. Que, conforme el artículo 5º de la Constitución Política de la República, el Consejo para la Transparencia tiene el deber de respetar y promover los derechos esenciales que emanan de la naturaleza humana, garantizados en la Constitución, así como por los tratados internacionales ratificados por Chile y que se encuentren vigentes. A su turno, la Constitución Política dispone, en el inciso segundo de su artículo 8º, la publicidad de los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen.
3. Que, en este contexto, el ejercicio del derecho de acceso a la información pública -que da concreción al deber de transparencia y publicidad de las actuaciones de los órganos del Estado-, se encuentra regulado en la Ley de Transparencia, principalmente en sus artículos 10 y siguientes; en el decreto Nº 13, de 2009, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia que aprueba el reglamento de la ley Nº 20.285, sobre Acceso a la Información Pública, y en la Instrucción General Nº 10, del Consejo para la Transparencia, sobre el procedimiento administrativo de acceso a la información.
4. Que, entre las disposiciones referidas al ejercicio del derecho de acceso a la información pública, se encuentra el artículo 13 de la Ley de Transparencia, el cual, en su inciso primero, regula la derivación de una solicitud de acceso a la información pública, en caso de que el órgano requerido no sea competente para ocuparse de esta o no posea los documentos solicitados.
5. Que, a su turno, el artículo 14 de la Ley de Transparencia señala el plazo máximo de respuesta que tiene el órgano requerido mediante una solicitud de acceso a la información, ya sea para entregar o denegar la entrega de la información solicitada. El inciso final de esta disposición contempla la posibilidad de una prórroga excepcional por diez días hábiles, cuando existan circunstancias que hagan difícil reunir la información solicitada, caso en que el órgano deberá comunicar al solicitante, antes del vencimiento del plazo, la prórroga y sus fundamentos.
6. Que, de la experiencia del Consejo para la Transparencia en el conocimiento y resolución de amparos al ejercicio del derecho de acceso a la información, así como en sus procesos de fiscalización, se ha podido identificar que en ocasiones los sujetos obligados han mal utilizado la derivación y/o la prórroga excepcional del plazo para dar respuesta a una solicitud de acceso.
7. Que, sobre el particular, en el marco de un proceso de fiscalización a Organismos de Gobierno Interior realizado en diciembre del año 2022 por la Unidad de Fiscalización del Consejo, se logró determinar que un alto número de organismos derivan solitudes de información al tiempo que utilizan la prórroga de requerimientos, en fechas cercanas o posteriores al vencimiento de las solicitudes de información realizadas. En ese sentido, cabe tener presente que la prórroga indicada en el artículo 14 de la Ley de Transparencia, obedece a una situación de excepcionalidad.
8. Que luego, el Consejo para la Transparencia elaboró en el año 2023, el "Estudio de derivación y prórrogas de solicitudes de acceso a la información pública", cuyos hallazgos exponen un fuerte aumento en la utilización de los instrumentos de derivación como de la prórroga, dentro del marco del procedimiento de acceso a la información pública.
9. Que, por último, este Consejo también ha observado que el entorpecimiento al ejercicio del derecho de acceso a la información pública ocurre con ocasión de la derivación de solicitudes de acceso al Archivo Nacional. Lo anterior, atendido el hecho que los órganos de la Administración del Estado no singularizan o describen de forma clara e inequívoca la información requerida, y su ubicación específica en los registros del Archivo Nacional, lo que dificulta la identificación de la información solicitada y, por tanto, conlleva la posibilidad de impactar negativamente en el ejercicio y goce del derecho fundamental de acceso a la información por parte de los ciudadanos, atentando contra el principio de facilitación y el de oportunidad, establecidos en la Ley de Transparencia.
10. Que, teniendo presente este escenario y, atendido el extensivo uso de ambos instrumentos por parte de los sujetos obligados, en el marco de la respuesta a las solicitudes de acceso a la información; en conformidad con lo dispuesto en los artículos 10 y siguientes de la Ley de Transparencia y con el propósito de requerir a los sujetos obligados que ajusten sus procedimientos a lo dispuesto en la Ley de Transparencia, este Consejo ha estimado necesario emitir una instrucción general sobre derivación y prórroga del plazo, que uniforme y precise los criterios esenciales en virtud de los cuales dichos instrumentos legales sean utilizados, a los cuales deberán ajustarse los sujetos obligados, en conformidad con lo dispuesto en los artículos 24 y siguientes de la Ley de Transparencia, sin perjuicio de la facultad privativa del Consejo Directivo de este Servicio para evaluar cada caso en su concreta dimensión.
11. Que, la presente instrucción establece los criterios que deberán implementar los sujetos obligados por la Ley de Transparencia, para determinar la procedencia de la derivación de una solicitud de acceso, así como para la comunicación de prórrogas del plazo, en el marco de la respuesta al requerimiento de acceso del solicitante.
12. Que, a la luz de lo expuesto, el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia en su sesión ordinaria Nº 1.402, de fecha 23 de noviembre de 2023; en ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 33, letra d), de la Ley de Transparencia, concerniente a la dictación de instrucciones generales para el cumplimiento de la legislación sobre transparencia y acceso a la información por parte de los órganos de la Administración del Estado y requerirles que estos ajustes sus procedimientos y sistemas a dicha legislación, acordó aprobar, por unanimidad, la Instrucción General sobre derivación y prórroga de plazo de respuesta a solicitudes de acceso a la información pública, que por este acto se sanciona:
Resuelvo:
Artículo primero: Apruébese la Instrucción General sobre Derivación y Prórroga del plazo de respuesta a Solicitudes de Acceso a la Información Pública, cuyo texto es el siguiente:
"INSTRUCCIÓN GENERAL SOBRE DERIVACIÓN Y PRÓRROGA DE PLAZO DE RESPUESTA A SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA"
TÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1°. Objetivo. Guiar la adecuada determinación de la procedencia de la derivación y de la prórroga del plazo en la gestión de una respuesta a una solicitud de acceso a la información pública, a través de la elaboración y sistematización de principios, etapas o pauta que especifiquen lo prescrito en los artículos 13 y 14 de la Ley de Transparencia.
Artículo 2°. Definiciones. Para efectos de esta instrucción general, se entenderá por:
a) Derivación: Acto administrativo mediante el cual un sujeto obligado receptor de una solicitud de acceso a la información pública, respecto de la cual y, en conformidad a la ley, no es competente para conocer de ella, remite aquella a uno o más órganos o entidades competentes, según lo dispuesto en la normativa vigente.
b) Prórroga: Extensión de carácter excepcional del plazo contenido en el artículo 14 de la Ley de Transparencia, por hasta diez días hábiles, fundada en la existencia de circunstancias que hagan difícil reunir la información requerida mediante una solicitud de acceso a la información pública.
c) Consejo: Consejo para la Transparencia.
d) Ley de Transparencia: Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, aprobada por el artículo primero de la ley Nº 20.285, sobre Acceso a la Información Pública.
e) Solicitud de Acceso a Información: Presentación efectuada en ejercicio del derecho que toda persona tiene a solicitar y recibir información de cualquier órgano de la Administración del Estado, en la forma dispuesta en los artículos 10 y siguientes de la Ley de Transparencia. Este derecho supone la obligación de los organismos públicos de responder a las solicitudes de información realizadas por las personas y hacer entrega de lo requerido, a menos que exista una causal de secreto o reserva estipulada por la Constitución y la ley.
f) Órgano receptor: Sujeto obligado que recibe una solicitud de acceso a la información y que luego procede a su derivación, total o parcialmente, en los términos señalados por la Ley de Transparencia y esta Instrucción General, ya sea que la hubiera recibido directamente de un solicitante de información, o bien, le hubiere sido derivada erróneamente, desde otro sujeto obligado. Solo tendrán el carácter de órganos receptores aquellos que deriven una solicitud de acceso.
g) Órgano competente: Órgano del Estado que recibe una solicitud de acceso a la información pública derivada de un órgano receptor, que, de acuerdo con la legislación nacional, tiene la facultad para resolver derechamente, dicha solicitud.
h) Reglamento: Decreto Nº 13, de 2009, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia.
i) Sujeto obligado: Los órganos o servicios de la Administración del Estado señalados en el inciso segundo del artículo 1º de la Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado está contenido en el decreto con fuerza de ley Nº1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, según lo establecido en el artículo 1º numeral 5. de la Ley de Transparencia y en el artículo 3º de la resolución exenta Nº 500, de 2022, del Consejo para la Transparencia que aprueba nuevo texto de la Instrucción General del Consejo para la Transparencia, sobre Transparencia Activa y deroga expresamente las Instrucciones Generales números 3, 4, 7, 8, 9 y 11, de este Consejo; así como también, todos aquellos definidos como tales conforme los criterios y decisiones acordadas por el Consejo Directivo en uso de las facultades contenidas en el artículo 33 de la Ley de Transparencia.
Artículo 3°. Ámbito de aplicación. Esta instrucción es obligatoria para la determinación de la procedencia de la derivación y/o prórroga de plazo para dar respuesta a una solicitud de acceso a la información, en el marco del ejercicio del derecho de acceso a la información pública, reguladas en los artículos 13 y 14 de Ley de Transparencia, respectivamente.
Artículo 4°. Derivación de una solicitud de acceso. Aquella regulada en el artículo 13 de la Ley de Transparencia. Es aquel acto administrativo, mediante el cual el sujeto obligado ante el que se presentó una solicitud de acceso remite, de manera inmediata dicha solicitud, a la autoridad que deba conocerla según el ordenamiento jurídico, en la medida que ésta sea posible de individualizar.
Artículo 5°. Prórroga del plazo para dar respuesta de una solicitud de acceso. Aquella regulada en el inciso final del artículo 14 de la Ley de Transparencia. Ésta consiste en una extensión de carácter excepcional de hasta diez días hábiles, del plazo de respuesta de veinte días impuesto a los sujetos obligados en el artículo 14 ya indicado. Esta prórroga se justifica únicamente en base a situaciones o hechos que supongan una dificultad en la reunión de los antecedentes por parte del sujeto obligado para el debido cumplimiento del requerimiento de información.
Artículo 6°. Marco de observancia de la presente instrucción general por parte del Consejo para la Transparencia. Los principios, etapas o pauta descritos en la presente instrucción general constituyen aquellos que el Consejo para la Transparencia considerará preferentemente:
a) Al tramitar los procedimientos administrativos especiales de amparo al ejercicio del derecho de acceso a la información pública, en los cuales se alegue la no entrega de la información solicitada por parte del órgano requerido, en aquellos casos en que el órgano requerido justifique la respuesta negativa de la respectiva solicitud de acceso, en base a su incompetencia para conocer de ella.
b) Al tramitar los procedimientos especiales de amparo al ejercicio del derecho de acceso a la información pública considerando el cómputo del plazo de respuesta del órgano, atendiendo a la procedencia de la prórroga del artículo 14 de la Ley de Transparencia.
c) En torno a cualquier acción de fiscalización u otra que se encuentre dentro de su ámbito de atribuciones conforme la Ley de Transparencia y que se vincule con la prórroga del plazo para responder y/o derivación de una solicitud de acceso a la información pública.
Con todo, el Consejo para la Transparencia, conforme sus facultades y atribuciones, siempre podrá en casos calificados, evaluar la procedencia de la prórroga y de la derivación de una solicitud de acceso a la información pública, en virtud de criterios diversos a los que constan en esta instrucción.
Artículo 7°. Aplicación de criterios y etapas o pauta por parte de los sujetos obligados. A contar de la entrada en vigencia de esta Instrucción General, los sujetos obligados deberán dar aplicación a los criterios y etapas o pautas de aplicación dispuestas en esta Instrucción. Para ello, deberán, según sea necesario, adaptar sus políticas, procesos y procedimientos internos para dar cumplimiento a esta instrucción.
Todo esto sin perjuicio de que, por razones que atiendan al caso concreto o del mismo sujeto obligado, debidamente justificadas y que consten en los documentos del procedimiento, puedan excepcionalmente aplicar ya sea la prórroga del plazo o la derivación, a partir de criterios o elementos diversos; todo lo cual, ante un posible amparo al derecho de acceso a la información, y/o proceso de fiscalización, será debidamente analizado y ponderado por el Consejo, conforme sus competencias, y en conformidad con lo dispuesto en la Ley de Transparencia y esta instrucción.
TÍTULO II
Procedencia de la derivación de una solicitud de acceso a la información pública
Artículo 8°: Principios. En la determinación de la procedencia de la derivación de una solicitud de acceso a la información pública se reconocen los siguientes principios:
a) Excepcionalidad: la derivación constituye una situación excepcional que se verificará en aquellos casos en que esté debidamente justificada, según las normas contenidas en la Ley de Transparencia y la presente Instrucción General. En aquellos casos en que la información solicitada obre en poder del órgano ante el cual se presentó dicha solicitud, éste debe entregarla al solicitante, como manifestación de los principios de celeridad, oportunidad y facilitación. Lo anterior, es sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso final del artículo 9º.
b) Celeridad: En conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley de Transparencia, el órgano receptor debe derivar de inmediato la solicitud de acceso a la información pública al órgano competente. Para estos efectos, se recomienda a los sujetos obligados que la derivación de una solicitud de acceso ocurra dentro del plazo máximo de cinco días hábiles siguientes a la recepción de la misma.
c) No distinción: En el evento que la información que se requiera en ejercicio del derecho de acceso a la información pública sea de competencia de más un sujeto obligado, el órgano receptor derivará a todos los órganos competentes.
Tratándose de solicitudes que se refieran a información que parcialmente se encuentra dentro del ámbito de sus competencias, funciones y atribuciones, el órgano dará respuesta en lo que corresponda, en conformidad a la ley, y derivará lo pertinente, según lo dispuesto en la Ley de Transparencia y en esta Instrucción General.
Artículo 9°. Examen de competencias, funciones y atribuciones efectuado por el órgano receptor.
Los sujetos obligados, al recibir una solicitud de acceso a la información, deberán analizar el ámbito de sus propias funciones y atribuciones conferidas por la Constitución y las leyes, con el objeto de determinar si es competente para dar respuesta a la respectiva solicitud, ordenando la entrega de la información requerida o bien, denegándola por alguna de las causales de secreto o reserva establecidas en la Constitución o la Ley de Transparencia.
El órgano receptor se entenderá competente, entre otros casos, cuando en ejercicio de sus funciones o atribuciones específicas, generó o debió generar la información solicitada; o bien cuando aquella hubiese sido elaborada por un tercero por su encargo del mismo receptor; o en aquellos casos en que la información obre en su poder.
No obstante obrar en poder del órgano receptor la información solicitada, este deberá derivar la solicitud al órgano que sea competente de acuerdo con el ordenamiento jurídico, en aquellos casos en que la entrega pudiere afectar el debido cumplimiento de las funciones de otro órgano del Estado.
Artículo 10. Oportunidad del examen de competencias, funciones y atribuciones y subsanación.
El examen de competencias, funciones y atribuciones deberá realizarse al momento de la recepción de la solicitud de acceso a la información pública.
Si la solicitud de información no cumple con los requisitos legales, el órgano receptor requerirá al solicitante, la subsanación de la misma, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley de Transparencia, de modo tal que una vez subsanada la solicitud respectiva, se proceda a aplicar las reglas establecidas en el artículo siguiente.
Artículo 11. Determinación de la procedencia de la derivación de una solicitud de acceso a la información pública. Con el objeto de determinar y evaluar la existencia de antecedentes que justifiquen la procedencia de la derivación por incompetencia del órgano receptor, los sujetos obligados deberán actuar, teniendo en consideración lo dispuesto en los artículos 9º y 10 de esta Instrucción General, de acuerdo con las siguientes reglas:
1. Determinar si la información solicitada obra o no en poder del órgano receptor.
Con ese fin, el órgano deberá realizar acciones de búsqueda exhaustiva de la información solicitada.
2. En caso de que la información obre en poder de éste, y de no operar la excepción prescrita en el inciso final del artículo 9º, el órgano receptor proseguirá con la tramitación del procedimiento administrativo de acceso a la información pública, en conformidad con lo dispuesto en la Ley de Transparencia, y en la Instrucción General Nº10, del Consejo para la Transparencia.
3. En caso de que la información obre en poder de éste y, sin embargo, sea aplicable lo establecido en el inciso final del artículo 9º, se procederá según las reglas descritas en el numeral 4.2.1.
4. En el evento que la información no obre en poder del órgano receptor, se deberá atender a las siguientes reglas:
4.1. Si la información requerida no obra en poder del órgano receptor y éste es competente para dar respuesta a ella, en conformidad con la ley y según el examen indicado en el artículo 9º de esta Instrucción, deberá determinar si existe o no un acto que haya dispuesto la expurgación de los documentos pedido. Lo anterior, en conformidad con lo dispuesto en el punto 2.3. de la Instrucción General Nº10, del Consejo para la Transparencia.
4.2. Si la información requerida no obra en poder del órgano receptor y éste es incompetente para dar respuesta a ella, en conformidad con la ley y según el examen indicado en el artículo 9º de esta Instrucción, deberá atenderse a las siguientes reglas:
4.2.1 Es posible identificar al o los órganos competentes: se derivará la solicitud, en conformidad con lo dispuesto en los artículos 12 y siguientes de esta Instrucción.
4.2.2. No es posible identificar al o los órganos competentes: el órgano receptor comunicará dicha circunstancia al solicitante, y se dará por terminado el procedimiento administrativo de acceso a la información pública.
Artículo 12. Procedimiento de derivación de una solicitud de acceso a la información pública. Plazo y fundamentación.
Cuando, en conformidad con lo dispuesto en el numeral 4.2.1. del artículo anterior, sea posible identificar al o los órganos competentes, el órgano receptor deberá derivar inmediatamente la solicitud de acceso a la información pública al órgano competente e informar al solicitante de dicha situación.
Para estos efectos, se recomienda a los sujetos obligados que la derivación de una solicitud de acceso ocurra dentro del plazo de cinco días hábiles siguientes a la recepción de la misma.
El acto administrativo de derivación deberá ser fundado, exponiendo a lo menos, los principales elementos del examen de competencias que realice a estos efectos, según lo dispuesto en el artículo 9º de esta Instrucción. Asimismo, en la comunicación que al efecto se efectúe al solicitante deberá contenerse dicha fundamentación.
El acto administrativo de derivación deberá indicar claramente el o los órganos a los cuales se deriva la solicitud de información y la fecha en que ello se efectúa.
Se considerará una buena práctica indicar el nombre del encargado de transparencia del órgano al que se deriva la solicitud de acceso.
Artículo 13. Registro, notificación y cierre del proceso de Derivación en el órgano receptor. El órgano receptor deberá:
a) Registrar en su sistema de gestión de solicitudes de acceso a la información: el órgano competente al cual deriva la solicitud y el motivo por el cual deriva a dicho órgano. De tratarse de más de una derivación, deberá dejar constancia respecto de cada órgano.
b) Notificar al organismo competente remitiéndole: el acto administrativo mediante el cual deriva la solicitud de información; copia del acuse de recibo o formulario de solicitud de información recibido, y medio de notificación, formatos y forma de entrega que el solicitante ha indicado.
c) Notificar al solicitante el acto administrativo de la derivación realizada remitiéndolo a la casilla electrónica o correo postal que el solicitante indicó como medio de notificación en su solicitud de acceso a la información pública.
d) Registrar en el sistema de gestión de solicitudes la evidencia de las referidas notificaciones efectuadas tanto al órgano competente, como al solicitante.
e) Registrar el cierre o la finalización de la solicitud de acceso a la información en el sistema.
Artículo 14. Recepción de la Derivación en el órgano competente y notificación del hecho al solicitante.
El órgano competente deberá:
a) Registrar una nueva solicitud de acceso en su sistema de gestión de solicitudes de información con todos los datos entregados por el solicitante, a saber, nombres; apellidos; correo electrónico y/o dirección; forma de notificación; apoderado, de corresponder; texto de la solicitud, y, la forma y formato de entrega que se hubiere indicado.
b) Registrar en las observaciones, el código de solicitud de acceso informada por el órgano receptor e indicación del órgano desde el cual le fue derivada.
c) Dar cuenta al solicitante del hecho de haber recibido la solicitud de parte del órgano receptor mediante el envío de un acuse de recibo al correo electrónico del solicitante o en la forma en la cual el solicitante pidió ser notificado.
Artículo 15. Observancia de los principios de oportunidad y de facilitación.
De acuerdo con los principios contenidos en la Ley de Transparencia, aquellos de general aplicación a los procedimientos administrativos y los que se indican en el artículo 8º de la presente Instrucción General, los sujetos obligados deben actuar con oportunidad, evitando prácticas dilatorias y tramitando la solicitud con máxima celeridad.
En atención a lo anterior, se entienden como dilatorias, y contrarias a los principios de oportunidad y celeridad, entre otras, las siguientes prácticas:
a) Múltiples derivaciones, con especial atención en aquellos casos en los que el órgano al cual se derivó la solicitud devuelva ésta al órgano receptor.
b) Derivaciones realizadas a órganos sin competencia en la materia y/o que no tengan en su poder la información solicitada.
c) Derivaciones entre unidades u órganos internos de un mismo sujeto obligado, aunque éstos ejerzan facultades desconcentradas.
d) Falta de notificación o por una notificación defectuosa en el acto de derivación al órgano competente.
Para efectos de la presente instrucción, se entenderá por notificación defectuosa aquella en que el órgano receptor intente comunicar al órgano competente, y sin embargo ella no se produzca por un error de hecho del mismo órgano receptor, como, por ejemplo, por una mala transcripción del correo electrónico del órgano competente en el acto de envío de dicha comunicación, o, cuando no se reintentó una notificación que hubiese resultado fallida en un principio.
e) Derivación inmediata, sin realizar un examen de las competencias del órgano receptor.
f) Ausencia de derivación, procediendo ésta.
Artículo 16. Otras circunstancias entorpecedoras. Asimismo, se considerarán como entorpecedoras, y contrarias al principio de facilitación, en el marco de una derivación, entre otras, las siguientes prácticas:
a) Exigir subsanación sin concurrir los requisitos legales para ello, como puede ser el caso en que se requiera al solicitante exponer los motivos por los que se presentó la solicitud ante dicho órgano, en caso de que el órgano ante el que se presentó la solicitud determine que no es competente.
b) Falta de notificación o notificación defectuosa de la comunicación de la derivación al solicitante.
c) Dificultades para que el solicitante conozca el estado de tramitación de su solicitud de acceso a la información pública y/o que la información sobre seguimiento disponible no se encuentre actualizada.
Artículo 17. Capacitación en materia de organización de la Administración del Estado.
Para la correcta determinación de la procedencia de la derivación en el procedimiento de derecho de acceso a la información pública, se recomienda capacitar a los funcionarios encargados del cumplimiento de la Ley de Transparencia, en materia de organización administrativa del Estado, de modo que puedan identificar con mayor facilidad y precisión a los órganos competentes.
TÍTULO III
Requisitos para la procedencia de la prórroga del plazo de respuesta de una solicitud de acceso y sus elementos
Artículo 18. Requisitos para la procedencia de la prórroga del plazo legal para dar respuesta a una solicitud de acceso.
El artículo 14 de la Ley de Transparencia dispone que los sujetos obligados deben pronunciarse sobre la solicitud de acceso en un plazo máximo de veinte días hábiles, contados desde la recepción de aquella, ya sea entregando total o parcialmente la información solicitada, o denegándola.
Este plazo podrá ser prorrogado excepcionalmente por hasta diez días hábiles, cuando existan circunstancias que hagan difícil reunir la información solicitada. En este caso, el órgano requerido deberá comunicar al solicitante, antes del vencimiento del plazo, la prórroga y sus fundamentos.
En virtud de dicha disposición, la prórroga excepcional del plazo para dar respuesta a una solicitud de acceso presenta las siguientes características:
a) Tiene como única finalidad, reunir los antecedentes requeridos en ésta, en aquellos casos que su recopilación suponga una dificultad para el órgano receptor.
b) Debe ser justificada, lo que significa que el órgano deberá exponer los motivos que sustentan la extensión del plazo de respuesta, indicando las dificultades que supone la respuesta a la solicitud. No se considera justificación suficiente la sola referencia al artículo 14 de la Ley de Transparencia.
c) Es un plazo máximo de diez días hábiles, por lo que puede considerarse una prórroga por un plazo menor.
d) Solo será admisible la prórroga por una vez, cumpliendo con los requisitos legales y los que se señalan en esta Instrucción.
Artículo 19. Circunstancias dificultosas. Conforme lo señalado en el artículo precedente, se considerará que existen circunstancias que dificultan la recopilación de la información solicitada, por ejemplo, en los siguientes casos:
a) Cuando la información tenga una larga data y deba ser ubicada y recuperada desde archivos físicos no digitalizados.
b) Cuando el volumen o cantidad de documentos o formatos solicitados exija invertir varios días en la recopilación de la misma.
c) Cuando la información solicitada deba ser recabada desde diversas oficinas del órgano, desde lugares de difícil acceso y/o reordenada en función de los criterios definidos por el solicitante.
Artículo 20. Observancia de los principios de oportunidad y facilitación.
En el marco de la determinación de la procedencia de una prórroga de plazo, se identifican como dilatorias, y contrarias al principio de oportunidad, entre otras, las siguientes prácticas:
a) Comunicar al solicitante la prórroga del plazo establecido en el artículo 14 de la Ley de Transparencia, en un período próximo a finalizar el plazo de 20 días hábiles, sin que se justifique con claridad la necesidad de la extensión del plazo.
b) Prórrogas que no cumplen con los requisitos legales del artículo 14 de la Ley de Transparencia.
c) Falta de notificación o notificación defectuosa de la prórroga al solicitante. Se entenderá como defectuosa aquella prórroga que no indica claramente la fecha de inicio de aquella y su término.
Por su parte, se considerará como una práctica entorpecedora, y contraria al principio de facilitación, la utilización de métodos de registro del acto administrativo que complejicen al solicitante el acceso al conocimiento del estado en que se encuentra el procedimiento de acceso a la información pública.
Artículo 21. Registro del procedimiento de prórroga de plazo.
El órgano que prorroga el plazo de respuesta a una solicitud de acceso deberá dejar registro de ello en las respectivas plataformas digitales en las que gestiona sus solicitudes de acceso, indicando la fecha de inicio y término de la misma y sus fundamentos. Se recomienda el uso de plataformas digitales ya puestas a disposición para los sujetos obligados por la Ley de Transparencia.
TÍTULO IV
Sobre la derivación de una solicitud de acceso al Archivo Nacional
Artículo 22. Procedimiento de derivación de una solicitud de acceso al Archivo Nacional.
El órgano receptor que, en cumplimiento de las disposiciones legales contenidas en el decreto con fuerza de ley Nº 5.200, de 1929, del Ministerio de Educación Pública, sobre Instituciones Nacionales Patrimoniales dependientes del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, hubiere remitido al Archivo Nacional la información requerida por una solicitud de acceso, deberá atender a las siguientes reglas previo a su derivación a dicho servicio:
a) Se deberá constatar que efectivamente se haya remitido la información de que se trate al Archivo Nacional, mediante una transferencia documental, en conformidad a la ley.
b) Solo en caso de haberse verificado dicha circunstancia, se procederá a derivar la solicitud de acceso a la información al Archivo Nacional, según lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley de Transparencia y en la presente Instrucción General.
c) Sin embargo, en cumplimiento de los principios de facilitación y oportunidad, y para efectos de que el Archivo Nacional pueda dar una respuesta satisfactoria al solicitante, el órgano receptor deberá indicar expresamente a este último en su derivación, y con la suficiente claridad, en conformidad con las normas archivísticas aplicables: (i) el año de la transferencia, (ii) el volumen, (iii) tipo documental (serie), (iv) número de documento y (v) año de creación.
La derivación de una solicitud de acceso a la información sin considerar los antecedentes o denominaciones que permitan y posibiliten al Archivo Nacional identificar con precisión la información de que se trata, constituye un obstáculo para que el solicitante acceda en forma oportuna a ella, y -cuando sea procedente- puede constituir una denegación infundada al acceso a la información por parte del órgano requerido inicialmente, en conformidad con lo dispuesto en el artículo 45 de la Ley de Transparencia, situación que facultará a esta Corporación a instruir un procedimiento administrativo sancionatorio, para verificar las responsabilidades asociadas a dicha infracción, y aplicar las sanciones que correspondan.
TÍTULO V
Disposiciones finales
Artículo 23. Gestión documental. La deficiente o inadecuada implementación de políticas y procedimientos de gestión documental y de manejo de archivos o de registros en sistemas informáticos por parte de los sujetos obligados, no constituye, de por sí:
a) Circunstancia para limitar, restringir, o excusarse de cumplir con los principios obligaciones establecidas en la Ley de Transparencia y de los preceptos de la presente Instrucción General.
b) Fundamento para la procedencia de la prórroga del plazo o derivación de la solicitud de acceso.
Conforme con lo anterior, se recomienda que los sujetos obligados adopten e implementen medidas de gestión documental, para garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública.
Artículo 24. Coordinación con el Consejo. Los sujetos obligados podrán enviar sus dudas o inquietudes al Consejo para la Transparencia a través de la dirección contacto@consejotransparencia.cl. Se recomienda, además, visitar la sección de preguntas frecuentes y demás documentación del sitio web del Consejo.
Artículo 25. Vigencia. La presente instrucción general comenzará a regir el día 1 de abril del año 2024.".
Artículo segundo. Deróganse los numerales 2.1 y 6.2 de la Instrucción General Nº 10, sobre el procedimiento administrativo de acceso a la información, del año 2011, del Consejo para la Transparencia, a contar de la entrada en vigencia de la instrucción general que se aprueba mediante la presente resolución.
Artículo tercero: Publíquese en el Diario Oficial y en el sitio electrónico de transparencia activa del Consejo para la Transparencia, en los apartados "Actos y documentos publicados en el Diario Oficial" y "Actos y resoluciones que tengan efectos sobre terceros".
Artículo cuarto: Notifíquese electrónicamente la presente resolución, mediante copia digital, a los órganos o servicios obligados bajo la Ley de Transparencia, a los integrantes del Consejo Directivo, al cuerpo directivo del Servicio, y al jefe de la Unidad de Normativa y Regulación del Consejo para la Transparencia.
Anótese, notifíquese, publíquese y archívese.- David Ibaceta Medina, Director General, Consejo para la Transparencia.