APRUEBA EL REGLAMENTO QUE ESTABLECE LOS MEDIOS Y PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS Y ADMINISTRATIVOS QUE SE UTILIZARÁN EN LA GENERACIÓN DE MICROFORMAS

    Núm. 23.- Santiago, 11 de noviembre de 2020.

    Visto:

    Lo dispuesto en los artículos 32, Nº 6 y 35 de la Constitución Política de la República; en la ley Nº 19.880, que establece las bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; en el decreto con fuerza de ley Nº 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en la ley Nº 21.045, que crea el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio; en la ley Nº 18.845, que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos; la ley Nº 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma; en la ley Nº 21.180, de Transformación Digital del Estado; el decreto supremo Nº 181, de 2002, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción que aprueba reglamento de la ley Nº 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y la certificación de dicha firma; y en la resolución Nº 7, de 2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de toma de razón.

    Considerando:

    1.- Que, la ley Nº 21.045 creó el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio como la Secretaría de Estado encargada de colaborar con el Presidente de la República en el diseño, formulación e implementación de políticas, planes y programas para contribuir al desarrollo cultural y patrimonial armónico y equitativo del país en toda su diversidad, reconociendo y valorando las culturas de los pueblos indígenas, la diversidad geográfica y las realidades e identidades regionales y locales, conforme a los principios contemplados en dicho cuerpo legal. Asimismo, el numeral 11 del artículo 3 de dicha ley, establece como función del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio -entre otras- la de promover la cultura digital y la utilización de herramientas tecnológicas en los procesos de creación, producción, circulación, distribución y puesta a disposición de las obras, contenidos y bienes artísticos, culturales y patrimoniales, y su acceso a ellos.
    2.- Que, el artículo noveno transitorio de la ley Nº 21.180, faculta al Presidente de la República para que, dentro del plazo de un año contado desde la publicación de dicha ley, mediante un decreto con fuerza de ley expedido por intermedio del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, determine los requisitos del método de elaboración, conservación y uso de las microformas y aquellos a emplear en la destrucción de los documentos originales a los que se refiere la ley Nº 18.845. En cumplimiento de ello, con fecha 9 de noviembre del presente año, se dictó el decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2020, del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio.
    3.- Que, el artículo 1º de la ley Nº 18.845, que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos, modificada por la ley Nº 21.180, de Transformación Digital del Estado, define una microforma como una imagen compactada o digitalizada de un documento original a través de una tecnología idónea para su almacenamiento, conservación, uso y recuperación posterior.
    4.- Que, el inciso tercero de la misma disposición establece que en la generación de microformas se utilizarán los medios y procedimientos técnicos y administrativos definidos por un reglamento sobre la materia dictado en conjunto por el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el que tendrá por propósito normar el proceso que permite capturar, grabar y almacenar en forma compactada la imagen de un documento original, en términos tales que contenga una copia idéntica del mismo, que sea susceptible de ser almacenado y que permita el uso de la imagen compactada o grabada, tal y como si se tratara del documento original.
    5.- Que, de acuerdo a lo señalado en los considerandos anteriores, corresponde dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 1º de la ley Nº 18.845, dictando el reglamento mandatado por dicha norma.

    Decreto:

    Apruébase el reglamento del artículo 1º de la ley Nº 18.845, establece los medio y procedimientos técnicos y administrativos que se utilizarán en la generación de microformas, cuyo texto es el siguiente:


    Título I
    Disposiciones generales
     

    Artículo 1º.- Objeto. El presente reglamento tiene por objeto establecer los medios y procedimientos técnicos y administrativos a ser utilizados por la administración pública centralizada y descentralizada, y de registros públicos, en adelante "las instituciones", en la generación de microformas, es decir, el proceso que permite capturar, grabar y almacenar en forma compactada la imagen de un documento original, en términos tales que contenga una copia idéntica del mismo, que sea susceptible de ser almacenada y que permita el uso de la imagen compactada, tal y como si se tratara del documento original.
     

    Título II
    Del Proceso de Elaboración de Microformas
     

    Artículo 2º.- Componentes. El proceso de elaboración de una microforma como resultado de un proceso de digitalización, estará compuesto por cuatro componentes:

    1) Acta de Apertura.
    2) Captura y Grabación.
    3) Acta de Cierre.
    4) Almacenamiento.

    En el desarrollo de estos componentes, las instituciones deberán aplicar un método que garantice, en una medida equiparable a la de los documentos originales, la conservación y disponibilidad de las microformas de acuerdo con los principios de Integridad, Fidelidad, Indelebilidad y Legibilidad, dispuestos en el decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2020, del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio.
     

    Artículo 3º.- Acta de Apertura. Componente mediante el cual se registran los datos necesarios para iniciar el proceso de elaboración de una microforma como resultado de un proceso de digitalización. Los metadatos que, a lo menos, deben incorporarse al momento de la captura de la imagen son:
     
    a) Su condición de "copia fiel de documento original en soporte papel".
    b) La calidad de resolución en la que se ha llevado a cabo la captura de la imagen electrónica y la cantidad de páginas del documento original.
    c) Fecha y hora de la diligencia.
    d) Identificación del (de la) ministro(a) de fe.
    e) Declaración del estado de conservación del documento original, de acuerdo a los criterios definidos por el Archivo Nacional, mediante la o las resoluciones que emita su Director(a) al efecto.
     

    Artículo 4º.- Captura y Grabación. Componente que corresponde al proceso mediante el cual se obtiene una representación digital de un documento en soporte papel, que permita su almacenamiento y consulta posterior.
    En la captura y grabación se deberán verificar los siguientes requisitos técnicos:
     
    a) La imagen electrónica deberá respetar las características del documento original, en cuanto a tamaño, estructura y atributos físicos; no incluirá ningún signo o marca que no figure en el documento original.
    b) En la generación de imágenes electrónicas se utilizarán formatos de captura abierta, de acuerdo a los estándares definidos por el Archivo Nacional, mediante la o las resoluciones que emita su Director(a) al efecto.
    c) La grabación se realizará en un formato que asegure la preservación de la imagen electrónica, con sus atributos originales y de acuerdo a los estándares mínimos establecidos por el Archivo Nacional, mediante la o las resoluciones que emita su Director(a) al efecto.


    Artículo 5º.- Acta de Cierre. Componente mediante el cual se da término al proceso de elaboración de una microforma como resultado de un proceso de digitalización, lo cual se certificará a través de firma electrónica avanzada del (de la) ministro(a) de fe, la que será parte integrante y se vinculará de forma permanente al fichero electrónico.


    Artículo 6º.- Almacenamiento. Una vez generada la microforma, las instituciones deberán incorporarla en los sistemas o plataformas que permitan su conservación y uso, en conformidad a lo dispuesto en los artículos 6, 7 y 8 del decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2020, del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio.


    Artículo 7º.- Las instituciones deberán definir procedimientos de control de calidad que reduzcan el riesgo de errores durante el proceso de elaboración de una microforma, y que se adecúen a las características específicas de los documentos en soporte papel.
    Adicionalmente, las instituciones deberán realizar operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias de los dispositivos asociados al proceso de elaboración de una microforma, con el fin de garantizar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes.


    Artículo 8º.- Cada institución podrá incorporar metadatos adicionales a los contenidos en el acta de apertura, de conformidad a lo señalado en el artículo 4 precedente, para atender a las necesidades de descripción específicas del proceso de elaboración de una microforma y/o de su uso posterior.

    Tómese razón, comuníquese y publíquese.- SEBASTIÁN PIÑERA ECHENIQUE, Presidente de la República.- Consuelo Valdés Chadwick, Ministra de las Culturas, las Artes y el Patrimonio.- Ignacio Briones Rojas, Ministro de Hacienda.- Cristián Monckeberg Bruner, Ministro Secretario General de la Presidencia.
    Lo que transcribo a usted para su conocimiento.- Saluda  atentamente  a  usted,  Juan  Carlos Silva Aldunate, Subsecretario de las Culturas y las Artes.