APRUEBA ORDENANZA SOBRE SUBVENCIONES MUNICIPALES
Lo Prado, 18 de marzo de 2004.- La Alcaldía decretó hoy:
Núm. 372.- Vistos: El artículo 1º de la ley Nº 19.862, que establece Registros de Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos; El memorándum Nº 571, del 27 de noviembre de 2003, de la Dirección de Asesoría Jurídica; El memorándum Nº 262, de fecha 9 de diciembre de 2003, de la Dirección de Control Municipal; El Acuerdo Nº 015-2004 del Concejo Municipal, tomado en sesión ordinaria Nº 05 de fecha 24 de febrero de 2004.
Considerando: La necesidad de establecer una ordenanza que regule las transferencias que realice el municipio, y con ello materializar un registro de las entidades receptoras de dichos fondos de manera de dar cumplimiento a lo dispuesto en la ley Nº 19.862 de fecha 8 de febrero de 2003, y
Teniendo presente: Las facultades que me confieren los artículos 5 letra d) y g) y 79 letra b) de la ley 18.695, y lo dispuesto en la ley Nº 19.862.
D e c r e t o:
1.- Apruébase la siguiente ordenanza sobre Subvenciones Municipales, cuyo texto será el siguiente:
TITULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º: La presente ordenanza regula el procedimiento para el otorgamiento de transferencias o subvenciones que la Municipalidad pueda entregar para fines específicos, a personas jurídicas de carácter público o privado sin fines de lucro que colaboren directamente en el cumplimiento de sus funciones.
Artículo 2º: Las subvenciones se podrán otorgar para financiar actividades que deba fomentar la municipalidad, tales como el arte y la cultura, la educación, la capacitación, la salud, la asistencia social, el deporte y recreación, turismo, labores específicas en situaciones de emergencia de carácter social o de beneficencia.
Artículo 3º: Las instituciones subvencionadas sólo podrán destinar ésta a financiar los programas, proyectos u objetivos específicos aprobados por la municipalidad, no pudiendo destinarla a fines distintos.
Artículo 4º: Las instituciones que soliciten subvenciones deberán cumplir un rol en la comuna de Lo Prado y estar dispuestas a colaborar con la municipalidad de acuerdo con sus objetivos.
A contar de la fecha de publicación de la presente ordenanza, sólo se entregarán transferencias o subvenciones a aquellas instituciones inscritas en el Registro de Personas Jurídicas Receptoras de Subvenciones que establecerá la municipalidad, a través de la Secretaría Municipal.
La información de dicho registro deberá estar disponible a través de medios electrónicos, y contener información relativa a la individualización de las entidades receptoras, clasificación de acuerdo a su área de especialización y naturaleza jurídica, y sus antecedentes financieros.
TITULO II
De las solicitudes de subvención
Artículo 5º: Las instituciones que deseen recibir una subvención deberán presentar su solicitud en la ficha que para estos efectos proporcionará la Secretaría Municipal, indicando los siguientes datos:
a. Antecedentes de la institución: nombre, domicilio, RUT, teléfonos, fax, decreto que otorgó personalidad jurídica (Nº, fecha, Ministerio o inscripción en el Registro de Organizaciones comunitarias, según corresponda), objetivos generales según sus estatutos y fuentes de financiamiento.
b. Antecedentes del representante legal de la institución: nombre, RUT, domicilio, teléfono y fax.
c. Area a la cual se destinaría la subvención:
asistencia social, educación, cultura, salud, protección del medio ambiente, deporte y recreación, capacitación, turismo u otra.
d. Programas o proyectos específicos a desarrollar con la subvención: indicando el nombre, objetivo específico, descripción breve, costo y antecedentes sobre los beneficiarios como características socioeconómicas, número total de ello y el número aproximado de beneficiarios de la comuna.
e. Monto de la subvención solicitada: señalando el o los meses en que se desea recibir, no pudiendo ser en más de tres cuotas en el año calendario.
f. Acreditar que no mantiene rendiciones pendientes dentro del mismo año presupuestario, o de años anteriores.
g. Que la entidad se encuentre inscrita en el registro municipal.
Artículo 6º: Las solicitudes de subvención deberán ser firmadas por el representante legal de la institución y presentadas en la Oficina de Partes e Informaciones de la Municipalidad de Lo Prado, la que deberá remitirlas de inmediato a la Secretaría de Planificación Comunal para su estudio y evaluación.
Artículo 7º: Para determinar la entrega de subvenciones, se dará preferencia a aquellas instituciones que cumplan las siguientes condiciones:
a. Que los aportes solicitados se destinen al desarrollo de programas o proyectos específicos a beneficio directo de las personas objeto de atención de la institución y que estos programas estén relacionados con sus objetivos estatutarios.
b. Que la entidad cumpla realmente un rol en la comuna o que su gestión constituya un beneficio a los vecinos de Lo Prado, lo cual se analizará en relación con la cobertura de beneficios de la comuna y su nivel socioeconómico.
c. Que la institución tenga o promueva otras fuentes de financiamiento que reflejen un esfuerzo por captar recursos de otros sectores.
Artículo 8º: La Secretaría Comunal de Planificación evaluará las solicitudes de subvención, para lo cual pedirá informe a la Dirección de Administración y Finanzas, la que verificará si se cumplen los requisitos legales, y a la Dirección de Desarrollo Comunitario, en este último caso cuando el objetivo de la subvención sea atingente a su área. Si fuere necesario se podrá pedir a otras unidades municipales o a las instituciones información complementaria a la ya presentada.
Artículo 9º: Las solicitudes de subvención una vez evaluadas serán presentadas por el Alcalde para la resolución del Concejo Municipal.
TITULO III
Del otorgamiento de las subvenciones
Artículo 10º: Las subvenciones aprobadas se otorgarán luego de cumplir con los trámites indicados en los títulos anteriores, la dictación del correspondiente decreto alcaldicio que así lo disponga y sólo una vez que se encuentre firmado el convenio a que se refiere el Título IV de la presente ordenanza.
Artículo 11º: El Alcalde dispondrá la entrega de las subvenciones mediante Decreto Alcaldicio, en el cual se indicará:
a. Nombre de la institución beneficiaria.
b. Monto y objetivo de la subvención.
c. Forma de pago.
d. Obligación de la institución de presentar un certificado de vigencia de la personalidad jurídica, cuando corresponda.
e. Obligación de la institución de celebrar un convenio con la Municipalidad, cuando proceda, de conformidad con las normas legales vigentes.
f. Obligación de la institución de rendir cuenta de los gastos efectuados con cargo a la subvención, dentro del año presupuestario en que fueron otorgados los fondos.
g. Imputación del gasto.
Artículo 12º: La Dirección de Administración y Finanzas llevará un registro en el que se anotarán individualmente los siguientes antecedentes:
a. Nombre de la institución
b. Decreto Alcaldicio que otorga la subvención c. Finalidad
d. Monto total aprobado
e. Monto total entregado a la fecha
f. Saldo por entregar
g. Rendición de cuenta y fecha de ella
h. Saldo por rendir
El registro indicado se enviará en forma mensual a la Dirección de Control, sólo para conocimiento y resolución en caso de ser necesario, pues será la Dirección de Administración y Finanzas, a través de su Departamento de Contabilidad y Presupuesto quien solicite las rendiciones de cuenta a las Instituciones que se encuentren con saldos a rendir.
Artículo 13º: La entidad receptora que no se encuentre debidamente inscrita en el Registro correspondiente y que reciba recursos públicos deberá restituir los valores percibidos por este concepto, reajustados conforme a la variación que haya experimentado el IPC en el lapso que medie entre la fecha de recepción de los mismos y aquella en que se efectúe la devolución, más el interés máximo convencional. Ello sin perjuicio de las responsabilidades administrativas.
TITULO IV
De los convenios
Artículo 14º: Para la formalización del otorgamiento de una subvención a una organización comunitaria, ésta y la municipalidad deberán suscribir un convenio en donde se establezca la modalidad y monto a asignar para la ejecución del proyecto u objetivo, el tiempo de ejecución, el detalle de los gastos y la forma en que se rendirá cuenta de los mismos, de acuerdo al artículo 27 de la ley 19.418, sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias.
Artículo 15º: Cuando para el otorgamiento de una subvención a una institución se haya establecido como condición previa la celebración de un convenio con la municipalidad, la entidad beneficiaria deberá asumir el compromiso de cumplir con el objetivo para el cual se aprobó la subvención y de colaborar con el Municipio en el ámbito que le corresponda de acuerdo a sus fines propios. Asimismo, el convenio deberá indicar el monto, objetivo y forma de pago de la subvención y la obligación de rendir cuenta detallada de los gastos, dentro del plazo que para estos efectos se fije en dicho documento.
Artículo 16º: Los convenios a que se refieren los artículos precedentes serán redactados por la Dirección Jurídica, con distribución obligatoria a secretaría Municipal, Administración y Finanzas y Control Municipal.
TITULO V
De las rendiciones de cuenta
Artículo 17º: Todas las instituciones que reciban una subvención de la Municipalidad deberán rendir cuenta detallada de los gastos efectuados con cargo a la misma.
Artículo 18º: Las rendiciones de cuenta deberán detallarse en un formulario especial otorgado por el municipio, al cual se le deberá adjuntar la documentación original que respalde los gastos efectuados, debidamente ordenada. Estas rendiciones deben ser presentadas en la Dirección de Administración y Finanzas de la Municipalidad para su revisión.
Artículo 19º: Los gastos que se hagan con cargo a las subvenciones deberán efectuarse a partir de la fecha de su otorgamiento y dentro del año calendario correspondiente, por consiguiente no se aceptarán gastos efectuados antes de dichas fechas. No obstante, en caso excepcional tratándose de las subvenciones solicitadas por la Corporación Municipal de Lo Prado, se podrá aceptar un gasto extemporáneo, sólo cuando se refiere al pago de deudas contraídas con anterioridad al año en que se solicita, de manera de no entorpecer su funcionamiento, y siempre que ello haya sido debidamente expresado en la solicitud de subvención y en el Decreto Alcaldicio que la otorga.
Artículo 20º: Las rendiciones de cuenta deben presentarse al municipio dentro del año calendario correspondiente al del otorgamiento de la subvención, salvo aquellas subvenciones otorgadas en el mes de diciembre, cuyos gastos necesariamente deben efectuarse dentro del mes, pero sus rendiciones podrán realizarse dentro de los primeros 15 días del mes de enero del año siguiente. No se cursarán nuevas subvenciones a las instituciones que no hayan presentado su rendición de cuentas oportunamente.
No se aceptarán nuevas solicitudes de subvención, conforme a lo dispuesto en el art. 6º de la presente ordenanza, a las instituciones que tengan rendiciones pendientes del año o años precedentes.
En el caso de subvenciones entregadas mediante cuotas periódicas, las respectivas rendiciones de cuentas deberán efectuarse antes de la entrega de la nueva remesa.
Artículo 21º: Como documento de respaldo de los gastos sólo se aceptarán boletas o facturas en original debidamente registradas ante el Servicio de Impuestos Internos a través del timbre reglamentario. No se aceptarán otros tipos de documentos a los señalados o que presenten alteraciones o remarcaciones.
Artículo 22º: Las facturas deben emitirse a nombre de la institución beneficiaria de la subvención y en ellas deberá especificarse el detalle del gasto, con indicación de su valor unitario neto y total. Las facturas deberán presentarse canceladas por el proveedor, es decir, con su firma y fecha de cancelación.
Artículo 23º: Las boletas que por falta de espacio no identifiquen el detalle del gasto, deberán complementarse con la indicación de los artículos adquiridos en la hoja de rendición correspondiente o en la hoja en la cual se pague la boleta.
Artículo 24º: Si se incluyen boletas de honorarios en una rendición de cuentas, éstas deben rendirse por su monto bruto, adjuntando a dicho documento una copia de cancelación del impuesto correspondiente.
No se aceptarán boletas de prestación de servicios a terceros emitidas por la misma institución.
Cuando el objetivo de la subvención autorice el pago de remuneraciones, se deberán presentar las liquidaciones de sueldos y las copias de los respectivos pagos previsionales.
Artículo 25º: Eventualmente y en casos muy calificados en que no se pueda obtener factura o boleta, ya sea porque el comerciante está exento de impuestos o por tratarse de una adquisición o servicio de muy poco valor, se podrá utilizar el "recibo", en el cual deberá detallarse la especificación del gasto, el valor, el motivo, la fecha y la identificación del proveedor.
Asimismo, cuando se autorice efectuar gastos de locomoción en que no sea legalmente exigible un documento de respaldo, se deberá presentar planilla en la cual se indique el tipo de movilización (taxi, metro, bus o microbús, etc.) el valor, el motivo, la fecha, el nombre y firma de la persona que incurrió en el gasto.
Artículo 26º: Formarán parte de las rendiciones de cuenta los documentos o recibos mediante los cuales las instituciones subvencionadas acrediten la ayuda directa entregada a las personas beneficiarias de los programas correspondientes.
Artículo 27º: Si se presentaren facturas en moneda extranjera, deberá acompañarse el documento que acredite su equivalente en moneda nacional.
Artículo 28º: No se aceptará para las rendiciones de cuentas los pagos efectuados con crédito.
Artículo 29º: El incumplimiento en la presentación de las rendiciones de cuentas o el no reintegro de los montos entregados por concepto de una subvención facultará a la municipalidad para efectuar la cobranza judicial de los montos correspondientes.
TITULO FINAL
Vigencia
Artículo 30º: La presente ordenanza comenzará a regir a contar de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
2.- Publíquese el presente Decreto Alcaldicio por una sola vez en el Diario Oficial.
Anótese, publíquese, comuníquese y archívese.- Santiago del Campo Edwards, Alcalde.- Georgina Villarroel Báez, Secretaria Municipal.