Artículo 9º.- Los órganos del Estado deberán instruir a sus funcionarios acerca de la adecuada utilización de las casillas institucionales que se les asignen para el cumplimiento de su funciones, propendiendo a que sean utilizadas exclusivamente para fines relacionados con las competencias propias del respectivo órgano. La utilización de dichas casillas para comunicaciones personales o privadas quedará prohibida cuando así lo ordene expresamente la respectiva autoridad o jefe superior de servicio, caso en que se autorizará a los funcionarios para habilitar y acceder a una casilla personal desde el terminal o equipo computacional que tengan asignado en la institución.

    Producido el cese en sus funciones de un usuario, se deberá configurar su servidor de correo para los efectos de rechazar automáticamente los mensajes electrónicos dirigidos a la casilla institucional personal que haya estado asignada a dicho usuario, debiendo informarse acerca de los motivos que determinan tal rechazo, y poniéndose a disposición de quienes hayan enviado dichos mensajes, una o más casillas electrónicas alternativas a las cuales dirigirse en caso de resultar necesario.