CIRCULAR
SOC. APOYO AL GIRO N° 10
BANCOS N° -o-
FINANCIERAS N° -o-
Santiago, 11 de diciembre de 1998.
Señor Gerente:
SOCIEDADES DE APOYO AL GIRO. MODIFICA NORMAS GENERALES.
Mediante la presente Circular se modifican las normas generales para sociedades
de apoyo al giro, contenidas en la Circular N° 3 de del 27 de diciembre de 1989
y sus modificaciones.
Los principales cambios corresponden a los siguientes:
a) Se actualizan las instrucciones en concordancia con las disposiciones
impartidas a los bancos y sociedades financieras en el Capítulo 11-6 de la
Recopilación Actualizada de Normas.
b) Se cambia el texto de algunas instrucciones específicas, en lo que toca a las
alusiones al articulado del texto refundido de la Ley General de Bancos fijado
por el D.F.L. N° 3 de 1997.
c) Se exige el envío a esta Superintendencia de los informes sobre el control
interno emitidos por los auditores externos, con los comentarios de la
administración.
d) Se reemplazan las normas de carácter contable que se referían a la aplicación
de algunos criterios específicos y a ciertos detalles de orden administrativo,
estableciéndose disposiciones generales que obligan, por una parte, a utilizar
los mismos criterios contables de las instituciones financieras accionistas o
socias o, cuando esos no sean aplicables, criterios de aceptación general y, por
otra parte, a mantener una contabilidad analítica que permita administrar
adecuadamente la empresa y preparar en forma oportuna los estados y
declaraciones para esta Superintendencia y para terceros.
De acuerdo a lo descrito, se efectúan los siguientes cambios en la Circular N° 3
dirigida a las sociedades de apoyo al giro:
A) Se sustituye el texto del Título I por el que sigue:
"Las disposiciones a las cuales deben ceñirse los bancos y sociedades
financieras para tener participación en sociedades de apoyo al giro al amparo
del artículo 74 de la Ley General de Bancos, se encuentran contenidas en el
Capítulo 11-6 de la Recopilación Actualizada de Normas de esta Superintendencia.
Todas las sociedades de apoyo autorizadas por esta Superintendencia quedan
sujetas a su fiscalización, así como a las disposiciones de la presente Circular
y a las demás normas que este Organismo les imparta.".
B) Se reemplaza el texto del título II por el siguiente:
"1.- Modificación de los estatutos sociales.
Las sociedades de apoyo al giro deberán requerir el consentimiento previo de
este Organismo para efectuar cualquier modificación de los estatutos sociales,
tales como aumentos o disminuciones de capital, incorporación de nuevos socios y
otros. Posteriormente, una vez reformados los estatutos, deberá enviarse una
copia legalizada a esta Superintendencia.
2.- Administración y funcionamiento de las sociedades de apoyo al giro.
No existe inconveniente para que los directores de una sociedad de apoyo al giro
sean directores o empleados de las instituciones financieras accionistas o
socias.
Las sociedades de apoyo al giro deberán tener gerente, personal, local,
equipamiento y servicios independientes de las instituciones, financieras
accionistas o socias.
3.- Operaciones con partes relacionadas.
3.1.- Calidad de parte relacionada.
Se considerará como parte relacionada a una sociedad de apoyo al giro, a sus
accionistas o socios y a cualquier persona natural o jurídica que esté vinculada
con ellos o con la propia sociedad de apoyo al giro a través de la propiedad o
gestión, de acuerdo a las reglas establecidas por este Organismo en el Capítulo
12-4 de la Recopilación Actualizada de Normas para bancos y sociedades
financieras.
Lo anterior debe entenderse respecto de toda referencia que se haga en cualquier
norma de esta Superintendencia, a personas relacionadas con una sociedad de
apoyo al giro.
3.2.- Condiciones de las operaciones.
Los actos, contratos, negocios y operaciones de una sociedad de apoyo al giro
con partes relacionadas, deberán observar condiciones de equidad, equivalentes a
las que habitualmente predominan en el mercado.
3.3.- Información acerca de las operaciones.
Las operaciones con partes relacionadas serán informadas a esta Superintendencia
mediante nota adjunta a los estados de situación a que se refiere el N° 2 del
título III de esta Circular.
Por otra parte, dichas operaciones se incluirán en nota a los estados
financieros anuales de que trata el N° 8 de este título II. Para este efecto,
las sociedades de apoyo al giro a las cuales no se les impartan instrucciones
específicas sobre la materia, deberán informar en esta nota al menos lo
siguiente:
- Nombre o razón social de las personas que hayan efectuado operaciones con la
sociedad. Si una empresa es más conocida por el público por su nombre de
fantasía, éste deberá incluirse en paréntesis.
- Descripción de la transacción, incluyendo información de los importes
monetarios, efecto en los resultados, saldos por cobrar o por pagar al cierre
del ejercicio, condiciones de cobro o pago y, en general, toda la información
necesaria para entender el efecto de dicha transacción en los estados
financieros.
- Se debe mencionar, además, si las transacciones se realizaron en las mismas
condiciones que ofrecía el mercado en esa oportunidad o, de no ser así, indicar
las condiciones que imperaban en el mercado en ese momento.
A fin de que la nota de los estados financieros que publiquen las sociedades de
apoyo al giro, incluya sólo información de cierta relevancia en relación con el
efecto en los estados financieros, se informarán las operaciones con una persona
relacionada solamente cuando el importe total involucrado en el o los contratos
o el monto total de las transacciones efectuadas con ella, sea superior al
equivalente de 1.000 Unidades de Fomento.
4.- Participación en otras sociedades.
Por tratarse de sociedades con giro exclusivo, las empresas de apoyo de bancos y
sociedades financieras no podrán tener entre sus activos acciones o derechos en
otras sociedades, salvo que ello sea imprescindible para el desarrollo de su
giro. En este caso la sociedad deberá contar con la autorización previa de esta
Superintendencia, para cuyo efecto se presentará una solicitud en la que se
informará de las razones por las cuales la inversión es imprescindible.
En ningún caso una sociedad de apoyo podrá adquirir acciones de sus empresas
propietarias, ni recibirlas en pago o en garantía por el cumplimiento de
obligaciones que un tercero tenga a favor de ella.
5.- Inversiones que pueden efectuar las sociedades de apoyo al giro.
Aparte de las inversiones propias de su giro, los recursos disponibles que
puedan mantener estas sociedades sólo podrán ser invertidos en: documentos
emitidos por el Banco Central de Chile o por el Estado y sus Organismos;
instrumentos financieros de renta fija emitidos por bancos o sociedades
financieras; y, cuotas de fondos mutuos de renta fija.
6.- Normas específicas sobre las operaciones.
Además de las instrucciones generales precedentes, las operaciones que realicen
las empresas de apoyo al giro deberán sujetarse, según el giro que realicen, a
las normas específicas que dicte este Organismo en uso de las facultades que le
confiere la Ley General de Bancos.
7.- Publicación de Estados Financieros.
Los estados financieros anuales de las sociedades de apoyo al giro deberán ser
auditados por una firma de auditores externos registrada en esta
Superintendencia y publicados en el periódico dentro del mismo plazo que se le
otorgue a las instituciones financieras socias o accionistas.
No obstante, cuando la sociedad de apoyo al giro tenga la calidad de filial en
los términos señalados en la Ley N° 18.046, sus auditores deberán ser los mismos
que los de su institución financiera matriz y sus estados financieros se
publicarán conjuntamente con los estados consolidados de la matriz.
Los estados financieros anuales y su correspondiente dictamen de los auditores,
deberán ser entregados por las sociedades de apoyo al giro a esta
Superintendencia dentro del mismo plazo que se le otorgue a las instituciones
financieras accionistas o socias para que éstas envíen sus estados financieros
individuales.
En todo caso, el balance anual auditado deberá ser entregado con la debida
antelación a las instituciones financieras accionistas o socias, para que éstas
lo consideren en la preparación de sus propios estados financieros.
Dentro de los diez días hábiles bancarios siguientes a la fecha de la
publicación en el periódico, se deberá remitir a esta Superintendencia una copia
de la misma.
Las sociedades de apoyo al giro prepararán sus estados financieros anuales de
acuerdo con las instrucciones que al respecto les imparta esta Superintendencia
o, en su defecto, utilizando criterios contables de aceptación general.
Este Organismo podrá exigir que, además de los estados financieros anuales, las
sociedades de apoyo al giro publiquen hasta dos balances generales referidos a
cualquier época del año.".
C) En el N° 1 del título III se reemplaza la palabra "telex" que aparece en su
letra a) por la expresión "fax", y se intercala el siguiente enunciado a
continuación de la letra d):
"Además, las empresas constituidas como sociedades anónimas deberán enviar la
siguiente información:"
D) Se sustituye el N° 2 del título III por el que sigue:
"2.- Estados de situación trimestrales para fines de control de esta
Superintendencia.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el N° 8 del título II de esta Circular,
relativo al envío de los estados financieros anuales completos y auditados, las
sociedades de apoyo al giro deberán preparar y enviar a este Organismo estados
de situación trimestrales referidos al 31 de marzo, 30 de junio, 30 de
septiembre y 31 de diciembre de cada año. Esta información se entregará a más
tardar el duodécimo día hábil bancario siguiente a la fecha a que se refiere el
respectivo balance.
Salvo que esta Superintendencia les haya impartido instrucciones específicas al
respecto, la información de que se trata se enviará utilizando el formato de la
Ficha Estadística Codificada Uniforme (FECU) que exige la Superintendencia de
Valores y Seguros. Para ese efecto se completarán solamente los datos que sean
aplicables de las secciones 1.00 "Identificación", 2.00 "Administración", 3.00
"Propiedad y acciones", 5.01 "Balance General" y 5.02 "Estado de Resultados".
Para los dos últimos no será necesario incluir saldos comparativos ni notas
adjuntas, salvo las notas especiales que este Organismo pudiere solicitar por
escrito a cada una de las sociedades, de acuerdo con las circunstancias.".
E) Se agrega el siguiente número al Título III, pasando el N° 4 a ser N° 5:
"4.- Deficiencias observadas por los auditores externos.
Las sociedades de apoyo al giro deberán enviar a esta Superintendencia el
informe o memorándum entregado por los auditores externos referido a las
deficiencias que hubieren observado respecto a prácticas contables, sistema
administrativo contable y sistema de control interno. Esta información deberá
entregarse dentro de los 10 días hábiles bancarios siguientes a la fecha en que
se reciban y en cualquier caso antes del 1° de diciembre de cada año, y deberá
contener, además, los comentarios de la administración, en que se manifiesten
las decisiones que se tomaron a objeto de solucionar las deficiencias que hayan
sido observadas."
F) Se reemplaza el texto del título IV por el siguiente:
"Los estados financieros de las sociedades de apoyo al giro deberán reflejar
fielmente el patrimonio, la situación financiera, los riesgos y los resultados
de la entidad, ajustándose a los criterios contables seguidos por las
instituciones financieras accionistas o socias, o a los criterios contables
generalmente aceptados en todo aquello en que los primeros no sean pertinentes
y, cuando proceda, a las instrucciones específicas impartidas por esta
Superintendencia a las sociedades de apoyo al giro de que se trate, las que
primarán sobre los criterios contables de aceptación general en caso de
discrepancias.
Las sociedades deberán seguir en forma estricta criterios prudenciales de
valorización, debiendo mantener permanentemente evaluados sus riesgos y
constituir oportunamente las provisiones necesarias para cubrir las pérdidas
estimadas. En ningún caso es aplicable en una sociedad de apoyo al giro el
procedimiento de constitución de provisiones voluntarias que las instituciones
financieras pueden utilizar al amparo del artículo 66 de la Ley General de
Bancos.
Los activos, pasivos, resultados, compromisos y sus movimientos, deberán quedar
perfectamente identificados en la contabilidad, de modo que en cualquier momento
se pueda conocer la composición y origen de sus saldos, debiéndose mantener los
registros, inventarios y auxiliares necesarios para el control contable sobre
las operaciones diarias, el cumplimiento permanente de las regulaciones que
rigen su actividad, la preparación de los diversos estados o declaraciones y la
obtención de información analítica de costos, rendimientos y demás antecedentes
necesarios para una adecuada administración.
De la base contable se deberán obtener, en forma clara y consistente, al menos
al cierre de cada mes y con los ajustes contables necesarios para reconocer los
resultados correspondientes a cada período, los estados que deben remitirse a
las instituciones accionistas o socias para la elaboración de sus propios
balances mensuales, como asimismo la información que debe enviarse
periódicamente a esta Superintendencia.".
G) Se sustituye el N° 2 del título V por el que sigue:
"2.- Mantención de la documentación.
Conforme a lo dispuesto en el artículo 155 de la Ley General de Bancos, las
instituciones sometidas a la fiscalización de esta Superintendencia deben
conservar sus libros, formularios, correspondencia, documentos y papeletas a lo
menos durante un plazo de seis años, salvo que el Superintendente autorice la
eliminación de parte de los archivos o el reemplazo de originales por
reproducciones.
En ningún caso podrán destruirse los libros o instrumentos que digan relación
directa o indirecta con algún asunto o litigio pendiente."
H) Se reemplaza, en el N° 3 del título V, la expresión "artículo 19 del Decreto
Ley N° 1.097" por "artículo 19 de la Ley General de Bancos" y la expresión
A fin de facilitar la consulta de las normas vigentes, se acompaña a la presente
Circular el Texto Actualizado de la Circular N° 3 de 27 de diciembre de 1989,
que contiene los cambios introducidos mediante la presente Circular.
Saludo atentamente a Ud.,
ERNESTO LIVACIC ROJAS
Superintendente de Bancos e
Instituciones Financieras
TEXTO ACTUALIZADO
Disposición: CIRCULAR N° 3 (de 27.12.89)
Para: SOCIEDADES DE APOYO AL GIRO
Materia: Normas generales para empresas de apoyo al giro.
ACTUALIZACIONES:
Incluye las modificaciones introducidas mediante:
Circular N° 5 de 27 de abril de 1992;
Circular N° 6 de 13 de mayo de 1992;
Circular N° 7 de 1° de octubre de 1992;
Circular N° 8 de 17 de noviembre de 1992; y
Circular N° 10 de 11 de diciembre de 1998.
CONTENIDO:
I.- Consideraciones Generales.
II.- Normas de carácter general.
III.- Información a esta Superintendencia.
IV.- Normas relativas a la contabilidad.
V.- Otras disposiciones.
I.- CONSIDERACIONES GENERALES.
Las disposiciones a las cuales deben ceñirse los bancos y sociedades financieras
para tener participación en sociedades de apoyo al giro al amparo del artículo
74 de la Ley General de Bancos, se encuentran contenidas en el Capítulo 11-6 de
la Recopilación Actualizada de Normas de esta Superintendencia.
Todas las sociedades de apoyo autorizadas por esta Superintendencia quedan
sujetas a su fiscalización, así como a las disposiciones de la presente Circular
y a las demás normas que este Organismo les imparta.
II.- NORMAS DE CARACTER GENERAL.
1.- Modificación de los estatutos sociales.
Las sociedades de apoyo al giro deberán requerir el consentimiento previo de
este Organismo para efectuar cualquier modificación de los estatutos sociales,
tales como aumentos o disminuciones de capital, incorporación de nuevos socios y
otros. Posteriormente, una vez reformados los estatutos, deberá enviarse una
copia legalizada a esta Superintendencia.
2.- Administración y funcionamiento de las sociedades de apoyo al giro.
No existe inconveniente para que los directores de una sociedad de apoyo al giro
sean directores o empleados de las instituciones financieras accionistas o
socias.
Las sociedades de apoyo al giro deberán tener gerente, personal, local,
equipamiento y servicios independientes de las instituciones financieras
accionistas o socias.
3.- Operaciones con partes relacionadas.
3.1.- Calidad de parte relacionada.
Se considerará como parte relacionada a una sociedad de apoyo al giro, a sus
accionistas o socios y a cualquier persona natural o jurídica que esté vinculada
con ellos o con la propia sociedad de apoyo al giro a través de la propiedad o
gestión, de acuerdo a las reglas establecidas por este Organismo en el Capítulo
12-4 de la Recopilación Actualizada de Normas para bancos y sociedades
financieras.
Lo anterior debe entenderse respecto de toda referencia que se haga en cualquier
norma de esta Superintendencia, a personas relacionadas con una sociedad de
apoyo al giro.
3.2.- Condiciones de las operaciones.
Los actos, contratos, negocios y operaciones de una sociedad de apoyo al giro
con partes relacionadas, deberán observar condiciones de equidad, equivalentes a
las que habitualmente predominan en el mercado.
3.3.- Información acerca de las operaciones.
Las operaciones con partes relacionadas serán informadas a esta Superintendencia
mediante nota adjunta a los estados de situación a que se refiere el N° 2 del
título III de esta Circular.
Por otra parte, dichas operaciones se incluirán en nota a los estados
financieros anuales de que trata el N°8 de este título II. Para este efecto, las
sociedades de apoyo al giro a las cuales no se les impartan instrucciones
específicas sobre la materia, deberán informar en esta nota al menos lo
siguiente:
- Nombre o razón social de las personas que hayan efectuado operaciones con la
sociedad. Si una empresa es más conocida por el público por su nombre de
fantasía, éste deberá incluirse en paréntesis.
- Descripción de la transacción, incluyendo información de los importes
monetarios, efecto en los resultados, saldos por cobrar o por pagar al cierre
del ejercicio, condiciones de cobro o pago y, en general, toda la información
necesaria para entender el efecto de dicha transacción en los estados
financieros.
- Se debe mencionar, además, si las transacciones se realizaron en las mismas
condiciones que ofrecía el mercado en esa oportunidad o, de no ser así, indicar
las condiciones que imperaban en el mercado en ese momento.
A fin de que la nota de los estados financieros que publiquen las sociedades de
apoyo al giro, incluya sólo información de cierta relevancia en relación con el
efecto en los estados financieros, se informarán las operaciones con una persona
relacionada solamente cuando el importe total involucrado en el o los contratos
o el monto total de las transacciones efectuadas con ella, sea superior al
equivalente de 1.000 Unidades de Fomento.
5.- Participación en otras sociedades.
Por tratarse de sociedades con giro exclusivo, las empresas de apoyo de bancos y
sociedades financieras no podrán tener entre sus activos acciones o derechos en
otras sociedades, salvo que ello sea imprescindible para el desarrollo de su
giro. En este caso la sociedad deberá contar con la autorización previa de esta
Superintendencia, para cuyo efecto se presentará una solicitud en la que se
informará de las razones por las cuales la inversión es imprescindible.
En ningún caso una sociedad de apoyo podrá adquirir acciones de sus empresas
propietarias, ni recibirlas en pago o en garantía por el cumplimiento de
obligaciones que un tercero tenga a favor de ella.
6.- Inversiones que pueden efectuar las sociedades de apoyo al giro.
Aparte de las inversiones propias de su giro, los recursos disponibles que
puedan mantener estas sociedades sólo podrán ser invertidos en: documentos
emitidos por el Banco Central de Chile o por el Estado y sus Organismos;
instrumentos financieros de renta fija emitidos por bancos o sociedades
financieras; y, cuotas de fondos mutuos de renta fija.
7.- Normas específicas sobre las operaciones.
Además de las instrucciones generales precedentes, las operaciones que realicen
las empresas de apoyo al giro deberán sujetarse, según el giro que realicen, a
las normas específicas que dicte este Organismo en uso de las facultades que le
confiere la Ley General de Bancos.
8.- Publicación de Estados Financieros.
Los estados financieros anuales de las sociedades de apoyo al giro deberán ser
auditados por una firma de auditores externos registrada en esta
Superintendencia y publicados en el periódico dentro del mismo plazo que se le
otorgue a las instituciones financieras socias o accionistas.
No obstante, cuando la sociedad de apoyo al giro tenga la calidad de filial en
los términos señalados en la Ley N° 18.046, sus auditores deberán ser los mismos
que los de su institución financiera matriz y sus estados financieros se
publicarán conjuntamente con los estados consolidados de la matriz.
Los estados financieros anuales y su correspondiente dictamen de los auditores,
deberán ser entregados por las sociedades de apoyo al giro a esta
Superintendencia dentro del mismo plazo que se le otorgue a las instituciones
financieras accionistas o socias para que éstas envíen sus estados financieros
individuales.
En todo caso, el balance anual auditado deberá ser entregado con la debida
antelación a las instituciones financieras accionistas o socias, para que éstas
lo consideren en la preparación de sus propios estados financieros.
Dentro de los diez días hábiles bancarios siguientes a la fecha de la
publicación en el periódico, se deberá remitir a esta Superintendencia una copia
de la misma.
Las sociedades de apoyo al giro prepararán sus estados financieros anuales de
acuerdo con las instrucciones que al respecto les imparta esta Superintendencia
o, en su defecto, utilizando criterios contables de aceptación general.
Este Organismo podrá exigir que, además de los estados financieros anuales, las
sociedades de apoyo al giro publiquen hasta dos balances generales referidos a
cualquier época del año.
III.- INFORMACION A ESTA SUPERINTENDENCIA.
Las sociedades de apoyo al giro deberán cubrir los requerimientos de información
que a continuación se señalan, desde el momento en que se constituyan:
1.- Información esencial.
Las sociedades deberán entregar los siguientes antecedentes a esta
Superintendencia, dentro de los cinco días hábiles bancarios siguientes a la
ocurrencia de algún cambio en su contenido:
a) Dirección, número de teléfono, casilla y fax de la oficina principal;
b) Socios o accionistas (nombre o razón social y porcentaje de participación).
c) Composición del órgano directivo y ejecutivos principales;
d) Escritura social o estatutos vigentes legalizados;
Además, las empresas constituidas como sociedades anónimas deberán enviar la
siguiente información:
i) Actas de las sesiones de Directorio, ordinarias y extraordinarias, tan pronto
se encuentren redactadas y bajo la sola firma del gerente general o de quien
haga sus veces. El plazo máximo para este envío es de diez días hábiles
bancarios contado desde la fecha de la correspondiente reunión. En caso que el
acta sea objeto de modificaciones u observaciones de quienes deban suscribirla,
dichas modificaciones u observaciones se comunicarán a esta Superintendencia
también dentro de un plazo de diez días hábiles bancarios, contado desde la
fecha en que el acta quede firmada por todos los concurrentes, o se deje
constancia en ella de que los que no hayan firmado se encuentran imposibilitados
de hacerlo.
ii) Copia de las actas de las juntas ordinarias y extraordinarias de
accionistas, dentro de un plazo de diez días hábiles a contar de la fecha de su
realización.
iii) Memoria de la sociedad, a más tardar el quinto día previo a la Junta
Ordinaria de Accionistas.
2.- Estados de situación trimestrales para fines de control de esta
Superintendencia.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el N° 8 del título II de esta Circular,
relativo al envío de los estados financieros anuales completos y auditados, las
sociedades de apoyo al giro deberán preparar y enviar a este Organismo estados
de situación trimestrales referidos al 31 de marzo, 30 de junio, 30 de
septiembre y 31 de diciembre de cada año. Esta información se entregará a más
tardar el duodécimo día hábil bancario siguiente a la fecha a que se refiere el
respectivo balance.
Salvo que esta Superintendencia les haya impartido instrucciones específicas al
respecto, la información de que se trata se enviará utilizando el formato de la
Ficha Estadística Codificada Uniforme (FECU) que exige la Superintendencia de
Valores y Seguros. Para ese efecto se completarán solamente los datos que sean
aplicables de las secciones 1.00 "Identificación", 2.00 "Administración", 3.00
"Propiedad y acciones", 5.01 "Balance General" y 5.02 "Estado de Resultados".
Para los dos últimos no será necesario incluir saldos comparativos ni notas
adjuntas, salvo las notas especiales que este Organismo pudiere solicitar por
escrito a cada una de las sociedades, de acuerdo con las circunstancias.
3.- Otra información para efectos de control o estadísticos.
Con el objeto de contar con los antecedentes necesarios para la fiscalización
del cumplimiento, por parte de las sociedades, de las disposiciones
reglamentarias a las que están sujetas, las empresas enviarán también a este
Organismo la información que para el efecto se solicite, sin perjuicio de los
requerimientos especiales de información y del examen de antecedentes en las
visitas inspectivas que esta Superintendencia realice.
4.- Deficiencias observadas por los auditores externos.
Las sociedades de apoyo al giro deberán enviar a esta Superintendencia el
informe o memorándum entregado por los auditores externos referido a las
deficiencias que hubieren observado respecto a prácticas contables, sistema
administrativo contable y sistema de control interno. Esta información deberá
entregarse dentro de los 10 días hábiles bancarios siguientes a la fecha en que
se reciban y en cualquier caso antes del 1° de diciembre de cada año, y deberá
contener, además, los comentarios de la administración, en que se manifiesten
las decisiones que se tomaron a objeto de solucionar las deficiencias que hayan
sido observadas.
5.- Forma de enviar la información solicitada y la correspondencia dirigida a
esta Superintendencia.
La información que debe enviarse, al igual que cualquier correspondencia
dirigida a este Organismo, debe ser firmada por el Gerente General o por quien
haga sus veces o lo remplace.
IV.- NORMAS RELATIVAS A LA CONTABILIDAD.
Los estados financieros de las sociedades de apoyo al giro deberán reflejar
fielmente el patrimonio, la situación financiera, los riesgos y los resultados
de la entidad, ajustándose a los criterios contables seguidos por las
instituciones financieras accionistas o socias, o a los criterios contables
generalmente aceptados en todo aquello en que los primeros no sean pertinentes
y, cuando proceda, a las instrucciones específicas impartidas por esta
Superintendencia a las sociedades de apoyo al giro de que se trate, las que
primarán sobre los criterios contables de aceptación general en caso de
discrepancias.
Las sociedades deberán seguir en forma estricta criterios prudenciales de
valorización, debiendo mantener permanentemente evaluados sus riesgos y
constituir oportunamente las provisiones necesarias para cubrir las pérdidas
estimadas. En ningún caso es aplicable en una sociedad de apoyo al giro el
procedimiento de constitución de provisiones voluntarias que las instituciones
financieras pueden utilizar al amparo del artículo 66 de la Ley General de
Bancos.
Los activos, pasivos, resultados, compromisos y sus movimientos, deberán quedar
perfectamente identificados en la contabilidad, de modo que en cualquier momento
se pueda conocer la composición y origen de sus saldos, debiéndose mantener los
registros, inventarios y auxiliares necesarios para el control contable sobre
las operaciones diarias, el cumplimiento permanente de las regulaciones que
rigen su actividad, la preparación de los diversos estados o declaraciones y la
obtención de información analítica de costos, rendimientos y demás antecedentes
necesarios para una adecuada administración.
De la base contable se deberán obtener, en forma clara y consistente, al menos
al cierre de cada mes y con los ajustes contables necesarios para reconocer los
resultados correspondientes a cada período, los estados que deben remitirse a
las instituciones accionistas o socias para la elaboración de sus propios
balances mensuales, como asimismo la información que debe enviarse
periódicamente a esta Superintendencia.
V.- OTRAS DISPOSICIONES.
1.- Actas de sesiones del directorio.
Las actas de sesiones ordinarias y extraordinarias del directorio de las
sociedades de apoyo al giro que tengan la calidad de sociedad anónima o que, de
acuerdo con sus estatutos cuenten con un órgano directivo, deberán numerarse en
forma correlativa, asignando una numeración seguida a las ordinarias y otra a
las extraordinarias.
Las actas deberán contener una relación suscinta de todas las materias tratadas
y de los acuerdo tomados. El libro de actas deberá ser encuadernado y foliado
con numeración correlativa.
2.- Mantención de la documentación.
Conforme a lo dispuesto en el artículo 155 de la Ley General de Bancos, las
instituciones sometidas a la fiscalización de esta Superintendencia deben
conservar sus libros, formularios, correspondencia, documentos y papeletas a lo
menos durante un plazo de seis años, salvo que el Superintendente autorice la
eliminación de parte de los archivos o el reemplazo de originales por
reproducciones.
En ningún caso podrán destruirse los libros o instrumentos que digan relación
directa o indirecta con algún asunto o litigio pendiente.
3.- Sanciones.
Las sociedades de apoyo al giro que infringieren alguna de las disposiciones
aludidas en el artículo 19 de la Ley General de Bancos, pueden ser sancionadas
por esta Superintendencia de acuerdo con las facultades que le confiere ese
mismo precepto legal.
Por otra parte, son aplicables a los directores, gerentes, funcionarios o
empleados de las sociedades de apoyo al giro, las disposiciones de los artículos
4.- Días hábiles bancarios.
Para el cumplimiento de las instrucciones impartidas por esta Superintendencia,
que se refieran a plazos establecidos en términos de "días hábiles bancarios",
debe entenderse que éstos corresponden a todos los días hábiles, con excepción
de los sábados y el 31 de diciembre de cada año.