APRUEBA ORDENANZA QUE REGLAMENTA LICITACIONES, CONTRATOS Y ADQUISICIONES
D e c r e t o:
Apruébase la Ordenanza que reglamenta las licitaciones, contratos y adquisiciones de la Municipalidad de Maullín
B.- REGLAMENTO DE ADQUISICIONES
Artículo 1º: El presente reglamento regula la adquisición o compra, registro, cancelación y entrega de los materiales y elementos necesarios e indispensables para el uso exclusivo de los diferentes departamentos, secciones o unidades municipales (municipalidad, salud y educación) y en general todo bien mueble que ingrese al patrimonio municipal.
Artículo 2º: El encargado de adquisiciones tendrá por función general la adquisición, compra, registro, almacenaje y distribución de los elementos necesarios para el funcionamiento de la Municipalidad y además de aquellos que se requieran para la implementación de programas y proyectos financiados con fondos municipales y externos.
Artículo 3º: La adquisición o compra se efectuará procurando satisfacer en forma oportuna la necesidad de que se trate y adoptando las medidas destinadas a cautelar los intereses municipales en especial en lo relativo a precio, duración, calidad, garantías, servicio de mantención, plazo de entrega y otros de similar naturaleza.
Artículo 4º: Las adquisiciones se efectuarán a petición escrita de los Directores, jefes o Encargados de las distintas Unidades Municipales y del Alcalde, cuando éstos lo requieran. Para estos efectos se deberá usar un formulario denominado ''Solicitud de pedido'', para lo cual los encargados de adquisiciones distribuirán un talonario de este formulario a las diferentes unidades, para que den cumplimiento a este requisito.
Artículo 5º: El formulario de solicitud de pedido deberá contener todos los datos necesarios para la adquisición de los materiales e insumos solicitados, como son: cantidad, nombre artículo, tipo, medida, dimensión, peso, calidad y otras características, indicando además, el motivo del gasto y destino. Lo anterior, para facilitar la función de los encargados de adquisiciones y evitar posibles devoluciones de materiales, las que no cumplan con los requisitos requeridos.
Artículo 6º: Será responsabilidad de los Directivos, Jefes de Departamentos o Encargados de Unidades efectuar y remitir la solicitud de pedido de materiales, útiles o elementos que requiere para su funcionamiento al encargado de adquisiciones con la debida anticipación, con un mínimo de cinco días, de tal forma que se le dé el tiempo necesario al encargado para efectuar el proceso de compra, esto es, cotizar, comprar y retirar. De tal forma que dicha compra no entorpezca el normal funcionamiento del departamento solicitante.
Artículo 7º: Queda estrictamente prohibido que los Departamentos solicitantes (excepto Depto. Salud y Educación), compren, soliciten facturas, retiren materiales o útiles directamente de la industria o comercio. En caso de incumplimiento de esta norma reglamentaria, la Dirección de Administración y Finanzas no cursará el pago e informará al Alcalde para que, si lo estima procedente, adopte las medidas disciplinarias que estime convenientes.
Podrá cotizar cualquier funcionario municipal con autorización de la Dirección de Administración y Finanzas o Encargado de Adquisiciones, los que proporcionarán los formularios necesarios.
Artículo 8º: Se exceptúan del artículo anterior, las adquisiciones de materiales, útiles o elementos, cuando sea absolutamente imprescindible, sólo en situación de emergencia, situación que deberá ser informada por escrito posteriormente por el jefe del departamento correspondiente, en el menor tiempo posible.
Artículo 9º: En consideración al monto que implique la adquisición de materiales, útiles o elementos, la unidad o persona encargada de Adquisición, sólo podrá efectuarla por alguno de estos procedimientos:
a) Compra directa sin cotizaciones: Cuando el valor de la compra sea igual o inferior a 2 UTM.
b) Compra directa con cotizaciones: Cuando el valor de la compra sea superior a 2 UTM y menor de 100 UTM.
c) Propuesta privada: Cuando el valor de la compra sea desde 100 UTM hasta 200 UTM.
d) Propuesta pública: Cuando el valor de la compra sea superior a 200 UTM.
Artículo 10º: Para proceder a la compra se podrá omitir la exigencia de las cotizaciones reglamentarias (tres a lo menos), en el caso de la letra b), del artículo anterior, en los siguientes casos:
a) Cuando se trate de útiles, materiales o elementos que sean comercializados en forma exclusiva por un proveedor, previa certificación de este mismo hecho por parte del encargado de adquisiciones.
b) Si uno o más proveedores requeridos no cotizan y la adquisición tiene carácter urgente, se levantará un acta suscrita por el Encargado de Adquisiciones, resolviéndose la compra con las cotizaciones restantes, no pudiendo ser inferior a dos.
c) Si sólo se dispone de una cotización, por no haber efectuado la suya los restantes proveedores requeridos, deberá repetirse el procedimiento. Si persiste la situación, se podrá efectuar la compra al único oferente, dejándose constancia del hecho por escrito.
Artículo 11º: Las propuestas públicas o privadas se abrirán y decidirán en un mismo acto, por una comisión designada para tal efecto, la que deberá levantar un acta consignándose en ella el resultado de la propuesta.
Artículo 12º: Todas las adquisiciones se harán por medio de órdenes de compra a nombre del proveedor elegido, numeradas en forma correlativa, las que serán suscritas por el Jefe de Adquisición y la Dirección de Administración y Finanzas. Este último verificará si existe ítem y saldo presupuestario; en caso contrario y de ser factible se procederá a modificar el presupuesto y recién se procederá a efectuar la compra, certificando que se ha cumplido con todas las normas necesarias.
Artículo 13º: El jefe de departamento o sección que solicitó la adquisición, deberá efectuar la recepción conforme de los materiales o servicios contratados, mediante informe o estampar su firma al reverso de la factura respectiva.
Artículo 14º: Cuando se trate de bienes inventariables, además deberá llevar la firma del encargado de inventario, quien deberá incluirlo en los registros correspondientes.
Artículo 15º: Terminado el procedimiento descrito anteriormente, se procederá a confeccionar el decreto de pago respectivo, efectuando la imputación del gasto, adjuntando toda la documentación de respaldo necesaria, para que sea revisado y visado por el encargado de la Unidad de Control, antes que el Alcalde proceda a firmar el decreto y cheque correspondiente.
El departamento de Administración y Finanzas entregará los formularios adecuados y necesarios para la implementación y puesta en marcha del presente reglamento de adquisiciones.
Artículo 16º: El Concejo Municipal podrá comprometer el presupuesto municipal para la adquisición de un bien determinado, cuando por razones presupuestarias sea imposible adquirirlo en el momento, obligándose a aprobar la modificación presupuestaria necesaria que suplemente el ítem comprometido.
Artículo 17º: El presente reglamento podrá ser modificado o complementado, cuando para su aplicación y mejor uso y servicio sea necesario, previo acuerdo del Concejo Municipal; dicha modificación entrará en vigencia al mes siguiente de su publicación.
Anótese, comuníquese al señor Intendente Regional de la X Región de Los Lagos, publíquese un extracto del Reglamento de Licitaciones, Contratos y Adquisiciones en el Diario Oficial de la República de Chile, transcríbase a todas las Direcciones, Departamentos y Unidades del Municipio y hecho, archívese.- Armando Ruiz Pérez, Alcalde (S).- Andrés Barriga Quezada, Secretario Municipal.