Artículo 19.- Expediente. El Proceso de Consulta deberá constar en un expediente escrito, que llevará y mantendrá el órgano responsable, en el que se incorporará un registro de todas las actuaciones llevadas a cabo en cada una de las etapas del proceso, tales como la documentación que dé cuenta de la difusión de la información del proceso; el registro audiovisual de las reuniones sostenidas; y, las actas de las reuniones convocadas, las que deberán dar cuenta de los asistentes y la forma de invitación de los convocados, así como los documentos presentados por las instituciones representativas del Pueblo Tribal Afrodescendiente Chileno y por otros órganos públicos, con expresión de la fecha de su recepción. Asimismo, se incorporarán las actuaciones, los documentos y resoluciones que el órgano responsable remita a las instituciones representativas del Pueblo Tribal Afrodescendiente Chileno, a los órganos públicos y las notificaciones o comunicaciones que se realicen.

    En caso de negativa o abstención de participar de los consultados, deberán quedar registradas en el expediente las actuaciones que den cuenta de esta situación, debiendo evaluarse dicha negativa o abstención al momento de dictar la medida, una vez terminado el Proceso de Consulta.

    Cualquier institución representativa del Pueblo Tribal Afrodescendiente Chileno afectada directamente por la medida en Proceso de Consulta se podrá hacer parte de dicho proceso en cualquier tiempo, pero respetando lo obrado con anterioridad.

    Asimismo, al término del Proceso de Consulta, el expediente deberá contener el informe final, el que deberá dar cuenta de la realización del Proceso de Consulta en sus distintas etapas.