REGLAMENTO QUE ESTABLECE LOS ESTÁNDARES TÉCNICOS Y ADMINISTRATIVOS DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO DESARROLLADO POR EL ARCHIVO NACIONAL
Núm. 24.- Santiago, 11 de noviembre de 2020.
Visto:
Lo dispuesto en los artículos 32, Nº 6 y 35 de la Constitución Política de la República; en la ley Nº 19.880, que establece las bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; en el decreto con fuerza de ley Nº 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en la ley Nº 21.045, que crea el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio; la ley Nº 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma; en la ley Nº 21.180, de Transformación Digital del Estado; el decreto supremo Nº 181, de 2002, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, que aprueba reglamento de la ley Nº 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y la certificación de dicha firma, y en la resolución Nº 7, de 2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de toma de razón.
Considerando:
1.- Que, la ley Nº 21.045 creó el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio como la Secretaría de Estado encargada de colaborar con el Presidente de la República en el diseño, formulación e implementación de políticas, planes y programas para contribuir al desarrollo cultural y patrimonial armónico y equitativo del país en toda su diversidad, reconociendo y valorando las culturas de los pueblos indígenas, la diversidad geográfica y las realidades e identidades regionales y locales, conforme a los principios contemplados en dicho cuerpo legal. Asimismo, el numeral 11 del artículo 3 de dicha ley, establece como función del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio -entre otras- la de promover la cultura digital y la utilización de herramientas tecnológicas en los procesos de creación, producción, circulación, distribución y puesta a disposición de las obras, contenidos y bienes artísticos, culturales y patrimoniales, y su acceso a ellos.
2.- Que, la ley Nº 21.180 introdujo modificaciones a la ley Nº 21.045, que crea el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio. Una de dichas modificaciones fue la introducción de las siguientes oraciones finales al numeral 2 del inciso primero del artículo 29 de la citada ley, referente al Archivo Nacional: "Para cumplir sus funciones también desarrollará un archivo electrónico, en conformidad con sus disponibilidades presupuestarias. Para efectos archivísticos las siguientes son las etapas generales del ciclo documental dentro de la Administración del Estado: Fase Activa, que se refiere a la producción y gestión del documento electrónico en cada institución pública, así como su utilización para los fines pertinentes; Fase Semiactiva, que corresponde a la conservación temporal del documento al interior de cada institución pública dependiendo del período de vigencia de cada expediente o documento, y Fase Histórica, que aplica a aquellos documentos que de acuerdo a la normativa vigente y a su proceso de valoración, deben ser transferidos al Archivo Nacional, para su preservación y disponibilización".
3.- Que, para el desarrollo del Archivo Electrónico señalado en el considerando anterior, es necesario dictar un reglamento que establezca los estándares técnicos y administrativos que deberá cumplir el mismo.
Decreto:
Apruébase el reglamento que establece los estándares técnicos y administrativos del Archivo Electrónico desarrollado por el Archivo Nacional, cuyo texto es el siguiente:
TÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º.- El presente reglamento tiene por objeto establecer los estándares técnicos y administrativos que deberá cumplir el Archivo Electrónico desarrollado por el Archivo Nacional, establecido en el numeral 2 del artículo 29 de la ley Nº 21.045, que crea el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio.
Artículo 2º.- Para los efectos de este reglamento, se entenderá por:
a) Cuadro de Clasificación: Esquema jerárquico y lógico que refleja, representa y formaliza las funciones y/o la organización de una entidad productora, así como los documentos que genera.
b) Fiabilidad: Característica del documento que viene dada desde su origen y que lo hace confiable en cuanto es el reflejo íntegro de las operaciones que en tal documento se expresan, y que las acciones de preservación realizadas posteriormente sobre aquél mantienen y protegen sus atributos, siendo debidamente registradas.
c) Entidad Productora: Organismo que transfiere documentos al Archivo Nacional, de acuerdo con la normativa vigente.
d) Integridad: Cualidad de un documento de estar completo e inalterado en todos sus aspectos esenciales, tales como completitud de la información, trazabilidad y registro de cambios realizados por personas autorizadas.
e) Preservación Digital: Conjunto de medidas, estándares, tecnologías y acciones necesarias para mantener el acceso a los documentos y la información contenida en ellos en el tiempo, sin afectar su fiabilidad e integridad. La preservación digital deberá comprender la migración de soportes y formatos, así como de las tecnologías que los sustentan, en cumplimiento del principio de actualización contemplado en el artículo 16 bis de la ley Nº 19.880.
f) Tabla de Retención Documental: Instrumento técnico archivístico que se genera como resultado del proceso de valoración realizado por una entidad productora, que recoge los acuerdos sobre la disposición de las series documentales que produce, el tiempo de permanencia en cada fase del ciclo documental y qué debe hacerse con ellos una vez que finalice su vigencia o utilidad.
g) Transferencia Electrónica: Proceso a través del cual la entidad productora transfiere al Archivo Nacional documentos electrónicos, una vez vencido su plazo de permanencia en ella, de acuerdo a la normativa vigente.
h) Usabilidad: Característica de un documento que permite que éste pueda ser localizado, recuperado, presentado e interpretado, independiente del momento de su creación.
i) Valoración: Proceso de identificación de los valores de series documentales generadas por la entidad productora, a partir de los cuales se definirán los plazos para su retención en la entidad productora y su eventual transferencia al Archivo Nacional. El propósito final de este proceso es determinar qué series documentales, que la entidad productora genera, tienen valor de preservación.
TÍTULO II
Del Archivo Electrónico
Artículo 3º.- El Archivo Electrónico es el conjunto indivisible de procesos técnicos, datos e información, plataformas y competencias profesionales que permitirá al Archivo Nacional recibir las transferencias de documentos electrónicos realizadas desde las entidades productoras, almacenar y preservar a largo plazo la documentación electrónica transferida, garantizar su seguridad, y otorgar acceso a la ciudadanía para su consulta, manteniendo su fiabilidad, integridad y usabilidad.
Artículo 4º.- Para el desarrollo del Archivo Electrónico y la recepción de las transferencias electrónicas, el Archivo Nacional:
a) Operará, administrará y mantendrá actualizados y operativos los sistemas que permitan la transferencia de documentos electrónicos bajo estándares que resguarden la fiabilidad, usabilidad e integridad de los documentos electrónicos. Asimismo, deberá velar por la mejora continua de dichos sistemas.
b) Definirá, modelará, implementará, actualizará y optimizará los procesos vinculados a la transferencia electrónica y preservación digital.
c) Administrará los documentos electrónicos preservados y los dejará disponibles para quienes los requieran.
d) Dará acceso a la ciudadanía y a las entidades productoras a los documentos electrónicos transferidos.
e) Generará, actualizará, publicará y dejará disponibles guías, instructivos y manuales, para los procesos de clasificación, valoración y transferencia documental electrónica, así como los necesarios para el adecuado funcionamiento del Archivo Electrónico y sus plataformas.
f) Administrará la información generada a raíz del uso y explotación de los sistemas desarrollados que permitan la transferencia, almacenamiento, preservación y acceso a la documentación electrónica, así como bitácoras, registros de uso y estadísticas generales, como evidencia para implementar mejoras perfectivas y evolutivas del Archivo Electrónico.
g) Todas aquellas acciones estrictamente necesarias para el correcto funcionamiento del Archivo Electrónico, dentro del marco de sus respectivas competencias.
Para desarrollar las tareas encomendadas en el presente artículo, el Archivo Nacional podrá emitir las resoluciones que resulten necesarias, las que serán publicadas en el Diario Oficial.
Artículo 5º.- Los documentos electrónicos a los que hace referencia el presente reglamento comprenden tanto los documentos generados electrónicamente, como aquellos creados en soporte electrónico a partir de originales digitalizados, de acuerdo a lo establecido en la ley Nº 18.845.
Artículo 6º.- El acceso, consulta y descarga de los documentos preservados en el Archivo Electrónico estarán sujetos a la Política de Acceso que al efecto definirá el Archivo Nacional mediante resolución y en concordancia con la normativa vigente.
TÍTULO III
Estándares Administrativos de la Transferencia Electrónica
Artículo 7º.- El proceso de transferencia de documentos electrónicos se regirá por el Instructivo para la Transferencia de Documentos Electrónicos establecido por el Archivo Nacional mediante resolución.
La transferencia de documentos electrónicos al Archivo Nacional se realizará exclusivamente a través de sistemas y plataformas habilitados por el Archivo Nacional para tal fin.
Artículo 8º.- Las entidades productoras se acogerán a los siguientes criterios en el uso de los sistemas provistos por el Archivo Nacional para la transferencia electrónica:
a) Respetar los instructivos, términos de uso de los sistemas y las políticas de seguridad de la información que dicte el Archivo Nacional, mediante resolución.
b) Asegurar que la información ingresada en los sistemas sea verídica, completa y se ajuste a lo solicitado.
c) Los usuarios registrados de cada entidad productora serán exclusivamente responsables del uso de las credenciales entregadas para utilizar los sistemas de transferencia del Archivo Electrónico.
Artículo 9º.- Previo al inicio del proceso de transferencia, las entidades productoras deberán contar con un cuadro de clasificación y una tabla de retención documental que incorporen las series electrónicas a transferir, de conformidad con el Instructivo para la Transferencia de Documentos Electrónicos.
Artículo 10º.- El proceso de transferencia electrónica finalizará una vez que sea validado por el Archivo Nacional, luego de aprobar las revisiones técnicas y de contenido a que será sometida la documentación transferida, de conformidad al Instructivo para la Transferencia de Documentos Electrónicos, que al efecto deberá elaborar el Archivo Nacional, señalado en el artículo 7º anterior. Luego de dicha validación, se generará un expediente electrónico, firmado por el(la) Conservador(a) del Archivo Nacional, a través de firma electrónica avanzada.
Artículo 11º.- Los documentos transferidos y preservados en el Archivo Electrónico de acuerdo a los artículos anteriores tendrán, para todos los efectos, el carácter de documento original.
TÍTULO IV
Estándares técnicos del Archivo Electrónico
Artículo 12º.- El Archivo Nacional definirá mediante una resolución el conjunto de metadatos y formatos necesarios para la transferencia de documentos electrónicos, que permitan su recuperación y preservación a largo plazo. Esta lista de metadatos y formatos será actualizada de acuerdo con los requerimientos propios del Archivo Electrónico y a los estándares nacionales e internacionales para la preservación digital de documentos de archivo.
Artículo 13º.- La o las plataformas que integren el Archivo Electrónico deben permitir el cumplimiento de los siguientes objetivos: inscripción de las entidades productoras, transferencia de documentos electrónicos al Archivo Electrónico, preservación y almacenamiento de los documentos transferidos y acceso a los mismos.
Artículo 14º.- El Archivo Nacional determinará, mediante resolución, el uso obligatorio de plataformas y sistemas a través de guías, instructivos y manuales.
Tómese razón, comuníquese y publíquese.- SEBASTIÁN PIÑERA ECHENIQUE, Presidente de la República.- Consuelo Valdés Chadwick, Ministra de las Culturas, las Artes y el Patrimonio.- Ignacio Briones Rojas, Ministro de Hacienda.- Cristián Monckeberg Bruner, Ministro Secretario General de la Presidencia.
Lo que transcribo a usted para su conocimiento.- Saluda atentamente a usted, Juan Carlos Silva Aldunate, Subsecretario de las Culturas y las Artes.