APRUEBA ORDENANZA SOBRE OTORGAMIENTO DE SUBVENCIONES
Núm. 1.070.- Yumbel, 20 de diciembre de 2007.- Vistos y Considerando:
1.- La necesidad de contar con una Ordenanza Municipal que regule la entrega de subvenciones a las organizaciones comunitarias de carácter público o privado que no persiguen fines de lucro.
2.- El DA Nº 82 de fecha 06.01.2004, que dicta ordenanza sobre otorgamiento de subvenciones, recepción de donaciones y registro de personas jurídicas receptores de fondos públicos.
3.- El acuerdo del Concejo Municipal de Yumbel, adoptado en sesión ordinaria Nº 36, de fecha 17/12/2007, que aprueba Ordenanza sobre Otorgamiento de Subvenciones.
4.- Las facultades que me confiere la ley Nº 18.695 de 1988, Orgánica Constitucional de Municipalidades y sus modificaciones posteriores, cuyo texto refundido fue fijado por el DFL Nº 1 de 2006, de Interior, publicado en el Diario Oficial con fecha 26/07/2006.
Decreto:
1.- Apruébese la siguiente Ordenanza sobre Otorgamiento de Subvenciones.
TÍTULO I
Disposiciones legales
Art. 1º. La regulación de las subvenciones se encuentra definida en la ley Nº 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, Arts. 5º letra g) y 65º letra g), los cuales señalan, respectivamente:
Para el cumplimiento de sus funciones las Municipalidades tendrán las siguientes atribuciones esenciales (Art. 5º, letra g):
- Otorgar subvenciones y aportes para fines específicos a personas jurídicas de carácter público o privado, sin fines de lucro, que colaboren directamente en el cumplimiento de sus funciones. Estas subvenciones y aportes no podrán exceder, en conjunto, al siete por ciento del presupuesto municipal. Este límite no incluye a las subvenciones y aportes que las municipalidades destinen a las actividades de educación, de salud o de atención de menores, que les hayan sido traspasadas en virtud de lo establecido en el decreto con fuerza de ley Nº 3.063/1980, del Ministerio del Interior, cualquiera sea su forma de Administración, ni las destinadas a los Cuerpos de Bomberos.
El Alcalde requerirá el acuerdo del Concejo para (Art 65º, letra g):
- Otorgar subvenciones y aportes para financiar actividades comprendidas entre las funciones de las Municipalidades, a personas jurídicas de carácter público o privado, sin fines de lucro, y ponerles término.
TÍTULO II
De los requisitos para postular a la subvención
Art. 2º. Podrán postular a una subvención, las organizaciones o instituciones que reúnan los siguientes requisitos:
a) Ser persona jurídica de carácter público o privado.
b) Que cuenten con personalidad jurídica vigente.
c) Que no persigan fines de lucro.
d) Que en su accionar colaboren directamente en el cumplimiento de las funciones municipales, Arts. 3º y 4º de la ley Nº 18.695.
e) Que la petición esté referida a un fin específico, enmarcado dentro de las funciones señaladas en la letra d) precedente.
f) Que la institución solicitante no tenga rendiciones de cuenta pendientes de ningún tipo de fondos municipales, y que dichas rendiciones no cuenten con ninguna observación.
g) Estar inscrito en el Registro Municipal de Entidades Receptoras de Transferencias.
h) No podrán postular a subvención aquellas organizaciones que tengan fines productivos.
i) Cuando una organización postule a una compra de terreno, ésta deberá demostrar que la propiedad cuenta con título de dominio vigente, libre de hipotecas, gravámenes, prohibiciones u otra cualquiera limitación al dominio, además de acreditar el aporte necesario cuando la subvención no financie el 100% de la compra del terreno y adjuntar un certificado del Departamento de Obras Municipales que acredite que el uso que se le va a dar al terreno concuerda con los requerimientos del Plan Regulador Comunal de Yumbel.
Art. 3º. El llamado a postulación se difundirá mediante los medios de comunicación radial local, afiches en lugares públicos, página web municipal, jornadas de capacitación, etc.
TÍTULO III
Del procedimiento
Art. 4º. Para otorgar una subvención, las organizaciones deberán:
a) Cumplir los requerimientos indicados en el artículo Nº 2 de la presente ordenanza.
b) Presentar una solicitud a través de la Oficina de Partes del Municipio, la que constará de una ficha que la Dirección de Desarrollo Comunitario (DIDECO) proporcionará, que contenga: Antecedentes de la institución, individualización del representante legal, los objetivos específicos, su justificación, costo de las actividades y monto de la subvención solicitada.
Art. 5º. Dicha solicitud con los antecedentes será estudiada por una Comisión que estará formada por: Dirección de Desarrollo Comunitario, Departamento de Finanzas y Secretaría Municipal; cada una analizará el proyecto en función a los requisitos solicitados en el Art. 2º de la presente ordenanza; esta información deberá ser debidamente certificada por la unidad correspondiente.
Art. 6º. Excepcionalmente, en casos de emergencia, situaciones que atenten contra la seguridad o calidad de vida de determinados sectores de la comunidad, eventos con fines turísticos, culturales y/o de impacto al desarrollo de la comuna, el Sr. Alcalde podrá acoger a tramitación una solicitud de subvención presentada fuera de los plazos señalados, previo informe del Departamento Municipal, Institución Pública o Privada, relacionado con la situación que se plantee en la subvención.
Art. 7º. Corresponderá a la Dirección de Desarrollo Comunitario presentar al Concejo Municipal la nómina de solicitudes que cumplan con los requisitos necesarios para ser beneficiarios de subvención.
Art. 8º. El Concejo Municipal se pronunciará sobre la propuesta de subvenciones realizadas por la Administración, ajustándose al presupuesto vigente. Para aquellas peticiones que se efectúen en otros períodos, deberá requerirse el respectivo informe de las Finanzas sobre disponibilidades presupuestarias.
Art. 9º. Con el acuerdo del Concejo, el Departamento de Administración y Finanzas confeccionará el decreto alcaldicio correspondiente que dispone la entrega de las subvenciones y aprueba el convenio, en donde este ultimo deberá contener al menos:
a) El nombre y RUT de la institución beneficiada, y el nombre y RUT del representante legal.
b) Monto aprobado y objetivo de la subvención.
c) Obligación de la institución a rendir cuenta documentada de los gastos efectuados.
d) Fecha límite de rendición de cuentas.
Art. 10º. La municipalidad se reserva el derecho de otorgar una subvención anual a cada organización, salvo en los casos contemplados en el Art. 6º.
Art. 11º. Una vez que la subvención esté aprobada por decreto alcaldicio, cualquier modificación de los objetivos que persigue la subvención deberá ser presentada por escrito al Concejo Municipal para su aprobación, sin embargo la distribución de los recursos relacionada con la ampliación de materiales o con la parte operativa de la subvención será autorizada por la Administración. En lo relacionado a sus objetivos o tipo de gastos, la organización deberá solicitar la modificación a través de una nota que ingresará en la oficina de partes, dicha nota debe ser presentada al Concejo Municipal para su autorización. Cuando el Departamento de Finanzas elabore el decreto del cambio de objetivo o tipo de gastos, la organización podrá utilizar los fondos en lo aprobado.
Art. 12º. Las etapas y las fechas de postulación y adjudicación de una subvención se explican en los siguientes calendarios:
Calendario postulación y adjudicación de la subvención primera etapa
Postulación Primer día hábil del mes de marzo -
Último día hábil del mes de marzo
Consultas Durante todo el período de
postulación
Primera
revisión de Las dos primeras semanas del mes
proyectos de abril
Corrección de
proyectos Tercera semana del mes de abril
Presentación
al Concejo Se presentarán todos los proyectos
Municipal que califiquen para esta etapa,
desde la cuarta semana del mes de
abril de cada año y durante todo
el mes de mayo.
Firma de
convenios y Máximo tres semanas después de
entrega de haber sido aprobada la subvención
cheques por el Concejo Municipal.
Calendario postulación y adjudicación de la subvención segunda etapa
Postulación Primer día hábil del mes de julio -
Último día hábil del mes de julio.
Consultas Durante todo el período de
postulación
Primera revisión Dos primeras semanas del mes de
de proyectos agosto
Corrección de Tercera semana del mes de agosto
proyectos
Presentación
al Concejo Se presentarán todos los proyectos
Municipal que califiquen para esta etapa,
desde la última semana del mes de
agosto y durante todo el mes de
septiembre.
Firma de Máximo tres semanas después de
convenios y haber sido aprobados los proyectos
entrega de por el Concejo Municipal.
cheques
Art. 13º. Los proyectos que no fueran seleccionados durante la primera etapa serán devueltos a las organizaciones mediante oficio, los cuales se podrán volver a repostular en la segunda etapa en el mes de julio, siempre que existan los recursos económicos que permitan hacer un segundo llamado.
TÍTULO IV
De los criterios de selección
Art. 14º. La Dirección de Desarrollo Comunitario deberá considerar los siguientes criterios:
a) Favorecer la realización de programas o proyectos específicos que se orienten al desarrollo social por sobre aquellas que privilegian la asistencia social.
b) Preferir los programas con menor costo de operación, de cobertura masiva, de carácter preventivo y en los cuales el costo por beneficiario sea menor.
c) Privilegiar aquellas instituciones que aporten recursos propios o que busquen otras fuentes de financiamiento para el desarrollo del proyecto postulado, de manera que la subvención solicitada sea complementaria a los recursos existentes, sean éstos propios o de terceros no municipales.
d) Considerar previamente la experiencia en el quehacer comunal, es decir, aquellas instituciones u organizaciones que tengan presencia y funcionamiento local.
e) Considerar aquellas iniciativas que signifiquen una continuidad, respecto de los trabajos ya realizados o presenten fórmulas de auto-sustento en el tiempo, prefiriendo aquellas propuestas que se orienten a superar progresivamente la dependencia de la subvención municipal.
f) Que la gestión de la entidad constituya un beneficio para los vecinos de la Comuna de Yumbel, lo cual se analizará en relación con la cobertura de beneficiarios de la comuna y nivel socio-económico.
TÍTULO V
De las rendiciones de gastos
Art. 15º. Todas las instituciones que reciban subvención, deberán rendir cuenta documentada y detallada de los gastos efectuados con cargo a la misma, teniendo presente lo siguiente:
a) Las instituciones beneficiadas sólo pueden efectuar gastos a cuenta de la subvención, a partir del acuerdo del Concejo Municipal y dentro del período de vigencia de la subvención.
b) Las instituciones podrán invertir los fondos entregados en subvención, únicamente en aquellos gastos autorizados en el respectivo decreto alcaldicio y convenio que la concede.
c) La subvención se entregará de una sola vez, dentro del respectivo año calendario, de acuerdo a las necesidades de las respectivas instituciones y según se establezca en los convenios suscritos.
d) De los valores recibidos se rendirá cuenta en forma mensual, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente a aquel que corresponde la rendición, con excepción de la perteneciente al mes de diciembre, la cual deberá presentarse a más tardar el día 31 de diciembre del año presupuestario en que se otorgó, reintegrándose, a la vez, los dineros que eventualmente no hayan sido gastados.
e) No se entregarán nuevos fondos mientras la institución no haya rendido cuenta de la totalidad de los fondos ya concedidos.
f) Cuando en un determinado mes la institución respectiva no haya hecho uso de los dineros, deberá de igual forma presentar una rendición sin movimiento, con indicación del saldo que registra a esa fecha.
g) Las rendiciones de cuenta sólo se efectuarán usando los formularios que entregue el Departamento de Administración y Finanzas del Municipio, debiéndose cumplir las siguientes formalidades:
g.1) En el Formulario Nº 1, se registrará el nombre de la Institución Ejecutora, nombre del Proyecto, mes que se rinde, nombre del cuentadante, cargo, saldo del mes anterior si lo hubiere, valores recibidos en el mes, monto por el cual se rinde cuenta, saldo para el mes siguiente, fecha y firma del cuentadante.
g.2) En el Formulario Nº2, se detallarán los documentos de respaldo, indicando su fecha, número, proveedor, detalle de los artículos adquiridos, valor de cada uno de ellos, consignando además, la sumatoria total del mes. Esta planilla deberá llevar el nombre y firma del Presidente y Tesorero, además del timbre de la organización responsable del gasto.
g.3) En Hoja Adicional, se deberá adjuntar en forma ordenada, correlativa por fecha, toda la documentación respaldatoria de los gastos, debidamente firmada en su reverso, por el Presidente(a) y Tesorero(a) de la Institución. Los documentos respaldatorios deberán adherirse por su parte superior a hojas tamaño oficio, de tal forma que sea posible detallar a su lado el artículo adquirido y el destino que se le dio.
g.4) Los documentos de respaldo deberán estar emitidos a nombre de la Institución beneficiaria de la Subvención, deben ser los originales, que consignen claramente lo adquirido, no deben estar enmendados ni con errores. Para este efecto, se aceptarán sólo documentos legales aceptados tributariamente: Facturas, Boletas de Ventas, Boletas de Servicios u Honorarios, Boletos y Pasajes de Transporte. Se aceptarán en forma excepcional documentos notariales, cuando no se pueda contar con los señalados anteriormente, debiendo contener el nombre, RUT y dirección del prestador del servicio. En los casos en donde exista compra de terreno se aceptará como documento oficial la escritura y copia de la inscripción de la propiedad en Bienes Raíces, la cual deberá estar a nombre de la organización.
g.5) En el caso de adquisición de mobiliario, se deberá presentar como documento soportante una factura detallada de lo adquirido.
g.6) Las instituciones a las que se les haya aprobado compra de combustible, cuyo retiro lo realicen por parcialidades, deberán adjuntar a la factura, las Guías de Despacho por las adquisiciones periódicas de combustible.
g.7) Los comprobantes de gastos por reparaciones y combustible que se incluyan en las rendiciones deberán identificar claramente los vehículos que sean objeto de tales desembolsos.
g.8) Cuando se trate de la compra de trofeos, implementos deportivos o premios, se deberá adjuntar a la rendición las actas respectivas, en que conste la entrega de las especies a los beneficiarios y se registre la firma del beneficiario que acredita su recepción conforme.
g.9) Los gastos de movilización deberán respaldarse con la correspondiente factura, con el detalle de las fechas y lugares de los traslados.
g.10) Si se incluye una boleta de servicios o de honorarios en una rendición de cuentas, éstas deben rendirse por su monto bruto, adjuntando a dicho documento, cuando proceda, una copia del pago del impuesto correspondiente.
g.11) Los gastos que no cumplan con los requisitos señalados precedentemente, serán rechazados y rebajados de la respectiva rendición. Esto último significa que los valores rebajados deben ser reintegrados al Municipio.
g.12) Existiendo excedentes, éstos deberán ser reintegrados en la Tesorería Municipal, incorporando el respectivo Comprobante de Ingreso a la rendición para su cuadratura.
h) Cuando por razones ajenas o de fuerza mayor la Institución beneficiaria no pudo ocupar los fondos durante el período anual de vigencia, deberá hacer devolución de los valores otorgados dentro del año presupuestario en que se otorgó.
i) Las instituciones beneficiadas podrán solicitar al Municipio el cambio de objetivo de los fondos, su aprobación dependerá de la decisión del Concejo Municipal, siempre dentro del mismo año calendario.
j) Las rendiciones de cuenta deberán ingresarse en la Oficina de Partes del Municipio y serán dirigidas al Sr. Alcalde, luego de lo cual pasarán al Departamento de Administración y Finanzas.
k) El Departamento de Administración y Finanzas deberá contar con una copia del proyecto, lo que le permitirá efectuar la debida revisión una vez que éstas entreguen las correspondientes rendiciones de gastos, sirviendo además para mantener un registro especial de control de dichas subvenciones, que contenga como mínimo la siguiente información:
Nombre de la organización beneficiaria, número de decreto que autorizó el aporte, monto y fecha de rendición. Asimismo, deberá rechazar y devolver para su corrección todas aquellas rendiciones que no cumplan con las formalidades que exige este Procedimiento, y no girará nuevos fondos mientras la Institución no haya cumplido con la obligación de rendir cuenta de la inversión de los fondos ya concedidos.
l) Se podrán efectuar revisiones en forma aleatoria por parte del Departamento de Desarrollo Comunitario, Departamento de Administración y Finanzas, y por la funcionaria que tiene asignadas las funciones de Control, respecto de las rendiciones de gastos y del cumplimiento de las acciones efectuadas por las instituciones objeto de la subvención.
m) Si una institución u organización no efectuare las acciones comprometidas en el respectivo convenio, deberá hacer devolución de los montos otorgados en la fecha que la Municipalidad lo requiera; si no lo hiciera, la Municipalidad, a través de la Asesoría Jurídica o del Departamento de Administración y Finanzas, en caso de no existir aquella, adoptará las acciones judiciales pertinentes para recuperar los montos otorgados, de igual forma cuando se compruebe adulteración de documentos.
n) Al Departamento de Administración y Finanzas del Municipio le corresponderá la responsabilidad de la estricta aplicación del presente procedimiento de rendición de cuenta y la difusión de éste a las instituciones beneficiadas con subvención municipal.
o) Antes de la firma de convenio y la recepción de cheques, los dirigentes favorecidos con subvención municipal deberán concurrir a un taller de capacitación sobre rendiciones de cuenta en forma obligatoria, el cual será dictado por el Departamento de Administración y Finanzas.
2. Déjese sin efecto en todo lo relacionado con subvenciones el DA Nº 82 del 06.01.2004, el cual continúa vigente en lo relacionado con el Registro de Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos.
Anótese, comuníquese, publíquese un extracto y archívese.- Raúl Betancur Ayala, Alcalde.- Oscar Chamorro Soto, Secretario Municipal.