CREA COMISION DE SELECCION PARA LOS EFECTOS DE DESCARTE DE DOCUMENTOS OFICIALES
Núm. 721.- Santiago, 24 de Enero de 1980.- Considerado:
Que la documentación generada por los órganos del Estado debe ser custodiada con el máximo celo posible, atendiendo a su triple carácter de fuente histórica, de prueba de derechos del Estado y de los ciudadanos y de elemento de planificación y formulación de políticas.
Que existen documentos que no cumplen con ninguno de los objetivos señalados anteriormente, y que pueden ser eliminados.
Que tal eliminación debe realizarse en forma que dé garantías de seriedad científica, y
Visto: Lo dispuesto en los decretos leyes Nº 1 y 128, de 1973; 527, de 1974; D.F.L. Nº 5.200 de 1929; decreto supremo de Educación número 14.735, de 1962, y en el artículo 72, Nº 2, de la Constitución Política del Estado,
Decreto:
Artículo 1º- Créase una Comisión de Selección de Documentación de Descarte, que propondrá el Ministro de Educación las normas por las cuales se podrá eliminar o desechar la documentación oficial o parte de ella que debe ingresar al Archivo Nacional.
Artículo 2º- La Comisión mencionada en el artículo anterior estará formada por las siguientes personas:
a) El Conservador del Archivo Nacional, quien la presidirá.
b) Un miembro de número de la Academia de la Historia, y designado por ésta.
c) Un profesor universitario de Historia Jurídica o de Derecho Histórico, nombrado por el Ministro de Educación Pública.
d) El Jefe de la Oficina de Partes, Archivos y Microfilms del Ministerio de Educación Pública.
e) Un representante de la Comisión Nacional de Reforma Administrativa, designado por su Presidente.
f) Un funcionario del Archivo Nacional, designado por el Director de Bibliotecas, Archivos y Museos.
Artículo 3º- La Comisión sesionará los días y horas que determine internamente.
El quórum para sesionar será de cuatro miembros; los acuerdos se adoptarán por mayoría absoluta, y para el caso de empate, decidirá el voto del Presidente.
Actuará como Secretario de la Comisión un funcionario del Archivo Nacional, designado por el Director de Bibliotecas, Archivos y Museos, quien tendrá solamente derecho a voz.
Artículo 4º- La Comisión tendrá un plazo de seis (6) meses, contados desde la fecha de publicación del presente decreto, para formular las proposiciones al Ministro de Educación Pública.
Para estos efectos, previamente deberá oir al encargado del Archivo del Ministerio del Interior, en lo que se refiere a documentación emanada de los servicios de su dependencia.
Artículo 5º- Para la documentación de igual tipo o clase de los distintos organismos de Estado, se propondrán normas comunes oyendo a los encargados de las respectivas Oficinas de Archivo, cuando se considere conveniente.
Artículo 6º- La Comisión además coordinará el cumplimiento de las normas que sean aprobadas por el Ministro de Educación Pública y la eliminación de documentos.
Se deberá dejar constancia a los documentos eliminados en un acta que será firmada por el Conservador del Archivo Nacional, y por el encargado del Archivo respectivo, quedando el original en poder del Conservador del Archivo Nacional y una copia en poder del organismo correspondiente.
Artículo 7º- En ningún caso podrá ser objeto de eliminación los registros notariales y conservatorios de bienes raíces y de minas, como tampoco los expedientes judiciales ni los libros copiadores de sentencias.
Artículo 8º- Derógase la letra g) del artículo 3º del decreto supremo de Educación Nº 14.735, de 1962, Reglamento para el Archivo Nacional.
Anótese, tómese razón y publíquese.- AUGUSTO PINOCHET UGARTE, General de Ejército, Presidente de la República.- Alfredo Prieto Bafalluy, Ministro de Educación Pública.
Lo que transcribo a usted para su conocimiento.- Saluda a usted.- Silvia Peña Morales, Subsecretario de Educación Pública.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Departamento Jurídico
Cursa con alcances decreto 721, de 1980, del Ministerio de Educación Pública
Nº 9.422.- Santiago, 28 de Febrero de 1980 La Contraloría General ha tomado razón del documento del epígrafe, mediante el cual se crea una comisión encargada de proponer al Ministro de Educación Publica las normas que regularán la eliminación o desecho del todo o parte de la documentación oficial que ingresa al Archivo Nacional.
Sin embargo, cumple con precisar que atendido que el artículo 14º, del D.F.L. número 5.200, de 1929, Ley Orgánica de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, señala taxativamente los documentos que deben ingresar al Archivo Nacional, las proposiciones de la comisión y la normativa que en definitiva se apruebe deberán ajustarse a los términos de la citada disposición, y que tan sólo en virtud de una modificación legal expresa, que así la autorice, será procedente destruir esa documentación.
Por otra parte, cabe indicar que tampoco es posible eliminar los documentos a que se refieren los artículos 14º y 21º de la ley 10.336, de 1964, sin la intervención o autorización previa del Contralor General de República.
Con los alcances que anteceden, esta Entidad Fiscalizadora ha dado curso al decreto de rubro.
Dios guarde a US.- Miguel Solar Mandiola, Contralor General subrogante.
Al señor Ministro de Educación Pública Presente.