APRUEBA REGLAMENTO PARA LA APLICACION DE LA ASIGNACION DE ESTIMULO ASOCIADA AL CUMPLIMIENTO DE PLANES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTION Y DE EFICIENCIA INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES ESTABLECIDA EN EL ARTICULO 2º DE LA LEY Nº 19.999
Núm. 192.- Santiago, 4 de agosto de 2005.- Vistos: El artículo 32 Nº 8 de la Constitución Política de la República, el DFL Nº 33, de 1979, del Ministerio de Relaciones Exteriores, y el artículo segundo de la ley Nº 19.999, y
Considerando: La necesidad de dotar a los jefes superiores de los servicios del Ministerio de Relaciones Exteriores que se indican más adelante de instrumentos destinados a mejorar la gestión y la eficiencia institucional a través del cumplimiento de metas orientadas a brindar un mejor servicio a la ciudadanía,
Decreto:
Apruébese el siguiente Reglamento para la aplicación de la Asignación de Estímulo mensual asociada al cumplimiento de planes de mejoramiento de la gestión y de eficiencia institucional del Ministerio de Relaciones Exteriores establecida en el articulo 2º de la ley 19.999.
Párrafo 1º
Definiciones y ámbito de aplicación
Artículo 1º.- La asignación mensual de estímulo asociada al cumplimiento de planes de mejoramiento de la gestión y de eficiencia institucional beneficiará al personal de planta del Servicio Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores cuando se desempeñe en el país y se remunere con cargo al presupuesto en moneda nacional.
También se extenderá a los funcionarios de planta y a contrata de la Secretaría y Administración General de dicho Ministerio cuando perciban las remuneraciones en moneda nacional que se establecen en la planta B de esa Secretaría y a los funcionarios de planta y a contrata de la Dirección Nacional de Fronteras y Límites del Estado y del Instituto Antártico Chileno, con excepción del Ministro y el Subsecretario de Relaciones Exteriores y los Directores Nacional de Fronteras y Límites del Estado y del Instituto Antártico Chileno, que se hayan desempeñado en algunas de dichas instituciones durante a lo menos seis meses en el año objeto de la evaluación, a excepción del personal de la Planta del Servicio Exterior y que se encuentren, además, en servicio en la misma institución a la fecha de pago de la respectiva cuota de la asignación.
Esta asignación se percibirá sólo en la medida que se cumpla como mínimo el 75% de las metas fijadas de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2º de la ley Nº 19.999 y en este Reglamento.
Artículo 2º.- Para todos los efectos de este reglamento, se entenderá por "Ministro": El Ministro de Relaciones Exteriores.
"Servicios del Ministerio de Relaciones Exteriores": Secretaría y Administración General y Servicio Exterior, Dirección Nacional de Fronteras y Límites del Estado e Instituto Antártico Chileno.
"Jefe Superior de Servicio": El Subsecretario de Relaciones Exteriores, el Director Nacional de Fronteras y Límites del Estado y el Director del Instituto Antártico Chileno.
"Asignación": La asignación mensual de estímulo asociada al cumplimiento de planes de mejoramiento de la gestión y de eficiencia institucional.
Artículo 3º.- Los plazos de días señalados en este reglamento no se suspenderán durante los feriados.
Párrafo 2º
Del procedimiento de fijación de las metas de
mejoramiento de la gestión y de eficiencia
institucional, sus indicadores y ponderadores
Artículo 4º.- Cada jefe superior de servicio propondrá para su institución las metas de mejoramiento de la gestión y de eficiencia institucional anuales y pertinentes con sus correspondientes indicadores, y ponderadores, modalidades de cumplimiento y mecanismos de verificación de cumplimiento de las mismas.
Estas metas, indicadores y ponderadores, deberán estar vinculados a las definiciones de la misión institucional, objetivos estratégicos y productos relevantes de cada servicio en el ámbito del mejoramiento de la gestión y de eficiencia institucional, validadas en el sistema de información y control de gestión desarrollado por la Dirección de Presupuestos. En todo caso, no podrán ser metas de gestión aquellas materias constitutivas de obligaciones funcionarias reguladas por la ley Nº 18.834.
Artículo 5º.- Las metas de gestión y de eficiencia institucional, medidas a través de sus indicadores, deberán apuntar a alguna de las siguientes dimensiones:
a) Eficacia: Se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos o metas planteados, sin considerar los recursos utilizados para ello.
b) Eficiencia: Relaciona la obtención de un producto, meta u objetivo y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de resultado.
c) Economía: Se vincula a la capacidad para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos de la meta asignada.
d) Calidad del servicio: Es la capacidad para satisfacer en forma oportuna y adecuada las necesidades de sus usuarios o beneficiarios.
Para la definición de las metas deberán utilizarse las herramientas y conceptos desarrollados en la Guía Metodológica del Sistema a que se refiere el artículo anterior.
Artículo 6º.- Se establecerán ponderadores para cada una de las metas de gestión definidas. La sumatoria de todos los ponderadores debe totalizar un 100%, no pudiendo cada ponderador tener una valoración inferior a 10% ni superior a 40%.
Las ponderaciones deben guardar relación con la relevancia de la meta para la institución y el grado de dificultad en su cumplimiento.
Artículo 7º.- Cada meta de gestión deberá llevar asociado un indicador de desempeño representativo, de manera que permita medir objetivamente su grado de cumplimiento. Cada indicador debe tener expresión numérica.
Para proceder a la aplicación del ponderador correspondiente respecto de cada meta, ésta deberá haberse cumplido a lo menos en un 75%; si no se logra dicho mínimo, el grado de cumplimiento de esa meta será igual a cero. En aquellos casos en que importe un mejoramiento continuo, no se podrán establecer metas de gestión o porcentajes de cumplimiento menos exigentes que las establecidas o logradas en períodos anteriores.
Párrafo 3º
De los Convenios
Artículo 8º.-
a) Del plazo de la propuesta de convenio: A más tardar el 31 de octubre de cada año los jefes superiores de servicio harán llegar al Ministro una propuesta de convenio, la que contendrá la definición de las metas de mejoramiento de la gestión y de eficiencia institucional con sus correspondientes indicadores y ponderadores, modalidades de cumplimiento y mecanismos de verificación de cumplimiento de las mismas.
b) De las observaciones a la propuesta de convenio:
El Ministro podrá oficiar al jefe superior de servicio, formulando observaciones a la propuesta de convenio dentro de los 10 días siguientes a la recepción de ésta. Si así lo hiciere, el jefe superior de servicio dispondrá de cinco días desde recibido el oficio del Ministro para subsanar las observaciones formuladas, remitiendo la nueva propuesta a éste.
c) Si el Ministro no manifiesta reparos a la propuesta oficiada, o haciéndolo éstas son subsanadas, él y el jefe superior de servicio suscribirán el convenio que ha de regir al año siguiente.
d) En el plazo de 5 días contado de la fecha de suscripción del convenio y en una fecha no superior al 30 de noviembre de cada año, éste será aprobado mediante decreto del Ministerio de Relaciones Exteriores, expedido bajo la fórmula "por orden del Presidente de la República". Este decreto que deberá ser visado por la Dirección de Presupuestos definirá, además, los porcentajes de asignación por pagar según el nivel de cumplimiento de las metas comprometidas, los que podrán ser diferenciados entre las distintas plantas y estamentos.
Artículo 9º.- El convenio de desempeño deberá contener al menos:
1.- La individualización del Ministro y del jefe superior del servicio;
2.- Las metas específicas a alcanzar durante el año siguiente y los respectivos indicadores de desempeño, así como los ponderadores que se le hubieren asignado a las diferentes metas;
3.- Los mecanismos de control, evaluación y verificación de cumplimiento de las metas;
4.- El responsable de la evaluación de las metas;
5.- El plazo en que deberán cumplirse las metas fijadas;
6.- Los responsables de cada una de las metas definidas;
7.- Los mecanismos de control del convenio acordado por las partes;
8.- La firma de las partes.
Artículo 10.- El jefe superior de cada servicio deberá implementar un mecanismo informativo a los funcionarios de su dependencia para el proceso de fijación de las metas y para la fase de evaluación de cumplimiento de las mismas.
Excepcionalmente, las metas fijadas podrán ser revisadas o redefinidas mediante decreto fundado del Ministro de Relaciones Exteriores, expedido bajo la fórmula "por orden del Presidente de la República" y visado por la Dirección de Presupuestos, en el caso que durante el período de ejecución del convenio se presenten causas externas, calificadas y no previstas, que limiten seriamente su logro o bien se produzcan reducciones forzosas en el presupuesto dispuestas por la autoridad financiera, destinadas a financiar ítems relevantes para su cumplimiento.
La calificación de las causas y posterior revisión de las metas será realizada por el Ministro de Relaciones Exteriores, a solicitud del jefe superior del servicio correspondiente, la que deberá efectuarse dentro de los cinco días siguientes a aquel en que este último tome conocimiento del hecho, acompañando los antecedentes que juzgue convenientes. El Ministro resolverá previo informe de la Auditoría Ministerial del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Párrafo 4º
De los mecanismos de control, evaluación y verificación
del cumplimiento de las metas
Artículo 11.- La evaluación del nivel de cumplimiento de las metas fijadas, se efectuará por el responsable de cada servicio definido en el convenio.
Este informe comprenderá la comparación de las metas comprometidas con las cifras de cumplimiento efectivo, expresando el resultado en términos porcentuales. De haberse establecido porcentajes mínimos de cumplimiento para casos de metas y su indicador asociado y no se consiguiere el mínimo fijado, el cumplimiento será igual a cero.
El nivel de cumplimiento global de las metas se calculará multiplicando el nivel de cumplimiento efectivo de cada una de ellas, por el ponderador que se haya asignado, sumándose, luego, todos estos resultados parciales y expresándose en valor porcentual acumulado final.
Para tal efecto, dentro de los cinco primeros días de cada año, los responsables de las metas que han de cumplirse deberán informar al responsable aludido en el inciso primero sobre el grado de cumplimiento de las metas definidas. Tales informes deberán contener la cifra alcanzada al 31 de diciembre del año anterior, para cada meta comprometida, además de una evaluación cualitativa que explique las principales desviaciones sobre las metas planteadas junto a los antecedentes pertinentes.
El informe de evaluación deberá ser remitido al jefe superior del servicio con copia a la unidad de auditoría interna del respectivo servicio en una fecha no superior al 10 de enero para su verificación.
Artículo 12.- La unidad de auditoría interna del respectivo servicio hará llegar sus observaciones al informe de evaluación directamente al jefe superior del servicio, en una fecha no superior al 13 de enero.
Artículo 13.- Con los informes de evaluación y verificación a la vista, cada jefe superior del servicio en una fecha no superior al 15 de enero remitirá el informe final de evaluación al Ministro para su aprobación final. Copia de dicho informe final deberá ser remitido al Auditor Ministerial.
Artículo 14.- El Auditor Ministerial deberá elaborar el informe de verificación de cada servicio y remitirlo al Ministro en un plazo no superior a 3 días.
Artículo 15.- El Ministro teniendo a la vista los informes de evaluación y de verificación podrá dar su conformidad o devolver al jefe superior de servicio respectivo las observaciones formuladas, dentro de los 5 días siguientes de recibido el informe de verificación. El jefe superior del servicio deberá subsanar las observaciones e informar los cambios realizados al Ministro en un plazo no superior a 5 días.
Artículo 16.- El Subsecretario dictará a más tardar el 31 de enero del año calendario de que se trate, las respectivas resoluciones que formalizan la verificación del grado de cumplimiento de los objetivos y metas comprometidas en los convenios a que se refiere el Párrafo 3º de este Reglamento. Dichas resoluciones, además, deberán ser visadas por la Dirección de Presupuestos.
Una vez emitida la resolución que corresponda, cada jefe superior de servicio deberá ponerla en conocimiento de todos los funcionarios de su dependencia.
Artículo 17.- Una vez dictada la resolución señalada en el artículo anterior y dentro de los cinco días siguientes a su fecha, el Ministro por decretos expedidos bajo la fórmula "por orden del Presidente de la República" los que, además, serán suscritos por el Ministro de Hacienda, conforme al grado de cumplimiento de los objetivos y metas alcanzado que indique la resolución antedicha, determinará los porcentajes que se pagarán por concepto de asignación de estímulo, los que no podrán exceder los consignados en el decreto a que se refiere la letra d) del artículo 8 y estarán acordes con el inciso segundo del artículo 7 y artículo 20 de este Reglamento.
Artículo 18.- No obstante lo señalado en los artículos precedentes de este párrafo, el jefe superior de cada servicio, durante el mes de julio del año de ejecución del convenio, deberá realizar una evaluación parcial del cumplimiento de las metas en relación con el primer semestre de la misma anualidad. Copia de los informes realizados serán remitidos a la unidad de auditoría Ministerial.
Para los efectos indicados en el inciso anterior, cada jefe superior de servicio designará a un funcionario o solicitará al responsable de la evaluación identificado en el convenio, para que elabore un informe de control y evaluación. Dicho funcionario deberá tener los conocimientos técnicos necesarios a ese fin y desempeñar un cargo directivo, ejercer una jefatura o servir un cargo profesional y podrá requerir todos los informes que sean necesarios para el cumplimiento de la función referida.
El referido informe deberá contener como mínimo la cifra de cumplimiento efectivo alcanzado en el primer semestre del año respectivo, en cada una de las metas, además de una evaluación cualitativa que explique las principales desviaciones sobre las metas planteadas, junto a los antecedentes pertinentes.
Artículo 19.- El funcionario designado por cada jefe superior de servicio para que realice el informe de control y evaluación del primer semestre, cumplirá tal tarea comparando las metas comprometidas con las cifras de cumplimiento efectivo a la fecha del informe, expresando el resultado en términos porcentuales y señalando, separadamente, en su caso, los cotejos y el resultado relativo a cada una de las metas.
Párrafo 5º
De la determinación de los porcentajes y pago de la
asignación
Artículo 20.- Si el nivel de cumplimiento de las metas del año precedente, es igual o superior al 90%, los funcionarios beneficiarios tendrán derecho a percibir una asignación equivalente al 100% del porcentaje establecido en el decreto a que se refiere las letra d) del artículo 8, según corresponda. Si dicho nivel fuere inferior al 90% pero igual o superior al 75%, los funcionarios beneficiarios tendrán derecho a percibir una asignación equivalente al 50% del porcentaje establecido en dicho decreto, según corresponda.
Artículo 21.- El monto que corresponda a cada funcionario por concepto de la asignación, será de hasta un 15% de la suma del sueldo base asignado al grado respectivo más las asignaciones establecidas en el artículo 19 de la ley 19.185; artículo 10 del decreto ley 924, de 1975; artículo 5º del decreto ley 2.964, de 1979; artículo 6º del decreto ley 1.770, de 1977; artículo 2º de la ley 19.699, y artículos 17 y 18 de la ley 19.185, en las modalidades de ambos incisos de esta última disposición.
Artículo 22.- La asignación se pagará mensualmente a los funcionarios en servicio a la fecha de pago, será tributable e imponible para efectos de salud y pensiones, y no servirá de base de cálculo de ninguna otra remuneración o beneficio legal. La percepción de esta asignación será incompatible con la asignación por desempeño de funciones críticas establecida en el artículo septuagésimo tercero de la ley 19.882.
No obstante, el primer pago de cada año calendario podrá comprender la asignación correspondiente a los meses transcurridos entre el mes de enero y el del pago efectivo, en el caso que no se haya concluido el mecanismo establecido en el artículo 17 de este Reglamento.
Disposiciones Transitorias
Artículo primero transitorio: El pago de la asignación regirá a contar del día primero de marzo del 2005 y durante los primeros seis meses, contados a partir de esa fecha, no se hará exigible el cumplimiento de los objetivos y metas de mejoramiento de la gestión y de eficiencia institucional y se pagará conforme a lo dispuesto en el inciso segundo del artículo primero transitorio de la ley Nº 19.999.
Artículo segundo transitorio: Una vez vencido el semestre mencionado en el inciso anterior, y por lo que reste del año calendario 2005, la asignación de estímulo se pagará en relación con el grado de cumplimiento de los objetivos y metas de mejoramiento de la gestión y de eficiencia institucional que se hayan definido de conformidad al convenio a que se refiere el inciso tercero del artículo primero transitorio de la ley Nº19.999
Los mecanismos de control, evaluación y verificación del cumplimiento de las metas señalados en el inciso anterior deberán estar totalmente concluidos a más tardar en el mes de septiembre de 2005.
Artículo tercero transitorio.- Durante el año 2006, la asignación se pagará en relación con el cumplimiento de los objetivos y metas de mejoramiento de la gestión y de eficiencia institucional que se hayan definido para el período comprendido entre el 1º de septiembre y el 31 de diciembre de 2005.
Para efectos de los mecanismos de control, evaluación y verificación del cumplimiento de las metas, como asimismo, la determinación de los porcentajes y pago de la asignación, se aplicarán las normas contempladas en los párrafos 4º y 5º, con excepción de lo dispuesto en los artículos 18 y 19 del presente Reglamento.
Anótese, tómese razón y publíquese.- RICARDO LAGOS ESCOBAR, Presidente de la República.- Ignacio Walker Prieto, Ministro de Relaciones Exteriores.- Nicolás Eyzaguirre Guzmán, Ministro de Hacienda.
Lo que transcribo a US., para su conocimiento.- Oscar Fuentes Lazo, Embajador, Director General Administrativo.