Que, conforme a la Constitución Política de la República corresponde a la Contraloría General ejercer el control de legalidad de los actos de la Administración del Estado.

Que, la ley Nº 10.336, Orgánica Constitucional de esta Contraloría General, faculta al Contralor General para dictar disposiciones sobre exención de toma de razón.

Que, en virtud de dicha facultad, la resolución Nº 1.600, de 2008, de este Órgano de Control, que Fija Normas sobre Exención del Trámite de Toma de Razón, establece los actos que se encuentran exentos del trámite de toma de razón.

Que, por su parte, el artículo 10 A de la ley Nº 10.336, introducido por la ley 20.766, dispone que la toma de razón podrá realizarse a través de técnicas, medios y procedimientos que consideren el empleo de documentos y firmas electrónicas. Para ello, el Contralor General regulará mediante resolución, los actos administrativos cuya toma de razón podrá efectuarse electrónicamente y los servicios que someterán tales actos a dicha tramitación. También determinará los medios de verificación y la forma para acreditar el cumplimiento de los requisitos legales que precisen los actos administrativos antes señalados. Asimismo, dispondrá el tipo de comunicación, formas y demás materias que requiera la toma de razón electrónica, pudiendo incluir, para determinados actos, sistemas automatizados que los realicen.

Que, la plataforma SIAPER TRA, según la complejidad de las materias, tramitará los actos administrativos y ejecutará el control de legalidad de manera completamente automática, o bien, parte de aquellos actos serán analizados por funcionarios de Contraloría.

Que, el sistema de toma de razón electrónica mediante la plataforma SIAPER TRA se implementará gradualmente, para lo cual esta Contraloría General comunicará oportunamente las distintas etapas de su puesta en marcha y los Órganos de la Administración del Estado comprendidos en cada una de ellas.

Vistos: Las facultades que me confiere la Constitución Política de la República; lo dispuesto en los artículos 10, y 10 A al 10 D de la ley Nº 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General; lo establecido en la ley Nº 19.799; y lo establecido en las resoluciones Nº 1.600, de 2008, que Fija Normas sobre Exención del Trámite de Toma de Razón, Nº 908, de 2011, que Fija Normas sobre Registro Electrónico, Nº 245, de 2012, Nº 224 y Nº 444, de 2013, que la complementan, todas de este órgano de control.

Resuelvo:

Artículo 1.- Sin perjuicio de lo establecido en la resolución 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República, la tramitación y toma de razón electrónica de los decretos y resoluciones relativos a las materias de personal que se señalan a continuación, se realizará a través de la plataforma web de esta Contraloría denominada "Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado, Toma de Razón Automática", en adelante, "SIAPER TRA".

1. Nombramientos en calidad de titular, incluidos los afectos al Sistema de Alta Dirección Pública.

2. Suplencias, incluidas aquellas dispuestas con personal del mismo servicio.

3. Promociones.

4. Designaciones a contrata y sus prórrogas.

5. Contratos a honorarios asimilados a grado; que se paguen por mensualidades; a suma alzada o por cualquier otra modalidad de pago.

6. Renovación de nombramientos en calidad de titulares afectos al Sistema de Alta Dirección Pública.

7. Designaciones transitorias y provisionales en cargos afectos al Sistema de Alta Dirección Pública y sus prolongaciones.

8. Contratos regidos por el Código del Trabajo y sus renovaciones.

9. Ceses de contratos regidos por el Código del Trabajo.

10. Ceses de designaciones como transitorios y provisionales en empleos afectos al Sistema de Alta Dirección Pública dispuestos por la autoridad.

11. Ceses de funcionarios titulares.

12. Término anticipado por cualquier causa de designaciones a contrata.

13. Término anticipado de suplencias.

14. Término anticipado de contratos a honorarios.

Artículo 2.- La Contraloría General otorgará a los funcionarios que determinen los Jefes de Servicio de los órganos de la Administración del Estado, perfiles de acceso a "SIAPER TRA", quienes dispondrán de un nombre de usuario y clave (login y password) que los identificará como usuarios del Sistema, vinculándolos al Servicio al que pertenecen, y que permitirá a su vez, reconocer al Servicio Público que tramitará sus actos a través de "SIAPER TRA".

Dichos usuarios tendrán uno de los siguientes perfiles conforme a las acciones que les corresponda realizar en la plataforma:

a) Perfil Creador de documentos. Crear documentos (actos administrativos) en la plataforma y modificarlos mientras se encuentren en estado borrador; completar los formularios y responder a las preguntas del sistema, que correspondan al documento que está elaborando; incorporar a la plataforma y complementar los antecedentes que acreditan el cumplimiento de los requisitos legales del documento que se encuentra confeccionando, que no pudieron ser obtenidos mediante interoperabilidad del sistema con otras bases de datos.

b) Perfil Ministro de Fe. Revisar los antecedentes que se adjuntaron al sistema por el "Creador de Documentos", certificando su existencia, que éstos no son notoriamente falsos o ilegibles, y que no les faltan los requisitos o formalidades legales para su validez; enviar el acto administrativo una vez firmado, numerado y fechado a otro Servicio Público para firma o visación, cuando corresponda; recibir y gestionar documentos enviados desde otro Servicio Público; enviar el acto administrativo una vez firmado, numerado y fechado a toma de razón; y, realizar la certificación posterior del requisito de salud compatible, en el caso que corresponda.

c) Perfil Firmante. Corresponde a la autoridad o funcionario que tiene facultades legales o delegadas para firmar actos administrativos en materias de personal, quien tendrá que firmarlos utilizando firma electrónica avanzada; enviar el acto administrativo una vez firmado, numerado y fechado, a otro Servicio Público para firma o visación, cuando corresponda; y, enviar el acto administrativo una vez firmado, numerado y fechado, a toma de razón.

Quienes utilicen estas claves de acceso serán responsables de su uso.

Estos perfiles corresponden al flujo mínimo de tramitación que todo acto administrativo deberá observar en la plataforma, independiente de otros actores que pudieren participar en la tramitación de un documento, según la gestión propia de cada servicio público.

Artículo 3.- Los documentos que se incorporen a la plataforma, como antecedentes que acrediten el cumplimiento de los requisitos legales de los respectivos actos administrativos, deberán corresponder a los siguientes formatos de características no editables: JPEG, GIF, TIFF y PDF.

Artículo 4.- El jefe superior de cada servicio deberá designar a un funcionario para que actúe como ministro de fe, a quien le corresponderá verificar la existencia de los antecedentes que acrediten el cumplimiento de los requisitos legales que los actos administrativos deben observar, cuando dicha verificación no pueda obtenerse mediante consulta en línea a los registros o bancos de datos pertinentes, como asimismo, que éstos no son notoriamente falsos o ilegibles, y que no les faltan los requisitos o formalidades legales para su validez.

Podrá existir más de un ministro de fe en cada servicio, conforme a la organización administrativa de éste.

Artículo 5.- Los actos administrativos y la numeración de los mismos relativos a las materias señaladas en el artículo 1º de la presente resolución, que se tramiten por la plataforma SIAPER TRA, serán electrónicos.

De esta manera, y según el formulario seleccionado por el "Creador de Documentos" y las respuestas entregadas por éste y por el sistema, la plataforma generará los actos administrativos, otorgándoles automáticamente numeración y fecha, para lo cual cada Servicio Público tendrá dentro de "SIAPER TRA" un código identificador, comenzando cada año su numeración de manera correlativa con el número "1".

Artículo 6.- Finalizada la tramitación electrónica, el sistema tomará razón o representará el acto administrativo, según corresponda, reflejándose el resultado de dicho proceso en el respectivo documento electrónico con la leyenda "Tomado Razón" o "Representado", generándose, conjuntamente, en este último caso, el oficio pertinente que contendrá las causas legales de la representación, todo lo anterior con la correspondiente firma electrónica avanzada del Contralor General de la República.

Artículo 7.- Efectuado el trámite de toma de razón electrónica los servicios públicos deberán mantener archivados en soporte papel los documentos o certificados oficiales que fueren digitalizados en la plataforma, así como los respectivos actos administrativos electrónicos.

En caso que los repositorios de los servicios públicos cumplan con la normativa vigente, los documentos antes señalados podrán mantenerlos exclusivamente archivados en aquellos.

Artículo 8.- Los actos administrativos cuya toma de razón se efectúe electrónicamente a través de SIAPER TRA y cuya eficacia está sujeta al total trámite de los mismos, serán notificados al interesado a la dirección de correo electrónico, institucional o personal, que éste hubiere entregado al servicio público correspondiente en su primera presentación o con posterioridad, entendiéndose practicada la notificación a las 24 horas siguientes del envío del correo electrónico, que se genera automáticamente una vez que el sistema toma razón del acto.

Si la recepción no fuere posible por fallas del sistema, el plazo indicado se contará desde el día en que Contraloría General haya solucionado dichas fallas.

Mediante la citada notificación electrónica se le informará al interesado sobre el acto administrativo tomado razón, individualizando su número, fecha y servicio público emisor, adjuntándosele el respectivo acto administrativo.

Artículo 9.- El Contralor General determinará los actos que, en todo o en parte, serán analizados por funcionarios de Contraloría, realizándose su tramitación a través de SIAPER TRA.

Tratándose de los Ascensos, si bien su ingreso se realizará a través de la plataforma, su tramitación, estudio y control de legalidad será realizado por analistas de esta Contraloría.

Tipo Versión	Desde	Hasta	Modificaciones
Última Versión De 26-FEB-2016	26-FEB-2016
Texto Original De 30-SEP-2014	30-SEP-2014	25-FEB-2016