APRUEBA NUEVO REGLAMENTO ESPECIAL DE CALIFICACIONES PARA EL PERSONAL DE LA SUBSECRETARIA DEL TRABAJO Y DEROGA DECRETO Nº 94, DE 1998
Núm. 97.- Santiago, 16 de julio de 2004.- Vistos: La facultad prevista en el artículo 32 Nº 8, de la Constitución Política de la República, lo dispuesto en el artículo Nº 49 de la Ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en los artículos 27 al 47 de la ley Nº 18.834, sobre Estatuto Administrativo, en los decretos supremos Nº 1.825, del 7 de septiembre de 1998, del Ministerio del Interior y Nº 94, del 8 de septiembre de 1998, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social; y en el DFL Nº 1, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
Teniendo presente:
Que, correspondiendo, por mandato legal, calificar el desempeño de los funcionarios(as) públicos, este proceso debe hacerse de acuerdo a parámetros que resulten idóneos para efectuar tal calificación y que, al mismo tiempo, otorguen, tanto al superior jerárquico como a las personas calificadas, una noción clara del desempeño que ha mostrado durante el período respectivo.
Que, del mismo modo, se hace necesario revisar los factores, subfactores y ponderaciones, con el objeto de tener una calificación más coherente y objetiva del desempeño funcionario, que promueva el mejoramiento de las relaciones laborales, que permita condiciones de medidas del potencial humano en el sentido de determinar su plena aplicación, permitir el tratamiento de los recursos humanos como un recurso básico de la organización y cuya productividad puede ser desarrollada indefinidamente, proporcionar oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participación a todos los miembros de la organización, teniendo presente los objetivos y metas institucionales e individuales.
Que, asimismo, es necesario actualizar la normativa y ordenarla en forma sistemática, de modo tal que permita efectuar un proceso cada vez más transparente, objetivo, armónico y consistente.
Decreto:
Primero.- Apruébase el siguiente Reglamento Especial de Calificaciones del Personal de la Subsecretaría del Trabajo.
"Artículo 1º: La Subsecretaría del Trabajo utilizará como medio de apoyo para las calificaciones los siguientes instrumentos auxiliares: A) Hoja de Vida, B) Informe de Desempeño Cuatrimestral y C) Hoja de Observaciones.
A) La Hoja de Vida es el documento en que se anotarán todas las actuaciones del funcionario(a) que impliquen una conducta o desempeño funcionario destacado o reprochable, producidas durante el respectivo período de calificaciones. La hoja de vida será llevada para cada funcionario(a) en original y debidamente foliada, por la oficina encargada del personal de la Institución o por la que haga sus veces, la que será constancia de todas las anotaciones de mérito o de demérito que disponga por escrito la jefatura directa del funcionario(a). La hoja de vida deberá mantenerse actualizada y estar a disposición del funcionario(a) cada vez que lo requiera. Además, en ella deberá dejarse constancia de la precalificación del funcionario(a).
B) Informe de Desempeño Cuatrimestral tienen por objeto conocer en forma periódica la evolución del trabajo desarrollado por el funcionario(a), permitiendo con esta información realizar adecuaciones a la Programación de Desempeño Individual. Este informe contiene las notas parciales de los tres factores: Factor Cumplimiento de Programa de Desempeño Individual, Factor de Aptitudes Individuales y Factor Formalidad de la Institución Pública.
Los informes de desempeño serán tres, los que medirán en conjunto doce meses de desempeño. El primer cuatrimestre corresponde a los meses septiembre - diciembre, el segundo cuatrimestre corresponde a los meses enero - abril y el tercer cuatrimestre corresponde a los meses de mayo - agosto.
Estos informes deberán llevar notas según factor evaluado, las cuales servirán de antecedentes relevantes para la precalificación. Para esto, existirán instrumentos auxiliares tales como: un Formulario de Programación Cuatrimestral y un Formulario de Evaluación Cuatrimestral.
C) La Hoja de Observaciones es un instrumento auxiliar de calificación en la que, si resulta necesario, tanto el Precalificador como el funcionario(a) evaluado pueden señalar comentarios y observaciones acerca del contenido de cada proceso.
Artículo 2º: Las calificaciones se realizarán sobre la base de un sistema de notas, asociado a los elementos descritos en el artículo 4º, cuyo rango va desde el uno (1) al siete (7), los que se expresarán en enteros. La nota representará los siguientes conceptos, asociados al desempeño funcionario:
Nota Concepto
7 OPTIMO cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la Institución.
6 MUY BUEN cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la Institución.
5 BUEN cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la Institución.
4 REGULAR cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la Institución.
3 MAL cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la Institución.
2 MUY MAL cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la Institución.
1 NULO cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la Institución.
Las notas asignadas a cada funcionario(a) deben ser siempre fundadas por escrito.
Para llevar a cabo las calificaciones, se evaluará cada uno de los subfactores que componen los factores a calificar. Para obtener la nota final, se deberán seguir los siguientes pasos:
1. La nota dada a cada factor será el promedio aritmético de las notas obtenidas en los subfactores que lo componen, y deberá expresarse con dos decimales.
2. La nota correspondiente a cada factor se multiplicará por el coeficiente de ponderación para cada factor, señalados en el artículo 5º del presente Reglamento, y la sumatoria determinará la ubicación del funcionario(a) en la lista de calificaciones, que también deberá expresarse con dos decimales.
3. En todo caso, si el tercer decimal fuera igual o superior a cinco, se subirá al decimal siguiente.
Los factores se ponderarán de igual manera, para todos los estamentos.
La nota de cada subfactor se podrá obtener de las tablas de evaluación de los subfactores.
La oficina encargada de personal o la que haga sus veces, será responsable de definir anualmente el contenido de las tablas mencionadas, las que serán remitidas al Jefe de Servicio para su aprobación, antes de que se inicie el período de Evaluación respectivo. Una vez aprobadas se pondrán en conocimiento entre los funcionarios(as), a través de los medios de difusión existentes en la Institución.
Artículo 3º: Todos los funcionarios(as), a excepción de los señalados en el artículo 5º del Reglamento General de Calificaciones aprobado por decreto Nº 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, serán ubicados anualmente en algunas de las siguientes listas:
Lista Nº 1: Distinción, de 6.00 a 7.00
Lista Nº 2: Buena, de 4.60 a 5.99
Lista Nº 3: Condicional, de 3.00 a 4.59
Lista Nº 4: Eliminación, de 1.00 a 2.99
Artículo 4º: Las definiciones de los factores que se evaluarán y sus subfactores serán los siguientes:
1. FACTOR CUMPLIMIENTO DE PROGRAMAS DE DESEMPEÑO INDIVIDUAL
Este factor evalúa el rendimiento, en relación con las características del trabajo realizado por el funcionario(a), considerando la ejecución de acciones planificadas para cada uno de ellos para el período cuatrimestral, de acuerdo a las prioridades determinadas anualmente por su Jefatura Directa, en base a los ámbitos del trabajo e indicadores determinados por la autoridad del Servicio para cada departamento y oficina.
Comprenderá la evaluación de los siguientes subfactores:
1.1 Subfactor Cumplimiento de Metas de Cantidad Mide el grado de cumplimiento en relación con el volumen de trabajo asignado, en función de las metas e indicadores establecidos a cada funcionario(a).
1.2 Subfactor Cumplimiento de Metas de Calidad Mide el grado de precisión, exactitud, continuidad y prolijidad en la ejecución del trabajo de cada funcionario(a), reflejado en resultados donde los márgenes de errores no afecten la consecución de los objetivos propuestos, previa ponderación de los medios e instrumentos disponibles para efectuarlo.
2. FACTOR DESARROLLO DE APTITUDES INDIVIDUALES
Este factor evalúa las condiciones personales de cada funcionario(a), en cuanto a orientar su desempeño en coherencia con la misión, objetivos y compromisos adquiridos por la Institución, observando la medida en que cada uno de ellos logra desarrollar sus habilidades para el buen desempeño en su trabajo.
Incluye los siguientes subfactores:
2.1 Subfactor Desarrollo de Aptitudes Técnicas Se refiere al desarrollo de habilidades relacionadas directamente con la ejecución del trabajo del funcionario(a).
2.2 Subfactor Desarrollo de Aptitudes Interpersonales Se refiere al desarrollo de habilidades propias de una buena interacción con las personas que comparten el trabajo del funcionario(a), y que permiten una buena ejecución de su labor.
3. FACTOR FORMALIDAD DE LA INSTITUCION PUBLICA
Este factor evalúa el cumplimiento y el ajuste de cada funcionario(a) con las disposiciones y normativas de la administración pública y de la Institución, así como el cumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas.
3.1 Subfactor Cumplimiento de Normas e Instrucciones Mide el grado o nivel de observancia y cumplimiento tanto de las normas institucionales como de las instrucciones emanadas de las jefaturas respectivas, relativas al desempeño funcionario.
3.2 Subfactor Permanencia en la Ejecución de Funciones Hace relación con el tiempo de permanencia continua y prolongada del funcionario(a) en el lugar donde debe realizar su labor o cumplir sus funciones y la debida justificación de las ausencias.
3.3 Subfactor Puntualidad Evalúa el grado de cumplimiento del horario de entrada y de salida del Servicio, midiendo la exactitud en el cumplimiento del horario de llegada al trabajo y a otros compromisos propios de la función.
Artículo 5º: La ponderación para obtener la nota final de cada factor, serán los siguientes:
* Factor Cumplimiento de Programas de Desempeño
Individual : 0.50
* Factor Desarrollo de Aptitudes Individuales : 0.15
* Factor Formalidad de la Institución Pública : 0.35
Artículo 6º: Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por:
a) Evaluación Cuatrimestral: Evaluación realizada por la jefatura directa, efectuada al final de cada cuatrimestre en función de la programación inicial, respecto de cada funcionario(a) bajo su dependencia. Para esto, la jefatura directa deberá elaborar un informe de desempeño cuatrimestral que contendrá tres notas, correspondientes a los tres factores a evaluar.
b) Precalificación: La que realiza el Jefe(a) Directo y se refiere a la serie de conceptos, juicios sumados al puntaje que representa la evaluación anual realizada por la jefatura directa del funcionario(a), teniendo como antecedentes relevantes los resultados de los informes cuatrimestrales.
c) Calificación: Es la evaluación efectuada por la Junta Calificadora que corresponda, teniendo en consideración, necesariamente, la Precalificación realizada por la jefatura directa del funcionario(a); o la evaluación efectuada por esta última cuando corresponda.
d) Apelación y reclamo: Son los recursos con que cuenta el funcionario(a) contra la resolución de la Junta Calificadora; o de la evaluación efectuada por el Jefe Directo cuando corresponda.
Artículo 7º: El Procedimiento para evaluar el Factor Cumplimiento de Programas de Desempeño Individual es el siguiente:
Al inicio de cada cuatrimestre el Precalificador deberá dar a conocer al funcionario(a) el Programa de Desempeño Individual correspondiente, utilizando el instrumento "Formulario de Programación Cuatrimestral". Al final de cada cuatrimestre, será evaluada la ejecución del programa a través del instrumento "Formulario de Evaluación Cuatrimestral".
El Formulario de Programación Cuatrimestral permitirá establecer metas de desempeño individual, tanto de cantidad como de calidad, en función del trabajo específico de cada funcionario(a). Para esto, se deberán seleccionar ámbitos de trabajo a partir de una lista definida por el Jefe(a) de Servicio y proporcionada anualmente por la Oficina encargada del personal o por la que haga sus veces, de modo que reflejen integralmente la actividad del funcionario(a).
Cada meta, tanto de cantidad como de calidad, será evaluada según una escala de siete categorías de notas en función de su cumplimiento, otorgando de uno a siete puntos enteros para cada meta, según la escala de notas establecida en el artículo 2º del presente Reglamento, debiendo seguir el procedimiento indicado en ese precepto.
Artículo 8º: El procedimiento para evaluar el Factor Formalidad de la Institución Pública será el siguiente:
El informe cuatrimestral incluirá tablas que contengan los rangos de evaluación para cada uno de los tres subfactores que este factor incluye, las que contendrán una descripción operacional de cada uno de los subfactores en función de siete categorías de notas.
Artículo 9º: El procedimiento para evaluar el Factor Desarrollo de Aptitudes Individuales es el siguiente:
Al inicio del primer cuatrimestre el Precalificador deberá detectar aptitudes claves para el trabajo del funcionario(a) a desarrollar durante todo el período calificatorio. Para esto se empleará el Formulario de Programación Cuatrimestral. Al final del cuatrimestre se evaluará el estado de avance del desarrollo de estas aptitudes, usando el Formulario de Evaluación Cuatrimestral.
El Formulario de Programación Cuatrimestral se orienta a detectar y planificar acciones orientadas a desarrollar las aptitudes claves de cada funcionario(a), según las características de su actividad.
El Jefe(a) de Servicio deberá definir una lista de aptitudes técnicas e interpersonales a seleccionar, con su respectiva definición operacional, las que la Oficina encargada del personal o la que haga sus veces, incluirá en el "Formulario de Programación Cuatrimestral". La Oficina antes mencionada deberá entregar además los documentos de apoyo necesarios para la facilitación del proceso de definición de aptitudes claves a desarrollar por cada funcionario(a).
Artículo 10º: Los funcionarios(as) precalificadores, con el objeto de cumplir con su obligación, conservando la debida garantía de los derechos funcionarios, emitirán un informe de desempeño cada cuatro meses, basado en la evaluación de la programación hecha al inicio de cada cuatrimestre. El primero de estos informes cuatrimestrales deberá ser elaborado al 31 de diciembre; el segundo al 30 de abril, y el tercero al 31 de agosto. Cada uno de estos informes cuatrimestrales deberá contener tres notas asociadas a cada factor y deberán ser notificados al funcionario(a) precalificado, permitiendo que si éste así lo desea, indique sus comentarios y observaciones. Tanto estos informes como la hoja de observaciones deberán ser incluidos en la hoja de vida y tendrán el carácter de instrumentos auxiliares de evaluación del personal.
Los informes cuatrimestrales de desempeño deberán ser notificados por el Jefe(a) Directo en una entrevista, de carácter privada, informativa y voluntaria, que se realizará dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha del cumplimiento del plazo del respectivo informe de desempeño. Si la entrevista no se llevara a efecto, se le notificará personalmente o por carta certificada, de lo cual deberá dejarse constancia. En esta última circunstancia, el funcionario(a) se entenderá notificado cumplidos tres días desde que la carta haya sido despachada. El funcionario(a) podrá formular observaciones al informe de desempeño dentro del plazo de cinco días hábiles contados desde su notificación.
Tanto los informes de desempeño funcionario como los otros instrumentos auxiliares servirán de antecedentes relevantes para la precalificación.
Para realizar la Precalificación, la Oficina encargada del personal o la que haga sus veces, deberá entregar a la Jefatura Directa, la Hoja de Vida de los funcionarios(as) de su dependencia y el formulario de precalificación.
Los demás instrumentos auxiliares no serán enviados, salvo solicitud expresa de la jefatura correspondiente.
El Jefe(a) Directo precalificará al personal de su dependencia dentro del plazo de diez días a contar de la fecha en que le sean entregadas las hojas de vida y el formulario de precalificación. El Jefe(a) Directo deberá notificar personalmente la precalificación, en el plazo de dos días contado desde el vencimiento del término antes mencionado. Si el funcionario(a) no fuere habido por dos días consecutivos en su domicilio o en su lugar de trabajo, se lo notificará por carta certificada, de lo cual deberá dejarse constancia. En esta última circunstancia, el funcionario(a) se entenderá notificado cumplidos tres días desde que la carta haya sido despachada. El Jefe(a) Directo deberá remitir la precalificación y los antecedentes correspondientes a la oficina encargada del personal o la que haga sus veces.
El funcionario(a) podrá formular observaciones a la precalificación dentro del plazo de cinco días contado desde su notificación, las que deberán ser elevadas a la Oficina encargada del personal o la que haga sus veces, para que las remita a la respectiva Junta Calificadora, una vez constituida ésta.
Se entenderá por Jefe(a) Directo el funcionario(a) de quien depende en forma inmediata la persona a calificar.
Si el funcionario(a) a calificar hubiese tenido más de un Jefe(a) durante el respectivo período de calificaciones, le corresponderá realizar su evaluación al último Jefe(a) inmediato a cuyas órdenes directas se hubiere desempeñado. No obstante, dicho Jefe(a) deberá requerir informe de los otros Jefes(as) Directos con los que se desempeñó el funcionario(a) durante el período que se califica. Dicho informe deberá ser considerado en la respectiva precalificación.
Artículo 11º: Al inicio de cada período cuatrimestral, la Oficina encargada del personal o la que haga sus veces, será el responsable de enviar a cada Precalificador todos los documentos de apoyo necesarios para llevar a efecto los informes cuatrimestrales, así como el instrumento "Formulario de Programación Cuatrimestral".
En un plazo no superior a 15 días hábiles después de terminado el cuatrimestre, cada Precalificador deberá enviar a la Oficina encargada del personal, o por la que haga sus veces, un ejemplar del informe cuatrimestral debidamente notificado.
La Junta Calificadora adoptará sus resoluciones teniendo en consideración, necesariamente, la Precalificación del funcionario(a) hecha por su Jefe(a) Directo, la que estará constituida por los conceptos, juicios, notas y antecedentes que éste deberá proporcionar por escrito. Entre los antecedentes, se considerarán las anotaciones de mérito o de demérito que se hayan efectuado dentro del período anual de calificaciones, en la hoja de vida que llevará la Oficina encargada del personal o la que haga sus veces, para cada funcionario(a).
Para el cumplimiento de su cometido, la Junta Calificadora podrá requerir la concurrencia de cualquier funcionario(a) calificado o su respectivo Precalificador, y asimismo, disponer de todas las diligencias y actuaciones que estime necesarias.
Los Jefes(as) Directos serán responsables de las precalificaciones que efectúen, como asimismo de la calificación que hayan debido efectuar, cuando corresponda. La forma en que lleven a cabo este proceso deberá considerarse para los efectos de su propia calificación.
Artículo 12º: Los funcionarios(as) que intervengan en el proceso calificatorio serán instruidos y capacitados, oportunamente, sobre la finalidad, contenido, procedimientos, plazos establecidos, criterios, efectos y políticas de la institución en materia de calificaciones.
Estas actividades se deberán realizar durante el transcurso del mes de agosto y serán consideradas en el respectivo programa de calificación.
Artículo 13º: Todas aquellas materias no previstas en el presente Reglamento, se regularán según lo dispuesto en el Reglamento General de Calificaciones afecto a la ley Nº 18.834, contenido en el decreto supremo Nº 1.825, del 7 de septiembre de 1998, del Ministerio del Interior."
ARTICULO TRANSITORIO
Artículo único: Lo dispuesto en este Reglamento comenzará a regir desde el período calificatorio siguiente a la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
Segundo: Derógase expresamente el decreto supremo Nº 94, de 8 de septiembre de 1998, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
Anótese, tómese razón, comuníquese y publíquese.- RICARDO LAGOS ESCOBAR, Presidente de la República.- Ricardo Solari Saavedra, Ministro del Trabajo y Previsión Social.- José Miguel Insulza Salinas, Ministro del Interior.- Nicolás Eyzaguirre Guzmán, Ministro de Hacienda.
Lo que transcribo a usted para su conocimiento.- Saluda a usted, Yerko Ljubetic Godoy, Subsecretario del Trabajo.