DICTA NORMAS DE CARACTER CONTABLE
Núm. 142 exenta.- Santiago, 28 de Diciembre de 1993.- Visto: Lo dispuesto en el artículo 132, letra g) de la Ley General de Cooperativas, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado en el decreto supremo N° 502, de 1978, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, en el decreto con fuerza de ley N° 1/3511, de 1981, del señalado Ministerio, y en la resolución N° 55 de 1992, de la Contraloría General de la República.
Considerando:
a) La necesidad de uniformar criterios en la clasificación de partidas contables en la presentación de balances y estados de situación a este Departamento;
b) La utilidad de preservar ciertos mecanismos y principios contables de generalizada aceptación y amplia difusión;
c) El interés del Departamento en que haya homogeneidad en la presentación de antecedentes financiero-contables, de modo que reflejen a cabalidad los reales resultados de las cooperativas;
d) La necesidad de introducir ciertas modificaciones a la resolución N° 1-768, de 1982, de este Departamento.
Resuelvo:
I.- Disposiciones Generales {ARTS. 1-16}
Artículo 1°. Las cooperativas, federaciones, uniones, confederaciones y sociedades auxiliares de cooperativas deberán someterse a las normas contables establecidas en la presente resolución.
Artículo 2°. La contabilidad de las cooperativas deberá mantenerse actualizada y sus asientos contables deberán efectuarse en registros permanentes, los que deberán comprender a lo menos los libros diario-mayor e inventarios y balances. Los estados financiero-contables deberán reflejar la situación financiera de la entidad, el resultado de sus operaciones y los cambios en su posición financiera, de conformidad con los principios contables generalmente aceptados y uniformemente aplicados.
Artículo 3°. Las cuentas de los estados contables deberán reflejar en forma clara y precisa los bienes, derechos u obligaciones de la entidad. Por ello no podrán incluirse cuentas que no cumplan los requisitos mencionados, tales como, cuentas por operaciones pendientes y cuentas por aclarar.
Artículo 4°. El primer balance de las cooperativas y el siguiente, si aquél correspondiere a un período inferior a un año, incluirá los gastos de organización y puesta en marcha acumulados hasta la fecha del mismo, bajo el rubro denominado "Déficit acumulado durante el período de puesta en marcha", y que se presentará rebajándose del patrimonio de la sociedad. Esta partida será absorbida por los primeros excedentes generados por la cooperativa.
Artículo 5°. Las cooperativas podrán diferir en los términos establecidos en el Art. 31 de la Ley de Impuestos a la Renta, los gastos de promoción, tales como, los de publicidad e investigaciones de mercado. No podrán diferirse los gastos provenientes del desarrollo de un sistema de procesamiento electrónico de datos, y los de investigación y desarrollo de proyectos o productos, salvo que existan fundamentos que demuestren que el beneficio de éstos durará más de un año.
Artículo 6°. Las operaciones de cooperativas con otras entidades de la misma naturaleza, deberán ser registradas en cuentas de activo o pasivo, según corresponda y en ningún caso como "cuentas corrientes", "operaciones pendientes" o con otra denominación similar.
Artículo 7°. Las cooperativas que sometan sus operaciones de carácter económico, financiero o técnico a la inspeccción de auditores externos, no podrán utilizar los servicios de las mismas personas o empresas durante un período superior a tres años consecutivos. En los convenios o contratos de servicios profesionales que al efecto celebren con las cooperativas, estos auditores deberán obligarse a informar, aclarar o complementar directamente al Departamento de Cooperativas, las materias relacionadas con el examen practicado, que éste les solicite.
Tanto los auditores externos como sus respectivos informes y dictámenes deberán ajustarse, en cuanto les sean aplicables, a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, emitidas por el Colegio de Contadores de Chile A.G. y el Instituto de Contadores Profesionales Auditores A.G.- INCPA.
Artículo 8°. Las cooperativas deberán confeccionar anualmente un balance general clasificado, un balance a ocho columnas y un estado de resultados, al 31 de diciembre de cada año.
El primer balance deberá igualmente efectuarse al 31 de diciembre, aunque comprenda un período inferior a un año.
Artículo 9°. La Junta de Vigilancia de las Cooperativas, deberá velar por la realización al 31 de diciembre de cada año al menos, de un arqueo de caja, conciliación bancaria y un inventario de documentos por cobrar, de cuyo resultado deberá dejar expresa constancia en el informe en que se pronuncie sobre el balance del ejercicio respectivo.
Artículo 10°. Los estados contables señalados en el artículo 8 y la memoria, deberán estar confeccionados a más tardar el 30 de abril del año siguiente, para ser presentados al Departamento de Cooperativas, si se requiriese, salvo que la Junta General Ordinaria deba efectuarse en una fecha anterior, según sus estatutos.
Artículo 11°. Los balances clasificados y los estados de situación deberán confeccionarse en los formularios diseñados por el Departamento de Cooperativas y proporcionados por éste o las respectivas Secretarías Regionales Ministeriales en su caso, y en ellos se expresarán valores enteros, sin centavos.
En el formulario del balance general clasificado deberá anotarse los saldos de las cuentas al cierre del ejercicio anterior, debiendo asimismo completarse íntegramente los datos requeridos en él.
Artículo 12°. Los estados financiero-contables deberán contener notas explicativas que se refieran a los hechos de implicancia financiera, tales como, variaciones significativas en los activos fijos y en las operaciones de la empresa, a las garantías otorgadas por deudas de la entidad o de terceros (prendas, hipotecas, avales, etc.), y a los juicios o contingencias similares. Además, las notas explicativas se referirán a los hechos significativos, ocurridos en el período comprendido entre el cierre del estado financiero-contable y su envío al Departamento de Cooperativas o su presentación a la junta general de socios.
Artículo 13°. El consejo de administración deberá someter a la consideración de la junta general ordinaria de socios una memoria razonada acerca de la situación de la cooperativa en el último ejercicio, el balance general, el estado de resultados, y el informe de la junta de vigilancia y de los auditores externos en su caso. El balance general y el estado de resultados deben prepararse en forma comparativa con el ejercicio anterior, en moneda de igual valor.
Artículo 14°. La documentación a que se refiere el número 13 deberá reflejar con claridad la situación patrimonial de la cooperativa al cierre del ejercicio y los beneficios obtenidos o las pérdidas experimentadas durante el mismo.
En forma conjunta con la citación a la Junta General Ordinaria de Socios que se pronunciará sobre el balance, se deberá enviar a cada cooperado un copia del balance general clasificado correspondiente.
Artículo 15°. Si una cooperativa perdiere más del 50% de su patrimonio, el consejo de administración deberá citar a una junta general extraordinaria de socios, en el plazo máximo de 30 días, contado desde la fecha en que se tuviere conocimiento de ello, con el objeto de adoptar acuerdos tales como un aumento de capital que implique una disminución del 50% citado, su disolución voluntaria u otros. Si la Junta no aprobase el aumento de capital indicado o su disolución voluntaria, las cooperativas contempladas en el Art. 22 deberán publicar dentro del mismo plazo el balance o estado de situación en un periódico de circulación regional o nacional. Si la cooperativa operase en más de una región, dicha publicación deberá efectuarse en un periódico de circulación nacional.
En el plazo de 10 días contado desde la realización de la junta o de la publicación a que se refiere este artículo, según el caso, deberá remitirse a este Departamento, el estado contable que reflejó la pérdida de patrimonio; el acta de la Junta; sus formalidades de convocatoria, y si procede, las publicaciones efectuadas.
Artículo 16°. Las deudas de los socios con las cooperativas, por acciones suscritas, cuotas sociales o por cualquier otro concepto, deberán incluirse como vencidas si no fueren pagadas dentro de los 30 días siguientes a su vencimiento.
II. Disposiciones Especiales {ARTS. 17-21}
Artículo 17°. En las cooperativas de ahorro y crédito, toda cuota no pagada dentro de los 90 días siguientes a su vencimiento, deberá registrarse contablemente como cartera vencida. En aquellos casos en que la cartera vencida de un préstamo alcance un valor igual o superior al 25% de éste, deberá incluirse en esta clasificación el monto total adeudado.
Artículo 18°. El Gerente de una cooperativa de ahorro y crédito que efectúe captación de fondos, deberá informarlo al Departamento de Cooperativas dentro de los diez días siguientes a la concurrencia de este hecho.
Las cooperativas que sin ser de ahorro y crédito deseen emitir cuotas de ahorro, deberán previamente informarlo a este Departamento, para los efectos previstos en el artículo 32 de la Ley General de Cooperativas.
Artículo 19°. Las cooperativas multiactivas y las abiertas de vivienda deberán registrar separadamente las operaciones de cada una de sus secciones o programas habitacionales, según el caso, debiendo presentar separadamente sus estados financiero-contables adjuntando un estado consolidado.
Artículo 20°. Las cooperativas de vivienda y las abiertas de vivienda, deberán contabilizar las viviendas dentro del activo circulante, excepto aquellas asignadas en uso y goce cuyos socios asignatarios no sean beneficiarios de algún subsidio habitacional.
En dichas entidades sólo podrán ser activados los gastos financieros originados en créditos de construcción o hipotecarios de largo plazo. Los intereses de los créditos que no reúnan las características mencionadas, tales como los de consumo y otras líneas de crédito, deberán ser tratados contablemente como pérdidas en las respectivas cuentas de resultados.
Artículo 21°. Las cooperativas de vivienda cuyo número de socios exceda de doscientos o que opten a créditos para sus construcciones, cuyos activos no superen el equivalente a 50.000 Unidades de Fomento, y las cooperativas de ahorro y crédito que efectúen captaciones de fondos por montos iguales o inferiores a su patrimonio neto, deberán enviar a este Departamento, a más tardar el día 30 de abril de cada año, el balance general correspondiente al ejercicio anterior y un estado de resultados, debiendo asimismo remitir antes del 31 de julio de cada año un estado de situación al 30 de junio del mismo año.
Los fondos recibidos por las cooperativas de ahorro y crédito por concepto de acciones no constituyen captaciones de fondos.
III. De las Cooperativas de Importancia Económica
{ARTS. 22-27}
Artículo 22°. Se considerarán de importancia económica las cooperativas en que el total de sus activos supere el equivalente a 50.000 Unidades de Fomento, las abiertas de vivienda, las que emiten cuotas de ahorro y las de ahorro y crédito que efectúen captación de fondos por un monto total superior a su patrimonio neto; las que deberán someter su balance al informe de auditores externos independientes, los que deberán ser designados anualmente por la Junta General Ordinaria de Socios.
Los informes que emitan los auditores externos, relativos al balance y estados financieros de las cooperativas abiertas de vivienda, deberán ajustarse a lo previsto en el Art. 28° del D.L. 1320, de 1970. En este caso, los auditores deberán encontrarse inscritos en el registro respectivo a cargo de la Superintendencia de Valores y Seguros o tratarse de un organismo cooperativo que tenga servicios de auditoría, previamente calificado por el Departamento de Cooperativas.
Artículo 23°. El informe de auditoría, el balance general y un estado de cambios en la posición financiera, deberán ser remitidos a este Departamento en el plazo indicado en el artículo 9° de la presente Resolución.
Si la cooperativa pasare a ser de importancia económica, con posterioridad a la celebración de la junta general ordinaria de socios, los auditores externos deberán ser designados por el consejo de administración.
Artículo 24°. El estado de cambios en la posición financiera indicará las fuentes y usos de los recursos en cada uno de los períodos comprendidos en los estados de situación financiero-contables.
Artículo 25°. Las cooperativas mencionadas en el artículo 22 deberán confeccionar un estado de situación financiero al 30 de junio de cada año, el que deberá ser enviado a este Departamento a más tardar el día 31 de julio del mismo año.
Artículo 26°. Las cooperativas a que se refiere el presente Título, exceptuadas las de vivienda cerradas que no usen créditos para la construcción, deberán publicar en un diario de circulación regional, el balance general, su patrimonio, el dictamen de los auditores externos y una nómina que incluirá a los integrantes titulares y suplentes del consejo de administración, al gerente y al contador general.
Si operan en más de una región, o no existiere un diario regional, dicha publicación deberá efectuarse en uno de circulación nacional.
Artículo 27°. El incumplimiento de las normas contenidas en la presente resolución será sancionable por el Departamento de Cooperativas, en conformidad a lo dispuesto en el artículo 67° de la Ley General de Cooperativas.
Disposiciones Varias {ART. 28}
Artículo 28°. Derógase la resolución exenta N° 1-768, de 1982, que dicta normas de carácter contable.
Anótese y publíquese.- Carlos Rubio Estay, Jefe Departamento de Cooperativas.
Lo que transcribo a Ud., para su conocimiento.- Saluda atentamente a Ud.- Ximena Silva Morales, Jefe del Departamento Administrativo.