DEL SUBDEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
NOTA
El numeral 8 del artículo uno de la Resolución 99 Exenta, Educación, publicada el 02.08.2025, dispone reemplazar la singularización del párrafo 5 del título primero de la Tercera parte de la presente norma por párrafo 4, sin embargo, nada dice respecto al párrafo 4 anterior, quedando en su texto dos párrafos 4 con idéntica numeración.
El numeral 8 del artículo uno de la Resolución 99 Exenta, Educación, publicada el 02.08.2025, dispone reemplazar la singularización del párrafo 5 del título primero de la Tercera parte de la presente norma por párrafo 4, sin embargo, nada dice respecto al párrafo 4 anterior, quedando en su texto dos párrafos 4 con idéntica numeración.
Artículo 18. El Subdepartamento de Gestión Documental tendrá las siguientes funciones:
a) Establecer los procesos de gestión documental en el Centro de Documentación y las oficinas de partes de Fonasa y otros procesos vinculados.
b) Garantizar la operatividad de la tramitación de la documentación del servicio.
c) Notificar y despachar de oportuna y correctamente toda la documentación que ingresa y egresa de Fonasa a través de las vías encargadas para esto.
d) Liderar las acciones y planes relativos al desarrollo del proceso de Gestión Documental.
e) Procurar la infraestructura tecnológica adecuada para permitir el adecuado flujo de información.
f) Velar por el adecuado soporte técnico para el uso de las plataformas Cero Papel, Docdigital y otras plataformas que estén conectadas con el proceso de Gestión Documental.
g) Administrar el funcionamiento del Centro de documentación y de la Oficina de partes para el correcto registro de la información que ingresa y egresa a Fonasa a nivel nacional.
h) Recibir, digitalizar, registrar, tramitar, despachar oportunamente, archivar correlativamente, derivar y mantener disponible la documentación oficial que ingresa y egresa de Fonasa a nivel nacional.
i) Asegurar que se cumpla la normativa actual respecto del registro, acceso, mantenimiento, archivo y derivación de la correspondencia que ingresa y egresa a Fonasa.
j) Visar el registro y control de la numeración correlativa de los documentos que ingresan y egresan del Servicio.
k) Verificar la digitalización de todos los documentos tales como oficios, resoluciones, notificaciones, cartas y otros documentos que ingresen por ventanilla.
l) Realizar la adecuada conservación y manejo de la documentación que se conserva en dependencias del Centro de Documentación y de la Oficina de Partes, según la Circular 342 de 1979 del Archivo Nacional.
m) Conservar y restaurar la documentación histórica de Fonasa.
n) Restaurar la documentación dañada y/o deteriorada.
o) Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, y otros de las dependencias del archivo estén en perfecto estado.
p) Supervisar el proceso de expurgo (descarte) de documentos que se lleven a cabo en Fonasa.
Artículo 19. El Subdepartamento de Gestión Documental tendrá dos unidades operativas bajo su dependencia:
I. Centro de Documentación.
II. Oficina de Partes.
Artículo 20. El Centro de Documentación es la unidad de información que reúne, gestiona y distribuye la documentación producida por la Institución respecto de todas las áreas de conocimiento que abarca el quehacer de Fonasa. Sus funciones son las siguientes:
a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la documentación e información que maneja el Centro de Documentación.
b) Analizar, indizar y recuperar la información contenida en los documentos que se reciben y generan de Fonasa.
c) Mantener y custodiar la documentación generada por el servicio.
d) Digitalizar y mantener un repositorio de documentos que ingresan y se despachan por la Oficina de Partes.
e) Mantener un repositorio de documentos y actos administrativos de Fonasa.
f) Ofrecer servicios a usuarios (internos y externos) según protocolo establecido (Ley N°19.880 y N°20.285).
g) Ser contraparte de ChileAtiende, para efectos de la actualización de las fichas de trámites y de las consultas en línea.
h) Vigilar el cumplimiento de la normativa de transferencia de documentos oficiales, de acuerdo a lo establecido en el DFL N°5.200, de 1929; Eliminación de documentos de acuerdo a lo establecido en la Circular N°28.704, de 1981, de la Contraloría General de la República.
i) Liderar el diseño e implementación de sistemas de información que permitan una correcta trazabilidad de la documentación oficial en su ciclo de vida.
j) Gestionar procesos de almacenamiento externo y expurgo de la documentación histórica de Fonasa.
Artículo 21. La Oficina de Partes es la unidad de información que lleva el registro y derivaciones de toda la documentación que ingresa y despacha la institución, en formato papel o electrónico. Sus funciones serán las siguientes:
a) Recibir, registrar y distribuir, de forma física y electrónica, toda la documentación oficial que ingrese y egrese de Fonasa.
b) Recibir, registrar, y despachar la documentación emanada de Fonasa.
c) Numerar todos los actos administrativos que emanen del servicio.
d) Velar por la agilidad del sistema a su cargo y por la seguridad y resguardo de los documentos que transmita.
e) Proponer mecanismos que permitan optimizar la tramitación de correspondencia interna y externa.
f) Administración del envío de correspondencia que emane del Servicio y que se vincule a la Oficina de Partes.